Integrare le informazioni sulle fatture con il sistema finanziario utilizzando l'API della piattaforma.
Abbinare il codice di un fondo di bilancio a un sistema finanziario esterno.
I fondi sono le categorie o i conti specifici che si scelgono quando si ordinano o si fatturano articoli. Vedere Creare un budget per la prima volta.
Quando si creano i fondi, è possibile inserire un identificatore utilizzato dal sistema finanziario della propria istituzione (ad es. PeopleSoft, SAP). Ciò consente di utilizzare il Codice Fondo come punto di incontro tra i due sistemi.
- Nel pannello di sinistra fare clic su Budget.
- Fare clic su Nuovo Budget.
- Inserire la data di inizio e la data di fine del periodo fiscale.
- Fare clic sul pulsante Aggiungi (
) nella colonna più a destra. - Ogni fondo deve avere un Nome del Fondo, un Codice del Fondo, e dev’essere stabilito un importo preventivato. Il Codice del Fondo dev’essere univoco, mentre il Nome del Fondo e l'importo preventivato possono ripetersi. Per esempio, si può avere un fondo annidato chiamato “Libri” sia sotto il fondo denominato “Inglese” e il fondo denominato “Geografia”.
- Nome del fondo: Scegliere un nome che sia esemplificativo e di facile lettura.
- Codice fondo : Ci sono numerose opzioni per scegliere un codice fondo appropriato. Alcuni suggerimenti:
- Una versione abbreviata del nome del fondo (p.e. EngBks per English Books budget).
- L’identificatore usato dal sistema amministrativo-contabile della tua istituzione (p.e. PeopleSoft, SAP). Questo permette di usare il codice fondo come nodo tra i due sistemi.
- Una combinazione dei precedenti (p.e. EngBks-001234).
Identificatori locali nel record del fornitore
Un altro codice può essere inserito nel record del fornitore, vedi Creare un nuovo fornitore. Ciò consente all'API Acquisizioni di abbinare i record dei fornitori al sistema finanziario esterno.
Questi identificatori sono unici per la vostra biblioteca.
| Identificatore locale | Descrizione |
|---|---|
| ID del sistema contabile | Utilizzato per tracciare l'identificativo utilizzato dal sistema finanziario dell'istituto di appartenenza. OCLC raccomanda di utilizzare questo campo per il sistema di pianificazione delle risorse aziendali (ERP). |
| Codici di abbinamento | Si usa quando è necessario un codice per identificare (abbinare) i fornitori in altri sistemi. L'utilizzo dello stesso match code per lo stesso fornitore sia nel WMS che in altri sistemi facilita la condivisione delle informazioni sul fornitore tra i sistemi. |
| Numero del fornitore* | Un numero ID assegnato dalla vostra istanza di WMS, nello stesso modo in cui vengono assegnati i numeri d'ordine. |
Contrassegnare la fattura come pronta
La modifica dello stato di una fattura in Pronto impedisce di modificarla. Lo stato Pronto viene spesso utilizzato per indicare che la fattura è pronta per essere importata in un sistema finanziario separato utilizzato dalla biblioteca. Il sistema finanziario esterno (ad es. PeopleSoft, SAP), possono raccogliere le informazioni e pagare la fattura. Comunica con il WMS, tramite l'API Acquisizioni, per identificare tutte le fatture con uno stato di Pronto, in modo che il pagamento possa essere autorizzato ed effettuato sul sistema finanziario esterno. Il sistema esterno comunica nuovamente a WMS quando il pagamento è stato effettuato, in modo che lo stato della fattura WMS sia impostato su Pagato.
Modificare una fattura come di consueto. Una volta completato, è possibile fare clic su Segna come pronto nella parte superiore della schermata.
| Cambiare lo stato in | Procedura |
|---|---|
| Pronto | Fare clic su Segna la fattura come pronta in basso a destra. Lo stato della fattura passa a Pronto e il pulsante Segna la fattura come pronta passa a Riaprire la fattura. |
| Aperto | Fare clic su Riaprire la fattura in basso a destra. Lo stato della fattura cambia in Aperto e il pulsante Riapri fattura cambia in Segna fattura come pronta. |