Acquisitions rollout plan
Utilizzo delle acquisizioni
Nota: tutti i passaggi opzionali sono suggerimenti che devono essere presi in considerazione a seconda delle esigenze della propria biblioteca.
☐ Rivedere la panoramica del flusso di lavoro di WorldShare Acquisitions per conoscere i passaggi e i processi quotidiani dell'utilizzo di Acquisizioni.
☐ Visualizza l'elenco dei termini di acquisizione per familiarizzare con i termini comuni che potresti incontrare.
☐ Rivedere tutta la formazione su WorldShare Acquisitions.
☐ Rivedere le impostazioni chiave di acquisizione per identificare quelle che devono essere aggiornate o modificate prima dell'uso.
- (Opzionale) Amministrare la configurazione del proprio istituto per WorldShare Acquisitions.
- (Facoltativo) Rivedere tutte le impostazioni per Acquisizioni.
- Rivedere il budget corrente e determinare la struttura del fondo che si desidera utilizzare con WMS.
- Determinare quando si passerà all'utilizzo delle acquisizioni (ad es. all'inizio dell'anno fiscale).
- Explore the Best practices for setting up a budget.
☐ Selezionare i fornitori.
- Cerca e seleziona i fornitori che desideri utilizzare per l'ordine. È necessario selezionare tutti i fornitori che si desidera utilizzare.
- (Facoltativo) Modificare un fornitore esistente per aggiungere le informazioni dell'istituto, ad es. i numeri di account. Se si prevede di trasmettere ordini o solleciti al fornitore, sarà necessario configurare contatti, collegamenti FTP e/o impostazioni di notifica. Se si desidera utilizzare il sollecito, impostare il periodo di spedizione previsto per tutti i fornitori da cui si desidera effettuare il sollecito.
- Guarda un video: Gestione fornitori
☐ Decidere se si desidera utilizzare le richieste di acquisto.
- I flussi di lavoro delle richieste di acquisto possono essere utilizzati con Tipasa o possono essere autonomi.
- Rivedere la documentazione della richiesta di acquisto
- Guarda un video: Richieste di acquisto.
☐ Scegliere l'area delle acquisizioni con cui si desidera iniziare (ad es monografie a stampa, abbonamenti elettronici, ecc.).
☐ Formare il personale su ordini, ricezione e fatturazione.
- Vedere la documentazione su Ordini e linee d'ordine, Ricezione e Fatture.
- Per un elenco dei punti decisionali chiave di cui prendere nota, vedere Decisioni chiave per l'utilizzo delle acquisizioni.
- Guarda un video: Ordinazione di monografie, Ordinazione di abbonamenti di periodici, Ricevi e fattura monografie, Ricevi e fattura abbonamenti di periodici
☐ Fornire al personale gli account utente e i ruoli di acquisizione appropriati.
☐ (Facoltativo) Creare modelli di voci d'ordine.
- I modelli di articoli dell'ordine semplificano la creazione dell'ordine consentendo di memorizzare informazioni nei dettagli dell'articolo dell'ordine che si desidera riutilizzare in più articoli dell'ordine. Creare modelli per specificare elementi come sedi, fondi, sconti/tasse/tasse e se visualizzare gli articoli come In ordine per gli utenti finali.
☐ Immettere i dati dell'ordine e della voce d'ordine per i materiali che si prevede di acquistare.
- Creare risorse locali secondo necessità.
- Create all annual subscriptions ahead of time. See Best practices for managing subscriptions.
- Assicurati di effettuare ordini per vincolare denaro sui fondi.
- Crea ordini e articoli ordine per i tuoi materiali cartacei ed elettronici.
- Cerca in Discover Items per materiale cartaceo ed elettronico.
- Cerca in Discover Collections risorse elettroniche.
☐ Ricevere e fatturare materiali di ogni tipo.
- I prodotti elettronici, i numeri di serie e le risorse locali possono essere ricevuti e fatturati più facilmente utilizzando la ricerca voci d'ordine.
- Le monografie in una singola parte hanno un flusso di lavoro di ricezione semplificato in Ricevi e fattura.
- Guarda un video: Ricevi e fattura monografie
- Immettere i dati della fattura e dell'item fattura e pagare le fatture.
☐ (Facoltativo) Formare il personale su richieste e annullamenti, se necessario.
☐ Decidere se utilizzare la gestione dei periodici per ricevere e/o richiedere numeri di periodici.
- (Facoltativo) Inizia a ricevere numeri di periodici:
- Configurare i modelli di pubblicazione quando appropriato.
- Configurare la ricezione dei titoli dei periodici a cui ci si abbona.
- Ricevi fascicoli periodici
- Sollecito fascicoli di periodico
- Rilega fascicoli periodici
- Vedere la documentazione su lla gestione dei fascicoli periodici in ricezione.
- Guarda un video: Gestione dei fascicoli periodici
☐ (Facoltativo) Comunicare con i fornitori sulla consegna dei dati di ordini, pronti per lo scaffale e/o fattura.
- Se si ricevono dati di ordini, pronti per lo scaffale o fatture da fornitori, sarà necessario collaborare con loro per pianificare la transizione alle specifiche di OCLC per i dati dei fornitori.
- Vedere le sessioni e la documentazione Best Practices su:
☐ (Facoltativo) Impostare il recupero e l'importazione dei file automatici e/o la richiesta di fascicoli periodici automatici.
☐ (Facoltativo) Integrare le informazioni sulla fattura con il proprio sistema finanziario utilizzando l'API della piattaforma o il WMS Accounting System Invoice Connector.
☐ Collaborare con il personale delle Risorse elettroniche per abilitare l'accesso/selezione di materiali elettronici.
- Selezionando e-risorse in Gestione collezioni, il collegamento sarà disponibile per gli utenti finali. È necessario pianificare la relazione tra questo flusso di lavoro e il processo di acquisizione, che impegna e spende fondi per tali risorse.
☐ (Facoltativo) Configurare le impostazioni per EDIFACT per gli ordini.
☐ (Opzionale) Implementare le acquisizioni per l'intera collezione.
Attività in corso
☐ Rivedere i report Acquisizioni disponibili in WorldShare Report Designer.
☐ Aggiornare la documentazione del flusso di lavoro esistente dell'istituto per il personale e creare nuova documentazione e materiali di formazione secondo necessità.
☐ Rivedere le note sulla versione di WorldShare Acquisitions recenti che contengono azioni amministrative che potrebbero essere necessarie alle biblioteche per attivare nuove funzionalità.
☐ Unisciti alla WorldShare Acquisitions Community sul OCLC Community Center.
- Iscriviti ai contenuti di WorldShare Acquisitions nel Community Center OCLC per ricevere avvisi di sistemi critici, essere avvisato di nuovi rilasci e per scambiare le migliori pratiche con i tuoi colleghi.
- Ottieni il massimo OCLC Community Center partecipando a eventi virtuali, connettendoti con i colleghi e inviando idee per guidare lo sviluppo del prodotto.
Dopo il trasferimento in diretta
☐ Rinnova gli abbonamenti secondo necessità.
- Visualizzare una sessione registrata: Best practice WorldShare Acquisitions: Rinnovo abbonamenti (richiede l'accesso a OCLC Community Center. Per ulteriori informazioni, vedere Accesso OCLC Community Center).
☐ Trasferisci il budget all'anno fiscale successivo.
- Guarda un video: amplia il tuo budget