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Modificare il budget

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Scopri come modificare un budget e configurare le colonne da visualizzare su WorldShare Acquisitions.

Come modificare un budget

Un budget è un insieme di fondi attivi nello stesso periodo.Il periodo viene definito da una data di inizio e una di chiusura.  

  1. Nel pannello di sinistra fare clic su Budget.
  2. Nell’elenco dei budget, selezionare il budget che si desidera modificare.Il budget evidenziato è quello correntemente in uso.
  3. Fare clic su Modifica.
  4. Per modificare i fondi di un budget, vedi Modifica fondi.

Set a default budget period

You can set a current or future budget period as the default budget period for ordering and invoicing. By setting a future budget period as the default, you can easily invoice and order with the future budget during the period of time after the current budget period is no longer being used and before it is formally closed.

 Nota:

  • A budget period must be enabled for use before you can set it as the default. For more information, refer to Enable future budget period for use.
  • When you invoice order items still encumbered on the current budget period, they will still default to the budget period of the order item.
  1. Navigate to Budgets > Select Budget in the left navigation and select the budget you wish to set as default from the drop-down list.
  2. Click Edit.
  3. At the top of the page, select the Enable as default checkbox.
  4. In the Change default budget period pop-up dialog, click OK.
  5. (Optional) To change the default budget period back to the original default budget period, open the former default budget period and select the Enable as default checkbox.

Enable future budget period for use

You can enable a future budget for use when ordering and invoicing. This also applies to budgets beyond the budget immediately after the current budget. Using enabled future budgets allows you to split items over far future budgets when the accrual mode functionality does not meet the need for how you would like to split money across future budget periods.

 Note: There must be existing funds set up in a future budget to enable it for use. See Create funds.

To enable a future budget for use:

  1. Navigate to Budgets > Select Budget in the left navigation and select the budget you wish to enable from the drop-down list.
  2. Click Edit.
  3. Select the Enable for use checkbox at the top of the page.
  4. (Optional) In the resulting dialog, select the Enable as default checkbox to set the future budget period as the default for ordering and invoicing.

     Note: If you leave this option unchecked, the default budget period will be the current budget.

  5. In the resulting dialog, click OK to confirm that you want to enable the future budget period for use.
  6. The enabled budget period will now be available for selection on order items and invoice items. 

Colonne della tabella fondi

Nella tabella appare un elenco dei fondi che compongono il budget.Alcune colonne necessitano di una spiegazione:

Colonna Mostrato per default Descrizione
Preventivato x

L’importo monetario totale assegnato al fondo.

Fare clic sul valore visualizzato nella colonna per vedere lo storico degli importi assegnati al fondo.

Cronologia degli importi assegnati – Colonne disponibili
Intestazione della colonna Descrizione
Data La data della modifica dell’importo.La modifica più recente appare in prima posizione.
Utente Il nome dell’utente che ha effettuato la modifica.
Modifica La somma che è stata modificata.
Nuovo ammontare assegnato Il nuovo importo assegnato al fondo a seguito della modifica
Tipo di operazione

La tipologia di modifica effettuata.Potrà essere una delle seguenti:

  • Crea – L’importo è stato assegnato durante il processo di creazione del fondo
  • Aggiorna – L’importo attuale dipende da una modifica manuale del fondo
  • Trasferimento - l'importo assegnato è tale a seguito di un trasferimento monetario tra due fondi.Fare clic sulla colonna trasferimento per ottenere maggiori informazioni sul trasferimento dal fondo di origine a quello di destinazione.

 
Impegnato x L’ammontare del fondo impegnato in ordini d’acquisto.Fare clic sul valore per visualizzare le voci dell’ordine d’acquisto impegnate su questo fondo.
Speso x L’ammontare del fondo impegnato in ordini d’acquisto.Fare clic sul valore per visualizzare le voci dell’ordine d’acquisto impegnate su questo fondo.
Codice fondo x ID univoco usato per interoperare con altri sistemi.
Nome del fondo x Il nome del fondo.
Status fondo x Lo status del fondo. Gli status vengono indicati da un’icona e includono:
Impegno di spesa futuro   Calcolo dell’importo del fondo da impegnare nel prossimo ciclo fiscale alla chiusura dell’anno fiscale corrente.
Nota x Qualsiasi nota a proposito del fondo.
  • Fare clic sul pulsante Aggiungi nota (Aggiungi nota) per aggiungere una nota.
  • Fare clic sul pulsante Aggiungi/Modifica nota (Aggiungi/Modifica nota) per modificare o aggiungere una nota.
Prepagato   Calcolo dell’importo del fondo che andrà speso nel prossimo ciclo fiscale alla chiusura del periodo di bilancio in corso.
Calcolo dell’importo del fondo che andrà speso nel prossimo ciclo fiscale alla chiusura del periodo di bilancio in corso. x l’importo rimasto nel fondo che non è stato impegnato o speso.
Impegno di spesa totale   La somma degli impegni presenti sui fondi annidati e sul relativo fondo apicale.
Totale speso   La somma degli impegni presenti sui fondi annidati e sul relativo fondo apicale.
Budget totale del fondo   Il totale dei fondi annidati.
Totale saldo rimanente   La somma del saldo rimanente tra fondi annidati e relativo fondo apicale.

Filtra per Status del fondo

  1. Sopra la tabella dei fondi selezionare l’elenco a tendina Filtra per.
  2. Digitare il valore o fare clic sopra lo status del fondo per cui si desidera filtrare i risultati. Compariranno le seguenti opzioni:
    • Fund status: Enabled - Abilitato all’uso (imp. predefinita)
    • Fund status: Disabled for New Transactions - Disattivato per le nuove transazioni
    • acq-disable-button.png - Disabled for All Use

       Nota: Se lo status di un fondo annidato corrisponde al filtro di ricerca selezionato, ma lo status del relativo fondo apicale è diverso, comparirà il fondo apicale ma il colore del testo sarà grigio per indicare che lo status del fondo è differente da quello filtrato. 

Configurare le colonne della tabella e scaricare i dati

Come configurare le colonne

È possibile scegliere le colonne da visualizzare nella tabella dei budget.

  1. Nella parte destra della schermata, sopra l’angolo superiore destro della tabella, fare clic sul pulsante Configura colonne (Configura colonne).
  2. Nella finestra di dialogo spunta le caselle relative alle colonne che si desidera visualizzare.
  3. Chiudi la finestra di dialogo facendo un clic altrove.

Scaricare i dati del budget

Una volta finito di configurare un budget, si possono scaricare fino a 800 fondi alla volta in un unico file CSV. Potrebbe essere necessario compiere questa azione nel caso i tuoi fornitori abbiano bisogno di una lista completa di tutti i tuoi codici fondo per inserirli nel loro gestionale.

  1. Set the Rows drop-down list (appears above the table) to the appropriate number.
  2. At the top of the table, next to Results [n] - [n] of [n], click the Export as CSV (acquisitions-export-button.png) button.