Chiudere un budget di spesa

Importanti nota prima di chiudere un budget

• È possibile chiudere un budget solo dopo che la sua data di chiusura è passata. 
• Una volta chiuso, un budget non può essere più utilizzato. Inoltre, questa azione non può essere annullata.
• Il sistema può impiegare fino ad alcune ore per chiudere un budget, si raccomanda di:
  • Chiudere i budget alla fine della giornata lavorativa.
  • Non effettuare azioni in Acquisitions per alcune ore dopo aver chiuso un budget.
• Chiudere un budget presuppone che ne sia stato creato uno nuovo per il futuro ciclo fiscale.Vedi Come creare un budget per il prossimo ciclo fiscale.
• Durante il processo di chiusura di un budget, sarà necessario trasferire i fondi dal budget in chiusura al nuovo budget. È necessario compiere quest’azione per le seguenti ragioni:
  • Per spostare al bilancio successivo le voci d'ordine che ancora impegnano denaro, in modo che il bilancio chiuso non abbia impegni aperti.
  • Per spostare le voci dell’ordine d’acquisto parzialmente pagate o non pagate al budget successivo così che possano essere fatturate sul nuovo budget.
  • To move items on open orders with a selected fund.
  • Per spostare i modelli di acquisto sul nuovo budget affinché il sistema non carichi l’acquisto su un budget chiuso.
  • Per spostare le fatture di articoli non pagati sul nuovo budget, affinché le fatture non vengano addebitate su un budget chiuso.
• Alcune biblioteche desiderano evitare la mappatura dei fondi al periodo di bilancio successivo risolvendo manualmente i problemi di cui sopra.Ad esempio:
  • Fatturazione e pagamento di articoli che ancora impegnano denaro nel bilancio. Per trovare queste voci, cercare le voci d'ordine per Periodo di bilancio = periodo di bilancio corrente e Spesa= superiore a 0,01.
  • Fatturazione e pagamento di articoli presenti nell’ordine di acquisto non ancora pagati o parzialmente pagati. Per trovare queste voci, cercare le voci d'ordine per Tipo di ordine = tutti i tipi tranne l'ordine di acquisto, Stato dell'acquisto = tutti gli stati tranne pagato.
  • Reviewing items on open orders to see if they need to be placed and received in this budget year.
  • Cancellare i modelli di acquisto
      Attenzione: Questa operazione è sconsigliata, in quanto è necessario ricrearli, ma alcune biblioteche preferiscono farlo.
  • Saldare fatture pendenti. Per trovarle, cerca tra le fatture per Status del pagamento = tutti tranne Pagato.

     Nota: Questi ultimi passaggi non sono obbligatori. È possibile chiudere un budget che presenta le suddette situazioni, tutte le voci pendenti saranno spostate al budget del ciclo fiscale successivo.

Chiudere il budget corrente e trasferire le voci di spesa ancora aperte

1. (Facoltativo) Confermare di aver pagato tutte le fatture e gli articoli ordinati. Se ci sono fatture o ordini non pagati:
   • Pagare le fatture prima di chiudere il budget. Una volta chiuso il budget non potrà più essere utilizzato.
   • Chiudere il budget e successivamente pagare le fatture usando il nuovo budget.
2. Nell’angolo superiore destro del budget, fare clic su Chiudi Budget.
3. Nella finestra di dialogo, collegare tutti i fondi del budget corrente a quello successivo.Nella colonna di destra Nome del fondo, selezionare dall’elenco il fondo del nuovo budget o digita le informazioni.Tutte le modifiche verranno salvate.

    Attenzione: Non è possibile utilizzare un fondo inattivo come fondo di destinazione quando si chiude un budget di spesa. Se si seleziona un fondo inattivo come fondo di destinazione, esso sarà automaticamente rimosso la prossima volta che si apre la finestra di dialogo Chiudi budget.

   Nome fondo (budget corrente)	Codice fondo	Nome fondo (nuovo budget)
   Umanistica generale	HG	Umanistica generale
   Storia	HG-hist	Storia
   Europa	HG-hist-eu	Europa

4. Fare clic su Chiudi budget.
5. Nella finestra di avviso Chiudi Budget, fare clic su OK. Comparirà la risposta automatica “È in corso la chiusura del budget…”. Una volta terminata questa procedura il nuovo budget diventerà il budget corrente.
6. After the Close Budget process is completed:
   • Tutte le voci dell’ordine d’acquisto non pagate o parzialmente pagate verranno spostate sul nuovo budget di spesa.
   • All purchase order items that are still encumbering money in a fund will be moved to the next budget.
   • Tutte le fatture non pagate e le voci di fattura assegnate al budget in chiusura verranno spostate al budget successivo.
   • Tutti i modelli di articoli dell'ordine che utilizzano il budget corrente verranno spostati al budget successivo.
   • Tutte le richieste di acquisto che non sono state ordinate verranno spostate al budget successivo.
   • Tutte le voci dell'ordine e della fattura in modalità competenza, anche se pagate, verranno spostate al budget successivo.