Informazioni sulle acquisizioni basate su succursali
Attenzione: l'abilitazione delle acquisizioni basate sulla sede è una modifica permanente in WMS e non può essere disabilitata. Prestare particolare attenzione alle modifiche apportate da questa funzione, poiché questa modifica influisce su quasi tutte le schermate del flusso di lavoro di acquisizione standard.
Overview
La funzione acquisizioni basate sulla sede consente alle sedi di gestire autonomamente i propri dati di acquisizione e flussi di lavoro. Se abilitata, ogni sede è in grado di gestire tutti i propri processi e funzionalità, inclusi ordini, ricezione, fatturazione, importazione e richieste di acquisto.
Riepilogo delle funzionalità delle sedi nelle acquisizioni:
- Tutti i dati sono prefiltrati dal ramo di accesso
- È possibile visualizzare i dati di tutte le sedi, ma è possibile modificare solo i dati delle sedi in cui si dispone dei ruoli o delle autorizzazioni appropriati
- Per le transazioni è richiesta la coerenza della sede
- Le richieste di acquisto, gli ordini e le fatture devono corrispondere tutti alla stessa sede
- Il sistema fornisce un avviso se le sedi non corrispondono
Ulteriori informazioni in una presentazione Community Center: Panoramica delle acquisizioni basate sulla sede di WorldShare Acquisitions (richiede l'accesso al Community Center)
Nota: la funzionalità basata sulla sede differisce dalla richiesta per sede e deve essere abilitata separatamente. Per maggiori dettagli, vedere Solleciti per sede.
Abilita acquisizioni basate su sede
Se si è certi che le acquisizioni in sede sia adatta alle esigenze della propria biblioteca, contattare il personale OCLC per i passaggi successivi. Puoi farlo contattando il supporto OCLC nella tua regione o contattando il tuo team di implementazione.
Ruoli
Esistono diversi ruoli specifici per le acquisizioni basate su succursali. Per visualizzare i dettagli completi dei ruoli disponibili e le informazioni su come gestire e assegnare i ruoli, vedere Ruoli delle acquisizioni basate sulla sede.
Note importanti sui ruoli della sede:
- Ogni utente può avere ruoli dell'istituzione, ruoli della sede o entrambi
- I ruoli basati sulla sede dispongono delle autorizzazioni di modifica solo nella sede specifica
- I ruoli dell'istituzione non coprono automaticamente le azioni riservate alla sede e i ruoli della sede non sostituiscono i ruoli dell'istituzione
- La maggior parte delle biblioteche che utilizzano questa funzionalità assegneranno ruoli a ciascun utente solo per la sede in cui lavorano
Dipartimenti
I dipartimenti funzionano come sottounità di una sede. È possibile impostare i reparti per rappresentare aree diverse di una sede. Ad esempio: reparto monografie, reparto periodici, ecc.
Per aggiungere un nuovo dipartimento Acquisizioni:
- Passare a Impostazioni > Amministrazione > Reparti acquisizioni.
- Dal menu a discesa Sede, selezionare la sede a cui si desidera aggiungere il dipartimento.
- Fare clic su Aggiungi reparto acquisizioni.
- Nella schermata Aggiungi reparto acquisizioni, inserire le informazioni:
- Nome del dipartimento.
- ID reparto.
- Scegli uno stato:
- Attivo
- Inattivo
Nota: solo i reparti attivi sono disponibili per la selezione.
- (Facoltativo) Aggiungere una descrizione.
- Click Add.
Accedi a WorldShare
- Quando si dispone dell'autorizzazione per più di una sede, viene visualizzata l'opzione per scegliere una sede quando si accede a WorldShare
- Quando si sceglie una sede all'accesso, il resto della sessione sarà per quella sede fino al logout
Per ulteriori informazioni, vedere Accedi ad Acquisitions.
Funzionalità di acquisizione basata su sede
Quando si utilizzano le acquisizioni basate su una sede, molte aree di funzionalità sono predefinite per la specifica sede di accesso. Le modifiche alla funzionalità quando si utilizzano le acquisizioni basate su sede sono elencate di seguito per area.
Budget
- Le informazioni sulle pagine di budget vengono filtrate dal ramo di accesso
- I fondi visualizzati nelle pagine di budget sono associati alla sezione di accesso
- Quando si crea un fondo principale, è possibile selezionare una o più sedi in cui il fondo dovrebbe essere disponibile
- Tutti i fondi derivati verranno automaticamente assegnati alla sede del fondo principale
Per ulteriori informazioni, vedere Budget e fondi.
Richieste di acquisto
- Quando si crea una richiesta di acquisto:
- Per impostazione predefinita, la sede acquisizioni è quella di accesso
- Durante la ricerca di richieste di acquisto:
- Le richieste in sospeso sono prefiltrate al ramo di accesso
- Le richieste di acquisto per tutte le filiali del proprio istituto possono essere visualizzate ma non modificate, a meno che non si disponga delle autorizzazioni per tale sede
Per ulteriori informazioni, vedere Richieste di acquisto.
Ordini
- L'elenco Ordini esistenti è prefiltrato per gli ordini assegnati al ramo di accesso
- Quando si crea un ordine:
- Per impostazione predefinita, la sede acquisizioni è quella di accesso
- Facoltativamente, è possibile aggiungere un Reparto acquisizioni, se ne è stato creato uno
- I fondi sono prefiltrati per la sezione di accesso
- Non è possibile modificare la sede acquisizioni dopo aver creato un ordine
- La sede di una fattura e la sede di un ordine devono corrispondere per effettuare l'ordine
Per ulteriori informazioni, vedere Ordini e linee d'ordine.
Modelli di articoli ordinati
- Quando si applica un modello di linea d'ordine:
- L'elenco dei modelli di voci d'ordine disponibili è prefiltrato per il ramo di accesso
Per ulteriori informazioni, vedere Gestire i modelli di voci d'ordine.
Fatture ed item in fattura
- Quando si aggiunge un item a una fattura:
- Per impostazione predefinita, la sede acquisizioni è quella di accesso
- Facoltativamente, è possibile aggiungere un Reparto acquisizioni, se ne è stato creato uno
- Durante la ricerca delle fatture:
- Per impostazione predefinita, il filtro Sede acquisizioni è la sede di accesso
- Le fatture per tutte le sedi del tuo istituto possono essere visualizzate ma non modificate, a meno che tu non disponga delle autorizzazioni per quella sede
- Durante la ricerca di voci in fattura:
- Per impostazione predefinita, il filtro Sede acquisizioni è la sede di accesso
- Le voci di fattura per tutte le sedi del proprio istituto possono essere visualizzate ma non modificate, a meno che non si disponga delle autorizzazioni per quella sede
Per ulteriori informazioni, vedere Fatture.
Lavori automatizzati
- È possibile selezionare una sede acquisizioni quando si creano lavori dei seguenti tipi:
- Importazione fattura (EDIFACT)
- Importazione ordine (MARC)
- Importazione fattura e pronti per lo scaffale (MARC)
- Se si possiedono ruoli per più sedi, è possibile importare dati di più sedi per lavori dei seguenti tipi:
- Importa dati risposta ordine (EDIFACT)
- Importazione pronti per lo scaffale (EDIFACT)
Per ulteriori informazioni, vedere Importa.
Pagine dei fornitori
- In Collegamenti e accessi, ogni collegamento può appartenere a una singola sede
- I contatti del fornitore possono appartenere a una o più sedi
- È possibile filtrare Import/Export per sede
- I numeri di account del cliente possono essere specifici della sede
- È possibile configurare la notifica basata sulla sede e le impostazioni EDIFACT in una nuova sezione della pagina del fornitore
- Il filtro La mia sede nella pagina di un fornitore:
- Impostazione predefinita per il ramo di accesso
- Consente di scegliere le informazioni sulla sede che si desidera visualizzare
- Aggiorna tutto il contenuto della pagina del fornitore per mostrare i dati per la sede selezionata
Per ulteriori informazioni, vedere Fornitori.