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Supporto OCLC

Integra le informazioni sulla fattura con il tuo sistema finanziario utilizzando l'API della piattaforma

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Scoprite come abbinare i codici dei fondi di bilancio, i codici delle partite e i numeri dei fornitori ai sistemi finanziari esterni utilizzando WorldShare Acquisitions.

Abbinare il codice di un fondo di bilancio a un sistema finanziario esterno.

I fondi sono le categorie specifiche di conti tra cui scegliere quando si effettuano degli ordini d’acquisto o si saldano le fatture degli articoli acquistati. Vedere Creazione di un budget per la prima volta e Creazione di fondi.

When creating funds, you can enter an identifier used by your institution's financial system (e.g., PeopleSoft, SAP). This allows the Fund Code to be used as a match point between the two systems.

  1. Nel pannello di sinistra fare clic su Budget.
  2. Fare clic su Nuovo Budget.
  3. Inserire la data di inizio e la data di fine del periodo fiscale.
  4. Click the Add button (Pulsante di aggiunta) in the Action column to add a fund.
  5. Enter a Fund Name, Fund Code, and Budgeted Amount. The Fund Code must be unique for that Budget, but the Fund Name and Budgeted Amount may be duplicated. For example, you may have a fund called Books under both the English fund and Geography fund.
    1. Nome del fondo: Scegliere un nome che sia esemplificativo e di facile lettura.
    2. Codice fondo : Ci sono numerose opzioni per scegliere un codice fondo appropriato. Alcuni suggerimenti:
      • Una versione abbreviata del nome del fondo (p.e. EngBks per English Books budget).
      • L’identificatore usato dal sistema amministrativo-contabile della tua istituzione (p.e. PeopleSoft, SAP). Questo permette di usare il codice fondo come nodo tra i due sistemi.
      • Una combinazione dei precedenti (p.e. EngBks-001234).
  6. Repeat steps 4-5 for additional funds.

Identificatori locali nel record del fornitore

È possibile inserire un altro codice nel record Fornitore. Vedere Crea nuovo fornitore. Ciò consente all'API Acquisitions di corrispondere ai record dei fornitori sul sistema finanziario esterno.

Questi identificatori sono univoci per la tua biblioteca.

Identificatore locale Descrizione
ID sistema contabile Utilizzato per tracciare l'identificativo utilizzato dal sistema finanziario dell'istituto di appartenenza. OCLC raccomanda di utilizzare questo campo per il sistema di pianificazione delle risorse aziendali (ERP).
Codici di corrispondenza Usato quando è necessario un codice per identificare (corrispondere) i fornitori in altri sistemi. L'uso dello stesso codice di corrispondenza per lo stesso fornitore sia in WMS che in altri sistemi semplifica la condivisione delle informazioni sul fornitore tra i sistemi.
Numero fornitore* Un numero ID assegnato dall'istanza di WMS, nello stesso modo in cui vengono assegnati i numeri d'ordine.

Contrassegnare la fattura come pronta

The external financial system (e.g., PeopleSoft, SAP), can harvest the information and pay the invoice. It communicates with WMS, via the Acquisitions API, to identify all invoices with a status of Ready, so that payment can be authorized and made on the external financial system. The external system then communicates again to WMS when payment had been made, so that the status of the WMS Invoice is set to Paid.

La modifica dello stato di una fattura in Pronto impedisce di modificarla. Lo stato Pronto viene spesso utilizzato per indicare che la fattura è pronta per essere importata in un sistema finanziario separato utilizzato dalla biblioteca.  

  1. From the left navigation, click Invoices > Invoices.
  2. Cerca una fattura aperta. Per trovare una fattura, vedere Cercare e filtrare fatture o Cercare e filtrare voci fattura.
  3. From the search results, click the Invoice Number.
  4. Click Mark as Ready at the top of the screen to change the invoice status to Ready.

     Note: If the Total Cash Balance will be over-expended by marking the invoice as Ready, you will receive a warning message including a table that summarizes the over-expenditure and the option to continue or cancel.

  5. (Optional) Click Reopen invoice at the top of the screen to change the invoice status back to Open.