Modificare il budget
Nota: gli utenti delle acquisizioni basate su sede possono gestire i budget solo delle sedi per le quali dispongono delle autorizzazioni di modifica. Vedere Informazioni sulle acquisizioni in base alla sede.
Come modificare un budget
Un budget è un insieme di fondi attivi nello stesso periodo.Il periodo viene definito da una data di inizio e una di chiusura.
- Nel pannello di sinistra fare clic su Budget.
- Nell’elenco dei budget, selezionare il budget che si desidera modificare.Il budget evidenziato è quello correntemente in uso.
- Fare clic su Modifica.
- Per modificare i fondi di un budget, vedi Modifica fondi.
Impostare un periodo di budget predefinito
È possibile impostare un periodo di budget corrente o futuro come periodo di budget predefinito per l'ordinazione e la fatturazione. Impostando un periodo di budget futuro come predefinito, è possibile fatturare e ordinare facilmente con il budget futuro durante il periodo di tempo dopo che il periodo di budget corrente non è più in uso e prima che venga chiuso formalmente.
Nota:
- Un periodo di budget deve essere abilitato all'uso prima di poterlo impostare come predefinito. Per ulteriori informazioni, vedere Abilitare il periodo di budget futuro per l'uso.
- Quando si fatturano voci d'ordine ancora impegnate nel periodo di budget corrente, verranno comunque utilizzate per impostazione predefinita il periodo di budget della voce d'ordine.
- Passare a Budget > Seleziona budget nel menu di navigazione a sinistra e selezionare il budget che si desidera impostare come predefinito dall'elenco a discesa.
- Fare clic su Modifica.
- Nella parte superiore della pagina, selezionare la casella di controllo Abilita come predefinita.
- Nella finestra di dialogo popup Modifica periodo di budget predefinito, fare clic su OK.
- (Facoltativo) Per ripristinare il periodo di budget predefinito nel periodo di budget predefinito originale, aprire il precedente periodo di budget predefinito e selezionare la casella di controllo Abilita come predefinita.
Abilita il periodo di budget futuro per l'uso
È possibile abilitare un budget futuro da utilizzare durante l'ordine e la fatturazione. Questo vale anche per i budget oltre il budget immediatamente successivo al budget corrente. L'utilizzo dei budget futuri abilitati consente di suddividere gli articoli in budget molto futuri quando la funzionalità della modalità acconto non soddisfa l'esigenza di suddividere il denaro tra periodi di budget futuri.
Nota: per consentirne l'uso, devono essere presenti fondi esistenti impostati in un budget futuro. Vedere Creare fondi.
Per abilitare un budget futuro per l'uso:
- Passare a Budget > Seleziona budget nel menu di navigazione a sinistra e selezionare il budget che si desidera abilitare dall'elenco a discesa.
- Fare clic su Modifica.
- Selezionare la casella di controllo Abilita per l'uso nella parte superiore della pagina.
- (Facoltativo) Nella finestra di dialogo risultante, selezionare la casella di controllo Abilita come predefinita per impostare il periodo di budget futuro come predefinito per l'ordinazione e la fatturazione.
Nota: se si lascia questa opzione deselezionata, il periodo di budget predefinito sarà il budget corrente.
- Nella finestra di dialogo risultante, fare clic su OK per confermare che si desidera abilitare il periodo di budget futuro per l'uso.
- Il periodo di budget abilitato sarà ora disponibile per la selezione sulle voci ordine e fattura.
Colonne della tabella fondi
Nella tabella appare un elenco dei fondi che compongono il budget.Alcune colonne necessitano di una spiegazione:
| Colonna | Mostrato per default | Descrizione |
|---|---|---|
| Preventivato | x |
L’importo monetario totale assegnato al fondo. Fare clic sul valore visualizzato nella colonna per vedere lo storico degli importi assegnati al fondo. |
| Saldo in contanti | Importo su un fondo meno eventuali spese. | |
| Impegnato | x | L’ammontare del fondo impegnato in ordini d’acquisto.Fare clic sul valore per visualizzare le voci dell’ordine d’acquisto impegnate su questo fondo. |
| Speso | x | L’ammontare del fondo impegnato in ordini d’acquisto.Fare clic sul valore per visualizzare le voci dell’ordine d’acquisto impegnate su questo fondo. |
| Codice fondo | x | ID univoco usato per interoperare con altri sistemi. |
| Nome del fondo | x | Il nome del fondo. |
| Status fondo | x | Lo status del fondo. Gli status vengono indicati da un’icona e includono:
|
| Impegno di spesa futuro | Calcolo dell’importo del fondo da impegnare nel prossimo ciclo fiscale alla chiusura dell’anno fiscale corrente. | |
| Nota | x | Qualsiasi nota a proposito del fondo.
|
| Prepagato | Calcolo dell’importo del fondo che andrà speso nel prossimo ciclo fiscale alla chiusura del periodo di bilancio in corso. | |
| Calcolo dell’importo del fondo che andrà speso nel prossimo ciclo fiscale alla chiusura del periodo di bilancio in corso. | x | l’importo rimasto nel fondo che non è stato impegnato o speso. |
| Saldo totale in contanti | Somma del saldo di cassa di tutti i fondi derivati e del relativo fondo principale. | |
| Impegno di spesa totale | La somma degli impegni presenti sui fondi annidati e sul relativo fondo apicale. | |
| Totale speso | La somma degli impegni presenti sui fondi annidati e sul relativo fondo apicale. | |
| Budget totale del fondo | Il totale dei fondi annidati. | |
| Totale saldo rimanente | La somma del saldo rimanente tra fondi annidati e relativo fondo apicale. |
) per aggiungere una nota.
) per modificare o aggiungere una nota.Filtra per Status del fondo
- Sopra la tabella dei fondi selezionare l’elenco a tendina Filtra per.
- Digitare il valore o fare clic sopra lo status del fondo per cui si desidera filtrare i risultati. Compariranno le seguenti opzioni:
- Abilitato all’uso (imp. predefinita)
- Disattivato per le nuove transazioni
- Disattivato per tutti gli utenti
Nota: Se lo status di un fondo annidato corrisponde al filtro di ricerca selezionato, ma lo status del relativo fondo apicale è diverso, comparirà il fondo apicale ma il colore del testo sarà grigio per indicare che lo status del fondo è differente da quello filtrato.
Configurare le colonne della tabella e scaricare i dati
Come configurare le colonne
È possibile scegliere le colonne da visualizzare nella tabella dei budget.
- Nella parte destra della schermata, sopra l’angolo superiore destro della tabella, fare clic sul pulsante Configura colonne (
). - Nella finestra di dialogo spunta le caselle relative alle colonne che si desidera visualizzare.
- Chiudi la finestra di dialogo facendo un clic altrove.
Scaricare i dati del budget
Una volta finito di configurare un budget, si possono scaricare fino a 800 fondi alla volta in un unico file CSV. Potrebbe essere necessario compiere questa azione nel caso i tuoi fornitori abbiano bisogno di una lista completa di tutti i tuoi codici fondo per inserirli nel loro gestionale.
- Impostare l'elenco a discesa Righe (visualizzato sopra la tabella) sul numero appropriato.
- Nella parte superiore della tabella, accanto a Risultati [n] - [n] di [n], fare clic sul pulsante Esporta come CSV (
).