Come creare un budget per la prima volta
I Budget di spesa su WorldShare Acquisitions
Le istituzioni che usano WorldShare Acquisitions per effettuare degli ordini d’acquisto devono creare almeno un budget di spesa. I budget consentono di tenere traccia degli acquisti della tua biblioteca per un lasso di tempo stabilito. Un budget è un insieme di fondi attivi nello stesso periodo. Il periodo viene definito da una data di inizio e una di chiusura.
Importanti nota sui budget
- Non è possibile eliminare un budget una volta creato, pertanto si consiglia di non creare un budget di prova o ordini di prova. Se è necessario creare un budget di prova, vedere Considerazioni per i budget di prova.
- Se si crea un budget per errore, è possibile rinominare i fondi all'interno di un budget o modificare le date di un budget.
- Tuttavia, gli ordini di acquisto effettuati su questo budget ne rimarranno vincolati e potranno essere disimpegnati solo a seguito del pagamento delle fatture.
- Pertanto, ancora una volta, si consiglia di non creare budget di prova.
- Se esiste un budget, la data di inizio del budget successivo non potrà precedere la data di chiusura di quello esistente.
- Il primo budget creato potrà avere qualsiasi data di inizio, ma la data di chiusura non può precedere quella di creazione.
- Il primo budget creato viene automaticamente abilitato all’uso.
- Un budget può avere uno di questi cinque status.
Status Definizione Indicato da Chiuso - Un budget chiuso non può essere più utilizzato.
- È possibile avere più budget chiusi.
- Non è possibile assegnare fondi a un budget chiuso, e non è possibile saldare le fatture con esso.
- Nessuna casella di controllo Abilita per l'uso.
- Tutti i fondi sono disattivati (non è possibile aggiungere, modificare o cancellare i fondi del budget).
In chiusura - È un budget in fase di chiusura.
- La chiusura di un budget può richiedere pochi minuti o diverse ore.
- Si raccomanda di chiudere un budget alla fine delle giornate lavorative.
- Non viene indicato nell’interfaccia utente.
In uso - Il budget attualmente in uso per effettuare ordini di acquisto o per saldare le fatture.
- C’è solo un budget corrente, ed è sempre quello successivo all’ultimo budget chiuso.
- Se non ci sono budget chiusi, il primo budget creato è quello corrente.
- La casella di controllo Abilita per l'uso è selezionata ma è disattivata per la modifica.
Susseguente - Il budget prenotabile è uno qualsiasi dei budget abilitati per l'uso dopo il budget corrente.
- Se abilitato per l'uso, viene visualizzato nell'elenco dei budget disponibili per la selezione durante i processi di ordine e fatturazione.
- Se abilitato per l'uso, viene visualizzato nell'elenco dei budget disponibili per la selezione durante i processi di ordine e fatturazione.
New - Un nuovo budget è qualsiasi budget successivo al budget corrente e non abilitato per l'uso.
- Tutti i fondi sono attivi (è possibile aggiungere, modificare o cancellare i fondi del budget).
- La casella di controllo Abilita per l'uso è disponibile.
- Chiudere i budget. Un budget può essere chiuso solo dopo che è passata la sua data di chiusura. Un budget chiuso non può essere riabilitato all’uso.
- Una volta creati i fondi, un riepilogo del budget appare nella parte superiore della schermata. Le informazioni mostrate sono: l’importo totale preventivato, quanto è stato speso, quanto impegnato e il bilancio restante.
Colori del grafico Bilancio complessivo Arancione scuro Speso Arancione chiaro Impegnato Verde Bilancio restante
Come creare un budget per la prima volta
Questa procedura descrive i passaggi da compiere quando si crea un budget per la prima volta e le cose da tenere a mente durante il processo.
Nota: gli utenti delle acquisizioni basate su sede possono creare un budget solo per una sede per cui hanno le autorizzazioni appropriate. Per ulteriori dettagli, vedere Informazioni sulle acquisizioni basate sulla sede.
1° passaggio: Decidere quando si vuole iniziare ad utilizzare WorldShare Acquisition per effettuare gli ordini d’acquisto
Il primo passo è decidere quando iniziare ad utilizzare WorldShare Acquisition per effettuare gli ordini d’acquisto. Ovvero, se si desidera utilizzarlo al principio del prossimo anno fiscale o durante quello corrente. Iniziare ad utilizzare un budget a metà di un ciclo fiscale comporta delle difficoltà aggiuntive (vedi sotto), tuttavia aspettare il prossimo anno fiscale implica altresì una duplicazione degli sforzi: sarà infatti necessario mantenere attivo il vecchio sistema di acquisizione nel mentre che si caricano i record degli acquisti fatti su WMS.
2° passaggio: Creare un budget
Dopo aver deciso quando iniziare ad utilizzare WorldShare Acquisitions per gli ordini d’acquisto, è possibile creare un budget.
- Nel pannello di sinistra fare clic su Budget.
- Fare clic su Nuovo Budget.
3° passaggio: Inserire la data di inizio e la data di chiusura del budget
Una volta creato, Inserire la data di inizio e di chiusura del budget. È possibile inserire la data di inizio e selezionare la finestra temporale di attività appropriata (solitamente un anno).
Quando si crea un budget per il prossimo anno fiscale:
- Inserire la data di inizio e selezionare il periodo di budget (6 mesi, 1 anno o 2 anni). La data di fine del periodo fiscale verrà quindi inserita automaticamente.
Quando si crea un budget per l’anno fiscale corrente esistono due opzioni:
- Impostare la Data di inizio sulla data odierna o su qualsiasi altra data in cui si desidera iniziare a utilizzare le acquisizioni e regolare manualmente la Data di fine in modo che corrisponda alla data di fine del periodo fiscale corrente dopo la creazione del budget, oppure
- Impostare la Data di inizio sulla data di inizio del periodo fiscale (nel passato) e impostare il Periodo sul valore appropriato.