Passa al contenuto principale
Supporto OCLC

Importa i dati dell'ordine del piano dal file MARC

  1. Ultimo aggiornamento
  2. Salva come PDF
Scopri come importare i dati dell'ordine del piano da un file MARC e come vengono creati gli ordini dai dati degli ordini importati in WorldShare Acquisitions.

 Nota: gli utenti Acquisizioni basate su sede con le autorizzazioni appropriate per una sede possono scegliere una sede acquisizioni durante l'importazione. Vedere Informazioni sulle acquisizioni in base alla sede.

È possibile importare i dati dell'ordine in formato MARC utilizzando i campi 9xx del record MARC. Prima di importare i dati degli ordini, tuttavia, è necessario configurare l 'importazione con il proprio fornitore. Ciò può includere l'invio dei campi dati dell'ordine MARC al fornitore.

Nota: questo argomento riguarda l'importazione dei dati dell'ordine per gli ordini del piano (ad es. piani di approvazione, piani DDA, ecc.). Per importare gli ordini di acquisto, vedere Importa dati ordine di acquisto dal file MARC.

Nozioni di base sull'importazione dei dati degli ordini

Dati ordine MARC

Le seguenti informazioni devono essere incluse nel file dati dell'ordine MARC ricevuto dal fornitore.

 Nota: se i punti decimali non vengono utilizzati, il sistema li aggiunge alla fine. Ad esempio, 56 diventa 56.

Dati ordine MARC - Tabella
MARC Elemento in Acquisizioni Tipo di input Descrizione
035 $a Identificativo OCLC Numero OCLC in questo formato: (OCoLC)1553114 Il numero OCLC viene utilizzato per identificare il record bibliografico in WorldCat a cui è collegata la voce d'ordine. Se non si include un numero OCLC , il sistema cerca di trovare un record corrispondente in WorldCat sulla base di altri valori nel record bibliografico fornito (ad es. titolo, autore, ISBN).
949 $h Ramo Intero Valore inserito dall'utente; rappresenta l'ID WorldCat Registry della sede principale di un elemento.
949 $l Posizione della scaffalatura String Valore inserito dall'utente; rappresenta la posizione a scaffale della sede di un articolo.
949 $p Codice fondo Stringa (massimo: 40 caratteri) Valore inserito dall'utente che rappresenta il codice del fondo utilizzato per l'impegno di spesa.

 Nota: se il fondo incluso in questo campo è stato disabilitato:

  • Verranno importate le voci associate al fondo disabilitato.
  • Riceverete un avviso per queste voci nei registri e una notifica via e-mail che vi informerà che il fondo non può essere importato perché è disabilitato.
949 $q Quantità di copie Intero (massimo: 999) Numero di copie ordinate.
980 $b Prezzo unitario Decimale (massimo: 9.999,99) Costo per singola unità di un articolo. (Non includere tasse o sconti se si prevede di includerli come percentuali nel campo 980 $h o $i.)
980 $c Costi del servizio (per unità) Decimale (massimo: 999,99) Costi di servizio per una singola unità di un articolo (ad es $1,00 per quantità di 5 equivale a $5,00).
980 $h Percentuale d'imposta Decimale (massimo: 100.000) Percentuale d'imposta applicata al prezzo dal fornitore.
 

 Nota: 

  • È possibile assegnare un valore percentuale fino a tre cifre decimali (ad es. 7,745%).
  • I valori percentuali con quattro cifre decimali saranno arrotondati a tre cifre decimali (ad esempio, 7,7454% sarà arrotondato a 7,745%).
  • Per impostazione predefinita, il valore percentuale ha due cifre decimali a meno che non venga immessa una terza cifra decimale.
980 $i Percentuale di sconto Decimale (massimo: 100.00) Percentuale di sconto applicata al prezzo dal fornitore.
980 $k ISBN Intero ISBN dell'articolo ordinato. Non utilizzato per la corrispondenza. Il campo bibliografico 020 viene utilizzato per la corrispondenza.
980 $m ISSN Intero ISSN dell'articolo ordinato. Non utilizzato per la corrispondenza. Il campo bibliografico 022 viene utilizzato per la corrispondenza.
980 $s Spedizione (per unità) Decimale (massimo: 999,99) Costi di spedizione e gestione per una singola unità.
980 $x Tasso di cambio Decimale Tasso di cambio dell'ordine, se la valuta non corrisponde a quella della biblioteca.
980 $z Valuta dell'ordine di acquisto Codice valuta di tre lettere ISO 4217 Codice valuta ISO - per ordine
981 $a KB Identificativo collezione String Identificatore per la collezione knowledge base WorldCat in fase di ordinazione.
981 $b KB Identificativo titolo String Identificatore per il titolo della knowledge base WorldCat ordinato.
981 $e ID ordine esterno  Stringa (massimo 50 caratteri) Identificatore univoco per l'ordine utilizzato da un sistema finanziario esterno.

 Nota: È possibile importare l'ID dell'ordine esterno utilizzando i dati dell'ordine MARC, chiedendo al fornitore di aggiungere l'ID dell'ordine esterno nel campo 981 sottocampo $e dei record dell'ordine MARC. Una volta importato, l'ID dell'ordine esterno verrà inserito nei nuovi ordini creati come risultato del file MARC.

  • Se il valore di 981 $e è superiore a 50 caratteri, l'input non verrà importato e verrà visualizzato un errore nei log.
  • Se il valore di 981 $e è diverso per due record dello stesso ordine, verrà utilizzato il primo ID ordine esterno e verrà visualizzato un errore nei log.
981 $g Numero account String Numero di account o cliente utilizzato dalla biblioteca per l'ordine e la fatturazione. (Denominato anche "Subaccount")
981 $i Nota sull'elemento della biblioteca Stringa (massimo: 256 caratteri) Note fornite per un elemento.
981 $l Nome ordine Stringa (massimo: 256 caratteri) Stringa di testo, che rappresenta il nome dell'ordine o del carrello.
981 $n Numero d'ordine del fornitore Stringa (massimo: 256 caratteri) Numero interno utilizzato per identificare l'ordine dal fornitore. Fornito alla biblioteca per scopi di monitoraggio.
981 $x Nota ordine (valida per l'intero ordine) Stringa (massimo: 256 caratteri) Commenta un ordine.

981 $z

Numero linea d'ordine fornitore

Obbligatorio se si importano dati di fattura o pronti per lo scaffale.

 Stringa (massimo: 256 caratteri) Identificatore univoco fornito da un fornitore per un articolo specifico ordinato.

Nota importante sui dati dell'ordine del piano

Gli ordini di piano sono ordini di qualsiasi tipo diversi dall'ordine di acquisto. Quando si importano i dati dell'ordine del piano, si aggiungono gli articoli dell'ordine a un ordine esistente. Questo significa che:

  1. È necessario creare un piano in WorldShare Acquisitions. Nel sistema è possibile creare sei diversi tipi di piani. Per maggiori dettagli, vedere Tipi di ordine.
  2. Il numero d'ordine del fornitore deve essere presente nel campo 981 $n dei dati dell'ordine.

Consegna dei dati

I dati possono essere consegnati in due momenti diversi:

  • Ora dell'ordine (ad es. dati dell'ordine)
  • Ora della spedizione (ad es. dati della fattura)

 Nota: se si importano i dati dell'ordine al momento della spedizione, è possibile che gli articoli dell'ordine non siano raggruppati come nell'ordine.

I dati potrebbero anche esserti stati consegnati:

  • Direttamente dal fornitore
  • Attraverso i partner di catalogazione WorldCat

Istruzioni per l'importazione dei dati degli ordini di piano

Come vengono creati gli ordini dai file importati

Per l'importazione degli ordini di piano, la creazione dell'ordine deve sempre basarsi sul numero d'ordine del fornitore nel campo 981 $n. Quando il campo 981 $n contiene un numero d'ordine del fornitore che corrisponde a un ordine esistente, il sistema aggiunge gli articoli del file MARC all'ordine.

 Nota: se il campo 981 $n è vuoto, il sistema creerà un ordine di tipo Ordine di acquisto.

Creare un piano

È necessario creare un piano nel sistema prima di importare qualsiasi dato ordine associato ad un piano. Esistono sei tipi di piano che puoi creare in WorldShare Acquisitions. Per dettagli, vedere Tipi di ordine.

  1. Nella barra di navigazione a sinistra, fare clic su Ordini.
  2. Nella schermata Ordini, fare clic su Nuovo ordine.
  3. Nella finestra Aggiungi nuovo ordine, inserire il nome dell'ordine.
  4. Dall'elenco Tipo di ordine, selezionare un piano. Per maggiori dettagli, vedere Tipi di ordine.
  5. Inserire il fornitore di cui si vogliono importare i dati dell'ordine. Durante la digitazione, il campo suggerirà i fornitori. Selezionare il fornitore dall'elenco.
  6. Immettere il numero PO del fornitore (numero).
  7. Fare clic su Salva.

Caricare il file dei dati dell'ordine

Seguire le istruzioni riportate di seguito se si sta importando solo un file di dati dell'ordine.

 Nota: se il fornitore fornisce i dati relativi all'ordine, alla fattura e allo scaffale in un unico file, è necessario caricare il file due volte (una in questa fase e una nella fase 4).

  1. Nella navigazione a sinistra, fare clic su Fornitori.
  2. Cerca il fornitore di cui stai importando i file.
  3. Nei risultati della ricerca fornitore, fare clic sul nome del fornitore.
  4. Nel record del fornitore, fare clic sull'icona Partner Exchange Services.
  5. Fare clic su Carica file.
  6. Nella finestra Importa dati, dall'elenco Tipo selezionare Importa dati ordine (MARC).
  7. Fare clic su Sfoglia.
  8. Individua il file dati dell'ordine sul tuo computer. Fare clic su Apri.
  9. (Facoltativo) Selezionare il budget che si desidera utilizzare quando si importa il file dei dati dell'ordine dall'elenco a discesa Budget di destinazione. Per impostazione predefinita, viene selezionato il periodo di bilancio corrente.
  10. (Facoltativo) Selezionare la casella di controllo Visualizza articoli importati in WorldCat se si desidera che tutti gli articoli importati appaiano con lo stato In ordine in WorldCat Local o WorldCat Discovery dopo aver effettuato l'ordine.
  11. (Facoltativo) Selezionare la casella di controllo Verifica numeri OCLC se forniti se si desidera che il sistema utilizzi il numero OCLC per trovare il record WorldCat e verificare che le informazioni bibliografiche dell'articolo corrispondano al record.
  12. (Facoltativo) Selezionare la casella di controllo Includi corrispondenze a bassa affidabilità se si desidera che il sistema tenti di trovare una corrispondenza in WorldCat per il record utilizzando tutti i protocolli di corrispondenza. Il sistema cercherà innanzitutto di trovare una corrispondenza utilizzando il protocollo di corrispondenza standard, per poi passare all'utilizzo dei seguenti metodi: 
    1. Un algoritmo che cerca in base all'identificatore standard (usando il valore dei campi 020, 022 o 024 nel record MARC ) e quindi utilizza il numero di posseduti per selezionare il miglior record candidato. Questo algoritmo filtra anche i risultati per Tipo di materiale utilizzando il valore del Leader/06 e del Modulo 008 (23 o 29).
    2. Una ricerca per titolo/autore.
  13. Fare clic su Carica.
  14. Il sistema conferma che il file è stato caricato.
  15. Fare clic su Annulla o sulla x nell'angolo superiore destro per chiudere la finestra Importa dati.

Rivedere l'ordine

Dopo aver caricato un file d'ordine, è possibile rivedere l'ordine per verificare la presenza di eventuali errori.

Quando rivedere

È possibile rivedere i record selezionati durante l'importazione in diversi punti del flusso di lavoro di importazione. Non esiste un momento giusto o sbagliato per rivedere i record, ma ci sono delle conseguenze sulla revisione. È possibile rivedere:

  • Subito dopo l'importazione (prima di effettuare l'ordine)
  • Subito dopo aver effettuato l'ordine
  • Prima di ricevere
  • Dopo aver ricevuto

Note importanti sulla revisione:

  • Se si invia l'ordine al fornitore tramite EDI o e-mail, assicurarsi che il record selezionato sia corretto prima di effettuare l'ordine.
  • Se si desidera che il sistema visualizzi gli articoli in ordine in WorldCat al momento dell'ordine, è possibile che si vogliano rivedere i record selezionati prima che gli utenti abbiano avuto il tempo di mettere in attesa questi articoli. Questo per due motivi:
    • In modo che gli utenti non effettuino prenotazioni sull'elemento sbagliato.
    • In modo da non dover spostare le prenotazioni sul nuovo record dopo aver utilizzato la funzionalità Cambia risorsa per modificare la risorsa collegata.
  • Come indicato sopra, se si esaminano i record e si modifica la risorsa dopo che sono stati creati LHR (LHR su ordine o LHR ricevuti), gli LHR verranno spostati nella nuova risorsa, ma eventuali prenotazioni a livello di titolo rimarranno con la risorsa precedente e dovranno essere spostati manualmente.

Rivedere le voci dell'ordine

Il file caricato appare come prima riga del Registro di elaborazione. Il Registro di elaborazione è la tabella che elenca tutti i file caricati per il fornitore. Se il file non viene visualizzato nella tabella, fare clic sul pulsante Aggiorna (Pulsante di aggiornamento) sopra la tabella.

  1. Nel log di elaborazione, visualizzare lo stato dell'importazione nella colonna Stato. Se il caricamento non riesce, verrà annotato qui.
  2. La colonna Dettagli rimanda a tutti gli ordini creati in seguito al caricamento. Fare clic sul link PO # nella colonna Dettagli per visualizzare l'ordine (sarà il numero d'ordine assegnato all'ordine di acquisto o al piano dal sistema, ad es. PO-2015-100).
  3. Riceverete anche un'e-mail di notifica che fornisce lo stato dell'importazione e di ciascun articolo. Questa e-mail è visualizzabile anche facendo clic sul file .html nella colonna dei dettagli del registro di elaborazione. 
  4. Se necessario, apportare altre modifiche agli articoli dell'ordine.