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Supporto OCLC

Aggiungere articoli ordinati in precedenza a una fattura

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Scoprite come aggiungere articoli ordinati in precedenza a una fattura in WorldShare Acquisitions.

È possibile aggiungere a una fattura gli articoli ordinati in precedenza. Questo processo avviene nella schermata Ricevi e fattura di Acquisizioni ed è diverso dall'aggiunta di articoli non ordinati a una fattura. Per vedere come aggiungere articoli direttamente a una fattura (senza ordinare prima), vedere Aggiungere articoli direttamente a una fattura (senza ordinare prima).

Trovare gli articoli ordinati da fatturare

Seguite questi passaggi per trovare un articolo ordinato da fatturare.

  1. Dalla navigazione a sinistra, fare clic su Ricezione e fatturazione.
  2. Selezionare un tipo di elaborazione dall'elenco a discesa Tipo di elaborazione.
    • E-Product - Tutti i prodotti elettronici
    • Locale - Una tantum - Un articolo fisico o non fisico che non fa parte di WorldCat o della base di conoscenza (ad esempio, un abbonamento, mobili, forniture per ufficio, tecnologia, ecc.
    • Locale - Abbonamento - Un oggetto fisico o non fisico che non fa parte di WorldCat o della base di conoscenza (ad esempio, un abbonamento, mobili, forniture per ufficio, tecnologia, ecc.
    • Monografia - Monografie in cui viene applicato un solo codice a barre.
    • Seriale - Stampa di serie e monografie in più parti in cui sono applicati più codici a barre.
  3. Selezionare Fattura dall'elenco a discesa Azione.
  4. Fare clic su Visualizza elementi.
  5. Fare clic sul campo del modulo Testo di <Enter> ricerca e premere .
  6. Trovare gli articoli che si desidera fatturare.

    Trovare un articolo specifico
    1. Selezionare un filtro di ricerca dall'elenco a discesa Ricerca.
    2. Immettere il codice a barre, l'ISBN, l'ISSN, il numero OCLC o il titolo, utilizzando il campo di ricerca del testo. I risultati della ricerca appaiono automaticamente quando si smette di digitare.
    3. Per tornare all'elenco delle voci in sospeso, cancellare tutto il testo dal campo del modulo Testo di ricerca.
    4. La ricerca dei codici a barre è possibile solo dopo l'importazione dei dati pronti per lo scaffale. Vedere Importazione di fatture e dati pronti per lo scaffale.
       
    Trova tutti gli articoli di un ordine
    1. Selezionare Numero d'ordine dall'elenco a discesa Ricerca.
    2. Immettere il numero d'ordine completo (numero di PO), compreso il PO "" e i trattini (-), nel campo del testo di ricerca. I risultati della ricerca vengono visualizzati automaticamente quando si smette di digitare.
    3. Per tornare all'elenco delle voci in sospeso, cancellare tutto il testo dal campo del modulo Testo di ricerca .
  7. È inoltre possibile restringere la ricerca in base a uno dei filtri sottostanti.
    Filtri di ricerca - Tabella
    Per cercare per Utilizzare il metodo di recupero
    Cerca Selezionare dall'elenco un indice con cui limitare la ricerca:
    • Parola chiave
    • Titolo (predefinito)
    • Numero copia
    • Codice a barre
    • Numero fattura
    • ISBN
    • ISSN
    • Numero d'ordine
    • Numero d'ordine
    Tipo di contenuto Selezionare il tipo di contenuto dell'elemento dall'elenco.
    • Per tornare all'elenco di tutte le voci, selezionare lo spazio vuoto nell'elenco.
    Ramo Selezionate la filiale a cui consegnare l'articolo dall'elenco.
    • La filiale si trova nella colonna Ubicazione dell'ordine.
    • Per tornare all'elenco delle voci in sospeso, selezionare lo spazio vuoto nell'elenco.
    Stato dell'ordine (non disponibile per la modifica quando l'azione è impostata su Ricezione) Selezionare il grado in cui è stato effettuato l'ordine:
    • Ordinato
    • Richiesta di cancellazione
    • Non cancellato
    • Annullato
    Stato della ricezione Selezionare il grado di completamento dell'ordine:
    • Non ricevuto
    • Ricevuto
    • Restituito
    • Ritirato
    Stato dell'acquisto Selezionare il grado di completamento della fatturazione:
    • Non fatturati
    • Parzialmente fatturati
    • Fatturato
    • Parzialmente pagato
    • Pagato

Selezionare una fattura nuova o esistente su cui aggiungere gli articoli ordinati.

Per fatturare gli articoli, è necessario creare una nuova fattura, che sarà selezionata di default, oppure selezionare una fattura esistente. 

Creare una nuova fattura

  1. Dal pannello Ricezione e fatturazione, fare clic su Nuova fattura.
  2. Inserire il fornitore, il numero di fattura e la data della fattura.
  3. Fare clic su Salva. Questa fattura verrà quindi selezionata automaticamente per l'uso.

Selezionare una fattura esistente

  1. Selezionare il fornitore.
    • Inserire il nome del fornitore nella casella di ricerca Vendor nel pannello di sinistra. Man mano che si digita, appare un elenco con i fornitori in uso che corrispondono alla ricerca.
      • Se un fornitore non appare, verificare che sia elencato come in uso in Vendor.
  2. Selezionare la fattura.
    • Digitare il numero di fattura nella casella di ricerca Numero fattura. Man mano che si digita, appare un elenco con i fornitori in uso che corrispondono alla ricerca.

Aggiungere alla fattura un articolo ordinato in precedenza

Esistono diversi modi per aggiungere un articolo precedentemente ordinato a una fattura.

È possibile fatturare tutte le copie di un articolo d'ordine o solo alcune copie di un articolo d'ordine. La fatturazione di solo alcune copie di un articolo lascerà il prezzo dell'ordine delle copie non fatturate ancora in carico al budget (a condizione che l'ordine sia di tipo Ordine di acquisto).

Esistono cinque tipi di voci di fattura:

  • Articoli a fattura completa: Coprono il 100% del costo delle copie da fatturare. Quando la fattura viene pagata, l'intero prezzo d'ordine delle copie viene disimpegnato.
  • Voci di fattura parziale: coprono una percentuale delle copie da fatturare. Quando la fattura viene pagata, l'eventuale percentuale non fatturata rimane vincolata agli articoli ordinati.
  • Voci di fattura supplementari: Coprono eventuali costi aggiuntivi per un articolo già fatturato in precedenza. È possibile creare una voce di fattura supplementare solo per un articolo la cui percentuale di fatturazione è pari al 100%.
  • Voci di fattura a credito: Consentono al fornitore di fornire un credito che può essere utilizzato per acquistare articoli futuri da lui.
  • Articoli con fattura di rimborso: Sono simili alle voci di credito, ma in questo caso il venditore rimborsa effettivamente il denaro pagato alla biblioteca per utilizzarlo in qualsiasi modo, non solo per l'acquisto di articoli.

Fatturare completamente tutte le copie

Descrive il processo di fatturazione completa di tutte le copie di un articolo (vedere la definizione di Articoli a fatturazione completa all'inizio di questa sezione). Questo è il modo tipico di fatturare un articolo.

  1. Dopo aver individuato l'articolo ordinato da fatturare e aver selezionato la fattura, è necessario aggiungere gli articoli alla fattura.
  2. Nella colonna Fatturato, fare clic su Aggiungi alla fattura. Si apre la finestra di dialogo Aggiungi elemento alla fattura, con l'opzione Pagamenti completi selezionata per impostazione predefinita.
  3. Fare clic su Aggiungi nella finestra Aggiungi voce alla fattura. L'elemento si sposta come nuova prima riga degli elementi elaborati in questa sessione. Il 100% appare nella colonna della fattura.

Articoli parzialmente fatturati

Descrive il processo di fatturazione parziale delle copie di un articolo (vedere la definizione di Articoli di fattura parziale all'inizio di questa sezione). Questo metodo di fatturazione viene utilizzato quando si paga un articolo a rate e si desidera che solo una parte del prezzo dell'ordine venga scaricata al momento del pagamento.

Utilizzare questa funzione per non pagare la fattura per intero.

Voce parzialmente fatturata in percentuale

È possibile fatturare parzialmente un articolo in base alla percentuale assegnata all'articolo in fattura. L'impegno per la copia viene ridotto della percentuale della voce della fattura.

  1. Dopo aver individuato l'articolo ordinato da fatturare e aver selezionato la fattura (vedere i passaggi precedenti), è necessario aggiungere gli articoli alla fattura.
  2. Nella colonna Fatturato, fare clic su Aggiungi alla fattura.
  3. Nella finestra di dialogo Aggiungi elemento alla fattura, selezionare Paga in percentuale come Opzione di pagamento.
  4. Inserire la % da fatturare in questo momento o selezionarla con i tasti freccia. È possibile selezionare da 0 a 100%.
  5. Fare clic su Aggiungi.
    • L'elemento aperto si sposta nell'area Elementi elaborati in questa sessione, nella parte inferiore dello schermo.
    • Nella colonna Fatturato viene visualizzata la percentuale della voce di fattura selezionata.

Fattura parziale per importo

È possibile fatturare parzialmente un articolo in base all'importo pagato per l'articolo dell'ordine. L'impegno per la copia viene ridotto dell'importo pagato sulla fattura.

Questo è utile quando si elaborano articoli che vengono fatturati più volte o in più parti e il prezzo di ciascuna parte è incerto.

 Nota: se ci sono più fondi sulla voce d'ordine, l'impegno per ogni fondo viene ridotto proporzionalmente all'importo o alla percentuale assegnata a quel fondo. Ad esempio, se si fattura un ordine con due fondi con 100,00 dollari assegnati a ciascun fondo e l'importo della fattura è di 100,00 dollari, l'impegno residuo per ciascun fondo sarà di 50,00 dollari al momento del pagamento della fattura.

  1. Dopo aver individuato l'articolo ordinato da fatturare e aver selezionato la fattura (vedere i passaggi precedenti), è necessario aggiungere gli articoli alla fattura.
  2. Nella colonna Fatturato, fare clic su Aggiungi alla fattura.
  3. Nella finestra di dialogo Aggiungi voce alla fattura, selezionare Paga per importo. Vengono visualizzati l'importo dell'articolo e il campo di testo Prezzo unitario.
  4. Inserire il prezzo unitario dell'articolo da fatturare.
  5. Fare clic su Aggiungi.
    • L'elemento aperto si sposta nell'area Elementi elaborati in questa sessione, nella parte inferiore dello schermo.
    • La colonna Fatturato viene visualizzata come --- in quanto l'articolo viene scaricato in base all'importo pagato in fattura anziché in base alla percentuale.

Fatturare lo stesso articolo per importo

È possibile fatturare più volte lo stesso articolo per importo. Questo è utile quando si elaborano articoli che vengono fatturati più volte o in più parti e il prezzo di ciascuna parte è incerto.

  1. Dalla navigazione a sinistra, fare clic su Ricezione e fatturazione.
  2. Selezionare Monografia o Serie dall'elenco a discesa Tipo di elaborazione.
  3. Selezionare Fattura dall'elenco a discesa Azione.
  4. Fare clic su Visualizza elementi.
  5. Selezionare Partially Paid (Parzialmente pagato ) dall'elenco a discesa Purchase Status (Stato dell'acquisto).
  6. Individuare l'articolo precedentemente fatturato.
  7. Selezionare Aggiungi addebito alla fattura dal menu a discesa Seleziona azione.
  8. Nella finestra di dialogo Aggiungi articolo alla fattura, vengono visualizzati l'importo ancora impegnato per l'articolo e il campo di testo Prezzo unitario.
  9. Inserire il prezzo unitario dell'articolo da fatturare.
    Oppure
    Se questa è la parte finale dell'articolo, fare clic sulla casella di controllo Cancella l'impegno e segna le copie come pagate. Se si seleziona questa casella di controllo:
    • L'eventuale residuo dell'ordine viene immediatamente cancellato e impostato a 0,00.
    • Una volta pagate tutte le fatture per l'articolo, le copie risultanti saranno contrassegnate come pagate anziché come parzialmente pagate.
  10. Fare clic su Aggiungi.

Fatturare alcune copie di un articolo dell'ordine

Descrive il processo di fatturazione di alcune copie di un articolo, in modo parziale o completo.

  1. Dopo aver individuato l'articolo ordinato da fatturare e aver selezionato la fattura (vedere i passaggi precedenti), è necessario aggiungere gli articoli alla fattura.
  2. Nella colonna Fatturato, fare clic su Aggiungi alla fattura.
  3. Viene visualizzata la finestra di dialogo Aggiungi voce alla fattura.
  4. Per fatturare solo alcune copie dell'articolo, ridurre la Quantità al numero di copie che si desidera fatturare. Scegliere se si desidera pagare interamente o a rate (vedere le istruzioni sopra per il pagamento integrale o parziale). Fare clic su OK.
  5. L'elemento aperto si sposta nell'area Elementi elaborati in questa sessione, nella parte inferiore dello schermo.

Articoli supplementari

Qui viene descritto il processo di creazione di voci di fattura supplementari (vedere la definizione di voci di fattura supplementari all'inizio di questa sezione). Questo metodo di fatturazione viene spesso utilizzato quando un venditore ha accidentalmente fatturato un importo inferiore al prezzo pieno dell'articolo. È possibile utilizzare questa opzione solo se l'articolo è già stato fatturato e pagato al 100%.

  1. Dopo aver individuato l'articolo ordinato da fatturare e aver selezionato la fattura (vedere i passaggi precedenti), è necessario aggiungere gli articoli alla fattura.
  2. Nella colonna Fatturato, ora viene visualizzato il pulsante Seleziona azione invece del pulsante Aggiungi alla fattura. Selezionare l'azione Supplemento.
  3. Nella finestra di dialogo Aggiungi articolo alla fattura, modificare la Quantità e l'Importo.
  4. Nella finestra Aggiungi articolo alla fattura, modificare la Quantità e l'Importo.
    1. Importo - Per i supplementi, inserire l'importo del fornitore.
    2. Quantità - Qualsiasi numero uguale o inferiore al numero totale di copie elencate qui.
  5. Fare clic su OK.
  6. L'elemento si sposta nell'area Elementi elaborati in questa sessione.