Import plan order data from MARC file
È possibile importare i dati dell'ordine in formato MARC utilizzando i campi 9xx del record MARC. Prima di importare i dati degli ordini, tuttavia, è necessario configurare l 'importazione con il proprio fornitore. Ciò può includere l'invio dei campi dati dell'ordine MARC al fornitore.
This topic concerns importing order data for Plan orders (e.g., approval plans, DDA plans, etc.). For importing purchase orders, see Import purchase order data from MARC file.
Basics of importing order data
MARC order data
The following information should be included in the MARC order data file you receive from your vendor.
If decimal points are not used, the system adds them at the end. For example, 56 becomes 56.
Nota importante sui dati dell'ordine del piano
Gli ordini di piano sono ordini di qualsiasi tipo diversi dall'ordine di acquisto. Quando si importano i dati dell'ordine del piano, si aggiungono gli articoli dell'ordine a un ordine esistente. Questo significa che:
- È necessario creare un piano in WorldShare Acquisitions. Nel sistema è possibile creare sei diversi tipi di piani. Per maggiori dettagli, vedere Tipi di ordine.
- Il numero d'ordine del fornitore deve essere presente nel campo 981 $n dei dati dell'ordine.
Consegna dei dati
I dati possono essere consegnati in due momenti diversi:
- Time of order (e.g., order data)
- Time of shipment (e.g., invoice data)
se si importano i dati dell'ordine al momento della spedizione, è possibile che gli articoli dell'ordine non siano raggruppati come nell'ordine.
Your data also might be delivered to you:
- Directly from the vendor
- Through WorldCat Cataloging Partners
Istruzioni per l'importazione dei dati degli ordini di piano
Come vengono creati gli ordini dai file importati
Per l'importazione degli ordini di piano, la creazione dell'ordine deve sempre basarsi sul numero d'ordine del fornitore nel campo 981 $n. Quando il campo 981 $n contiene un numero d'ordine del fornitore che corrisponde a un ordine esistente, il sistema aggiunge gli articoli del file MARC all'ordine.
se il campo 981 $n è vuoto, il sistema creerà un ordine di tipo Ordine di acquisto.
Creare un piano
You must create a plan in the system before importing any order data associated with a plan. There are six types of plans you can create in WorldShare Acquisitions. See Order Types for details.
- On the left navigation, click Orders.
- Nella schermata Ordini, fare clic su Nuovo ordine.
- Nella finestra Aggiungi nuovo ordine, inserire il nome dell'ordine.
- Dall'elenco Tipo di ordine, selezionare un piano. Per maggiori dettagli, vedere Tipi di ordine.
- Inserire il fornitore di cui si vogliono importare i dati dell'ordine. Durante la digitazione, il campo suggerirà i fornitori. Selezionare il fornitore dall'elenco.
- Immettere il numero PO del fornitore (numero).
- Ogni articolo del file di dati dell'ordine importato deve avere questo numero nel sottocampo 981 $n.
- Se questo numero manca nel piano, il sistema raggrupperà gli articoli in nuovi ordini di acquisto. Per maggiori dettagli, vedere Come vengono creati gli ordini dai dati degli ordini importati.
- Fare clic su Salva.
Caricare il file dei dati dell'ordine
Seguire le istruzioni riportate di seguito se si sta importando solo un file di dati dell'ordine.
se il fornitore fornisce i dati relativi all'ordine, alla fattura e allo scaffale in un unico file, è necessario caricare il file due volte (una in questa fase e una nella fase 4).
- On the left navigation, click Vendors.
- Search for the vendor whose files you are importing.
- From the vendor search results, click the Vendor Name.
- In the vendor record, click the Partner Exchange Services accordion.
- Click Upload File.
- Nella finestra Importa dati, dall'elenco Tipo selezionare Importa dati ordine (MARC).
- Fare clic su Sfoglia.
- Locate the order data file on your computer. Click Open.
- (Facoltativo) Selezionare il budget che si desidera utilizzare quando si importa il file dei dati dell'ordine dall'elenco a discesa Budget di destinazione. Per impostazione predefinita, viene selezionato il periodo di bilancio corrente.
- (Optional) Select the Display imported items in WorldCat check box if you want all imported items to appear with the status of On Order in WorldCat Local or WorldCat Discovery after the order is placed.
- (Facoltativo) Selezionare la casella di controllo Verifica numeri OCLC se forniti se si desidera che il sistema utilizzi il numero OCLC per trovare il record WorldCat e verificare che le informazioni bibliografiche dell'articolo corrispondano al record.
- (Facoltativo) Selezionare la casella di controllo Includi corrispondenze a bassa affidabilità se si desidera che il sistema tenti di trovare una corrispondenza in WorldCat per il record utilizzando tutti i protocolli di corrispondenza. Il sistema cercherà innanzitutto di trovare una corrispondenza utilizzando il protocollo di corrispondenza standard, per poi passare all'utilizzo dei seguenti metodi:
- An algorithm that searches by standard identifier (using the value of the 020, 022, or 024 fields in the MARC record) and then uses the number of holdings to pick the best candidate record. This algorithm also filters results by Material Type using the value of the Leader/06 and the 008 Form (23 or 29).
- A title/author search.
- Click Upload.
- The system confirms your file has been uploaded.
- Fare clic su Annulla o sulla x nell'angolo superiore destro per chiudere la finestra Importa dati.
Rivedere l'ordine
Dopo aver caricato un file d'ordine, è possibile rivedere l'ordine per verificare la presenza di eventuali errori.
When to review
You can review the records selected during import at several points in your import workflow. There is no right or wrong time to review your records, but there are implications for when you review. You can review:
- Subito dopo l'importazione (prima di effettuare l'ordine)
- Subito dopo aver effettuato l'ordine
- Prima di ricevere
- Dopo aver ricevuto
Note importanti sulla revisione:
- If you are sending the order to the vendor via EDI or E-mail, make sure the record selected is correct before placing the order.
- Se si desidera che il sistema visualizzi gli articoli in ordine in WorldCat al momento dell'ordine, è possibile che si vogliano rivedere i record selezionati prima che gli utenti abbiano avuto il tempo di mettere in attesa questi articoli. Questo per due motivi:
- So that users do not place holds on the wrong item.
- So that you do not have to move the holds to the new record after using the Change resource functionality to modify the linked resource.
- As stated above, if you review the records and change the resource after LHRs have been created (either on-order LHRs or received LHRs), the LHRs will move to the new resource, but any title-level holds will stay with the old resource and will need to be moved manually.
Review order items
Il file caricato appare come prima riga del Registro di elaborazione. Il Registro di elaborazione è la tabella che elenca tutti i file caricati per il fornitore. Se il file non viene visualizzato nella tabella, fare clic sul pulsante Aggiorna (
) sopra la tabella.
- In the Processing Log, view the status of the import in the Status column. If the upload fails, it will be noted here.
- La colonna Dettagli rimanda a tutti gli ordini creati in seguito al caricamento. Fare clic sul link PO # nella colonna Dettagli per visualizzare l'ordine (sarà il numero d'ordine assegnato all'ordine di acquisto o al piano dal sistema, ad es. PO-2015-100).
- Riceverete anche un'e-mail di notifica che fornisce lo stato dell'importazione e di ciascun articolo. Questa e-mail è visualizzabile anche facendo clic sul file .html nella colonna dei dettagli del registro di elaborazione.
- Se necessario, apportare altre modifiche agli articoli dell'ordine.