Passa al contenuto principale
Supporto OCLC

Integrate invoice information with your financial system using platform API

  1. Ultimo aggiornamento
  2. Salva come PDF
Scoprite come abbinare i codici dei fondi di bilancio, i codici delle partite e i numeri dei fornitori ai sistemi finanziari esterni utilizzando WorldShare Acquisitions.

Abbinare il codice di un fondo di bilancio a un sistema finanziario esterno.

Funds are the specific categories or accounts that you choose from when ordering or invoicing items. See Create a budget for the first time and Create funds.

Quando si creano i fondi, è possibile inserire un identificatore utilizzato dal sistema finanziario della propria istituzione (ad es. PeopleSoft, SAP). Ciò consente di utilizzare il Codice Fondo come punto di incontro tra i due sistemi.

  1. Nel pannello di sinistra fare clic su Budget.
  2. Fare clic su Nuovo Budget.
  3. Inserire la data di inizio e la data di fine del periodo fiscale.
  4. Fare clic sul pulsante Aggiungi (Pulsante di aggiunta) nella colonna più a destra.
  5. Ogni fondo deve avere un Nome del Fondo, un Codice del Fondo, e dev’essere stabilito un importo preventivato. Il Codice del Fondo dev’essere univoco, mentre il Nome del Fondo e l'importo preventivato possono ripetersi. Per esempio, si può avere un fondo annidato chiamato “Libri” sia sotto il fondo denominato “Inglese” e il fondo denominato “Geografia”.
    1. Nome del fondo: Scegliere un nome che sia esemplificativo e di facile lettura.
    2. Codice fondo : Ci sono numerose opzioni per scegliere un codice fondo appropriato. Alcuni suggerimenti:
      • Una versione abbreviata del nome del fondo (p.e. EngBks per English Books budget).
      • L’identificatore usato dal sistema amministrativo-contabile della tua istituzione (p.e. PeopleSoft, SAP). Questo permette di usare il codice fondo come nodo tra i due sistemi.
      • Una combinazione dei precedenti (p.e. EngBks-001234).

Identificatori locali nel record del fornitore

Another code can be entered on your Vendor record. See Create new vendor. This allows the Acquisitions API to match it up with the Vendor records on the external finance system.

These identifiers are unique to your library.

Local Identifier Descrizione
Accountancy System ID Utilizzato per tracciare l'identificativo utilizzato dal sistema finanziario dell'istituto di appartenenza. OCLC raccomanda di utilizzare questo campo per il sistema di pianificazione delle risorse aziendali (ERP).
Match Codes Used when a code is needed to identify (match) vendors in other systems. Using the same match code for the same vendor in both WMS and other systems facilitates sharing vendor information between systems.
Vendor number* An ID number assigned by your instance of WMS, in the same way order numbers are assigned.

Contrassegnare la fattura come pronta

The external financial system (e.g. PeopleSoft, SAP), can harvest the information and pay the invoice. It communicates with WMS, via the Acquisitions API, to identify all invoices with a status of Ready, so that payment can be authorized and made on the external financial system. The external system then communicates again to WMS when payment had been made, so that the status of the WMS Invoice is set to Paid.

La modifica dello stato di una fattura in Pronto impedisce di modificarla. Lo stato Pronto viene spesso utilizzato per indicare che la fattura è pronta per essere importata in un sistema finanziario separato utilizzato dalla biblioteca.  

  1. From the left navigation, click Invoices > Invoices.
  2. Search for an open invoice. To find an invoice, see Search and filter invoices or Search and filter invoice items.
  3. From the search results, click the Invoice Number.
  4. Click Mark as Ready at the top of the screen to change the invoice status to Ready.

     Note: If the Total Cash Balance will be over-expended by marking the invoice as Ready, you will receive a warning message including a table that summarizes the over-expenditure and the option to continue or cancel.

  5. (Optional) Click Reopen invoice at the top of the screen to change the invoice status back to Open.