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Supporto OCLC

Automated Request Manager

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Use this screen to configure Automations in Automated Request Manager (ARM) to automate ILL workflows.

Come funzionalità di Smart fulfillment, utilizzare la schermata Automated Request Manager (ARM) per configurare i flussi di lavoro ILL automatizzati. Le automazioni sono composte da criteri di corrispondenza definiti dall'utente e dalle azioni che si desidera vengano eseguite dal sistema sulle richieste corrispondenti.

Per accedere a questa schermata, accedere a OCLC Service Configuration, aprire il modulo WorldShare ILL dal menu di navigazione a sinistra, quindi selezionare Automated Request Manager.

The Automated Request Manager is divided into two tabs:

  1. In prestito (predefinito)
  2. Prestito

Le automazioni sono una combinazione di:

  • Matches: What the request should look like.
  • Azioni: operazioni che il sistema deve eseguire con la richiesta.
  • Eccezioni (solo prestito): quando non si desidera che queste azioni si verifichino.
  • Priorità: se una richiesta corrisponde a più automazioni, quale serie di azioni deve essere eseguita.

 Nota: i profili Direct Request configurati in precedenza verranno visualizzati in Gestione richieste automatizzata come automazioni.

Corrispondenza bibliografica

La corrispondenza bibliografica aiuta a garantire che l'utente della biblioteca riceva l'elemento che si aspetta e avvenga automaticamente con l'automazione. Quando la richiesta di un utente include solo informazioni bibliografiche parziali, il sistema utilizza le informazioni fornite e applica una serie di regole per identificare gli elementi con la corrispondenza migliore. i record con le migliori corrispondenze sono catalogati completamente e correttamente in WorldCat, sono ampiamente posseduti dalle biblioteche e corrispondono strettamente all'elemento richiesto dall'utente. Una volta identificati gli item migliori, il sistema aggiunge o aggiorna automaticamente le informazioni bibliografiche nella richiesta.

La corrispondenza bibliografica viene attivata automaticamente quando una richiesta viene inviata tramite:

  • Modulo di richiesta WorldShare ILL
    • con dati da OpenURL
    • con i dati digitati in un modulo di richiesta vuoto
  • FirstSearch

 Nota: la corrispondenza bibliografica non si verifica quando il personale ILL crea manualmente una richiesta nell'interfaccia dello staff di WorldShare ILL a meno che la richiesta non venga inviata manualmente all'automazione.

Per le richieste che passano attraverso un'automazione che crea una stringa del prestatore o invia direttamente ai prestatori da un percorso di posseduto personalizzato, il sistema selezionerà i record con le migliori corrispondenze dalle biblioteche nel percorso di posseduto personalizzato che possiedono l'elemento richiesto. Dopo che la corrispondenza bibliografica ha identificato tutte le corrispondenze accettabili in WorldCat, il sistema esamina i prestatori preferiti, come indicato dal percorso di posseduto personalizzato selezionato nell'automazione corrispondente.  L'elenco delle corrispondenze accettabili verrà ridotto solo a quelle possedute dai prestatori nel percorso dei posseduti personalizzato.  Tali record verranno conservati e registrati.  Ogni prestatore può avere un OCN diverso assegnato alla richiesta se ha posseduti impostati su record diversi in WorldCat che rappresentano l'elemento richiesto.

La corrispondenza bibliografica richiede almeno uno dei seguenti: numero ISSN, ISBN o OCLC .

  • Se viene incluso un ISSN , il sistema lo utilizza per identificare il miglior record WorldCat .
  • Se un ISSN non è incluso, il sistema cerca un numero OCLC . Se è presente un numero OCLC , il sistema lo utilizza per identificare il record migliore.
  • Se non viene incluso alcun numero ISSN o OCLC , il sistema cerca un ISBN. Se è presente un ISBN , il sistema lo utilizza per identificare il record migliore.
  • Se non viene incluso alcun numero ISSN/ ISBN o OCLC , il sistema invia la richiesta alla revisione del personale.

Quando viene fornito un ISSN , è necessario un controllo di corrispondenza del titolo del 30%. Ad esempio, un valore come "J Clin Psych" corrisponderebbe a Journal of Clinical Psychology ma non a Journal of Business Economics.

Impostazioni di persistenza e Gestione richieste automatizzata

Si consiglia alle biblioteche di non utilizzare la persistenza costante dei dati e di disattivare l'impostazione di persistenza nel modulo Configurazione servizio OCLC > WorldShare ILL > Opzioni prestito interbibliotecario.  Applicare invece dati costanti sia per i prestiti che per i prestiti tramite l'automazione. 

Per richieste di prestito:

  • Quando l'impostazione di persistenza è  attivata nel modulo Configurazione servizio OCLC > WorldShare ILL > Opzioni prestito interbibliotecario, il record dati costanti PREDEFINITO ha la precedenza sulle altre applicazioni Dati costanti, anche tramite l'automazione. Se si utilizzano automazioni per applicare dati costanti alle richieste di prestito, disattivare l'impostazione di persistenza. Vedere Opzioni di prestito interbibliotecario.

Per richieste di prestito:

  • Constant data persistence will be blocked on lending requests where automation has taken an action to apply a constant data record.
  • Quando l'impostazione di persistenza è attivata nel modulo Configurazione servizio OCLC > WorldShare ILL > Opzioni prestito interbibliotecario e quando un'automazione ha intrapreso un'azione per applicare dati costanti a una richiesta:
    • Persistence will be disabled on that lending request.
    • Verrà visualizzato un messaggio di avviso in arancione nella parte superiore dello schermo per avvisare gli utenti che la persistenza costante dei dati è attivata, ma l'automazione ha già eseguito tale attività, con una raccomandazione di disattivare la persistenza costante dei dati nella configurazione del servizio.
  • Quando l'impostazione di persistenza è attivata nel modulo Configurazione servizio OCLC > WorldShare ILL > Opzioni prestito interbibliotecario e un'automazione non ha intrapreso alcuna azione per applicare dati costanti a una richiesta, la persistenza dati costante funzionerà come di consueto.

Prestito 

Le automazioni consentono di determinare come vengono elaborate le richieste generate dagli utenti. OCLC consiglia di creare almeno un'automazione del prestito per i prestiti e una per le copie. Tenere presente quanto segue durante la configurazione delle automazioni:

  • Automations are applied based on the Automation Priority setting. A patron-generated request is compared against all automations. Of all the automations that match the request, the automation with the highest priority, or lowest assigned Automation Priority number, will be applied to the request.
    • Ogni automazione deve avere un valore numerico univoco per Priorità automazione.
    • Assegnare la priorità più alta (numero più basso) alle automazioni più specifiche.
  • Ogni automazione deve avere almeno una corrispondenza, un'azione o un'eccezione (non una per ciascuna).  
    • Se non si seleziona alcun criterio di corrispondenza, l'automazione verrà applicata a tutte le richieste.  
    • Se si selezionano corrispondenze ma non azioni o eccezioni, tutte le richieste che corrispondono a quell'automazione verranno indirizzate alla revisione.  

Standard Actions for Borrowing

At the top of the screen is a list of the standard actions the system automatically performs on new borrowing requests.  All libraries will see the four actions on the left of the screen:

  • Corrispondenza record bibliografico
    • Requests that are not matched to a WorldCat record will not go through automation and will appear in the Review queue.
  • Verifica del posseduto WorldCat
  • Verifica posseduti nella Knowledge base
  • Verifica gruppo di posseduto personalizzato

Ulteriori azioni sono disponibili in Tipasa:

  • US Copyright Management 
  • OPAC holdings check (currently for libraries using WMS, Ex Libris Alma, or Innovative’s Sierra)
  • Patron approval check
  • RapidILL holdings check
  • Notifiche
    • Vedere Notifiche per informazioni sulla configurazione.

Configurare le automazioni principali per il prestito

Per aggiungere un'automazione:

  1. Select the Borrowing tab.
  2. Fare clic su + Aggiungi nuovo.
  3. Immettere un Nome e assegnare una priorità.  Per ulteriori informazioni, vedere Campi di automazione principali per Campi in prestito.
  4. Selezionare i criteri di corrispondenza desiderati dal menu a discesa Corrispondenze .  Per ulteriori informazioni, vedere criteri di corrispondenza dell'automazione per il prestito.  
    • Se non si seleziona un criterio di corrispondenza, l'automazione verrà applicata a tutte le richieste.  
    • Fare clic sul pulsante Aggiungi un pulsante Corrispondenza Aggiungi una corrispondenza per configurare ulteriori criteri di corrispondenza.
  5. Selezionare le azioni desiderate dal menu a discesa Azioni .  Per ulteriori informazioni, vedere Azioni di automazione per il prestito.
    • Click the Aggiungi un pulsante Azione Add an Action button to configure additional match criteria.
  6. Fare clic sull'opzione Pulsante Aggiungi un'eccezione Aggiungi un'eccezione per selezionare qualsiasi eccezione.  Per ulteriori informazioni, vedere Eccezioni di automazione per il prestito.
    • Se un'eccezione viene verificata su un'automazione corrispondente, verrà applicata solo l'eccezione e le altre azioni selezionate non verranno applicate, ad eccezione dell'azione Aggiungi tag richiesta.
  7. Fare clic su Salva.

Per modificare un'automazione:

  1. Dall'elenco Automazioni principali, selezionare il pulsante Modifica associato all'automazione desiderata.
  2. Modificare le informazioni, come appropriato.  Rimuovere corrispondenze, azioni ed eccezioni con il pulsante Rimuovi Rimuovi.
  3. Fare clic su Salva.

Per eliminare un'automazione:

  1. Dall'elenco Automazioni principali, selezionare il pulsante Elimina accanto all'automazione desiderata.
  2. Nella finestra di conferma, fare clic su Elimina.

Main Automation fields for Borrowing

Campo Descrizione
Nome*

Nome di questa automazione (limite di 20 caratteri, senza caratteri speciali) che indica l'ambito del gruppo di richieste a cui appartiene l'automazione. Il nome deve essere univoco.

Note: Names are not case sensitive, so, for example, TEST is the same as test.

Examples:
EARTICLTEST
MAXCOPY

 Nota: se è stata inclusa una descrizione nei profili Direct Request configurati in precedenza, la descrizione verrà visualizzata come testo di sola lettura sull'automazione.
Priority*

Impostare una priorità numerica per ogni automazione. 

  • Quando viene generata una richiesta avviata dall'utente, questa viene confrontata con tutte le automazioni configurate.  Quando le richieste corrispondono a più automazioni, alla richiesta verrà assegnata quella con la priorità più alta o con il numero più basso.  
    • Ogni automazione deve avere un valore numerico univoco per Priorità.  

Criteri di corrispondenza per l'automazione

Configurare i criteri di corrispondenza in base ai dettagli della richiesta.

Campo Descrizione
Età del materiale

Per i prestiti:

Used to restrict the borrowing of items that are either very new or very old based on their publication date.
Note: The number you type in Age of Material must be smaller than the number you type in but no older than.

Per le copie: 

Digitare un numero intero compreso tra 0 e 1000 che rappresenta l'età del materiale espressa in anni. 
Formati
  • One or more bibliographic formats that a request must specify if it is to match the automation.
  • Selezionare un formato dall'elenco fornito. 
Languages Una o più lingue che una richiesta deve specificare se vuole corrispondere all'automazione.
Necessario al più presto
  • Usato per definire un intervallo di date, se presente, entro il quale l'utente deve ricevere il materiale.
  • In una richiesta di prestito, la data richiesta dal lettore è specificata nel campo Necessario prima. Ad esempio, un valore di Need Before di 4 significa che l'utente deve ricevere il materiale entro quattro giorni dalla creazione della richiesta. Per corrispondere all'automazione, il valore Necessario prima di in una richiesta deve rientrare nell'intervallo specificato nell'automazione dai valori associati a Necessario prima e non dopo il.
  • For example, if the automation has a Need At Earliest value of 4 and a but no later than value of 7, an incoming request with a Need Before value of 5 will match the automation. However, if the patron specifies a Need Before value of 3 in the request, the request will not match the automation.
  • Digitare un numero intero compreso tra 0 e 1000. 
Patron Departments
  • Reparti utente o reparti, se presenti, a cui si applica l'automazione, lunghezza massima 65 caratteri alfanumerici.
  • Il dipartimento utenti non distingue tra maiuscole e minuscole, quindi CompSci è uguale a compsci. L'ortografia è importante, tuttavia, quindi CompSci non è la stessa cosa di CSCI.
  • Se l'automazione si applica a più di un dipartimento, digitare ogni dipartimento separato da virgole.

Examples: 
CompSci
Chimica
Biologia
Nota dell'utente

Indica se un utente ha inserito una nota sulla richiesta.  Corrispondenza su:

  • Selezionare la casella Qualsiasi parola per recuperare le richieste che hanno una nota dell'utente. 
  • Immettere parole chiave o frasi nella casella di testo per recuperare le richieste contenenti note per l'utente con le parole chiave o le frasi specificate. 
    • Quando vengono immessi più termini, questi sono collegati all'operatore booleano di OR.  
Stati utente
  • Stato o stati dell'utente a cui si applica l'automazione, fino a 65 caratteri alfanumerici.
  • Lo stato dell'utente non distingue tra maiuscole e minuscole, quindi Laureato è lo stesso di laureato. L'ortografia è importante, tuttavia, quindi Laurea non è la stessa cosa di Laureato.
  • Se l'automazione si applica a più di uno stato, digitare ogni stato separato da una virgola.

Examples: 
Grad
UnderGrad
Faculty
L'utente pagherà fino a
  • L'eventuale importo (in dollari USA) che l'utente pagherà per il materiale richiesto.
  • Se corrisponde al costo massimo dell'utente, valutare la possibilità di rendere il campo obbligatorio nei moduli di richiesta, poiché i valori Null non corrisponderanno mai a un'automazione con questo criterio.
  • For a request to match an automation, the amount specified in the request must be equal to or greater than the amount specified in the automation. For example, if the request specifies 7 ($7.00), and the automation specifies 5 ($5.00), the request matches the automation--- a patron willing to pay $7 is also willing to pay $5. On the other hand, if the automation specifies 10, then the automation does not match, because a patron willing to pay $7 is not willing to pay $10.
  • Digitare un numero. Non digitare il simbolo del dollaro ($). Il valore 0 significa che il lettore non è disposto a pagare nulla per il materiale richiesto. 

Examples:
6
6.00
6.10
Origini richiesta
  • Indicates if the source of a request is relevant to the automation, and if so, the source name or names.
  • Se si desidera applicare l'automazione a richieste provenienti da fonti particolari, digitare i nomi delle fonti nell'apposita casella, separati da virgole. I nomi delle fonti possono contenere fino a otto caratteri alfanumerici. I valori devono essere valori validi nelle richieste ILL.
  • I nomi delle fonti non distinguono tra maiuscole e minuscole, quindi FSILL è uguale a fsill. Tuttavia, l'ortografia è importante, quindi FSlink non è accettabile come valore FSILL valido.
  • Per ulteriori informazioni, vedere le fonti ILL.

Examples:
FSILL
FSlink
Tipo di richiesta
  • Loan - Only requests for loans will match the automation. 
  • Copia - Solo le richieste di copie non restituibili corrisponderanno all'automazione.

Azioni di automazione per il prestito

Una volta determinate le richieste che si desidera automatizzare, le automazioni possono essere configurate con azioni specifiche.

 Nota: alcune azioni si escludono a vicenda.  Le azioni non disponibili vengono automaticamente rimosse durante la creazione dell'automazione. 

Campo Descrizione
Aggiungi tag richiesta

Select the request tag(s) to automatically apply to requests matching this automation. Press enter after selecting a tag and ensure the tag turns blue before saving. For more information on request tags, see Tags.

Available additional Actions
  • Applica dati costanti
  • Crea stringa prestatore
  • Instradare richiesta alla revisione
  • Instradare la richiesta alla revisione per l'acquisto
  • Instradare la richiesta alle acquisizioni WMS
  • Invia richiesta ai prestatori
Applica dati costanti

Selezionare il record Dati costanti, se presente, che si desidera applicare alle richieste corrispondenti a questa automazione.  Una volta selezionata questa azione, verrà visualizzato un elenco a discesa di tutti i record di dati costanti correnti per il proprio istituto.  

  • Record dati costanti, se presente, che si applica al gruppo di richieste che si sta automatizzando. L'elenco contiene tutti i record di dati costanti correnti per la propria istituzione.
  • Selezionare un record Dati costanti dall'elenco fornito. Non selezionare dall'elenco se non è applicabile nessun record Dati costanti al gruppo di richieste che si sta automatizzando.
    Nota: se si desidera definire un record di dati costanti per questo gruppo, creare il record di dati costanti prima di creare l'automazione.
Available additional Actions
  • Aggiungi tag richiesta
  • Crea stringa prestatore
  • Instradare richiesta alla revisione
  • Invia richiesta ai prestatori
Crea stringa prestatore

Selezionare questa opzione se si desidera creare una stringa prestatore sulla richiesta senza inviare la richiesta automaticamente ai prestatori.  Una volta selezionata questa opzione, verrà chiesto di selezionare un percorso di posseduto personalizzato dall'elenco completo dei percorsi di posseduto personalizzato attualmente configurati per il proprio istituto.  Le stringhe delle biblioteche a cui fare richiesta verranno applicate e spostate in revisione.

Available additional Actions
  • Aggiungi tag richiesta
  • Applica dati costanti
  • Instradare richiesta alla revisione
  • Deflections: Libraries deflecting for a reason that would impact your request are not included in the lender string. This includes service type, format, borrower’s max cost, group affiliation, e-license terms, or material age. Automation history will show lenders that were excluded because of deflection so that you can adjust the request upon resubmit for a more favorable response.
  • Intervallo dicopertura della knowledge base OCLC : i posseduti vengono aggiunti dalla knowledge base WorldCat in cui il prestatore possiede l'anno o il volume richiesto.
  • Condizioni di licenza elettronica: i posseduti vengono aggiunti dalla knowledge base WorldCat in cui la biblioteca che effettua il prestito ha una licenza che consente la ILL.
  • Stampa periodici
    • Le biblioteche che effettuano il prestito verranno aggiunte alla stringa prestatore se:
      • Anno o volume di prenotazione richiesti in base alle informazioni nei campi 853 e 863 del record del posseduto locale (LHR).
      • Dispone di LHR per il titolo, ma il sistema non è in grado di determinare se il posseduto corrisponde all'elemento richiesto.
      • Non avere una deviazione a livello di titolo nel campo 008 LHR che indichi che non presteranno o copieranno l'elemento.
    • I prestatori vengono quindi ordinati per tempo di risposta.
  • Tempo di risposta
    • I prestatori sono ordinati per tempo di risposta all'interno di ciascun gruppo di posseduti personalizzato in un percorso di posseduti personalizzato. Le preferenze dell'utente per l'ordine della stringa prestatore vengono mantenute. L'ordine dei tempi di risposta è determinato dai calcoli seguenti per creare la stringa migliore per ogni richiesta senza sovraccaricare i prestatori che hanno tempi di risposta rapidi:   
      • The system calculates a daily average turnaround time for lenders based on historical data from the past year. This average turnaround time is recalculated daily.
      • Al momento dell'assegnazione delle richieste viene preso in considerazione il numero di richieste di prestito in sospeso o il numero di richieste di prestito in sospeso di ciascuna biblioteca. La profondità della coda corrente viene calcolata ogni ora.
    • Il tempo di risposta è definito come il tempo che intercorre tra l'assegnazione di una richiesta a un prestatore e il momento in cui l'elemento è disponibile per il prestatario.
      • Per i prestiti: ora da quando il prestatore è stato assegnato a quando il destinatario del prestito ha ricevuto l'elemento.
      • Per le copie: il momento da quando è stato assegnato il prestatore a quando il prestatore ha spedito l'elemento.
Instradare richiesta alla revisione

Automation will move matching requests to your Review queue.   If you do not select an action that routes a request elsewhere (to lenders, purchase, or Document Delivery), this action will apply by default.

Available additional Actions
  • Aggiungi tag richiesta
  • Applica dati costanti
  • Crea stringa prestatore
Instradare la richiesta alla revisione per l'acquisto

Le richieste verranno inviate a Richieste di acquisto > Revisione per la coda di acquisto .

Available additional Actions
  • Aggiungi tag richiesta
Instradare la richiesta alle acquisizioni WMS

Solo per biblioteche WMS.  L'automazione sposterà le richieste corrispondenti in WorldShare Acquisitions per prendere in considerazione l'acquisto.

Available additional Actions
  • Aggiungi tag richiesta
Invia richiesta ai prestatori
  • Selezionare questa opzione se si desidera instradare automaticamente la richiesta ai prestatori.
    • Once you select this option, you will be asked to select a Custom Holdings Paths from the full list of Custom Holdings Paths currently configured for your institution.  Matching requests will be routed to lenders in the Custom Holdings Path you select who hold the requested item.  
    • Verrà inoltre richiesto di selezionare il numero minimo di prestatori nel Percorso di posseduto personalizzato selezionato che detengono l'elemento richiesto.  È possibile selezionare da 1 a 5.  
      • This is not the overall number of libraries who have WorldCat holdings on the requested item. This is the minimum number of lenders in your designated Custom Holdings Path who should hold the item before the request is sent automatically to those lenders.

    •  Nota: un lettore approvato deve essere collegato alla richiesta affinché l'automazione invii la richiesta ai prestatori. Se nessun lettore è stato collegato alla richiesta, o se l'utente collegato non è approvato o bloccato, la stringa prestatore verrà comunque creata e dati costanti applicati, ma la richiesta verrà inviata alla Coda di revisione.

  • If this acts on a loan request, you should also specify an action to Apply Constant Data and then select the constant data record of your choice. The constant data record you select should include shipping and billing addresses. If you do not specify a constant data record with this action, your request will be moved to review with a message in Automation History stating that shipToAddress1 and/or the billToAddress1 is missing.
  • Stampa periodici
    • Le biblioteche che effettuano il prestito saranno escluse dalla stringa prestatore se:
      • Non possedere l'anno o il volume richiesti in base alle informazioni nei campi 853 e 863 del record del posseduto locale (LHR)
      • Avere una deviazione a livello di titolo nel campo 008 LHR per indicare che non presteranno o copieranno l'elemento.
    • Once these lenders have been excluded, the remaining lenders are sorted by turnaround time.
  • Tempo di risposta
    • Il tempo di risposta viene calcolato da quando una richiesta viene assegnata a un prestatore al momento in cui l'elemento è disponibile per il prestatario.
      • Per i prestiti: ora da quando il prestatore è stato assegnato a quando il destinatario del prestito ha ricevuto l'elemento.
      • Per le copie: il momento da quando è stato assegnato il prestatore a quando il prestatore ha spedito l'elemento.
    • I prestatori sono ordinati per tempo di risposta all'interno di ciascun gruppo di posseduti personalizzato in un percorso di posseduti personalizzato. Le preferenze dell'utente per l'ordine della stringa prestatore vengono mantenute. L'ordine dei tempi di risposta è determinato dai calcoli seguenti per creare la stringa migliore per ogni richiesta senza sovraccaricare i prestatori che hanno tempi di risposta rapidi:   
      • The system calculates a daily average turnaround time for lenders based on historical data from the past year. This average turnaround time is recalculated daily.
      • Al momento dell'assegnazione delle richieste viene preso in considerazione il numero di richieste di prestito in sospeso o il numero di richieste di prestito in sospeso di ciascuna biblioteca. La profondità della coda corrente viene calcolata ogni ora.
Available additional Actions
  • Aggiungi tag richiesta
  • Applica dati costanti

Eccezioni di automazione per il prestito

Configurare le eccezioni nell'automazione che si applicano al posto delle azioni definite quando sono vere.

Campo Descrizione
In caso di richiesta duplicata, inoltrare alla revisione

Eventuali richieste duplicate verranno inviate al file di revisione.
Se detenuto dal gruppo di posseduto personalizzato, inoltrare alla revisione
  • Se si desidera che le richieste che corrispondono a questa automazione vengano instradate al file di revisione quando uno o più membri di un particolare gruppo detengono l'elemento richiesto, selezionare il nome del record del Gruppo di possedimenti personalizzati che identifica il gruppo. Selezionare un nome di gruppo dall'elenco fornito.
  • L'elenco include tutti i gruppi di posseduto personalizzati correnti per la propria istituzione. Se i posseduti del gruppo non sono rilevanti per l'insieme di richieste che si sta automatizzando, non selezionare un gruppo di posseduti personalizzato.

Examples:

  • Il nome del gruppo che rappresenta tutte le sedi delle biblioteche nel campus.
  • Nome del gruppo che rappresenta i consorzi per i quali si hanno procedure di prestito speciali.
If Held By My Institution, Route to Document Delivery

When selected, all requests from your patrons for items held by your institution will be moved to your Document Delivery queue for separate processing.

Note: Document Delivery must first be turned on in order for you to select this option. See Set up Document Delivery for more information.
If Held By My Institution, Route to Review Le richieste verranno inviate al file di revisione quando l'istituzione detiene l'elemento richiesto.

Use borrowing automations with Tipasa

Le automazioni consentono di determinare come vengono elaborate le richieste generate dagli utenti. Una volta che la richiesta dell'utente è stata inviata, con un'automazione, è possibile selezionare se la richiesta, se corrisponde all'automazione, deve essere prodotta (inviata) ai prestatori o inoltrata alla coda della tua revisione.

Con Tipasa è possibile impostare le automazioni in modo che funzionino in combinazione con le seguenti funzionalità: Copyright, Fornitura di documenti e Mittenti verificati. È possibile impostare più automazioni affinché corrispondano alle funzionalità Tipasa, ma è necessario tenere presente quanto segue quando si creano le automazioni:

  • Automations are applied based on the Priority setting.  A patron-generated request is compared against all automations.  Of all the automations that match the request, the automation with the highest priority, or lowest assigned Priority number, will be applied to the request.  
    • Ogni automazione deve avere un valore numerico univoco per Priorità.  
  • OCLC consiglia di creare un'automazione per i prestiti e un'automazione per le copie.

Basic borrowing automations

Una serie consigliata di automazioni instradare la richiesta alla revisione se la richiesta è un duplicato o inoltrare la richiesta alla revisione o inoltrare alla consegna del documento se l'elemento è trattenuto. Se questa automazione non è configurata, il sistema applica dati costanti e sposta la richiesta in revisione.  

Esempi

Schermata che mostra le automazioni di base per il prestito in Service Configuration

  1. PRESTITI: 

    se la richiesta non è un duplicato e non è posseduta dal proprio istituto, il sistema applica il record Dati costanti e crea una stringa prestatore basata sulle biblioteche posseduti nel Percorso posseduto personalizzato e instrada la richiesta alla revisione.
     
    1. In Corrispondenze, seleziona Tipo di richiesta > Prestito.   
    2. Fare clic sull'opzione Pulsante Aggiungi un'eccezione  Aggiungi un'eccezione e selezionare Se richiesta duplicata, inoltra alla revisione.   
    3. Fare clic sull'opzione Pulsante Aggiungi un'eccezione Aggiungi un'eccezione e selezionare Se posseduto dalla mia istituzione, Instradare alla consegna del documento.
    4. Under Actions, select Send Request to Lenders and select the Custom Holdings Path to use. 
      • An approved patron must be linked to the request in order for the automation to send the request to lenders. If no patron has been linked to the request, or the linked patron is not approved or blocked, the request will be sent to the Review queue.
    5. Fare clic sull'opzione Aggiungi un pulsante Azione Aggiungi un'azione e selezionare Applica dati costanti , quindi selezionare il record di dati costanti da utilizzare.
       
  2. COPIE:  

    Se la richiesta non è un duplicato e non è posseduta dal proprio istituto, il sistema applica il record Dati costanti e crea una stringa prestatore basata sulle biblioteche posseduti nel Percorso posseduti personalizzato e instrada la richiesta alla revisione.
     
    1. In Corrispondenze, selezionare Tipo di richiesta > Copia.   
    2. Click the Pulsante Aggiungi un'eccezione Add an Exception option and select If Duplicate Request, Route to Review.   
    3. Fare clic sull'opzione Pulsante Aggiungi un'eccezione Aggiungi un'eccezione e selezionare Se posseduto dalla mia istituzione, Instradare alla consegna del documento.
    4. Under Actions, select Send Request to Lenders and select the Custom Holdings Path to use. 
      • An approved patron must be linked to the request in order for the automation to send the request to lenders. If no patron has been linked to the request, or the linked patron is not approved or blocked, the request will be sent to the Review queue.
    5. Fare clic sull'opzione Aggiungi un pulsante Azione Aggiungi un'azione e selezionare Applica dati costanti , quindi selezionare il record di dati costanti da utilizzare.

Advanced borrowing automations

I seguenti sono esempi di come espandere le automazioni.  

Esempi

Schermata che mostra le automazioni avanzate di prestito in Service Configuration

  1. NOTA LETTORE

    Tutte le richieste che hanno una nota dell'utente non verranno inviate ai prestatori, consentendo al personale di leggere la nota dell'utente e soddisfare la richiesta di conseguenza.  
     
    1. In Corrispondenze, seleziona Nota lettore.  Selezionare la casella Qualsiasi parola per recuperare le richieste che hanno una nota dell'utente.
    2. In Azioni, selezionare Instradare richiesta alla revisione. 
       
  2. ACQUISTO

    Books and eBooks requested by faculty will be routed to review for purchase. 
     
    1. Under Matches, select Patron Status > Faculty.
    2. Seleziona Aggiungi un pulsante di corrispondenza Aggiungi una corrispondenza e seleziona Formati.  Selezionare Libro e E-Text dall'elenco disponibile.
    3. In Azioni, selezionare Instradare richiesta alla revisione per l'acquisto.
       
  3. AUDIOVISIVO

    Qualsiasi richiesta corrispondente ai formati specifici verrà inviata a un gruppo specifico di prestatori configurati come Gruppo di posseduto personalizzato noti per soddisfare le richieste audiovisive per un costo e un periodo di prestito ragionevoli.  
     
    1. In Corrispondenze, seleziona Formati e scegli LP registrazione sonora, DVD di materiale visivo, Cassetta di registrazione sonora, Registrazione sonora, VHS di materiale visivo, CD di registrazione sonora e Materiale visivo.  È possibile selezionare più formati dall'elenco disponibili.  
    2. In Azioni, selezionare Crea stringa prestatore e selezionare il percorso di posseduto personalizzato da utilizzare per inviare a prestatori noti per soddisfare questo tipo di richieste. 
    3. Select Aggiungi un pulsante Azione Add an Action and select Apply Constant Data and select the Constant Data record to use.

Prestito

Utilizzando Automated Request Manager, i prestatori possono scegliere di applicare i record di dati costanti designati alle richieste di prestito in base all'identità della biblioteca richiedente, al tipo di richiesta o al formato del materiale richiesto. Ciò garantisce che gli oneri di prestito, le note, le politiche e gli indirizzi vengano applicati accuratamente alle richieste di prestito, facendo risparmiare tempo al personale e garantendo la conformità con le politiche e preferenze locali.  Inoltre, i prestatori possono applicare automaticamente i tag di richiesta alle richieste di prestito in entrata.

  • Le automazioni vengono applicate in base all'impostazione della Priorità automazione . Una richiesta generata dall'utente viene confrontata con tutte le automazioni. Di tutte le automazioni che corrispondono alla richiesta, alla richiesta verrà applicata quella con la priorità più alta o con il numero di priorità di automazione assegnato più basso.
    • Ogni automazione deve avere un valore numerico univoco per Priorità automazione.
    • Assign the highest Priority (lowest number) to your most specific automations.
  • Se non si seleziona un criterio di corrispondenza, l'automazione verrà applicata a tutte le richieste.   

Azioni standard per il prestito

At the top of the screen is a list of the standard actions the system automatically performs on new lending requests.  All libraries will see the actions on the left of the screen:

  • Deviazioni
  • Supplier status check
  • Verifica posseduti nella Knowledge base
  • Verifica affiliazioni al gruppo
  • È ora di rispondere
  • Verifica disponibilità in tempo reale

Ulteriori azioni sono disponibili in Tipasa:

  • Verifica posseduti OPAC
  • Assegnazione delle priorità di prestito

Configurare le automazioni principali per il prestito

Per aggiungere un'automazione:

  1. Selezionare la scheda Prestito .
  2. Fare clic su + Aggiungi nuovo.
  3. La casella Abilita sarà selezionata per impostazione predefinita e l'automazione sarà immediatamente attiva al momento del salvataggio. L'automazione visualizzerà Sì nella colonna Abilitato .
  4. Immettere un Nome e assegnare una priorità.  Per ulteriori informazioni, vedere Campi di automazione principali per Campi in prestito.
  5. Selezionare i criteri di corrispondenza desiderati dal menu a discesa Corrispondenze .  Per ulteriori informazioni, vedere Criteri di corrispondenza automazione per il prestito in uscita.  
    • Fare clic sul pulsante Aggiungi un pulsante di corrispondenza Aggiungi una corrispondenza per configurare ulteriori criteri di corrispondenza.
  6. Selezionare le azioni desiderate dal menu a discesa Azioni .  Per ulteriori informazioni, vedere Azioni di automazione per il prestito in uscita.
    • Le automazioni che specificano azioni ma nessun criterio di corrispondenza corrisponderanno a tutte le richieste.
    • Click the Aggiungi un pulsante Azione Add an Action button to configure additional match criteria. 
  7. Fare clic su Salva.

Per modificare un'automazione:

  1. Dall'elenco Automazioni principali, selezionare il pulsante Modifica associato all'automazione desiderata.
  2. Modificare le informazioni, come appropriato.  Rimuovere corrispondenze, azioni ed eccezioni con il pulsante Rimuovi Rimuovi.
  3. Fare clic su Salva.

Per eliminare un'automazione:

  1. Dall'elenco Automazioni principali, selezionare il pulsante Elimina accanto all'automazione desiderata.
  2. Nella finestra di conferma, fare clic su Elimina.

Campi principali di automazione per il prestito

Campo Descrizione
Abilita

Per impostazione predefinita, quando viene creata un'automazione, la casella Abilita verrà selezionata e l'automazione sarà immediatamente attiva al momento del salvataggio. L'automazione visualizzerà Sì nella colonna Abilitato .

Il personale può modificare le automazioni e deselezionare la casella Abilita in modo che l'automazione non sia più attiva e venga visualizzata come No nella colonna Abilitata . 
Nome*

Nome di questa automazione (limite di 40 caratteri) che indica l'ambito del gruppo di richieste a cui appartiene l'automazione. Il nome deve essere univoco.

I nomi non distinguono tra maiuscole e minuscole. 

 
Priority*

Set a numeric priority to each automation. The priority must be a positive integer of 9 digits or less.

  • When requests match multiple automations, the automation with the highest priority, or lowest number, will be assigned to the request.  
    • Ogni automazione deve avere un valore numerico univoco per Priorità.  

Criteri di corrispondenza per l'automazione in prestito

Campo Descrizione
Gruppo prestatario

 
Formati
  • One or more bibliographic formats that a request must specify if it is to match the automation.
  • Selezionare un formato dall'elenco fornito. 
Tipo di richiesta

Specificare le richieste di copia o di prestito:

  • Prestito - Solo le richieste di prestiti corrisponderanno all'automazione. 
  • Copia - Solo le richieste di copie non restituibili corrisponderanno all'automazione.

Se non viene selezionato alcun tipo di richiesta, l'automazione verrà applicata sia alle richieste di copia che a quelle di prestito.
Localizzazione sede

Identificare le richieste di prestito per elementi posseduti in una sede specifica nel sistema bibliotecario.

  • Immettere i nomi delle sedi separati da una virgola. La corrispondenza non fa distinzione tra maiuscole e minuscole.

 Nota: disponibile solo per gli utenti Tipasa con l'integrazione OPAC attivata. 

  • Utenti Tipasa che utilizzano WMS:
    • Impostare l'automazione in base al nome della sede restituito da una ricerca OPAC . 
      • È possibile utilizzare qualsiasi parte del nome della sede in quanto ciò cercherà una corrispondenza di parola chiave o frase chiave e non richiede una corrispondenza full-text.  
    • Gli utenti sono anche in grado di impostare l'automazione per la localizzazione della succursale in base al nome della localizzazione a scaffale, poiché il sistema vede il nome visualizzato completo della succursale più la localizzazione a scaffale in entrambi i campi Branch e Shelving.
  • Utenti Tipasa con integrazione OPAC configurata con sistemi non WMS:
    • L'intera localizzazione dell'item (sede e localizzazione a scaffale) compare in un campo.  Non utilizzare la posizione a scaffale come criterio di corrispondenza, poiché l'ubicazione dell'elemento viene letta completamente nel campo posizione della sede.
Posizione della scaffalatura

Disponibile solo per gli utenti Tipasa con l'integrazione OPAC attivata.

Identificare le richieste di prestito per elementi che si trovano in una specifica posizione scaffale nel sistema bibliotecario.

  • La corrispondenza non fa distinzione tra maiuscole e minuscole.

 Nota: disponibile solo per gli utenti Tipasa con l'integrazione OPAC attivata. 

  • Utenti Tipasa che utilizzano WMS:
    • Impostare l'automazione in base al nome della posizione a scaffale restituito da una ricerca OPAC . 
      • È possibile utilizzare qualsiasi parte del nome della posizione scaffale in quanto ciò cercherà una corrispondenza di parola chiave o frase chiave e non richiede una corrispondenza full-text.  
  • Utenti Tipasa con integrazione OPAC configurata con sistemi non WMS:
    • Non utilizzare la posizione a scaffale come criterio di corrispondenza, poiché l'ubicazione dell'elemento viene letta completamente nel campo posizione della sede. Specificare invece una Posizione a scaffale utilizzando il criterio di corrispondenza Posizione sede.

Azioni di automazione per il prestito

Campo Descrizione
Applica dati costanti Applicare un record Dati costanti prestatore designato come azione.
Applica i tag di richiesta

Selezionare i tag di richiesta da applicare automaticamente alle richieste che corrispondono a questa automazione.  Premere Invio dopo aver selezionato un tag e assicurarsi che il tag diventi blu prima di salvare. Per ulteriori informazioni sui tag richiesta, vedere Tag.

Utilizzare le automazioni del prestito con Tipasa

Fare riferimento a Automated Request Manager for Lending per casi d'uso ed esempi.

Utilizzare i report per valutare le automazioni

Fare riferimento a Valutazione delle automazioni per informazioni su come accedere e utilizzare i report Statistiche Resource Sharing prestatario e Resource Sharing prestatore per tenere traccia dell'uso dell'automazione da parte della propria biblioteca.