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Supporto OCLC

Importazione di fatture e dati di scaffale da file MARC

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Scoprite come importare i dati relativi a fatture e scaffali da un file MARC in WorldShare Acquisitions.

 Nota: È possibile automatizzare il recupero e l'importazione dei file. Vedere Automatizzare il recupero e l'importazione dei file.

Nozioni di base sull'importazione di dati relativi a fatture e scaffali

Le tabelle seguenti illustrano le informazioni da includere nei file di dati ricevuti dal fornitore. I file di dati devono essere impostati da voi e dal vostro fornitore prima di poterli importare in WorldShare Acquisitions. Potete fornire al vostro fornitore le informazioni riportate in questa pagina per confermare che è in grado di fornirvi i dati in questi campi.

Dati della fattura MARC

Le seguenti informazioni devono essere incluse nel file di dati della fattura ricevuto dal fornitore.

 Nota: se non si utilizzano i punti decimali, il sistema li aggiunge alla fine. Ad esempio, 56 diventa 56.

Dati della fattura MARC - Tabella
MARC Elemento nelle acquisizioni Richiesto Tipo di ingresso Descrizione
981 $y Numero d'ordineWMS1 x (facoltativo se viene fornito il numero d'ordine del fornitore) Stringa (massimo 40 caratteri) Identificatore unico assegnato dal WMS per uno specifico articolo ordinato.
981 $z Numero d'ordine delfornitore1 x (facoltativo se viene fornito il numero di articolo dell'ordine WMS) Stringa (massimo 40 caratteri) Identificatore univoco fornito da un fornitore per uno specifico articolo ordinato.
990 $b Prezzo unitario   Decimale (massimo: 9.999,99) Costo di una singola unità di un articolo. (Non includere le tasse o lo sconto, se si prevede di includerli come percentuali nei conti 980 $h o $i).
990 $c Spese di servizio (per unità)   Decimale (massimo: 999,99) Spese di servizio per una singola unità di un articolo (ad es. $1,00 per quantità di 5 pari a $5,00).
990 $h Percentuale d'imposta   Decimale (massimo: 100.000) Percentuale dell'imposta applicata al prezzo dal venditore.
 

 Nota: 

  • È possibile assegnare un valore percentuale fino a tre cifre decimali (ad esempio, 7,745%).
  • I valori percentuali con quattro cifre decimali saranno arrotondati a tre cifre decimali (ad esempio, 7,7454% sarà arrotondato a 7,745%).
  • Per impostazione predefinita, il valore percentuale ha due cifre decimali, a meno che non venga inserita una terza cifra decimale.
990 $i Percentuale di sconto   Decimale (massimo: 100,00) Percentuale di sconto applicata al prezzo dal fornitore.
990 $n Quantità fatturata   Intero (massimo: 999) Numero totale di copie fatturate dalla biblioteca per questa voce d'ordine.
990 $s Spedizione e movimentazione (per unità)   Decimale (massimo: 999,99) Spese di spedizione e gestione per una singola unità.
990 $x Tasso di cambio   Decimale Tasso di cambio per la fattura, se la valuta non corrisponde alla valuta della biblioteca. Usato con parsimonia.
991 $f Data fattura x Formato data ISO 8601 Data di creazione della fattura da parte del fornitore. Utilizzare il formato AAAA-MM-GG.
991 $m Numero fattura x Stringa (massimo 256 caratteri) Numero utilizzato dal fornitore per identificare una fattura specifica.
1. Utilizzato per abbinare la voce della fattura all'articolo ordinato. Se il file di dati della fattura contiene il numero d'ordine WMS e il numero d'ordine del fornitore, il sistema utilizzerà il numero d'ordine WMS come punto di corrispondenza.

Note per l'impostazione dell'importazione dei dati delle fatture

  1. È possibile importare le spese di servizio e di spedizione solo a livello di voce di fattura utilizzando il formato del record MARC. Per importare le spese di servizio a livello di fattura, utilizzare il formato EDIFACT.
  2. I costi di servizio a livello di articolo sono importati per unità. Ciò significa che il costo del servizio verrà moltiplicato per la quantità per calcolare l'intero costo del servizio per l'articolo. Se la quantità è superiore a uno, i costi di servizio potrebbero essere superiori a quelli previsti.
  3. Le imposte a livello di articolo possono essere importate solo come percentuale, non come importo.

Dati MARC pronti per lo scaffale

Le seguenti informazioni devono essere incluse nel file di dati pronti per lo scaffale ricevuto dal fornitore.

Dati MARC pronti per lo scaffale - Tabella
MARC Elemento nelle acquisizioni Tipo di ingresso Descrizione
959 $b Codice a barre Stringa (massimo 32 caratteri) Codice a barre o designazione del pezzo.
959 $t Prefisso Stringa (massimo 25 caratteri) Prefisso del numero di chiamata (es. REF)
959 $u Numero di classe Stringa (massimo: 100 caratteri) Parte di classificazione del numero di chiamata. (Se non è possibile separare il numero di chiamata in parti distinte, includere tutte le parti nel numero della classe).
959 $v Numero della fresa/articolo Stringa (massimo 25 caratteri) Parte del numero di chiamata relativa alla taglierina o all'articolo.
959 $w Suffisso Stringa (massimo 25 caratteri) Suffisso del numero di chiamata (es. SPAN)
981 $y Numero d'ordineWMS1 Stringa (massimo 40 caratteri) Identificatore unico assegnato dal WMS per uno specifico articolo ordinato.
981 $z Numero d'ordine delfornitore1 Stringa (massimo 256 caratteri) Identificatore univoco fornito da un fornitore per uno specifico articolo ordinato.
1. Utilizzato per abbinare la voce della fattura all'articolo ordinato. Se il file di dati della fattura contiene il numero d'ordine WMS e il numero d'ordine del fornitore, il sistema utilizzerà il numero d'ordine WMS come punto di corrispondenza.

Importazione di istruzioni per fatture e/o dati pronti per lo scaffale

Le istruzioni variano a seconda del tipo di fattura che si sta importando (MARC o EDIFACT). Se la fattura e i dati di scaffale sono inclusi in un unico file, è sufficiente importare il file una sola volta. Se la fattura e i dati di scaffale sono contenuti in due file, è necessario importare ciascun file.

 Nota: i dati pronti per lo scaffale si applicano solo alle monografie di una singola parte.

Caricare il file

 Nota: se la fattura e i dati pronti per lo scaffale sono in un unico file, è sufficiente seguire questa procedura una sola volta. Se si dispone di due file, è necessario importare ciascun file singolarmente.

  1. Dalla navigazione a sinistra, fare clic su Venditori.
  2. Cercare il fornitore di cui si vogliono importare i dati.
  3. Nei risultati della ricerca dei fornitori, fare clic sul nome del fornitore.
  4. Nel record del fornitore, fare clic sull'accordion Partner Exchange Services.
  5. Fare clic su Carica file.
  6. Nella finestra Importazione di dati, dall'elenco Tipo selezionare Importazione di fatture / dati pronti per lo scaffale (MARC).
  7. Fare clic su Sfoglia.
  8. Individuare la fattura e/o il file di dati pronti per lo scaffale sul computer. Fare clic su Apri.
  9. Fare clic su Carica.
  10. Il sistema conferma che il file è stato caricato.
  11. Fare clic su Annulla o sulla x nell'angolo superiore destro per chiudere la finestra Importa dati.
  12. Se avete caricato solo i dati della fattura, andate su Rivedi fattura e voci di fattura.
  13. Se sono stati caricati anche dati pronti per lo scaffale, andare anche su Ricevi articoli pronti per lo scaffale.

Esaminare la fattura e le voci della fattura

Il file caricato appare nella prima riga del Registro di elaborazione. Se il file non viene visualizzato nella tabella, fare clic sul pulsante Aggiorna (Pulsante di aggiornamento) sopra la tabella. Dopo aver caricato il file, riceverete anche un'e-mail con i dettagli di importazione del file.

  1. Il sistema crea una fattura in base ai dati importati.
  2. La colonna Dettagli rimanda alla fattura creata come risultato del caricamento. Nella colonna Dettagli dell'importazione della fattura, fare clic sul link Fattura:. In questo modo si accede alla fattura con gli articoli già aggiunti.
    • Gli importi degli articoli, gli sconti, le spese di servizio e le imposte verranno inseriti se inclusi nel file di dati della fattura.
    • Riceverete anche una notifica via e-mail che vi indicherà lo stato dell'importazione e di ciascun articolo. Il testo dell'e-mail è visualizzabile anche nella colonna Dettagli del registro di elaborazione.
  3. Per pagare la fattura, andare su Pagare la fattura.

Ricevere articoli pronti per lo scaffale

Ci sono due modi per ricevere articoli pronti per lo scaffale:

  • Utilizzando i link nei registri dei Servizi di Scambio Partner
  • Utilizzo della schermata Ricezione e fatturazione

Ricevere articoli pronti per lo scaffale utilizzando i registri dei Servizi di Scambio Partner

Seguire le istruzioni riportate di seguito se si è importato un file di dati pronto per lo scaffale.

  1. Dalla navigazione a sinistra, fare clic su Venditori.
  2. Cercare il fornitore di cui si sono importati i file.
  3. Nei risultati della ricerca dei fornitori, fare clic sul nome del fornitore.
  4. Nel record del fornitore, fare clic sull'accordion Partner Exchange Services.
  5. Nel Registro di elaborazione, nella colonna Dettagli, fare clic sul primo collegamento Ricezione:. Si accede così alla schermata di ricezione.
  6. Nella navigazione a sinistra, sotto Ricezione e Fatturazione, nell'elenco Azione, selezionare Ricezione.
  7. Per ogni voce:
    1. Verranno inseriti il numero di chiamata e il codice a barre dell'articolo.
    2. Posizionare il cursore nel campo del codice a barre e <Enter> premere per ricevere l'articolo.
    3. L'elemento viene visualizzato nella sezione Elementi elaborati in questa sessione, nella parte inferiore dello schermo. L'articolo viene ricevuto e viene creato un record di possesso locale.
  8. Ripetere la procedura se ci sono altri collegamenti Receive: elencati nella colonna Details del Registro di elaborazione.

Ricevere gli articoli pronti per lo scaffale utilizzando la schermata Ricevi e Fattura

  1. Dalla navigazione a sinistra, fare clic su Ricezione e fatturazione.
  2. Selezionare Monografia dall'elenco a discesa Tipo di elaborazione.
  3. Selezionare Ricevi dall'elenco a discesa Azione.
  4. Fare clic su Visualizza elementi.
  5. Selezionare Numero d'ordine dall'elenco a discesa Ricerca.
  6. Immettere il numero dell'ordine (ad esempio, PO-20218-15) nel campo del testo di ricerca e premere <Enter> per visualizzare tutti gli articoli dell'ordine
    . Oppure
    Eseguire una delle seguenti operazioni per ogni voce:
    • <Enter> Selezionare Titolo dall'elenco a discesa Ricerc a e inserir e il titolo nel campo Testo di ricerca, quindi premere .
    • <Enter> Seleziona re IS BN dall'elen co a discesa Ricerca e inserire l' ISBN nel campo Testo di ricerca, quindi premere . L'ISBN può essere scansionato dal codice a barre UPC.
    • Selezionare Codic e a barre dall'elenco a discesa Ricerca e inserire i l codic e a barre dell'articolo (se importato nei dati pronti per lo scaffale) nel campo Testo di ricerca, quindi premer <Enter>e .
  7. Per ogni voce:
    • Verranno inseriti il numero di chiamata e il codice a barre dell'articolo. (È possibile verificare che il numero di chiamata e il codice a barre siano corretti).
    • Posizionare il cursore nel campo del codice a barre e <Enter> premere per ricevere l'articolo.
    • L'elemento viene visualizzato nella sezione Elementi elaborati in questa sessione, nella parte inferiore dello schermo. L'articolo viene ricevuto e viene creato un record di possesso locale.