Come creare un budget per la prima volta
I Budget di spesa su WorldShare Acquisitions
Le istituzioni che usano WorldShare Acquisitions per effettuare degli ordini d’acquisto devono creare almeno un budget di spesa. I budget consentono di tenere traccia degli acquisti della tua biblioteca per un lasso di tempo stabilito. Un budget è un insieme di fondi attivi nello stesso periodo. Il periodo viene definito da una data di inizio e una di chiusura.
Importanti nota sui budget
- You cannot delete a budget once it is created, therefore it is recommended not to create a test budget or test orders. If you do need to create a test budget, please see Considerations for test budgets.
- Se si crea un budget per errore, è possibile rinominare i fondi all'interno di un budget o modificare le date di un budget.
- Tuttavia, gli ordini di acquisto effettuati su questo budget ne rimarranno vincolati e potranno essere disimpegnati solo a seguito del pagamento delle fatture.
- Pertanto, ancora una volta, si consiglia di non creare budget di prova.
- Se esiste un budget, la data di inizio del budget successivo non potrà precedere la data di chiusura di quello esistente.
- Il primo budget creato potrà avere qualsiasi data di inizio, ma la data di chiusura non può precedere quella di creazione.
- Il primo budget creato viene automaticamente abilitato all’uso.
- Un budget può avere uno di questi cinque status.
Status Definizione Indicato da Chiuso - Un budget chiuso non può essere più utilizzato.
- È possibile avere più budget chiusi.
- Non è possibile assegnare fondi a un budget chiuso, e non è possibile saldare le fatture con esso.
- No Enable for use check box.
- Tutti i fondi sono disattivati (non è possibile aggiungere, modificare o cancellare i fondi del budget).
In chiusura - È un budget in fase di chiusura.
- La chiusura di un budget può richiedere pochi minuti o diverse ore.
- Si raccomanda di chiudere un budget alla fine delle giornate lavorative.
- Non viene indicato nell’interfaccia utente.
In uso - Il budget attualmente in uso per effettuare ordini di acquisto o per saldare le fatture.
- C’è solo un budget corrente, ed è sempre quello successivo all’ultimo budget chiuso.
- Se non ci sono budget chiusi, il primo budget creato è quello corrente.
- The Enable for use check box is checked but disabled for editing.
Susseguente - Il budget susseguente è quello immediatamente successivo al budget correntemente in uso, può esserne abilitato l’utilizzo.
- Se abilitato all’uso, appare in seconda posizione nell’elenco dei budget selezionabili quando si effettuano ordini di acquisto o quando si saldano le fatture.
- The Enable for use check box is checked but disabled for editing.
Futuro - Un budget futuro è un qualunque budget dopo quello susseguente.
- Tutti i fondi sono attivi (è possibile aggiungere, modificare o cancellare i fondi del budget).
- The Enable for use check box is available.
- Chiudere i budget. Un budget può essere chiuso solo dopo che è passata la sua data di chiusura. Un budget chiuso non può essere riabilitato all’uso.
- Una volta creati i fondi, un riepilogo del budget appare nella parte superiore della schermata. Le informazioni mostrate sono: l’importo totale preventivato, quanto è stato speso, quanto impegnato e il bilancio restante.
Colori del grafico Bilancio complessivo Arancione scuro Speso Arancione chiaro Impegnato Verde Bilancio restante
Come creare un budget per la prima volta
Questa procedura descrive i passaggi da compiere quando si crea un budget per la prima volta e le cose da tenere a mente durante il processo.
1° passaggio: Decidere quando si vuole iniziare ad utilizzare WorldShare Acquisition per effettuare gli ordini d’acquisto
Il primo passo è decidere quando iniziare ad utilizzare WorldShare Acquisition per effettuare gli ordini d’acquisto. Ovvero, se si desidera utilizzarlo al principio del prossimo anno fiscale o durante quello corrente. Iniziare ad utilizzare un budget a metà di un ciclo fiscale comporta delle difficoltà aggiuntive (vedi sotto), tuttavia aspettare il prossimo anno fiscale implica altresì una duplicazione degli sforzi: sarà infatti necessario mantenere attivo il vecchio sistema di acquisizione nel mentre che si caricano i record degli acquisti fatti su WMS.
2° passaggio: Creare un budget
Dopo aver deciso quando iniziare ad utilizzare WorldShare Acquisitions per gli ordini d’acquisto, è possibile creare un budget.
- Nel pannello di sinistra fare clic su Budget.
- Fare clic su Nuovo Budget.
3° passaggio: Inserire la data di inizio e la data di chiusura del budget
Una volta creato, Inserire la data di inizio e di chiusura del budget. È possibile inserire la data di inizio e selezionare la finestra temporale di attività appropriata (solitamente un anno).
Quando si crea un budget per il prossimo anno fiscale:
- Inserire la data di inizio e selezionare il periodo di budget (6 mesi, 1 anno o 2 anni). La data di fine del periodo fiscale verrà quindi inserita automaticamente.
Quando si crea un budget per l’anno fiscale corrente esistono due opzioni:
- Impostare la Data di inizio sulla data odierna o su qualsiasi altra data in cui si desidera iniziare a utilizzare le acquisizioni e regolare manualmente la Data di fine in modo che corrisponda alla data di fine del periodo fiscale corrente dopo la creazione del budget, oppure
- Impostare la Data di inizio sulla data di inizio del periodo fiscale (nel passato) e impostare il Periodo sul valore appropriato.