Migliori pratiche per la gestione degli abbonamenti

Overview

WorldShare Acquisitions non è solo per gli acquisti una tantum, ma può anche aiutarvi a gestire i vostri abbonamenti. La gestione degli abbonamenti in WorldShare Acquisitions ha un valore crescente, tra cui:

Fornire un registro chiaro di ordini, rinnovi, cancellazioni, ricezione e fatturazione delle risorse sottoscritte.
Gestione dei flussi di lavoro relativi agli abbonamenti.
Mantenere tutte le transazioni finanziarie in un unico luogo (piuttosto che in fogli di calcolo, ecc.).
Possibilità di fare riferimento ai dati di acquisizione in un secondo momento (ad es. Ho pagato la fattura per quell'abbonamento?).
Può eseguire report e analisi sui dati degli abbonamenti.
Possibilità di importare fatture EDIFACT per gli abbonamenti per risparmiare tempo.
Può sincronizzare le fatture nel WMS con il sistema del campus (tramite API o il connettore per le fatture del sistema contabile).
Può assicurarvi di non superare il vostro budget per gli abbonamenti.
È possibile tenere traccia di quanto si spende per ogni reparto per gli abbonamenti.

Le risorse in abbonamento che è possibile ordinare includono:

Risorse WorldCat (periodici a stampa)
Knowledge Base eResources (ePeriodici, eBook, eCollections)
Risorse locali (forniture, iscrizioni, ecc.)

Questa guida alle migliori pratiche illustra le informazioni di base necessarie per inserire per la prima volta gli abbonamenti in WMS e per ricevere e fatturare tali abbonamenti.

Aggiungere abbonamenti a un nuovo ordine

Iniziate la ricerca di un articolo utilizzando i pulsanti Scopri articoli, Scopri collezioni o Risorse locali nella navigazione a sinistra.

Dai risultati della ricerca, trovare il record del titolo che si desidera ordinare e fare clic su Aggiungi all'ordine > .
Nella finestra di dialogo Aggiungi articolo all'ordine, selezionare le seguenti impostazioni:
- Tipo di acquisizione - Abbonamento
- Tipo di elaborazione
  - Prodotto elettronico (per tutte le risorse elettroniche, ad es. ePeriodici, eBook, eCollections, ecc.)
  - Seriale (per i periodici di stampa)
  - Serie monografica (per maggiori dettagli sulle serie monografiche, vedere Aggiunta di una serie monografica a un ordine)
  - Locale
Aggiungere qualsiasi informazione aggiuntiva sull'ordine (ISSN, Periodo, Data di inizio e Data di fine) o applicare un modello.
Nota: la Data di inizio e la Data di fine sono campi particolarmente importanti da aggiungere quando si inseriscono gli abbonamenti. Per semplicità, si consiglia di aggiungere la Data di inizio e la Data di fine a questo punto piuttosto che in un secondo momento.
Fare clic su Nuovo ordine.

Nella finestra di dialogo Aggiungi nuovo ordine, selezionare Ordine di acquisto come Tipo di ordine e completare gli altri campi come necessario.

Campi per l'aggiunta di un nuovo ordine - Tabella

Campo

Descrizione

Nome dell'ordine (obbligatorio)

Date un nome significativo e unico per evitare confusione con altri ordini. Seguire la prassi locale.

Tipo di ordine (obbligatorio)

Selezionare il tipo di ordine dall'elenco:

Tipo di ordine	Descrizione
Approval Plan	Elenco di articoli ricevuti nell'ambito di un accordo con il fornitore per l'invio di articoli in base a un profilo. La biblioteca si riserva il diritto di restituire gli articoli non necessari.
Ordine globale	Elenco di articoli ricevuti nell'ambito di un accordo con un fornitore per l'invio di articoli in base a un profilo. I venditori non consentono la restituzione degli articoli.
DDA (Piano di acquisizione guidato dalla domanda)	Elenco di articoli ricevuti come parte di un accordo con il fornitore per attivare l'acquisto di materiali online in base all'utilizzo da parte degli utenti.
Lista doni/regali	Elenco delle risorse ricevute tramite donazione da parte di una persona specifica o di un’organizzazione.
Lista deposito legale	Risorse ricevute nell'ambito di un accordo con un ente governativo per conservare alcune o tutte le sue pubblicazioni presso la biblioteca.
Ordine d’acquisto	Elenco degli articoli creati dalla biblioteca da inviare al fornitore.
Ordine permanente/ Ordine in continuazione	Elenco degli articoli ricevuti nell'ambito di un accordo con il fornitore per l'invio di articoli appartenenti a una serie o a una pubblicazione specifica.

Fornitore (non richiesto per gli ordini di acquisto)

Durante la digitazione, il sistema suggerisce automaticamente i nomi dei fornitori tra quelli elencati in Vendor.

Inserire il nome del fornitore tra virgolette (ad esempio, "Le Jour") per eseguire una ricerca per frase esatta. La ricerca per frase esatta è utile nei casi in cui il nome del fornitore termina con una parola che può corrispondere a diverse altre parole del nome del fornitore (ad esempio, Le Jour corrisponde ai nomi dei fornitori che contengono la parola Journal).

Numero di ordine del fornitore (numero)

Aggiungere il numero d'ordine del fornitore, se noto. Seguire la prassi locale.

Gestione delle imposte

Selezionare un metodo di calcolo delle imposte dall'elenco a discesa.

Metodo di calcolo delle imposte	Descrizione
Costo della voce fiscale	Calcola l'importo dell'imposta moltiplicando la percentuale di imposta per il prezzo.
Voce fiscale, costo del servizio e spese di spedizione	Calcola l'importo dell'imposta moltiplicando la percentuale di imposta per il prezzo, le spese di servizio e la spedizione.
Include le imposte nei costi	Calcola l'importo delle tasse considerandole incluse nel prezzo, nei costi di servizio e nella spedizione.

Commenti

Aggiungere eventuali note sull'ordine. Seguire la prassi locale.

Fare clic su Salva. Il nuovo ordine viene visualizzato nella tabella Ordini esistenti.
Fare clic su Aggiungi per aggiungere l'articolo all'ordine appena creato.
(Facoltativo) Fare clic sul Nome dell'ordine per inserire i dettagli dell'articolo dell'ordine (ad esempio, Fondo, Sede, Prezzo, ecc.), se non sono stati aggiunti nell'accordion Dettagli articolo di un modello.

Per informazioni sulla ricerca per tipo specifico di risorsa, vedere:

Modelli di articoli ordinati

L'applicazione di un modello di articolo quando si aggiunge un articolo a un ordine può essere utile per diversi motivi:

Consente di precompilare le informazioni salvate nel modello per quella voce d'ordine.
Attiva l'accordion Dettagli articolo per l'articolo, consentendo di aggiungere i dettagli dell'articolo al momento dell'aggiunta all'ordine, invece di dover salvare e tornare all'articolo.
Alcuni fornitori, ad es. EBSCO può fornire un file che include le informazioni sull'abbonamento sotto forma di codici a barre, che possono essere utilizzati per la scansione delle informazioni.

Per sapere come creare un nuovo modello di articolo d'ordine, vedere Creare un modello di articolo d'ordine.

Nota: dopo aver applicato un modello di articolo d'ordine, è ancora possibile sovrascrivere i valori del modello o inserire valori non presenti nel modello.

Applicare un modello di articolo d'ordine

Nella finestra Aggiungi articolo all'ordine, modificare le impostazioni come necessario. Per ulteriori informazioni sulle impostazioni disponibili, vedere Aggiunta di abbonamenti a un nuovo ordine.
Dall'elenco Applica modello di ordine, fare clic sul modello che si desidera applicare.

Controllare e modificare i dettagli in Dettagli articolo (Modello: [nome]). È possibile modificare o applicare i seguenti campi a un articolo d'ordine quando si utilizza un modello di articolo d'ordine.

Nota: L'uso dell'accordion Dettagli articolo per aggiungere un valore nel campo Numero articolo ordine fornitore per ogni articolo è particolarmente utile se si prevede di importare successivamente le fatture EDIFACT per gli abbonamenti.

Campi disponibili in un modello di articolo d'ordine - Tabella

Scheda	Campo modificabile
Generale	Richiedente Visualizzazione in WorldCat
Ordine	Numero d'ordine del fornitore
Località	Quantità Ramo Località
Prezzi	Prezzo unitario Sconto % \| Oneri di servizio % \| Spedizione % \| Imposta 1 % \| Imposta 2
Bilancio/Fondo	Assegnazione da parte di Bilancio(i) Fondo/i Percentuale
Nota	Eventuali note esistenti.
Campi personalizzati	Nome del personale Priorità Data di restituzione Dipartimento accademico

Per aggiungere l'articolo all'ordine, fare clic su Aggiungi nella colonna Azione (a destra).
Fare clic su Chiudi.

Si noti che se si inseriscono dei valori nella sezione Dettagli elemento quando si applica un modello, questi rimarranno in vigore durante la sessione finché non si seleziona un nuovo modello o si inseriscono manualmente nuovi valori.

Effettuare l'ordine

Before placing an order: Open the order, complete any edits, and click Save Order at the top of the screen.

Click Place Order.
Nella finestra di inserimento dell'ordine, è necessario selezionare o meno la casella di notifica dell'ordine al fornitore, secondo la prassi locale.
- Sì - Effettuare l'ordine e notificarlo al fornitore
  1. Selezionare la casella di controllo.
  2. Fare clic su Continua.
  3. Passare al punto 3.
- No - Effettuare l'ordine, ma non notificarlo al fornitore.
  1. Non selezionare la casella.
  2. Click Place Order
  3. The order is placed.
Nella finestra Notifica al fornitore dell'ordine, compilare i seguenti campi:
1. Metodo - Il metodo scelto per notificare al venditore l'ordine.
  1. E-Mail (EDIFACT): Send an EDIFACT order message via email. Before using this method, read Configure EDIFACT messages for a vendor for configuration information.
  2. E-mail (HTML): Inviare l'ordine via e-mail.
  3. Stampa: Stampare l'ordine per inviarlo per posta.
  4. FTP (EDIFACT): Send an EDIFACT order message via FTP. Before using this method, read Configure EDIFACT messages for a vendor for configuration information.
2. To (E-Mail or Print) - The person or department at the vendor who will receive your notification of an order.
3. Reply to (E-Mail (HTML) or Print) - The person at your library that the vendor can contact about your order.
  - L'impostazione predefinita è la prima persona elencata nella pagina dei contatti in OCLC Service Configuration (WorldCat Registry > Contacts).
  - È possibile impostare un contatto ricorrente per quando i venditori rispondono a un ordine nelle Impostazioni dell'istituzione del sistema. Per ulteriori informazioni, vedere Creare un contatto di risposta ricorrente.
  - È possibile impostare un metodo e un contatto predefinito per il fornitore modificando le Impostazioni di acquisizione nel record del fornitore. Per ulteriori informazioni, vedere Impostazioni delle acquisizioni.
Il metodo scelto determina il passo successivo.
1. Email (EDIFACT e HTML) e FTP (EDIFACT)
  1. (Optional) To preview the message, select Preview message before sending and click Continue.
  2. Fare clic su Invia ordine.
  3. Controllare lo stato dell'ordine per confermare che l'ordine è andato a buon fine.
    - Uno stato dell'ordine che rimane impostato su Aperto indica che si è verificato un errore e l'ordine non è stato inviato al fornitore.
    - An order status set to Placed indicates that the order notification was sent to the vendor. For FTP (EDIFACT) orders, this confirms that the order was successfully delivered to the target FTP server. For email (EDIFACT and HTML) orders, the system can only confirm that the notification was accepted by the outgoing SMTP server, but cannot account for other errors, e.g. an incorrect email address.
2. Stampa
  1. Fare clic su Continua.
  2. Dalla finestra di dialogo Anteprima di stampa, fare clic su Ordine di stampa.

Ricevereabbonamenti

Si consiglia di utilizzare l'opzione di ricezione in blocco nella ricerca degli articoli dell'ordine quando si ricevono abbonamenti.

Ricevere parzialmente più articoli

La ricezione parziale degli articoli indica che avete iniziato, ma non ricevuto completamente, il contenuto dell'abbonamento.

Ricevere più articoli

La ricezione degli articoli indicherà che l'abbonamento è stato ricevuto per intero.

Non tenere traccia dello stato di ricezione

È possibile scegliere l'opzione Non tenere traccia quando non si desidera tenere traccia dello stato di ricezione degli abbonamenti. Questo stato di ricezione può essere ereditato al momento del rinnovo, in modo da non doverlo reimpostare ogni anno.

Seguite le istruzioni riportate di seguito per non monitorare lo stato di ricezione di un articolo in serie o di un prodotto elettronico dalla schermata Articoli dell'ordine o Articoli dell'abbonamento.

Cercare gli elementi dell'ordine utilizzando uno dei metodi descritti nella pagina Ricerca e filtro degli elementi dell'ordine.
Selezionare le caselle di controllo accanto alle voci che non si desidera monitorare. Se si desidera non tenere traccia di tutti gli elementi della tabella, selezionare la casella di controllo in cima alla tabella.
Nella parte superiore della schermata, fare clic su Receive > Do Not Track.
Dalla finestra di dialogo Non tenere traccia, fare clic su Non tenere traccia.

Abbonamenti alle fatture

È possibile aggiungere a una fattura gli articoli ordinati in precedenza. Questo processo avviene nella schermata Ricevi e fattura di Acquisizioni ed è diverso dall'aggiunta di articoli non ordinati a una fattura. Per vedere come aggiungere articoli direttamente a una fattura (senza ordinare prima), vedere Aggiungere articoli direttamente a una fattura (senza ordinare prima).

Trovare gli articoli ordinati da fatturare

Seguite questi passaggi per trovare un articolo ordinato da fatturare.

Dalla navigazione a sinistra, fare clic su Ricezione e fatturazione.
Selezionare un tipo di elaborazione dall'elenco a discesa Tipo di elaborazione.
- E-Product - Tutti i prodotti elettronici
- Locale - Una tantum - Un articolo fisico o non fisico che non fa parte di WorldCat o della base di conoscenza (ad esempio, un abbonamento, mobili, forniture per ufficio, tecnologia, ecc.
- Locale - Abbonamento - Un oggetto fisico o non fisico che non fa parte di WorldCat o della base di conoscenza (ad esempio, un abbonamento, mobili, forniture per ufficio, tecnologia, ecc.
- Monografia - Monografie in cui viene applicato un solo codice a barre.
- Seriale - Stampa di serie e monografie in più parti in cui sono applicati più codici a barre.
Selezionare Fattura dall'elenco a discesa Azione.
Fare clic su Visualizza elementi.
Fare clic sul campo del modulo Testo di <Enter> ricerca e premere .
Trovare gli articoli che si desidera fatturare.

Trovare un articolo specifico
1. Selezionare un filtro di ricerca dall'elenco a discesa Ricerca.
2. Immettere il codice a barre, l'ISBN, l'ISSN, il numero OCLC o il titolo, utilizzando il campo di ricerca del testo. I risultati della ricerca appaiono automaticamente quando si smette di digitare.
3. Per tornare all'elenco delle voci in sospeso, cancellare tutto il testo dal campo del modulo Testo di ricerca.
4. La ricerca dei codici a barre è possibile solo dopo l'importazione dei dati pronti per lo scaffale. Vedere Importazione di fatture e dati pronti per lo scaffale.
Trova tutti gli articoli di un ordine
1. Selezionare Numero d'ordine dall'elenco a discesa Ricerca.
2. Immettere il numero d'ordine completo (numero di PO), compreso il PO "" e i trattini (-), nel campo del testo di ricerca. I risultati della ricerca vengono visualizzati automaticamente quando si smette di digitare.
3. Per tornare all'elenco delle voci in sospeso, cancellare tutto il testo dal campo del modulo Testo di ricerca .

È inoltre possibile restringere la ricerca in base a uno dei filtri sottostanti.

Filtri di ricerca - Tabella

Per cercare per	Utilizzare il metodo di recupero
Cerca	Selezionare dall'elenco un indice con cui limitare la ricerca: Parola chiave Titolo (predefinito) Numero copia Codice a barre Numero fattura ISBN ISSN Numero d'ordine Numero d'ordine
Tipo di contenuto	Selezionare il tipo di contenuto dell'elemento dall'elenco. Per tornare all'elenco di tutte le voci, selezionare lo spazio vuoto nell'elenco.
Ramo	Selezionate la filiale a cui consegnare l'articolo dall'elenco. La filiale si trova nella colonna Ubicazione dell'ordine. Per tornare all'elenco delle voci in sospeso, selezionare lo spazio vuoto nell'elenco.
Stato dell'ordine (non disponibile per la modifica quando l'azione è impostata su Ricezione)	Selezionare il grado in cui è stato effettuato l'ordine: Ordinato Richiesta di cancellazione Non cancellato Annullato
Stato della ricezione	Selezionare il grado di completamento dell'ordine: Non ricevuto Ricevuto Restituito Ritirato
Stato dell'acquisto	Selezionare il grado di completamento della fatturazione: Non fatturati Parzialmente fatturati Fatturato Parzialmente pagato Pagato

Selezionare una fattura nuova o esistente su cui aggiungere gli articoli ordinati.

Per fatturare gli articoli, è necessario creare una nuova fattura, che sarà selezionata di default, oppure selezionare una fattura esistente.

Creare una nuova fattura

Selezionare una fattura esistente

Selezionare il fornitore.
- Inserire il nome del fornitore nella casella di ricerca Vendor nel pannello di sinistra. Man mano che si digita, appare un elenco con i fornitori in uso che corrispondono alla ricerca.
  - Se un fornitore non appare, verificare che sia elencato come in uso in Vendor.
Selezionare la fattura.
- Digitare il numero di fattura nella casella di ricerca Numero fattura. Man mano che si digita, appare un elenco con i fornitori in uso che corrispondono alla ricerca.

Aggiungere alla fattura un articolo ordinato in precedenza

Esistono diversi modi per aggiungere un articolo precedentemente ordinato a una fattura.

È possibile fatturare tutte le copie di un articolo d'ordine o solo alcune copie di un articolo d'ordine. La fatturazione di solo alcune copie di un articolo lascerà il prezzo dell'ordine delle copie non fatturate ancora in carico al budget (a condizione che l'ordine sia di tipo Ordine di acquisto).

Esistono cinque tipi di voci di fattura:

Articoli a fattura completa: Coprono il 100% del costo delle copie da fatturare. Quando la fattura viene pagata, l'intero prezzo d'ordine delle copie viene disimpegnato.
Voci di fattura parziale: coprono una percentuale delle copie da fatturare. Quando la fattura viene pagata, l'eventuale percentuale non fatturata rimane vincolata agli articoli ordinati.
Voci di fattura supplementari: Coprono eventuali costi aggiuntivi per un articolo già fatturato in precedenza. È possibile creare una voce di fattura supplementare solo per un articolo la cui percentuale di fatturazione è pari al 100%.
Voci di fattura a credito: Consentono al fornitore di fornire un credito che può essere utilizzato per acquistare articoli futuri da lui.
Articoli con fattura di rimborso: Sono simili alle voci di credito, ma in questo caso il venditore rimborsa effettivamente il denaro pagato alla biblioteca per utilizzarlo in qualsiasi modo, non solo per l'acquisto di articoli.

Fatturare completamente tutte le copie

Descrive il processo di fatturazione completa di tutte le copie di un articolo. Questo è il modo tipico di fatturare un articolo.

Dopo aver individuato l'articolo ordinato da fatturare e aver selezionato la fattura, è necessario aggiungere gli articoli alla fattura.
Nella colonna Fatturato, fare clic su Aggiungi alla fattura. Si apre la finestra di dialogo Aggiungi elemento alla fattura, con l'opzione Pagamenti completi selezionata per impostazione predefinita.
Fare clic su Aggiungi nella finestra Aggiungi voce alla fattura. L'elemento si sposta come nuova prima riga degli elementi elaborati in questa sessione. Il 100% appare nella colonna della fattura.

Voci parziali della fattura

Si può anche scegliere di fatturare parzialmente gli articoli. Questo metodo di fatturazione viene utilizzato quando si paga un articolo a rate e si desidera che solo una parte del prezzo dell'ordine venga scaricata al momento del pagamento. Per le istruzioni sulla fatturazione parziale degli articoli, consultare le sezioni seguenti:

Visualizza gli abbonamenti attuali

Nella navigazione a sinistra, fare clic su Ordini.
Fare clic su Voci di sottoscrizione.
Utilizzate la casella di ricerca per cercare gli articoli in abbonamento.
1. Digitare il termine di ricerca nella casella.
2. Fare cl <Enter>ic su Cerca o premere .
Applicare filtri alle voci dell'abbonamento. È possibile aggiungere un filtro per periodo di budget con il periodo di budget corrente selezionato, oppure un filtro per data di scadenza per mostrare gli elementi che si avvicinano alla data di scadenza dell'abbonamento.
1. Fare clic sul nome del filtro.
2. Selezionare i valori da applicare. È possibile selezionarne uno o più. Quando si seleziona più di un valore, il sistema cerca uno qualsiasi dei valori selezionati.
3. Fare clic su Applica. Una volta applicato il filtro, è possibile passare il mouse sul nome del filtro per visualizzare i valori selezionati.
(Facoltativo) Fare clic su Salva ricerca.
1. Nella finestra Salva ricerca, inserire un nome per la ricerca.
2. Fare clic su Salva. Il nome della ricerca appare nel titolo della pagina e viene visualizzato in una scheda di ricerca.
Per eseguire la ricerca salvata in futuro, fare clic su Ordini > Ricerca di articoli d'ordine nella navigazione a sinistra. Fare quindi clic sul nome della ricerca salvata.