Automatizzare la richiesta di emissioni in serie
Overview
You can automate the claiming of serial issues that are missing or late. To automatically claim serial issues, you will need to:
- Creare ricerche salvate per i diversi gruppi di problemi che si desidera rivendicare automaticamente.
- Creare lavori automatici per ogni ricerca salvata e programmarne l'esecuzione a intervalli regolari.
Una volta che le ricerche salvate e i lavori automatici sono stati creati e salvati, i problemi verranno richiesti in base alle pianificazioni specificate.
When a job is processed, issues will be grouped and claimed by vendor. If multiple vendors are included in a job, claims will be sent to each vendor. For the system to automate the claiming of serial issues, you must have:
- Un ordine di abbonamento per il numero OCLC in WorldShare Acquisitions.
- Un contatto del fornitore con un indirizzo e-mail assegnato.
Se il fornitore di un numero di serie è vuoto o il contatto del fornitore non ha un indirizzo e-mail assegnato, non verrà richiesto alcun numero di serie. Riceverete una notifica via e-mail in caso di problemi con il processo di richiesta di rimborso.
Le migliori pratiche
- Tutte le frequenze di pubblicazione utilizzate dalla vostra biblioteca dovrebbero essere coperte dalle ricerche salvate.
- I periodi di ritardo (giorni dalla data di pubblicazione prevista o giorni dalla data dell'ultimo reclamo) dovrebbero corrispondere alle vostre aspettative per quel tipo di emissione e/o frequenza di pubblicazione.
- OCLC consiglia di impostare due ricerche salvate separate:
- Una ricerca salvata per i problemi che non sono mai stati reclamati.
- Una ricerca salvata per i problemi che sono già stati rivendicati.
Questo perché il ritardo per i problemi che non sono mai stati reclamati si basa sulla data di rilascio prevista, mentre il ritardo per i problemi che sono stati reclamati in precedenza potrebbe essere basato sulla Data dell'ultima richiesta.
Creare ricerche salvate
È necessario creare una ricerca salvata per ciascuno dei lavori automatici che si desidera attivare. Ogni lavoro automatico richiederà tutti i problemi della ricerca salvata come programmato, quindi è necessario creare le ricerche salvate in modo appropriato.
I filtri applicati alle ricerche salvate ne determinano il carattere ristretto o ampio. Sebbene sia possibile utilizzare uno qualsiasi dei filtri di ricerca disponibili per creare una ricerca salvata e un lavoro automatico associato, OCLC consiglia di impostare le ricerche salvate in base alla frequenza di pubblicazione. In questo modo è possibile impostare un periodo di ritardo diverso per ogni frequenza di pubblicazione.
I flussi di lavoro seguenti mostrano come creare ricerche salvate per frequenza di pubblicazione. I passaggi sono gli stessi, indipendentemente dai filtri scelti per creare le ricerche salvate.
Creare ricerche salvate per problemi che non sono mai stati reclamati
- Andare su Problemi di serie > Problemi mancanti. Si apre la schermata Problemi mancanti.
- Fare clic su Frequenza di pubblicazione > Settimanale > Applica per impostare la frequenza di pubblicazione su settimanale.
- Fare clic su Rilascio previsto, inserire il numero di giorni (ad esempio, 7) nel campo di testo Più di 7 che si desidera attendere prima di reclamare il fascicolo, quindi fare clic su Applica. Questo indicherà al lavoro automatico di attendere un certo numero di giorni (ad esempio, 7) prima di richiedere i fascicoli settimanali.
- Fare clic su Claims > From e inserire 0 in entrambi i campi di testo From range. Impostando l'intervallo dei reclami da 0 a 0, si garantisce che nella ricerca salvata vengano restituite solo le questioni che non sono mai state reclamate.
- Fare clic su Salva ricerca per aprire la finestra di dialogo Salva ricerca.
- Nella finestra di dialogo Ricerca salvata, inserire nel campo di testo Nome i numeri settimanali in ritardo - Mai reclamati.
- Fare clic su Salva.
- Ripetere i passaggi da 1 a 7 per le frequenze di pubblicazione aggiuntive che non sono mai state richieste, utilizzando i valori indicati di seguito.
Creare ricerche salvate per i problemi che sono già stati rivendicati
È possibile creare ricerche salvate per i problemi che sono già stati rivendicati, modificando le ricerche salvate per i problemi che non sono mai stati rivendicati.
- Navigare in Problemi di serie > Ricerche di problemi mancanti. Si apre la schermata Ricerche di problemi mancanti.
- Enter your search terms in the Find saved searches... text field and then click Search.
- Click the desired saved search Name to view and edit the saved search.
- Fare clic su Expected Release > Reset per cancellare il numero di giorni.
- Fare clic su Sinistri e modificare il numero di sinistri da 0 a 0 da:
- Immettere 1 e il numero massimo di volte che si desidera richiedere un fascicolo (ad esempio, 7) nei campi di testo dell'intervallo. In questo modo la ricerca salvata potrà essere richiesta fino a 7 volte. Dopo 7 richiesti di sollecito, il sistema smetterà di sollecitare i fascicoli.
Oppure - Fare clic su Più di e inserire 1 nel campo di testo. In questo modo, la ricerca salvata viene impostata per richiedere i problemi a tempo indeterminato, fino a quando non si smette di richiederli manualmente o fino a quando i problemi non vengono ricevuti.
- Immettere 1 e il numero massimo di volte che si desidera richiedere un fascicolo (ad esempio, 7) nei campi di testo dell'intervallo. In questo modo la ricerca salvata potrà essere richiesta fino a 7 volte. Dopo 7 richiesti di sollecito, il sistema smetterà di sollecitare i fascicoli.
- Fare clic su Ultimo reclamo, inserire nel campo di testo Più di 5 giorni il numero di giorni che si desidera attendere prima di reclamare il problema, quindi fare clic su Applica. Questo indicherà al lavoro automatico di attendere un certo numero di giorni (ad esempio, 5) prima di richiedere i fascicoli settimanali.
- Click the Save Search down arrow (
) to open the Saved Search menu and then click Save as. The Save Search As dialogLat opens. - Nella finestra di dialogo Salva ricerca con nome, inserire nel campo di testo Nome i numeri della settimana in ritardo - già reclamati.
- Fare clic su Salva.
- Ripetere i passaggi da 1 a 9 per il resto delle ricerche salvate per i problemi che non sono mai stati reclamati, utilizzando i valori indicati di seguito.
Creare una ricerca salvata per tutti i problemi per i quali è stato richiesto un risarcimento superiore al limite massimo.
(Facoltativo) È possibile creare una ricerca salvata che catturi tutti i problemi per i quali è stato richiesto un risarcimento superiore al limite massimo. È possibile utilizzare questa ricerca per verificare se è necessario interrompere la richiesta di risarcimento per i problemi visualizzati.
- Andare su Problemi di serie > Problemi mancanti. Si apre la schermata Problemi mancanti.
- Click Claims > More than, enter the maximum number of times you want to claim an issue (e.g., 7) in the text field, and click Apply.
- Fare clic su Salva ricerca per aprire la finestra di dialogo Salva ricerca.
- Nella finestra di dialogo Ricerca salvata, inserire un nome per la ricerca nel campo di testo Nome.
- Fare clic su Salva.
Creare lavori automatizzati
È necessario creare un lavoro automatico per ciascuna delle ricerche salvate.
- Passare a Lavori automatizzati > Lavori > Nuovo lavoro. Si apre la finestra di dialogo Nuovo lavoro.
- Nel campo di testo Nome inserire Fascicoli settimanali in ritardo - Mai reclamati.
- Selezionare Richiesta di sollecito di fascicoli dall'elenco a discesa Tipo.
- Fare clic su Salva. Si apre la schermata di configurazione del lavoro.
- Nella schermata di configurazione del lavoro:
- Inserite Late Weekly Issues - Never Claimed nel campo di testo Saved Search (Ricerca salvata).
Nota: questo è un campo di testo a suggerimento automatico. I suggerimenti automatici per gli elementi appropriati al campo iniziano con la prima pressione di un tasto nel campo di testo. - Nel campo Rispondi a, selezionare un contatto della biblioteca. Si tratta della persona della vostra biblioteca che il venditore può contattare per la richiesta di seriali. Il contatto predefinito è la prima persona elencata nel registro OCLC WorldCat della biblioteca.
- (Facoltativo) Modificare la risposta al contatto.
- Fare clic su Cambia.
- Fare clic sul campo Scegli per cercare tra tutti gli utenti. Utilizzare il campo di testo per cercare un nome o selezionarlo dall'elenco.
Nota: questo è un campo di testo a suggerimento automatico. I suggerimenti automatici per gli elementi appropriati al campo iniziano con la prima pressione di un tasto nel campo di testo. I suggerimenti automatici includono un indirizzo e-mail per l'utente, estratto da Notifica di consegna del modulo WorldShare Admin. Se non esiste un'e-mail nella sezione Notifica di consegna, verrà utilizzato l'indirizzo e-mail del record della biblioteca. - Fare clic su un nome nell'elenco per renderlo il contatto della biblioteca.
- (Facoltativo) Selezionare Non rispondere.
- (Facoltativo) Modificare la risposta al contatto.
- (Facoltativo) Selezionare il testo personalizzato della richiesta di rimborso dall'elenco a discesa Testo personalizzato richiesta di rimborso. Se selezionato, questo testo verrà visualizzato su tutte le richieste di risarcimento presentate con questo lavoro. È possibile creare un testo di richiesta personalizzato nelle Impostazioni dell'istituzione.
- Selezionare dall'elenco a discesa lo Schema in base al quale si desidera inviare le richieste di rimborso ai fornitori.
- Inattivo - Da utilizzare quando non si desidera attivare il lavoro.
- Giornaliero - Selezionare l'ora del giorno.
- Settimanale - Selezionare un giorno della settimana e un'ora del giorno.
- Mensile - Selezionare un giorno del mese e un'ora del giorno.
- Solo manuale - Da utilizzare solo se si desidera eseguire questo lavoro manualmente utilizzando il pulsante Esegui nella parte superiore della pagina.
- Inserite il nome dell'utente che volete sia avvisato ogni volta che il lavoro viene eseguito nel campo di testo Notify. L'utente riceverà un rapporto via e-mail con il numero di problemi rivendicati e un elenco dei problemi che sono stati rivendicati con successo e di quelli che non è stato possibile rivendicare.
Nota: questo è un campo di testo a suggerimento automatico. I suggerimenti automatici per gli elementi appropriati al campo iniziano con la prima pressione di un tasto nel campo di testo. I suggerimenti automatici includono un indirizzo e-mail per l'utente, estratto da Notifica di consegna del modulo WorldShare Admin. Se non esiste un'e-mail nella sezione Notifica di consegna, verrà utilizzato l'indirizzo e-mail del record della biblioteca. - Fare clic su Salva.
- Inserite Late Weekly Issues - Never Claimed nel campo di testo Saved Search (Ricerca salvata).
- Ripetere i passaggi da 1 a 6 per le altre ricerche salvate, utilizzando i valori indicati di seguito.
Visualizzare i registri delle attività per un lavoro di rivendicazione seriale automatizzato.
È possibile visualizzare lo stato di un lavoro di rivendicazione seriale automatizzato con il registro delle attività del lavoro automatizzato. Il registro delle attività fornisce gli stessi dettagli della notifica e-mail inviata dopo ogni esecuzione.
- Andare su Automated Jobs (Lavori automatizzati) > Jobs (Lavori).
- Selezionate la voce Reclami seriali dal filtro Tipo e fate clic su Applica.
- Fare clic sul nome del lavoro per visualizzare la schermata del lavoro di sollecito di fascicoli.
- Dalla schermata del lavoro di sollecito dei fascicoli, fare clic su Registro attività per aprire l'accordion.
- (Facoltativo) Fare clic su Visualizza dettagli nella colonna Messaggio di stato per aprire la finestra di dialogo Dettagli di registrazione, che fornisce ulteriori dettagli sul processo dell'attività, compreso il motivo per cui un problema non è stato rivendicato.
Nota: ci sono due motivi principali per cui un problema proveniente da una ricerca salvata non può essere rivendicato automaticamente dal sistema.
- The issue has no vendor associated with it - Vendors are associated with an issue when a subscription order item exists for the same OCLC Number as the title of the issue. If no order item, and thus vendor, is associated with the issue, the system cannot determine where to send the claim. In the email notification for this automated job, you will see a section with a list of issues labeled No Vendor. You must create order items for these titles for automatic claiming of issues to take place.
- The issue has an associated vendor, but the vendor has no contact information or there is no email address for the provided contact - If the vendor associated with the issue has no contact information or no email, there is no way to determine the email address to which to send the claim. These errors are also reported in the email notification for the automated job. You can then add the appropriate contact information for this vendor.