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Supporto OCLC

Scegliere un fondo di spesa per un ordine d’acquisto o una fattura

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Scopri come scegliere il fondo corretto per un ordine d’acquisto, una voce d’ordine o una fattura su WorldShare Acquisitions.

Quando si seleziona il budget/fondo da usare sono visibili i budget relativi fino a due cicli fiscali (se è stato attivato più di un budget). Per impostazione predefinita, viene visualizzato l'anno corrente.

Quando si sceglie un fondo per un ordine d’acquisto o per una fattura, l’elenco a tendina dei fondi mostra i primi 15 fondi presenti nel tuo budget di spesa. Digita le prime lettere del nome di uno specifico fondo per farlo salire in prima posizione e selezionarlo dall’elenco.

 Nota: gli utenti di Acquisizioni da sede possono gestire fondi presso una sede solo se dispongono delle autorizzazioni appropriate. Vedere Informazioni sulle acquisizioni in base alla sede.

Come assegnare un fondo a un ordine d’acquisto

Creare un nuovo ordine oppure cercare un ordine e modificarne i dettagli nella colonna Budget/fondo per ciascun articolo presente nell’ordine d’acquisto.

  1. Nel pannello di sinistra fare clic su Ordini > Ordini.
  2. Fare clic su Cerca per visualizzare tutti gli ordini.
    Oppure
    Fare clic su Nuovo Ordine per crearne uno nuovo.
    Oppure
    Dall’elenco a tendina, selezionare un criterio di ricerca e immettere nella barra di ricerca il termine/i da ricercare. Fare clic su Cerca.
  3. Fare clic sul Nome dell’ordine per visualizzare e modificare gli articoli presenti nell’ordine.
  4. Nella colonna Budget/Fondo , utilizzare l'elenco a discesa per modificare i dettagli del budget/fondo.

Come assegnare un fondo a una voce presente nell’ordine d’acquisto

Cercare la voce presente nell’ordine d’acquisto e modificare i dettagli nella colonna Fondo per ogni voce d’acquisto.

  1. Nel pannello di sinistra fare clic su Ordini > Voci dell’ordine.
  2. Fare clic su Cerca per visualizzare tutti gli articoli presenti nell’ordine d’acquisto.
    Oppure
    Dall’elenco a tendina, selezionare un criterio di ricerca e immettere nella barra di ricerca il termine/i da ricercare. Fare clic su Cerca.
  3. Fare clic sul collegamento Titolo/Nome per visualizzare i dettagli dell'elemento.
  4. Fare clic sul tab Budget/Fondo . 
  5. Modificare i dettagli nella scheda Budget/Fondo .
    • La colonna Budget consente di selezionare un budget (se è abilitato più di un budget).
    • La colonna Fondo consente di selezionare il fondo su cui verrà addebitato il costo dell'elemento.
    • I fondi con un bilancio pari a zero o in negativo saranna evidenziati in rosso.
    • Sugli ordini aperti, quando un fondo viene selezionato, è possibile scorrere il mouse sul nome del fondo per visualizzare gli importi preventivati, impegnati, spesi e rimanenti.

Come assegnare un fondo a una fattura

Creare una nuova fattura o cercare la fattura e modificarne i campi in Budget/Fondo.

  1. Nel pannello di sinistra fare clic su Fatture> Fatture.
  2. Fare clic su Cerca per visualizzare tutte le fatture.
    Oppure
    fare clic su Nuova fattura per creare una nuova fattura.
  3. Fare clic sul Numero di fattura per visualizzare e modificare le informazioni della fattura. Vedi Modificare fatture.
  4. Gli item della fattura vengono visualizzati in righe nella metà inferiore dello schermo.
  5. Fare clic sul titolodi un elemento.
  6. Utilizzare la colonna Budget/Fondo per modificare i dettagli del budget/fondo.
    • L’elenco superiore è quello dei Budget (se sono presenti più di un budget all’attivo).
    • L’elenco in basso è relativo al fondo su cui verrà addebitato il costo dell’articolo:
      • Colonna di sinistra - Nome del fondo
      • Colonna centrale - Codice fondo
      • Colonna di destra - Fondo madre

Distribuire per importo, su più fondi, il costo di una voce di fattura o d’ordine d’acquisto

 Nota:  Alternare tra Importo e Percentuale può cambiare la percentuale di spesa assegnata a ciascun fondo per motivi di arrotondamento, quando si passa da una modalità all’altra durante la fase di assegnazione dei costi.

  1. Vai sulla pagina degli Ordini o delle Fatture.
  2. Dalla colonna Budget/Fondo fare clic su Assegna Budget/Fondi multipli.
  3. Selezionare la spunta Importo.
  4. Aggiungere ulteriori fondi facendo clic sul pulsante Aggiungi (Screenshot del pulsante Aggiungi in WorldShare Acquisitions) nella colonna Azioni.
  5. Digitare l’ importo per ogni nuovo fondo aggiunto. Gli importi di ciascun fondo devono coincidere con il prezzo totale dell’articolo. Il prezzo totale dell’articolo e l’importo non assegnato si trovano nella parte superiore della finestra di dialogo.
  6. (Facoltativo) fare clic su Distribuisci in modo uniforme fra i fondi non ancora selezionati per distribuire la percentuale di spesa in modo uniforme tra i fondi con un importo di spesa pari a zero.
  7. Fare clic su Salva.

Selezionare i fondi da budget relativi a differenti cicli fiscali per la voce di una fattura

 Nota: 

  • Alternare tra Importo e Percentuale può cambiare la percentuale di spesa assegnata a ciascun fondo per motivi di arrotondamento, quando si passa da una modalità all’altra durante la fase di assegnazione dei costi.
  • È sempre possibile selezionare il periodo di budget corrente, ma il periodo di budget successivo è disponibile solo se è stato abilitato all'uso. A tale scopo, passare al budget successivo selezionato e selezionare Abilita all'uso.
  1. Vai sulla pagina degli Ordini o delle Fatture.
  2. Dalla colonna Budget/Fondo fare clic su Assegna Budget/Fondi multipli.
  3. Selezionare la spunta Importo.
  4. Aggiungere periodi di budget aggiuntivi facendo clic sul pulsante Aggiungi (Screenshot del pulsante Aggiungi in WorldShare Acquisitions) nella colonna Azioni.
  5. Selezionare un budget per ogni riga così aggiunta.
  6. Fare clic su Salva.