Come creare un budget per il prossimo ciclo fiscale
Prima di chiudere un budget, è necessario impostarne uno nuovo per il prossimo ciclo fiscale. La procedura che segue illustra le azioni da compiere quando si configura un nuovo budget per il prossimo ciclo fiscale.
Nota: gli utenti delle acquisizioni basate su sede possono aprire un budget solo per una sede per cui hanno le autorizzazioni appropriate. Per ulteriori dettagli, vedere Informazioni sulle acquisizioni basate sulla sede.
1° passaggio: aprire un nuovo budget e configurarne le date
- Fare clic su Budget > Nuovo Budget.Questa azione crea un nuovo budget, la data di inizio è il giorno successivo alla data di chiusura del budget precedente.Non è possibile modificare direttamente la data di inizio del nuovo budget poiché deve partire subito dopo la chiusura del budget precedente.
- (Facoltativo) È possibile modificare la data di chiusura del budget precedente nel caso si voglia intervenire sulla data di inizio del prossimo budget.
- Tieni presente che il budget non viene salvato fino a quando non viene creato il primo fondo nel passaggio successivo.
2° passaggio: aggiungere dei fondi a un budget
Nota importanti sull'aggiunta di fondi
- Quando aggiungi fondi al nuovo budget, puoi scegliere di copiare fondi dal tuo budget precedente o aggiungere fondi da zero se il nuovo budget è significativamente diverso dal budget precedente.
- Il modo più semplice per aggiungere fondi a un bilancio è copiare i fondi dal bilancio precedente. Con questo metodo si copiano tutti i fondi e le loro relazioni genitore-figlio, senza dover creare manualmente i fondi per il nuovo bilancio. Opzionalmente, è possibile trasferire anche gli importi preventivati.
- Tuttavia, ci sono degli svantaggi nel copiare semplicemente i fondi.
- È necessario modificare manualmente l'importo preventivato per tutti i fondi che non corrispondono esattamente.
- Se aggiorni gli importi preventivati in più sessioni, non c'è un modo semplice per tenere traccia del fondo che hai aggiornato l'ultima volta. Se si copiano i fondi e si lasciano tutti gli importi a budget su 0,00, è possibile distinguere tra gli importi a budget aggiornati e quelli no.
Opzione A: Aggiungere dei fondi copiandone il modello dal budget precedente
- Fare clic su Copia la struttura del budget.
- (Facoltativo) Nella finestra di dialogo:
- Selezionare la casella Copia i fondi con l’ammontare preventivato nel caso si desideri copiare gli importi preventivati dei fondi nel nuovo budget.
- Selezionare la casella Non copiare i fondi disabilitati per le nuove transazioni e i loro fondi annidati nel caso non si desideri copiare i fondi disabilitati per le nuove transazioni nel nuovo budget.
- Selezionare la casella di controllo Non copiare i fondi disabilitati per tutti gli usi e i relativi fondi derivati se non si desidera che i fondi disabilitati per tutti gli usi vengano copiati nel nuovo budget.
- Selezionare Copia note per copiare le note di tutti i fondi dal budget precedente al nuovo budget.
- Fare clic su Copia.
- Una volta copiata la struttura dei fondi dal budget precedente, è ancora possibile regolare i fondi per adattarli alle modifiche che si desidera apportare al nuovo budget.Ad esempio, si può voler ridistribuire gli importi di spesa preventivati tra i diversi fondi.
Opzione B: aggiungere manualmente dei fondi
- Per aggiungere un fondo, fare clic su Aggiungi (
) nell’ultima colonna di destra (colonna Azioni). - Ogni fondo deve avere un Nome del Fondo, un Codice del Fondo, e dev’essere stabilito un importo preventivato. Il Codice del Fondo dev’essere univoco, mentre il Nome del Fondo e l'importo preventivato possono ripetersi. Per esempio, si può avere un fondo annidato chiamato “Libri” sia sotto il fondo denominato “Inglese” e il fondo denominato “Geografia”.
- Nome del fondo: Scegliere un nome che sia esemplificativo e di facile lettura.
- Codice fondo : Ci sono numerose opzioni per scegliere un codice fondo appropriato. Alcuni suggerimenti:
- Una versione abbreviata del nome del fondo (p.e. EngBks per English Books budget).
- L’identificatore usato dal sistema amministrativo-contabile della tua istituzione (p.e. PeopleSoft, SAP). Questo permette di usare il codice fondo come nodo tra i due sistemi.
- Una combinazione dei precedenti (p.e. EngBks-001234).
- Stato fondo: selezionare Abilitato
(predefinito), Disabilitato per nuove transazioni 
, o Disabilitato per tutti gli usi 
. - Importo preventivato : Esistono diverse procedure per assegnare una cifra di denaro a un fondo. Considerazioni:
- Se si sta creando il budget per il prossimo periodo fiscale e si prevede di iniziare a usare le Acquisizioni all'inizio di quell’anno fiscale, utilizzare l'intero importo preventivato per quel periodo fiscale. Ad esempio, se si dispone di 1.000 $ per il prossimo periodo di bilancio, inserire 1.000,00.
- Se si sta creando il budget per il periodo fiscale corrente (che è già iniziato), si può usare il saldo rimanente per il fondo come Importo preventivato, invece dell'intero importo preventivato per quel periodo. Ad esempio, se si sono preventivati 1.000 $ per un fondo ma se ne sono già spesi 500, si può inserire 500,00 come Importo preventivato, poiché si tratta dell'importo rimanente da poter spendere.
- È possibile creare un fondo annidato a un altro fondo facendo clic sul pulsante con i tre puntini (
) presente nella colonna azioni del fondo. È possibile creare fino a cinque livelli di fondi, ma ricordate che con l'aumentare della complessità della struttura dei fondi aumenta anche la complessità della scelta del fondo giusto quando si ordina o si fattura un articolo. - Se si commette un errore, è possibile modificare il nome del fondo, il codice del fondo e l'importo preventivato in qualsiasi momento. Fare clic sul pulsante con le ellissi () nella colonna delle azioni del fondo che si desidera modificare e scegliere Modifica dal menu a discesa. L'importo totale del budget verrà visualizzato nella parte superiore dello schermo in modo che sia possibile sperimentare facilmente con diversi importi in budget per ogni fondo e visualizzare i risultati.
- È possibile cancellare i fondi fintanto che non sono stati utilizzati. Tuttavia, appena un fondo viene impegnato o usato per saldare una fattura non sarà più possibile cancellarlo. Si consiglia, pertanto, la massima attenzione quando si utilizzano i fondi di un budget.
Limiti nella natura gerarchica dei fondi apicali e dei fondi annidati
È possibile assegnare fondi a tutti i livelli della gerarchia a un articolo in un ordine o in una fattura. Ciò significa che anche i fondi apicali che servono solo come contenitori per i fondi annidati possono essere selezionati come fondo per un articolo. Se non si desidera che questi fondi vengano selezionati, assicurarsi di aver impostato lo stato del fondo su Disabilitato per le nuove transazioni . Si può anche indicare ai selettori di utilizzare solo i fondi annidati e non i fondi apicali. Si potrebbe anche assegnare 0,00 come importo di bilancio per questi fondi.
Al momento, non è possibile configurare un fondo annidato affinché addebiti il costo di una transazione sul denaro presente in un fondo di livello superiore. Ad esempio, non è possibile assegnare 10.000,00 al fondo apicale “inglese” e, quando il suo fondo annidato viene utilizzato per un ordine, impegnare il fondo apicale. In questi casi, si può prendere in considerazione una delle due opzioni:
- Suddividere l’importo preventivato del fondo apicale tra i suoi fondi annidati; oppure…
- Mettere l'importo preventivato sul fondo padre, ma quando si analizza il bilancio, scaricare il file CSV per il budget e utilizzare le colonne Totale spese impegnate, e Totale speso per calcolare l'importo rimanente nel budget.
Nota: È possibile visualizzare l'importo totale degli impegni e delle spese di un fondo apicale e dei suoi fondi annidati.A tale scopo, fare clic sul pulsante Preferenze utente (
) in alto a destra della tabella e spunta la visualizzazione delle colonne Totale impegni e Totale spese.
Per ulteriori informazioni sulla creazione di fondi, vedere Creare fondi per il budget.
3° passaggio: Decidere se si vuole utilizzare il nuovo budget prima di chiudere quello precedente
Quando si creano dei fondi, ricordate che verrà chiesto (durante il processo di chiusura del budget) di mappare tutti i fondi con impegni aperti verso i fondi del nuovo budget.
È necessario decidere se si intende utilizzare il nuovo budget prima di chiudere quello precedente.Per esempio, si possono effettuare ordini d’acquisto sul nuovo budget qualche settimana prima che termini il ciclo fiscale.Oppure, si può tenere aperto il budget precedente per alcune settimane dopo la fine del periodo fiscale e contemporaneamente effettuare degli ordini sul nuovo budget.
4° passaggio : Abilitare l’utilizzo del nuovo budget
- Nel pannello di sinistra fare clic su Budget.
- Nell’elenco dei budget, selezionare il budget che si desidera modificare.Il budget evidenziato è quello correntemente in uso.
- Fare clic su Modifica.
- Selezionare la casella Abilita all’uso nella parte superiore della pagina.
- Nella finestra relativa al periodo del bilancio fare clic su OK per attivare il budget e modificarne lo status.
- (Facoltativo) Selezionare la casella di controllo Abilita come predefinita per abilitare il periodo di budget come periodo di budget predefinito per l'ordinazione e la fatturazione.
- Una volta abilitato un budget, questo apparirà come selezionabile quando si effettuano ordini d’acquisto o quando si pagano le fatture.