Importazione di dati di ordine di piano da file MARC
È possibile importare i dati dell'ordine in formato MARC utilizzando i campi 9xx del record MARC. Prima di importare i dati degli ordini, tuttavia, è necessario configurare l 'importazione con il proprio fornitore. Ciò può includere l'invio dei campi dati dell'ordine MARC al fornitore.
questo argomento riguarda l'importazione dei dati dell'ordine per gli ordini del piano (ad esempio, piani di approvazione, piani DDA, ecc.). Per importare gli ordini di acquisto, vedere Importazione dei dati degli ordini di acquisto da un file MARC.
Nozioni di base sull'importazione dei dati degli ordini
Dati dell'ordine MARC
Le seguenti informazioni devono essere incluse nel file di dati dell'ordine MARC ricevuto dal fornitore.
se non si utilizzano i punti decimali, il sistema li aggiunge alla fine. Ad esempio, 56 diventa 56.
Nota importante sui dati dell'ordine del piano
Gli ordini di piano sono ordini di qualsiasi tipo diversi dall'ordine di acquisto. Quando si importano i dati dell'ordine del piano, si aggiungono gli articoli dell'ordine a un ordine esistente. Questo significa che:
- È necessario creare un piano in WorldShare Acquisitions. Nel sistema è possibile creare sei diversi tipi di piani. Per maggiori dettagli, vedere Tipi di ordine.
- Il numero d'ordine del fornitore deve essere presente nel campo 981 $n dei dati dell'ordine.
Consegna dei dati
I dati possono essere consegnati in due momenti diversi:
- Ora dell'ordine (ad esempio, dati dell'ordine)
- Ora di spedizione (ad esempio, dati della fattura)
se si importano i dati dell'ordine al momento della spedizione, è possibile che gli articoli dell'ordine non siano raggruppati come nell'ordine.
Anche i vostri dati potrebbero esservi consegnati:
- Direttamente dal fornitore
- Attraverso i partner di catalogazione di WorldCat
Istruzioni per l'importazione dei dati degli ordini di piano
Come vengono creati gli ordini dai file importati
Per l'importazione degli ordini di piano, la creazione dell'ordine deve sempre basarsi sul numero d'ordine del fornitore nel campo 981 $n. Quando il campo 981 $n contiene un numero d'ordine del fornitore che corrisponde a un ordine esistente, il sistema aggiunge gli articoli del file MARC all'ordine.
se il campo 981 $n è vuoto, il sistema creerà un ordine di tipo Ordine di acquisto.
Creare un piano
È necessario creare un piano nel sistema prima di importare i dati degli ordini associati a un piano. In WorldShare Acquisitions è possibile creare sei tipi di piani. Per maggiori dettagli, vedere Tipi di ordine.
- Nella navigazione a sinistra, fare clic su Ordini.
- Nella schermata Ordini, fare clic su Nuovo ordine.
- Nella finestra Aggiungi nuovo ordine, inserire il nome dell'ordine.
- Dall'elenco Tipo di ordine, selezionare un piano. Per maggiori dettagli, vedere Tipi di ordine.
- Inserire il fornitore di cui si vogliono importare i dati dell'ordine. Durante la digitazione, il campo suggerirà i fornitori. Selezionare il fornitore dall'elenco.
- Immettere il numero PO del fornitore (numero).
- Ogni articolo del file di dati dell'ordine importato deve avere questo numero nel sottocampo 981 $n.
- Se questo numero manca nel piano, il sistema raggrupperà gli articoli in nuovi ordini di acquisto. Per maggiori dettagli, vedere Come vengono creati gli ordini dai dati degli ordini importati.
- Fare clic su Salva.
Caricare il file dei dati dell'ordine
Seguire le istruzioni riportate di seguito se si sta importando solo un file di dati dell'ordine.
se il fornitore fornisce i dati relativi all'ordine, alla fattura e allo scaffale in un unico file, è necessario caricare il file due volte (una in questa fase e una nella fase 4).
- Nella navigazione a sinistra, fare clic su Venditori.
- Cercare il fornitore di cui si vogliono importare i file.
- Nei risultati della ricerca dei fornitori, fare clic sul nome del fornitore.
- Nel record del fornitore, fare clic sull'accordion Partner Exchange Services.
- Fare clic su Carica file.
- Nella finestra Importa dati, dall'elenco Tipo selezionare Importa dati ordine (MARC).
- Fare clic su Sfoglia.
- Individuare il file dei dati dell'ordine sul computer. Fare clic su Apri.
- (Facoltativo) Selezionare il budget che si desidera utilizzare quando si importa il file dei dati dell'ordine dall'elenco a discesa Budget di destinazione. Per impostazione predefinita, viene selezionato il periodo di bilancio corrente.
- (Facoltativo) Selezionare la casella di controllo Visualizza articoli importati in WorldCat se si desidera che tutti gli articoli importati appaiano con lo stato di On Order in WorldCat Local o WorldCat Discovery dopo l'ordine.
- (Facoltativo) Selezionare la casella di controllo Verifica numeri OCLC se forniti se si desidera che il sistema utilizzi il numero OCLC per trovare il record WorldCat e verificare che le informazioni bibliografiche dell'articolo corrispondano al record.
- (Facoltativo) Selezionare la casella di controllo Includi corrispondenze a bassa affidabilità se si desidera che il sistema tenti di trovare una corrispondenza in WorldCat per il record utilizzando tutti i protocolli di corrispondenza. Il sistema cercherà innanzitutto di trovare una corrispondenza utilizzando il protocollo di corrispondenza standard, per poi passare all'utilizzo dei seguenti metodi:
- Un algoritmo che cerca per identificatore standard (utilizzando il valore dei campi 020, 022 o 024 del record MARC) e poi utilizza il numero di possedimenti per scegliere il miglior record candidato. Questo algoritmo filtra anche i risultati per Tipo di materiale utilizzando il valore di Leader/06 e la Forma 008 (23 o 29).
- Una ricerca per titolo/autore.
- Fare clic su Carica.
- Il sistema conferma che il file è stato caricato.
- Fare clic su Annulla o sulla x nell'angolo superiore destro per chiudere la finestra Importa dati.
Rivedere l'ordine
Dopo aver caricato un file d'ordine, è possibile rivedere l'ordine per verificare la presenza di eventuali errori.
Quando rivedere
È possibile rivedere i record selezionati durante l'importazione in diversi punti del flusso di lavoro. Non c'è un momento giusto o sbagliato per rivedere la propria documentazione, ma ci sono delle implicazioni per il momento in cui la si rivede. È possibile rivedere:
- Subito dopo l'importazione (prima di effettuare l'ordine)
- Subito dopo aver effettuato l'ordine
- Prima di ricevere
- Dopo aver ricevuto
Note importanti sulla revisione:
- Se si invia l'ordine al fornitore tramite EDI o e-mail, assicurarsi che il record selezionato sia corretto prima di effettuare l'ordine.
- Se si desidera che il sistema visualizzi gli articoli in ordine in WorldCat al momento dell'ordine, è possibile che si vogliano rivedere i record selezionati prima che gli utenti abbiano avuto il tempo di mettere in attesa questi articoli. Questo per due motivi:
- In modo da evitare che gli utenti inseriscano le prese sull'articolo sbagliato.
- In modo da non dover spostare le prese sul nuovo record dopo aver utilizzato la funzionalità Cambia risorsa per modificare la risorsa collegata.
- Come già detto, se si rivedono i record e si cambia la risorsa dopo che sono state create le LHR (sia LHR in ordine che LHR ricevute), le LHR si sposteranno nella nuova risorsa, ma le trattenute a livello di titolo rimarranno nella vecchia risorsa e dovranno essere spostate manualmente.
Rivedere le voci dell'ordine
Il file caricato appare come prima riga del Registro di elaborazione. Il Registro di elaborazione è la tabella che elenca tutti i file caricati per il fornitore. Se il file non viene visualizzato nella tabella, fare clic sul pulsante Aggiorna (
) sopra la tabella.
- Nel Registro di elaborazione, visualizzare lo stato dell'importazione nella colonna Stato. Se il caricamento non va a buon fine, viene segnalato qui.
- La colonna Dettagli rimanda a tutti gli ordini creati in seguito al caricamento. Fare clic sul link PO # nella colonna Dettagli per visualizzare l'ordine (sarà il numero d'ordine assegnato all'ordine di acquisto o al piano dal sistema, ad es. PO-2015-100).
- Riceverete anche un'e-mail di notifica che fornisce lo stato dell'importazione e di ciascun articolo. Questa e-mail è visualizzabile anche facendo clic sul file .html nella colonna dei dettagli del registro di elaborazione.
- Se necessario, apportare altre modifiche agli articoli dell'ordine.