Importare i dati della fattura da un file EDIFACT

Dati fattura EDIFACT

Le seguenti informazioni devono essere incluse nel file di dati della fattura ricevuto dal fornitore.

 Nota: sebbene la prima colonna elenchi i campi di WorldShare Acquisitions, i campi sono elencati nell'ordine in cui si trovano nel file EDIFACT.

Dati fattura EDIFACT - Tabella

Elemento nelle acquisizioni	Campo EDIFACT	Descrizione	Esempio
Numero di fattura	BGM	Questo è un elemento obbligatorio e viene utilizzato insieme alla Data di fatturazione per abbinarlo a una fattura esistente o, se non viene trovata alcuna fattura, per crearne una nuova. 380 (fattura) e 38A (fattura per piani) sono gli unici tipi di fattura supportati. 9 (originale) e 43 (copia) sono le uniche funzioni di fatturazione supportate.	Valido BGM+380+inv122+43'   Non valido BGM+381+inv521488". BGM+380+inv665887+46'
Data della fattura	DTM	È un elemento facoltativo ma consigliato. Viene utilizzato insieme al Numero di fattura per abbinarlo a una fattura esistente o, se non viene trovata alcuna fattura, per crearne una nuova. La data della fattura deve essere in formato CCYYMMDD. Se questo campo non è presente, per la Data di fatturazione verrà utilizzata la data odierna. 137 (data del messaggio) è l'unico tipo supportato.	Valido DTM+137:20131029:102'   Non valido DTM+131:20130911:102' DTM+137:2013-09-11:102'
Valuta	CUX	La valuta è un elemento opzionale ma consigliato. Se fornito, deve corrispondere a un codice ISO 4217 a tre alfa. Se non viene fornita, il sistema utilizzerà la valuta predefinita del fornitore. 2 (valuta di riferimento) è l'unico tipo supportato.	Valido CUX+2:EUR:4' CUX+2:USD:4'   Non valido CUX+2:EUR:10'
Sconti a livello di fattura, costi di servizio e spedizione	ALC (parte della testata)	È un elemento opzionale. Deve essere un importo monetario e deve essere presente nell'intestazione EDIFACT, anziché nel riepilogo. Se si tratta di un'indennità, viene inserita come voce di credito non bibliotecaria con un importo negativo. Se si tratta di un addebito, viene inserito come voce di addebito non bibliotecaria. La descrizione dell'articolo è determinata dal codice di servizio speciale.	Valido ALC+C++++BJ::28' QTY+47:22' MOA+8:140'   Non valido ALC+C++++BJ::28' QTY+47:22' PCD+3:12.5:13'
Imposte a livello di fattura	TASSA (parte dell'intestazione)	È un elemento opzionale. Deve essere un importo monetario e deve essere presente nell'intestazione EDIFACT, anziché nel riepilogo. Viene inserita come voce di debito non bibliografica.	Valido TAX+7++++++' MOA+124:10,5'   Non valido TAX+7+VAT+++:::17.5+S'
Quantità	QTÀ	È un elemento obbligatorio. La quantità deve essere uguale alla quantità di copie non fatturate dell'articolo d'ordine. 47 (quantità della fattura) è l'unico tipo supportato.	Valido QTY+47:1' QTY+47:3'   Non valido QTY+1:1'
Prezzo unitario	PRI	È un elemento opzionale ma consigliato. Se non viene fornito, viene utilizzato il prezzo dell'articolo dell'ordine. AAA (prezzo netto), AAB (prezzo lordo) e AAF (prezzo informativo) sono gli unici tre tipi supportati. Se vengono forniti più prezzi di tipi diversi, verrà utilizzato prima il prezzo del tipo AAF, poi il prezzo del tipo AAA e infine il tipo AAB. Quando si utilizza il prezzo di tipo AAA, le spese di servizio a livello di articolo, gli sconti o la spedizione non vengono elaborati. Quando si utilizza un prezzo di tipo AAF, non vengono elaborati i costi di servizio a livello di articolo, gli sconti, le tasse o la spedizione. Quando si utilizza un prezzo di tipo AAB, vengono elaborati i costi di servizio a livello di articolo, gli sconti, le imposte e la spedizione.	Valido PRI+AAB:57 PRI+AAA:46,74 PRI+AAF:11.65'   Non valido PRI+AAE:11,65'
Identificatore di riferimento della riga d'ordine (per la corrispondenza)	RFF	Questo è un elemento obbligatorio e viene utilizzato per abbinare un articolo d'ordine esistente. Deve essere di tipo SLI o LI. Il tipo SLI sarà abbinato al Vendor Order Item Number, che è un identificativo fornito dal fornitore per la voce dell'ordine. (Questo dato può essere inserito manualmente nel sistema o importato tramite un file MARC nel campo 981 $z). Il tipo LI sarà abbinato al numero di articolo dell'ordine, che è l'identificatore generato dal sistema per la voce dell'ordine.	Valido RFF+LI:PO-2014-1-1' RFF+SLI:99954978355'   Non valido RFF+SNA:954872665' RFF+LBO:887458932'
Imposte a livello di linea	TASSE (parte di Dettaglio)	È un elemento opzionale. Sono ammessi solo valori percentuali.  Nota: È possibile assegnare un valore percentuale fino a tre cifre decimali (ad esempio, 7,745%). I valori percentuali con quattro cifre decimali saranno arrotondati a tre cifre decimali (ad esempio, 7,7454% sarà arrotondato a 7,745%). Per impostazione predefinita, il valore percentuale ha due cifre decimali, a meno che non venga inserita una terza cifra decimale.	Valido IMPOSTA+7++++:::17,5+S".   Non valido TAX+7+VAT+++::::+S". MOA+56:10,5'
Sconto a livello di linea, costi di servizio e spedizione	ALC (parte di Detail)	È un elemento opzionale. Per gli sconti o gli abbuoni sono ammessi solo valori percentuali e devono essere contenuti nell'elemento PCD. Per le spese di servizio e di spedizione sono ammessi solo valori monetari. Il fatto che un addebito sia considerato un costo di servizio o un costo di spedizione è determinato dal codice di servizio speciale.	Valido ALC+C++++BJ::28' MOA+8:140' ALC+A++++DI' PCD+3:10'   Non valido ALC+A++++DI' MOA+8:140'

Note per l'impostazione dell'importazione dei dati delle fatture

• È possibile scegliere di importare le spese di servizio a livello di fattura, a livello di articolo o in entrambi i casi.
  • Le spese di servizio a livello di articolo saranno incluse nella voce di fattura.
  • Gli addebiti di servizio a livello di fattura creeranno una voce di fattura non bibliografica per questi addebiti.
• Per importare le spese di servizio a livello di articolo, è necessario utilizzare un prezzo di tipo AAB (vedere la tabella precedente).
• The total amount of service charges is divided by the quantity of items to automatically calculate the per-unit service charges.
  • Se è divisibile in parti uguali, il numero risultante verrà inserito come costo unitario del servizio.
  • Se non è uniformemente divisibile, l'impostazione delle spese di servizio viene modificata in totale e l'importo della voce viene inserito nel campo delle spese di servizio.
• Se la fattura contiene imposte non nulle sulle spese di servizio (separate da quelle relative all'articolo stesso), l'importo dell'imposta verrà calcolato per l'intero articolo e importato come valore totale in Imposta 1.
  • Se viene fornita solo una percentuale per un'imposta sul servizio, l'importo effettivo dell'imposta viene calcolato in base alla percentuale e aggiunto agli altri valori dell'imposta forniti per calcolare l'importo totale dell'Imposta 1.
• Le imposte a livello di articolo possono essere importate solo come percentuale, non come importo.

Caricare il file dei dati della fattura (EDIFACT)

 Nota: è possibile caricare fino a 100 fatture quando si importano fatture EDIFACT.

1. Nella navigazione a sinistra, fare clic su Venditori.
2. Cercare il fornitore di cui si vogliono importare i dati.
3. Nei risultati della ricerca dei fornitori, fare clic sul nome del fornitore.
4. Nel record del fornitore, fare clic sull'accordion Partner Exchange Services.
5. Fare clic su Carica file.
6. Nella finestra di dialogo Importa dati, dall'elenco Tipo selezionare Importa dati fattura (EDIFACT).
7. Fare clic su Scegli file. Individuare il file della fattura sul computer e fare clic su Apri.
8. Dall'elenco a discesa Gestione delle imposte, selezionare un metodo di calcolo delle imposte.
   1. Costo dell'articolo - Calcola l'importo dell'imposta moltiplicando la percentuale di imposta per il prezzo.
   2. Voce fiscale, costi di servizio e di spedizione - Calcola l'importo dell'imposta moltiplicando la percentuale fiscale per il prezzo, i costi di servizio e di spedizione.
   3. Include le tasse nei costi - Calcola l'importo delle tasse considerandole incluse nel prezzo, nelle spese di servizio e di spedizione.
9. Fare clic su Carica.
10. Il sistema conferma che il file è stato caricato.
11. Fare clic su Annulla o sulla x nell'angolo superiore destro per chiudere la finestra Importa dati.
12. Se si sta importando anche un file MARC pronto per lo scaffale, seguire le istruzioni riportate in Importazione di dati di fatture e dati pronti per lo scaffale da un file MARC.

Esaminare la fattura e le voci della fattura

Il file caricato appare nella prima riga del Registro di elaborazione. Se il file non viene visualizzato nella tabella, fare clic sul pulsante Aggiorna () sopra la tabella. Dopo aver caricato il file, riceverete anche un'e-mail con i dettagli di importazione del file.

1. Il sistema crea una fattura in base ai dati importati.
2. La colonna Dettagli rimanda alla fattura creata come risultato del caricamento. Nella colonna Dettagli dell'importazione della fattura, fare clic sul link Fattura:. In questo modo si accede alla fattura con gli articoli già aggiunti.
   • Gli importi degli articoli, gli sconti, le spese di servizio e le imposte verranno inseriti se inclusi nel file di dati della fattura.
   • Riceverete anche una notifica via e-mail che vi indicherà lo stato dell'importazione e di ciascun articolo. Il testo dell'e-mail è visualizzabile anche nella colonna Dettagli del registro di elaborazione.
   • Se nella fattura EDIFACT importata c'è una voce per la quale non esiste una voce d'ordine corrispondente in Acquisizioni, sia in base al numero di voce d'ordine (RFF+LI) sia in base al numero di voce d'ordine del fornitore (RFF+SLI), la voce non verrà importata e verrà visualizzato un errore nell'e-mail di notifica.
3. Per pagare la fattura, andare su Pagare la fattura.