Come creare i fondi
Nota: gli utenti di Acquisizioni da succursale possono creare e gestire fondi solo per le succursali in cui dispongono delle autorizzazioni appropriate. Vedere Informazioni sulle acquisizioni in base alla sede.
Overview
I fondi sono le categorie specifiche di conti tra cui scegliere quando si effettuano degli ordini d’acquisto o si saldano le fatture degli articoli acquistati.
Per creare dei fondi è necessario creare un budget di spesa per la prima volta o creare un budget per il prossimo anno fiscale.
Il sistema permette di creare fondi stratificati su cinque livelli:
- Apicale (predefinito) – Il livello predefinito.
- 2°livello – Un fondo annidato al fondo di livello apicale. Questi fondi sono indentati sotto il nome del fondo apicale nella colonna “Nome Fondo”.
- 3°livello – Un sottoinsieme di un fondo di secondo livello. I fondi di terzo livello sono indentati sotto il nome del fondo di 2° livello nella colonna “Nome Fondo”.
- 4°livello – Un sottoinsieme di un fondo di terzo livello. I fondi di quarto livello sono indentati sotto il nome del fondo di 3° livello nella colonna “Nome Fondo”.
- 5°livello – Un sottoinsieme di un fondo di quarto livello. I fondi di quinto livello sono indentati sotto il nome del fondo di 4° livello nella colonna “Nome Fondo”.
Creare dei fondi per il tuo Budget di spesa
- Per aggiungere un fondo, fare clic su Aggiungi (
) nell’ultima colonna di destra (colonna Azioni). - Ogni fondo deve avere un Nome del Fondo, un Codice del Fondo, e dev’essere stabilito un importo preventivato. Il Codice del Fondo dev’essere univoco, mentre il Nome del Fondo e l'importo preventivato possono ripetersi. Per esempio, si può avere un fondo annidato chiamato “Libri” sia sotto il fondo denominato “Inglese” e il fondo denominato “Geografia”.
- Nome del fondo: Scegliere un nome che sia esemplificativo e di facile lettura.
- Codice fondo : Ci sono numerose opzioni per scegliere un codice fondo appropriato. Alcuni suggerimenti:
- Una versione abbreviata del nome del fondo (p.e. EngBks per English Books budget).
- L’identificatore usato dal sistema amministrativo-contabile della tua istituzione (p.e. PeopleSoft, SAP). Questo permette di usare il codice fondo come nodo tra i due sistemi.
- Una combinazione dei precedenti (p.e. EngBks-001234).
- Stato fondo: selezionare Abilitato
(predefinito), Disabilitato per nuove transazioni 
, o Disabilitato per tutti gli usi 
. - Importo preventivato : Esistono diverse procedure per assegnare una cifra di denaro a un fondo. Considerazioni:
- Se si sta creando il budget per il prossimo periodo fiscale e si prevede di iniziare a usare le Acquisizioni all'inizio di quell’anno fiscale, utilizzare l'intero importo preventivato per quel periodo fiscale. Ad esempio, se si dispone di 1.000 $ per il prossimo periodo di bilancio, inserire 1.000,00.
- Se si sta creando il budget per il periodo fiscale corrente (che è già iniziato), si può usare il saldo rimanente per il fondo come Importo preventivato, invece dell'intero importo preventivato per quel periodo. Ad esempio, se si sono preventivati 1.000 $ per un fondo ma se ne sono già spesi 500, si può inserire 500,00 come Importo preventivato, poiché si tratta dell'importo rimanente da poter spendere.
- È possibile creare un fondo annidato a un altro fondo facendo clic sul pulsante con i tre puntini (
) presente nella colonna azioni del fondo. È possibile creare fino a cinque livelli di fondi, ma ricordate che con l'aumentare della complessità della struttura dei fondi aumenta anche la complessità della scelta del fondo giusto quando si ordina o si fattura un articolo. - Se si commette un errore, è possibile modificare il nome del fondo, il codice del fondo e l'importo preventivato in qualsiasi momento. Fare clic sul pulsante con le ellissi () nella colonna delle azioni del fondo che si desidera modificare e scegliere Modifica dal menu a discesa. L'importo totale del budget verrà visualizzato nella parte superiore dello schermo in modo che sia possibile sperimentare facilmente con diversi importi in budget per ogni fondo e visualizzare i risultati.
- È possibile cancellare i fondi fintanto che non sono stati utilizzati. Tuttavia, appena un fondo viene impegnato o usato per saldare una fattura non sarà più possibile cancellarlo. Si consiglia, pertanto, la massima attenzione quando si utilizzano i fondi di un budget.
Limiti nella natura gerarchica dei fondi apicali e dei fondi annidati
È possibile assegnare fondi a tutti i livelli della gerarchia a un articolo in un ordine o in una fattura. Ciò significa che anche i fondi apicali che servono solo come contenitori per i fondi annidati possono essere selezionati come fondo per un articolo. Se non si desidera che questi fondi vengano selezionati, assicurarsi di aver impostato lo stato del fondo su Disabilitato per le nuove transazioni . Si può anche indicare ai selettori di utilizzare solo i fondi annidati e non i fondi apicali. Si potrebbe anche assegnare 0,00 come importo di bilancio per questi fondi.
Al momento, non è possibile configurare un fondo annidato affinché addebiti il costo di una transazione sul denaro presente in un fondo di livello superiore. Ad esempio, non è possibile assegnare 10.000,00 al fondo apicale “inglese” e, quando il suo fondo annidato viene utilizzato per un ordine, impegnare il fondo apicale. In questi casi, si può prendere in considerazione una delle due opzioni:
- Suddividere l’importo preventivato del fondo apicale tra i suoi fondi annidati; oppure…
- Mettere l'importo preventivato sul fondo padre, ma quando si analizza il bilancio, scaricare il file CSV per il budget e utilizzare le colonne Totale spese impegnate, e Totale speso per calcolare l'importo rimanente nel budget.
Nota: È possibile visualizzare l'importo totale degli impegni e delle spese di un fondo apicale e dei suoi fondi annidati.A tale scopo, fare clic sul pulsante Preferenze utente (
) in alto a destra della tabella e spunta la visualizzazione delle colonne Totale impegni e Totale spese.
Scaricare i dati relativi ai fondi
Una volta finito di configurare un budget, si possono scaricare fino a 800 fondi alla volta in un unico file CSV. Potrebbe essere necessario compiere questa azione nel caso i tuoi fornitori abbiano bisogno di una lista completa di tutti i tuoi codici fondo per inserirli nel loro gestionale.
- Impostare l'elenco a discesa Righe (visualizzato sopra la tabella) sul numero appropriato.
- Nella parte superiore della tabella, accanto a Risultati [n] - [n] di [n], fare clic sul pulsante Esporta come CSV (
).