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Supporto OCLC

Importazione di dati di ordine di piano da file MARC

Scoprite come importare i dati degli ordini di piano da un file MARC e come vengono creati gli ordini dai dati degli ordini importati in WorldShare Acquisitions.

È possibile importare i dati dell'ordine in formato MARC utilizzando i campi 9xx del record MARC. Prima di importare i dati degli ordini, tuttavia, è necessario configurare l 'importazione con il proprio fornitore. Ciò può includere l'invio dei campi dati dell'ordine MARC al fornitore.

 Nota: questo argomento riguarda l'importazione dei dati dell'ordine per gli ordini del piano (ad esempio, piani di approvazione, piani DDA, ecc.). Per importare gli ordini di acquisto, vedere Importazione dei dati degli ordini di acquisto da un file MARC.

Nozioni di base sull'importazione dei dati degli ordini

Dati dell'ordine MARC

Le seguenti informazioni devono essere incluse nel file di dati dell'ordine MARC ricevuto dal fornitore.

 Nota: se non si utilizzano i punti decimali, il sistema li aggiunge alla fine. Ad esempio, 56 diventa 56.

Dati dell'ordine MARC - Tabella
MARC Elemento nelle acquisizioni Tipo di ingresso Descrizione
035 $a Identificativo OCLC Numero OCLC in questo formato: (OCoLC)1553114 Il numero OCLC viene utilizzato per identificare il record bibliografico in WorldCat a cui è collegato l'articolo dell'ordine. Se non si include un numero OCLC, il sistema cerca di trovare un record corrispondente in WorldCat in base ad altri valori del record bibliografico fornito (ad es. titolo, autore, ISBN).
949 $h Ramo Intero Valore inserito dall'utente; rappresenta l'ID del registro WorldCat della sede centrale di un articolo.
949 $l Posizione della scaffalatura Stringa Valore inserito dall'utente; rappresenta la collocazione a scaffale della filiale di origine di un articolo.
949 $p Codice fondo Stringa (massimo 40 caratteri) Valore inserito dall'utente che rappresenta il codice del fondo utilizzato per la codifica.

 Nota: se il fondo incluso in questo campo è stato disattivato:

  • Verranno importate le voci associate al fondo disabilitato.
  • Riceverete un avviso per queste voci nei registri e una notifica via e-mail che vi informerà che il fondo non può essere importato perché è disabilitato.
949 $q Copia Quantità Intero (massimo: 999) Numero di copie ordinate.
980 $b Prezzo unitario Decimale (massimo: 9.999,99) Costo di una singola unità di un articolo. (Non includere le tasse o lo sconto, se si prevede di includerli come percentuali nei conti 980 $h o $i).
980 $c Spese di servizio (per unità) Decimale (massimo: 999,99) Spese di servizio per una singola unità di un articolo (ad es. $1,00 per quantità di 5 pari a $5,00).
980 $h Percentuale d'imposta Decimale (massimo: 100.000) Percentuale dell'imposta applicata al prezzo dal venditore.
 

 Nota: 

  • È possibile assegnare un valore percentuale fino a tre cifre decimali (ad esempio, 7,745%).
  • I valori percentuali con quattro cifre decimali saranno arrotondati a tre cifre decimali (ad esempio, 7,7454% sarà arrotondato a 7,745%).
  • Per impostazione predefinita, il valore percentuale ha due cifre decimali, a meno che non venga inserita una terza cifra decimale.
980 $i Percentuale di sconto Decimale (massimo: 100,00) Percentuale di sconto applicata al prezzo dal fornitore.
980 $k ISBN Intero ISBN dell'articolo ordinato. Non utilizzato per l'abbinamento. Il campo bibliografico 020 viene utilizzato per l'abbinamento.
980 $m ISSN Intero ISSN dell'articolo ordinato. Non utilizzato per l'abbinamento. Il campo 022 bibliografico viene utilizzato per l'abbinamento.
980 $s Spedizione e movimentazione (per unità) Decimale (massimo: 999,99) Spese di spedizione e gestione per una singola unità.
980 $x Tasso di cambio Decimale Tasso di cambio per l'ordine, se la valuta non corrisponde alla valuta della biblioteca.
980 $z Valuta dell'OP ISO 4217 Codice valuta a tre lettere Codice valuta ISO - per ordine
981 $a Identificatore della collezione KB Stringa Identificatore della collezione della base di conoscenza WorldCat che si sta ordinando.
981 $b KB Titolo Identificatore Stringa Identificatore del titolo della base di conoscenza WorldCat da ordinare.
981 $e ID ordine esterno  Stringa (massimo 50 caratteri) Identificatore univoco dell'ordine utilizzato da un sistema finanziario esterno.

 Nota: È possibile importare l'ID dell'ordine esterno utilizzando i dati dell'ordine MARC, chiedendo al fornitore di aggiungere l'ID dell'ordine esterno nel campo 981 sottocampo $e dei record dell'ordine MARC. Una volta importato, l'ID dell'ordine esterno verrà inserito nei nuovi ordini creati come risultato del file MARC.

  • Se il valore di 981 $e è superiore a 50 caratteri, l'input non verrà importato e verrà visualizzato un errore nei log.
  • Se il valore di 981 $e è diverso per due record dello stesso ordine, verrà utilizzato il primo ID ordine esterno e verrà visualizzato un errore nei log.
981 $g Numero account Stringa Numero di conto o di cliente, utilizzato dalla biblioteca per gli ordini e la fatturazione. (Chiamato anche "Sottoconto")
981 $i Voce della biblioteca Nota Stringa (massimo 256 caratteri) Note fornite per una voce.
981 $l Nome dell'ordine Stringa (massimo 256 caratteri) Stringa di testo che rappresenta il nome dell'ordine o del carrello.
981 $n Numero d'ordine del fornitore Stringa (massimo 256 caratteri) Numero interno utilizzato per identificare l'ordine dal fornitore. Fornito alla biblioteca a scopo di monitoraggio.
981 $x Commento sull'ordine della biblioteca Stringa (massimo 256 caratteri) Commentare un ordine.

981 $z

Numero d'ordine del fornitore

Necessario se si importano dati di fatture o di scaffali.

Stringa (massimo 256 caratteri) Identificatore univoco fornito da un fornitore per uno specifico articolo ordinato.

Nota importante sui dati dell'ordine del piano

Gli ordini di piano sono ordini di qualsiasi tipo diversi dall'ordine di acquisto. Quando si importano i dati dell'ordine del piano, si aggiungono gli articoli dell'ordine a un ordine esistente. Questo significa che:

  1. È necessario creare un piano in WorldShare Acquisitions. Nel sistema è possibile creare sei diversi tipi di piani. Per maggiori dettagli, vedere Tipi di ordine.
  2. Il numero d'ordine del fornitore deve essere presente nel campo 981 $n dei dati dell'ordine.

Consegna dei dati

I dati possono essere consegnati in due momenti diversi:

  • Ora dell'ordine (ad esempio, dati dell'ordine)
  • Ora di spedizione (ad esempio, dati della fattura)

 Nota: se si importano i dati dell'ordine al momento della spedizione, è possibile che gli articoli dell'ordine non siano raggruppati come nell'ordine.

Anche i vostri dati potrebbero esservi consegnati:

  • Direttamente dal fornitore
  • Attraverso i partner di catalogazione di WorldCat

Istruzioni per l'importazione dei dati degli ordini di piano

Come vengono creati gli ordini dai file importati

Per l'importazione degli ordini di piano, la creazione dell'ordine deve sempre basarsi sul numero d'ordine del fornitore nel campo 981 $n. Quando il campo 981 $n contiene un numero d'ordine del fornitore che corrisponde a un ordine esistente, il sistema aggiunge gli articoli del file MARC all'ordine.

 Nota: se il campo 981 $n è vuoto, il sistema creerà un ordine di tipo Ordine di acquisto.

Creare un piano

È necessario creare un piano nel sistema prima di importare i dati degli ordini associati a un piano. In WorldShare Acquisitions è possibile creare sei tipi di piani. Per maggiori dettagli, vedere Tipi di ordine.

  1. Nella navigazione a sinistra, fare clic su Ordini.
  2. Nella schermata Ordini, fare clic su Nuovo ordine.
  3. Nella finestra Aggiungi nuovo ordine, inserire il nome dell'ordine.
  4. Dall'elenco Tipo di ordine, selezionare un piano. Per maggiori dettagli, vedere Tipi di ordine.
  5. Inserire il fornitore di cui si vogliono importare i dati dell'ordine. Durante la digitazione, il campo suggerirà i fornitori. Selezionare il fornitore dall'elenco.
  6. Immettere il numero PO del fornitore (numero).
  7. Fare clic su Salva.

Caricare il file dei dati dell'ordine

Seguire le istruzioni riportate di seguito se si sta importando solo un file di dati dell'ordine.

 Nota: se il fornitore fornisce i dati relativi all'ordine, alla fattura e allo scaffale in un unico file, è necessario caricare il file due volte (una in questa fase e una nella fase 4).

  1. Nella navigazione a sinistra, fare clic su Venditori.
  2. Cercare il fornitore di cui si vogliono importare i file.
  3. Nei risultati della ricerca dei fornitori, fare clic sul nome del fornitore.
  4. Nel record del fornitore, fare clic sull'accordion Partner Exchange Services.
  5. Fare clic su Carica file.
  6. Nella finestra Importa dati, dall'elenco Tipo selezionare Importa dati ordine (MARC).
  7. Fare clic su Sfoglia.
  8. Individuare il file dei dati dell'ordine sul computer. Fare clic su Apri.
  9. (Facoltativo) Selezionare il budget che si desidera utilizzare quando si importa il file dei dati dell'ordine dall'elenco a discesa Budget di destinazione. Per impostazione predefinita, viene selezionato il periodo di bilancio corrente.
  10. (Facoltativo) Selezionare la casella di controllo Visualizza articoli importati in WorldCat se si desidera che tutti gli articoli importati appaiano con lo stato di On Order in WorldCat Local o WorldCat Discovery dopo l'ordine.
  11. (Facoltativo) Selezionare la casella di controllo Verifica numeri OCLC se forniti se si desidera che il sistema utilizzi il numero OCLC per trovare il record WorldCat e verificare che le informazioni bibliografiche dell'articolo corrispondano al record.
  12. (Facoltativo) Selezionare la casella di controllo Includi corrispondenze a bassa affidabilità se si desidera che il sistema tenti di trovare una corrispondenza in WorldCat per il record utilizzando tutti i protocolli di corrispondenza. Il sistema cercherà innanzitutto di trovare una corrispondenza utilizzando il protocollo di corrispondenza standard, per poi passare all'utilizzo dei seguenti metodi: 
    1. Un algoritmo che cerca per identificatore standard (utilizzando il valore dei campi 020, 022 o 024 del record MARC) e poi utilizza il numero di possedimenti per scegliere il miglior record candidato. Questo algoritmo filtra anche i risultati per Tipo di materiale utilizzando il valore di Leader/06 e la Forma 008 (23 o 29).
    2. Una ricerca per titolo/autore.
  13. Fare clic su Carica.
  14. Il sistema conferma che il file è stato caricato.
  15. Fare clic su Annulla o sulla x nell'angolo superiore destro per chiudere la finestra Importa dati.

Rivedere l'ordine

Dopo aver caricato un file d'ordine, è possibile rivedere l'ordine per verificare la presenza di eventuali errori.

Quando rivedere

È possibile rivedere i record selezionati durante l'importazione in diversi punti del flusso di lavoro. Non c'è un momento giusto o sbagliato per rivedere la propria documentazione, ma ci sono delle implicazioni per il momento in cui la si rivede. È possibile rivedere:

  • Subito dopo l'importazione (prima di effettuare l'ordine)
  • Subito dopo aver effettuato l'ordine
  • Prima di ricevere
  • Dopo aver ricevuto

Note importanti sulla revisione:

  • Se si invia l'ordine al fornitore tramite EDI o e-mail, assicurarsi che il record selezionato sia corretto prima di effettuare l'ordine.
  • Se si desidera che il sistema visualizzi gli articoli in ordine in WorldCat al momento dell'ordine, è possibile che si vogliano rivedere i record selezionati prima che gli utenti abbiano avuto il tempo di mettere in attesa questi articoli. Questo per due motivi:
    • In modo da evitare che gli utenti inseriscano le prese sull'articolo sbagliato.
    • In modo da non dover spostare le prese sul nuovo record dopo aver utilizzato la funzionalità Cambia risorsa per modificare la risorsa collegata.
  • Come già detto, se si rivedono i record e si cambia la risorsa dopo che sono state create le LHR (sia LHR in ordine che LHR ricevute), le LHR si sposteranno nella nuova risorsa, ma le trattenute a livello di titolo rimarranno nella vecchia risorsa e dovranno essere spostate manualmente.

Rivedere le voci dell'ordine

Il file caricato appare come prima riga del Registro di elaborazione. Il Registro di elaborazione è la tabella che elenca tutti i file caricati per il fornitore. Se il file non viene visualizzato nella tabella, fare clic sul pulsante Aggiorna (Pulsante di aggiornamento) sopra la tabella.

  1. Nel Registro di elaborazione, visualizzare lo stato dell'importazione nella colonna Stato. Se il caricamento non va a buon fine, viene segnalato qui.
  2. La colonna Dettagli rimanda a tutti gli ordini creati in seguito al caricamento. Fare clic sul link PO # nella colonna Dettagli per visualizzare l'ordine (sarà il numero d'ordine assegnato all'ordine di acquisto o al piano dal sistema, ad es. PO-2015-100).
  3. Riceverete anche un'e-mail di notifica che fornisce lo stato dell'importazione e di ciascun articolo. Questa e-mail è visualizzabile anche facendo clic sul file .html nella colonna dei dettagli del registro di elaborazione. 
  4. Se necessario, apportare altre modifiche agli articoli dell'ordine.