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Supporto OCLC

Import invoice data from EDIFACT file

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Discover how to import invoice data from an EDIFACT file in WorldShare Acquisitions.

 Note: You can automate file retrieval and import. See Automate file retrieval and import.

You can import invoice data in EDIFACT format. Before importing invoice data, you will need to set up importing with your vendor. This may include sending important information about what EDIFACT fields are supported. 

Nozioni di base sull'importazione dei dati delle fatture

The following tables outline the information that should be included in the data files you receive from your vendor. The data files must be set up by you and your vendor before you can import data files into WorldShare Acquisitions. You can provide your vendor with the information on this page to confirm they can supply you with the data in these fields.

EDIFACT invoice data

The following information should be included in the invoice data file you receive from your vendor.

 Note: Although the first column lists the WorldShare Acquisitions fields, the fields are listed in the order they occur in the EDIFACT file.

EDIFACT invoice data - Table
Element in Acquisitions EDIFACT field Descrizione Example
Invoice number BGM

Questo è un elemento obbligatorio e viene utilizzato insieme alla Data di fatturazione per abbinarlo a una fattura esistente o, se non viene trovata alcuna fattura, per crearne una nuova.

380 (invoice) and 38A (invoice for plans) are the only supported invoice types.

9 (original) and 43 (copy) are the only invoice functions supported.

Valid

BGM+380+inv122+43'

 

Invalid

BGM+381+inv521488".

BGM+380+inv665887+46'
Invoice date DTM

This is an optional but recommended element. It is used along with the Invoice Number to match to an existing invoice, or if no invoice is found, create a new invoice. Invoice date must be in CCYYMMDD format.

If this field is not present today’s date will be used for the Invoice Date.

137 (message date) is the only type supported.

Valid

DTM+137:20131029:102'

 

Invalid

DTM+131:20130911:102'

DTM+137:2013-09-11:102'
Currency CUX

Currency is an optional but recommended element. If provided, it must match an ISO 4217 three-alpha code. If not provided, the system will use the default currency of the Vendor.

2 (reference currency) is the only type supported.

Valid

CUX+2:EUR:4'

CUX+2:USD:4'

 

Invalid

CUX+2:EUR:10'
Invoice-level Discounts, Service Charges, and Shipping ALC (part of Header)

È un elemento opzionale.

Deve essere un importo monetario e deve essere presente nell'intestazione EDIFACT, anziché nel riepilogo.

If an allowance, it is entered as a non-bibliographic credit line item with a negative amount.

If a charge, it is entered as a non-bibliographic debit line item. The description of the item is determined by the special service code.

Valid

ALC+C++++BJ::28'

QTY+47:22'

MOA+8:140'

 

Invalid

ALC+C++++BJ::28'

QTY+47:22'

PCD+3:12.5:13'
Invoice-level Taxes TAX (part of Header)

È un elemento opzionale.

Deve essere un importo monetario e deve essere presente nell'intestazione EDIFACT, anziché nel riepilogo.

It is entered as a non-bibliographic debit line item.

Valid

TAX+7++++++'

MOA+124:10,5'

 

Invalid

TAX+7+VAT+++:::17.5+S'
Quantità QTY

È un elemento obbligatorio. La quantità deve essere uguale alla quantità di copie non fatturate dell'articolo d'ordine.

47 (invoice quantity) is the only type supported.

Valid

QTY+47:1'

QTY+47:3'

 

Invalid

QTY+1:1'
Prezzo unitario PRI

This an optional but recommended element. If not provided, the price from the order item is used.

AAA (Net Price), AAB (Gross Price), and AAF (Information Price) are the only three types supported.

If multiple prices of different types are provided, then the price of type AAF will be used first, then the price of type AAA, then type AAB last.

When price of type AAA is used, item-level service charges, discounts, or shipping will not be processed.

When price of type AAF is used, item-level service charges, discounts, taxes, or shipping will not be processed.

When price of type AAB is used, item-level service charges, discounts, taxes, and shipping will be processed.

Valid

PRI+AAB:57

PRI+AAA:46,74

PRI+AAF:11.65'

 

Invalid

PRI+AAE:11,65'
Order Line Item Reference Identifier (for Matching) RFF

This is a required element and is used to match to an existing order item. It must be of type SLI or LI.

Type SLI will be matched to the Vendor Order Item Number, which is a Vendor-provided identifier for the line item on the Order. (This can be entered manually in the system or imported using a MARC file in the 981 $z field.)

Type LI will be matched to the Order Item Number, which is system-generated Identifier for the line item on the Order.

Valid

RFF+LI:PO-2014-1-1'

RFF+SLI:99954978355'

 

Invalid

RFF+SNA:954872665'

RFF+LBO:887458932'
Line-Level Taxes TAX (part of Detail)

È un elemento opzionale.

Only percentage values are allowed.

 Nota:

  • You can assign a percentage value up to three decimal places (e.g., 7.745%).
  • I valori percentuali con quattro cifre decimali saranno arrotondati a tre cifre decimali (ad esempio, 7,7454% sarà arrotondato a 7,745%).
  • By default, the percentage value has two decimal places unless a third decimal place is entered.

Valid

IMPOSTA+7++++:::17,5+S".

 

Invalid

TAX+7+VAT+++::::+S".

MOA+56:10,5'
Line-Level Discount, Service Charges, and Shipping ALC (part of Detail)

È un elemento opzionale.

Only percentage values are allowed for Discounts or Allowances and must be contained in the PCD element.

Only monetary values are allowed for Service Charges and Shipping.

Whether a charge is considered a Service Charge or Shipping cost is determined by the special service code.

Valid

ALC+C++++BJ::28'

MOA+8:140'

ALC+A++++DI'

PCD+3:10'

 

Invalid

ALC+A++++DI'

MOA+8:140'

Notes when setting up invoice data import

  • You can choose to import service charges at the invoice level or at the item level, or both.
    • Item-level service charges will be included in the invoice item.
    • Gli addebiti di servizio a livello di fattura creeranno una voce di fattura non bibliografica per questi addebiti.
  • To import item-level service charges, you must use a price of type AAB (see table above).
  • The total amount of service charges is divided by the quantity of items to automatically calculate the per-unit service charges.
    • Se è divisibile in parti uguali, il numero risultante verrà inserito come costo unitario del servizio.
    • If not evenly divisible, the service charges setting will be changed to total, and the line-item amount will be entered in the service charges field.
  • If the invoice contains non-zero taxes on service charges (separate from any taxes for the item itself), the tax amount will be calculated for the entire item and imported as a total value in Tax 1.
    • Se viene fornita solo una percentuale per un'imposta sul servizio, l'importo effettivo dell'imposta viene calcolato in base alla percentuale e aggiunto agli altri valori dell'imposta forniti per calcolare l'importo totale dell'Imposta 1.
  • Le imposte a livello di articolo possono essere importate solo come percentuale, non come importo.

Import invoice data (EDIFACT) instructions

Upload invoice data file (EDIFACT)

 Nota: è possibile caricare fino a 100 fatture quando si importano fatture EDIFACT.

  1. On the left navigation, click Vendors.
  2. Search for the vendor whose data you are importing.
  3. From the vendor search results, click the Vendor Name.
  4. In the vendor record, click the Partner Exchange Services accordion.
  5. Click Upload File.
  6. In the Import Data dialog, from the Type list, select Import invoice data (EDIFACT).
  7. Click Choose File. Locate the invoice file on your computer and then click Open.
  8. Dall'elenco a discesa Gestione delle imposte, selezionare un metodo di calcolo delle imposte.
    1. Costo dell'articolo - Calcola l'importo dell'imposta moltiplicando la percentuale di imposta per il prezzo.
    2. Tax item, service charge, and shipping cost - Calculates tax amount by multiplying tax percentage by the price, service charges, and shipping
    3. Includes taxes in costs - Calculates tax amount by considering it as included in the price, service charges, and shipping
  9. Click Upload.
  10. The system confirms your file has been uploaded.
  11. Click Cancel or the x in the upper right corner to close the Import Data window.
  12. Se si sta importando anche un file MARC pronto per lo scaffale, seguire le istruzioni riportate in Importazione di dati di fatture e dati pronti per lo scaffale da un file MARC.

Esaminare la fattura e le voci della fattura

The file you uploaded appears in the first row of the Processing Log. If you do not see the file in the table, click the Refresh button (Pulsante di aggiornamento) above the table. After you upload the file, you will also receive an email with the file's import details.

  1. Il sistema crea una fattura in base ai dati importati.
  2. The Details column links to the invoice created as a result of the upload. In the Details column of your invoice import, click the Invoice: link. This will bring you to the invoice with the items already added.
    • Gli importi degli articoli, gli sconti, le spese di servizio e le imposte verranno inseriti se inclusi nel file di dati della fattura.
    • Riceverete anche una notifica via e-mail che vi indicherà lo stato dell'importazione e di ciascun articolo. Il testo dell'e-mail è visualizzabile anche nella colonna Dettagli del registro di elaborazione.
    • Se nella fattura EDIFACT importata c'è una voce per la quale non esiste una voce d'ordine corrispondente in Acquisizioni, sia in base al numero di voce d'ordine (RFF+LI) sia in base al numero di voce d'ordine del fornitore (RFF+SLI), la voce non verrà importata e verrà visualizzato un errore nell'e-mail di notifica.
  3. To pay the invoice, go to Pay invoice.