Modifica di una fattura

Ricerca di fatture esistenti

1. Nella navigazione a sinistra, fare clic su Fatture > Fatture.
2. Cercare una fattura.
   1. Fare clic su Cerca per visualizzare tutte le fatture.
      Oppure
   2. Ricerca di una fattura specifica.
      1. Selezionare un indice dall'elenco a discesa.
         • Numero di fattura (predefinito)
         • ID fattura esterna
         • ID di riferimento del pagamento
         • Numero di fattura del sistema
      2. Inserite i termini di ricerca nel campo Trova fattura.
      3. Fare clic su Cerca.
3. (Facoltativo) Filtrare i risultati della ricerca utilizzando i filtri per le fatture.

Modificare le fatture esistenti

È possibile modificare le fatture modificando i campi sottostanti:

Campi della fattura - Tabella

Campo	Descrizione
Data di pagamento	Data di pagamento della fattura. Questa data non deve necessariamente coincidere con la data in cui lo stato di pagamento della fattura viene modificato in Pagato e consente di indicare quando il pagamento è stato effettivamente inviato al fornitore, piuttosto che quando la fattura è stata contrassegnata come pagata in Acquisizioni. Alla voce Stato è possibile visualizzare la data in cui lo stato di pagamento della fattura è stato modificato in Pagato.
Numero di fattura (obbligatorio)	Numero utilizzato dal fornitore per identificare una fattura specifica.
Data della fattura (obbligatorio)	Data di creazione della fattura da parte del fornitore.
ID fattura esterna	Un identificativo univoco per la fattura utilizzato da un sistema finanziario esterno (ad es. come il sistema finanziario del campus).
ID di riferimento del pagamento	Numero dell'assegno o della transazione per il pagamento effettivamente presentato per questa fattura.
Gestione delle imposte	Selezionare un metodo di calcolo delle imposte dall'elenco a discesa. Metodo di calcolo delle imposte Descrizione Costo della voce fiscale Calcola l'importo dell'imposta moltiplicando la percentuale di imposta per il prezzo. Voce fiscale, costo del servizio e spese di spedizione Calcola l'importo dell'imposta moltiplicando la percentuale di imposta per il prezzo, le spese di servizio e la spedizione. Include le imposte nei costi Calcola l'importo delle tasse considerandole incluse nel prezzo, nei costi di servizio e nella spedizione.
Valuta	La valuta utilizzata dal fornitore.
Tasso di cambio	Tasso di cambio per la fattura, se la valuta non corrisponde alla valuta della biblioteca. Fare clic su Usa tasso corrente per inserire nel campo Tasso di cambio il tasso di cambio corrente. Il sistema inserisce la tariffa creata prima di recuperare una tariffa da un servizio esterno.  Nota: questo campo appare solo se la valuta della biblioteca è diversa da quella selezionata.
Nota	Note aggiunte a una voce di fattura da un utente.

Modifica delle informazioni sulle voci della fattura

Le fatture non pagate possono essere modificate prima del pagamento.

1. Dall'elenco delle fatture, fare clic sul numero di fattura.
2. Modifica della fattura.

   Aggiungere voci bibliografiche

   Per aggiungere voci bibliografiche a una fattura, utilizzare le seguenti procedure:

   Tipo di articolo	Procedura
   Monografia	Ricevere, Monografie Fattura
   Seriale, prodotto elettronico	Ricevere Fattura

   Aggiungere alla fattura un addebito, un credito o un rimborso per un articolo non bibliografico.

   Utilizzare questa funzione per registrare un addebito, un credito o un rimborso per articoli non bibliografici (che non sono registrati in WorldCat o nella Knowledge Base di WorldCat), come ad esempio le spese di attrezzatura o di legatoria. Gli articoli aggiunti in questo modo non fanno parte di un ordine, quindi il campo Ordine rimane vuoto.

   Dall'elenco Aggiungi (nell'angolo in alto a sinistra sopra la tabella), selezionare l'elemento da aggiungere:

   Aggiungi articolo	Descrizione
   Debito	Una voce di addebito aumenta l'importo pagato dal fondo al momento del pagamento della fattura.
   Credito	Voce accreditata, diminuisce l'importo versato dal fondo al momento del pagamento della fattura.
   Rimborso	Una voce rimborsata diminuisce l'importo pagato dal fondo al momento del pagamento della fattura.

   Nota: per i crediti e i rimborsi, tutti gli importi devono essere negativi (prezzo unitario, spese di servizio, spedizione).

   Cancellare dalla fattura

   L'eliminazione di un articolo da una fattura non influisce sull'ordine dell'articolo.

   1. Selezionare la casella di controllo dell'elemento e fare clic su Elimina elementi (sopra la tabella).
   2. Nella finestra Elimina voce di fattura, fare clic su Sì.

3. Modificare le voci. Il sistema mantiene un totale corrente nella colonna Totale.

   Dividere una fattura tra più fondi

    Nota:  Alternare tra Importo e Percentuale può cambiare la percentuale di spesa assegnata a ciascun fondo per motivi di arrotondamento, quando si passa da una modalità all’altra durante la fase di assegnazione dei costi.

   Dividere una fattura tra più fondi in base all'importo

   1. Nella navigazione a sinistra, espandere Fatture > Fatture.
   2. Fare clic su Cerca e poi su Titolo/Descrizione per visualizzare la fattura.
   3. Dalla colonna Budget/Fondo, fare clic su Assegnazione di più budget/fondi. Si apre quindi la finestra Assegnazione budget e fondi.
       Nota: è possibile suddividere una fattura tra più fondi anche dalla pagina Voci d'ordine.
   4. Per Allocare per, selezionare Importo.
   5. Aggiungere altri fondi facendo clic sul pulsante Aggiungi (). 
   6. Inserire l'importo di ciascun fondo aggiunto nel campo Importo. Gli importi di ciascun fondo devono essere sommati al prezzo totale dell'articolo. Il prezzo totale della voce (Importo) e l'Importo non assegnato si trovano nella parte superiore della finestra di dialogo Assegnazione budget e fondi.
   7. (Facoltativo) Fare clic su Distribuisci uniformemente tra i fondi non assegnati per distribuire l'importo non assegnato rimanente uniformemente tra tutti i fondi con un importo pari a zero.
   8. Fare clic su Salva.

   Dividere una fattura tra più fondi in percentuale

   1. Nella navigazione a sinistra, espandere Fatture.
   2. Fare clic su Fatture e poi su Titolo/Descrizione per visualizzare la fattura.
   3. Dalla colonna Budget/Fondo, fare clic su Assegnazione di più budget/fondi. Si apre quindi la finestra Assegnazione budget e fondi.
       Nota: è possibile suddividere una fattura tra più fondi anche dalla pagina Voci d'ordine.
   4. Per Allocare per, selezionare Percentuale.
   5. Aggiungere altri fondi facendo clic sul pulsante Aggiungi (). 
   6. Inserire la percentuale per ogni fondo aggiunto nel campo Percentuale. Le percentuali devono raggiungere il 100%. 
   7. (Facoltativo) Fare clic su Distribuisci uniformemente tra i fondi non assegnati per distribuire l'importo non assegnato rimanente uniformemente tra tutti i fondi con un importo pari a zero.
   8. Fare clic su Salva.

   Selezionare i fondi da budget relativi a differenti cicli fiscali per la voce di una fattura

    Nota: 

   • Alternare tra Importo e Percentuale può cambiare la percentuale di spesa assegnata a ciascun fondo per motivi di arrotondamento, quando si passa da una modalità all’altra durante la fase di assegnazione dei costi.
   • È sempre possibile selezionare il periodo di budget corrente, ma il periodo di budget successivo è disponibile solo se è stato abilitato all'uso. A tale scopo, passare al budget successivo selezionato e selezionare Abilita all'uso.

   1. Dalla colonna Budget/Fondo fare clic su Assegna Budget/Fondi multipli.
   2. Selezionare la spunta Importo.
   3. Aggiungere altri periodi di bilancio facendo clic sul pulsante Aggiungi ().
   4. Selezionare un budget per ogni riga così aggiunta.
   5. Fare clic su Salva.

   Modificare le imposte, gli sconti e le spese di servizio e di spedizione per più articoli contemporaneamente.

   1. Fare clic sulla casella di controllo per selezionare gli articoli a cui si desidera applicare gli sconti, le spese di servizio e di spedizione e le tasse.
   2. Fare clic sui pulsanti in basso a sinistra(Tassa, Sconto, Costo del servizio e Spedizione) per aprire le finestre e apportare le modifiche. Le modifiche vengono applicate a tutte le voci selezionate.
       Nota: qualsiasi altra modifica deve essere apportata a un elemento alla volta.

4. Al termine, fare clic su Paga ora. Vedere Pagare una fattura.
   (Opzionale)
   • Non pagare la fattura
   • Cambiare lo stato in Pronto o Aperto

Colonne delle voci della fattura - Tabella

Colonna	Descrizione
Bilancio/Fondo	L’elenco superiore è quello dei Budget (se sono presenti più di un budget all’attivo). L’elenco in basso è relativo al fondo su cui verrà addebitato il costo dell’articolo: Finestra del fondo Colonna di sinistra Colonna centrale Colonna destra Nome del fondo Codice fondo Fondo madre Assegnare più fondi a un articolo Nell'elenco Fondi, fare clic su Assegnazione di più fondi (in fondo alla finestra dell'elenco). In Assegnazione di più fondi alla voce, selezionare il fondo. Inserire la percentuale del costo dell'articolo che il fondo pagherà. (Assicurarsi che le percentuali totalizzino il 100%). Utilizzare i pulsanti Aggiungi ( ) e Rim uovi ( ) per aggiungere e rimuovere fondi. Fare clic su Salva.
Totale calcolato	Il totale di tutti i prezzi, le spese di servizio, di spedizione e le tasse, al netto di eventuali sconti.
Campi personalizzati	Fare clic sul pulsante Campi personalizzati( ) per modificare i campi personalizzati per la voce della fattura.
Sconto (%)	Eventuali sconti applicati all'articolo (inserire una percentuale). Può essere modificato per più articoli contemporaneamente. Vedere Modifica delle tasse, degli sconti e dei costi di servizio e spedizione per più articoli contemporaneamente, sopra.
Inv. (%)	Indica la percentuale dell'articolo che è stata fatturata.
Nota	Eventuali note sull'articolo dell'ordine. Fare clic sul pulsante Aggiungi nota () per aggiungere una nuova nota. Fare clic sul pulsante Aggiungi/Modifica nota () per aggiungere o modificare le note.
Ordine #	Il numero d'ordine.
Quantità	Il numero di articoli fatturati.
Costi di servizio	Eventuali spese di servizio applicate all'articolo. Selezionare il tipo di valore dall'elenco a discesa: Selezionare Per unità per inserire un valore unitario che viene poi moltiplicato per il numero nella colonna Qtà. Questo numero viene aggiunto al totale calcolato. Selezionare Totale per inserire il valore totale delle spese di servizio per la voce. Questo numero viene aggiunto al totale calcolato.  Nota:  Se si cambia il tipo di valore dopo aver inserito un importo, il valore inserito non verrà ricalcolato (ad esempio, un totale inserito come 19,99 diventerà il valore unitario e risulterà in un totale calcolato aggiornato). Le spese di servizio possono essere modificate per più voci contemporaneamente. Vedere Modifica delle tasse, degli sconti e dei costi di servizio e spedizione per più articoli contemporaneamente, sopra.
Spedizione	Eventuali spese di spedizione applicate all'articolo. Calcolato moltiplicando l'importo della spedizione per il numero della colonna Qtà. Può essere modificato per più articoli contemporaneamente. Vedere Modifica delle tasse, degli sconti e dei costi di servizio e spedizione per più articoli contemporaneamente, sopra.
Imposta 1 (%)	Un valore inserito dall'utente che indica l'imposta 1 dell'articolo. Selezionare il tipo di valore dall'elenco a discesa: Selezionare Totale per inserire l'importo totale dell'Imposta 1 per l'articolo. Il valore inserito viene aggiunto al totale calcolato. Selezionare Percentuale per inserire la percentuale dell'Imposta 1 per la voce. Questo valore viene moltiplicato per il prezzo per calcolare l'importo dell'imposta e viene quindi aggiunto al totale calcolato.  Nota:  Se si cambia il tipo di valore dopo aver immesso un importo, il valore dell'imposta immesso non verrà ricalcolato (ad esempio, un totale immesso come 3,75 verrà applicato come valore percentuale del 3,75% e risulterà in un totale calcolato aggiornato). È possibile assegnare un valore percentuale fino a tre cifre decimali (ad esempio, 7,745%). I valori percentuali con quattro cifre decimali saranno arrotondati a tre cifre decimali (ad esempio, 7,7454% sarà arrotondato a 7,745%). Per impostazione predefinita, il valore percentuale ha due cifre decimali, a meno che non venga inserita una terza cifra decimale.
Imposta 2 (%)	Un valore inserito dall'utente che indica l'imposta 2 dell'articolo. Selezionare il tipo di valore dall'elenco a discesa: Selezionare Totale per inserire l'importo totale dell'Imposta 2 per l'articolo. Il valore inserito viene aggiunto al totale calcolato. Selezionare Percentuale per inserire la percentuale dell'Imposta 2 per la voce. Questo valore viene moltiplicato per il prezzo per calcolare l'importo dell'imposta e viene quindi aggiunto al totale calcolato.  Nota:  Se si cambia il tipo di valore dopo aver immesso un importo, il valore dell'imposta immesso non verrà ricalcolato (ad esempio, un totale immesso come 3,75 verrà applicato come valore percentuale del 3,75% e risulterà in un totale calcolato aggiornato). È possibile assegnare un valore percentuale fino a tre cifre decimali (ad esempio, 7,745%). I valori percentuali con quattro cifre decimali saranno arrotondati a tre cifre decimali (ad esempio, 7,7454% sarà arrotondato a 7,745%). Per impostazione predefinita, il valore percentuale ha due cifre decimali, a meno che non venga inserita una terza cifra decimale.
Importo dell'imposta	Somma di Imposta 1 (%) e Imposta 2 (%).
Imposta %	Eventuali imposte sull'articolo (indicare la percentuale). Per tassare le spese di servizio e di spedizione, selezionare la casella Includi imposta su spese di servizio & spedizione per l'intera fattura sopra la tabella. Può essere modificato per più articoli contemporaneamente. Vedere Modifica delle tasse, degli sconti e dei costi di servizio e spedizione per più articoli contemporaneamente, sopra. Per aggiungere una seconda colonna fiscale alla fattura, vedere Configurazione delle colonne sopra.
Titolo	Il titolo dell'articolo. Per visualizzare l'intero titolo abbreviato, posizionare il cursore sulle parentesi e sulle ellissi [...].
Da spendere	Importo da spendere nel periodo di bilancio selezionato.
Da pagare in anticipo	Importo da prepagare per il periodo di bilancio selezionato.
Totale	Il totale di tutti i prezzi, le spese di servizio, di spedizione e le tasse, al netto di eventuali sconti. Il totale viene aggiornato man mano che si apportano modifiche. Può essere modificato facendo clic sul totale. Nella finestra di dialogo Aggiorna totale: Selezionare Usa nuovo importo e inserire un nuovo importo totale. Fare clic su Aggiorna.  Nota: se si è cambiata la valuta del fornitore, il Totale generale sarà diverso dalla valuta della biblioteca. La differenza dipende dal tasso di cambio tra le due valute, impostato al momento della modifica della valuta del fornitore.
Prezzo unitario	Il prezzo dell'articolo.

Impostare il numero di voci della fattura visualizzate

È possibile impostare il numero predefinito di voci di fattura da visualizzare quando si visualizza una fattura. Il numero selezionato verrà salvato per le sessioni future quando si utilizzerà lo stesso computer e lo stesso browser.

 Nota: se si hanno due fatture aperte, ciascuna con un numero diverso di righe selezionate, l'ultima aperta verrà utilizzata come predefinita per le fatture future.

1. Dall'elenco delle fatture, fare clic sul numero di fattura.
2. Selezionare un numero dall'elenco a discesa Righe, che appare sopra la colonna Totale, per impostare il numero di righe da visualizzare quando si accede alla schermata Fattura.
   • 5 (predefinito)
   • 10
   • 20
   • 50