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Come creare un budget per il prossimo ciclo fiscale

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Scopri come creare e configurare un budget per il prossimo ciclo fiscale su WorldShare Acquisitions.

Prima di chiudere un budget, è necessario impostarne uno nuovo per il prossimo ciclo fiscale. La procedura che segue illustra le azioni da compiere quando si configura un nuovo budget per il prossimo ciclo fiscale.

1° passaggio: aprire un nuovo budget e configurarne le date

  1. Fare clic su Budget > Nuovo Budget.Questa azione crea un nuovo budget, la data di inizio è il giorno successivo alla data di chiusura del budget precedente.Non è possibile modificare direttamente la data di inizio del nuovo budget poiché deve partire subito dopo la chiusura del budget precedente.
  2. (Facoltativo) È possibile modificare la data di chiusura del budget precedente nel caso si voglia intervenire sulla data di inizio del prossimo budget.
  3. Tieni presente che il budget non viene salvato fino a quando non viene creato il primo fondo nel passaggio successivo.

2° passaggio: aggiungere dei fondi a un budget

Nota importanti sull'aggiunta di fondi

  • Quando aggiungi fondi al nuovo budget, puoi scegliere di copiare fondi dal tuo budget precedente o aggiungere fondi da zero se il nuovo budget è significativamente diverso dal budget precedente.
  • Il modo più semplice per aggiungere fondi a un bilancio è copiare i fondi dal bilancio precedente. Con questo metodo si copiano tutti i fondi e le loro relazioni genitore-figlio, senza dover creare manualmente i fondi per il nuovo bilancio. Opzionalmente, è possibile trasferire anche gli importi preventivati.
  • Tuttavia, ci sono degli svantaggi nel copiare semplicemente i fondi.
    • È necessario modificare manualmente l'importo preventivato per tutti i fondi che non corrispondono esattamente.
    • If you update the budgeted amounts across multiple sessions, there is not an easy way to track the fund you last updated. If you copy the funds and leave all the budgeted amounts at 0.00, you can tell the difference between the budgeted amounts you have updated and those you have not.

Opzione A: Aggiungere dei fondi copiandone il modello dal budget precedente

  1. Fare clic su Copia la struttura del budget.
  2. (Facoltativo) Nella finestra di dialogo:
    1. Selezionare la casella Copia i fondi con l’ammontare preventivato nel caso si desideri copiare gli importi preventivati dei fondi nel nuovo budget.
    2. Selezionare la casella Non copiare i fondi disabilitati per le nuove transazioni e i loro fondi annidati nel caso non si desideri copiare i fondi disabilitati per le nuove transazioni nel nuovo budget.
    3. Select the Do not copy funds disabled for all uses and their child funds check box if you do not want funds that are disabled for all uses to be copied to the new budget.
    4. Select the Copy notes to copy notes for all funds from your previous budget to your new budget.
  3. Fare clic su Copia.
  4. Una volta copiata la struttura dei fondi dal budget precedente, è ancora possibile regolare i fondi per adattarli alle modifiche che si desidera apportare al nuovo budget.Ad esempio, si può voler ridistribuire gli importi di spesa preventivati tra i diversi fondi.

Opzione B: aggiungere manualmente dei fondi

  1. Per aggiungere un fondo, fare clic su Aggiungi (Pulsante di aggiunta) nell’ultima colonna di destra (colonna Azioni).
  2. Ogni fondo deve avere un Nome del Fondo, un Codice del Fondo, e dev’essere stabilito un importo preventivato. Il Codice del Fondo dev’essere univoco, mentre il Nome del Fondo e l'importo preventivato possono ripetersi. Per esempio, si può avere un fondo annidato chiamato “Libri” sia sotto il fondo denominato “Inglese” e il fondo denominato “Geografia”.
    1. Nome del fondo: Scegliere un nome che sia esemplificativo e di facile lettura.
    2. Codice fondo : Ci sono numerose opzioni per scegliere un codice fondo appropriato. Alcuni suggerimenti:
      • Una versione abbreviata del nome del fondo (p.e. EngBks per English Books budget).
      • L’identificatore usato dal sistema amministrativo-contabile della tua istituzione (p.e. PeopleSoft, SAP). Questo permette di usare il codice fondo come nodo tra i due sistemi.
      • Una combinazione dei precedenti (p.e. EngBks-001234).
    3. Fund Status: Select Enabled Fund status: Enabled (default), Disabled for New Transactions  Fund status: Disabled for New Transactions  , or Disabled for All Uses acq-disable-button.png.
    4. Importo preventivato : Esistono diverse procedure per assegnare una cifra di denaro a un fondo. Considerazioni:
      1. Se si sta creando il budget per il prossimo periodo fiscale e si prevede di iniziare a usare le Acquisizioni all'inizio di quell’anno fiscale, utilizzare l'intero importo preventivato per quel periodo fiscale. Ad esempio, se si dispone di 1.000 $ per il prossimo periodo di bilancio, inserire 1.000,00.
      2. Se si sta creando il budget per il periodo fiscale corrente (che è già iniziato), si può usare il saldo rimanente per il fondo come Importo preventivato, invece dell'intero importo preventivato per quel periodo. Ad esempio, se si sono preventivati 1.000 $ per un fondo ma se ne sono già spesi 500, si può inserire 500,00 come Importo preventivato, poiché si tratta dell'importo rimanente da poter spendere.
  3. È possibile creare un fondo annidato a un altro fondo facendo clic sul pulsante con i tre puntini (acq-action-button.png) presente nella colonna azioni del fondo. È possibile creare fino a cinque livelli di fondi, ma ricordate che con l'aumentare della complessità della struttura dei fondi aumenta anche la complessità della scelta del fondo giusto quando si ordina o si fattura un articolo.
  4. If you make a mistake, you can edit the Fund Name, Fund Code, and Budgeted Amount at any time. Click the ellipses button (acq-action-button.png) in the action column of the fund you want to edit and choose Edit from the drop-down menu. The total budgeted amount will appear at the top of the screen so that you can easily experiment with different Budgeted Amounts for each fund and view the results.
  5. È possibile cancellare i fondi fintanto che non sono stati utilizzati. Tuttavia, appena un fondo viene impegnato o usato per saldare una fattura non sarà più possibile cancellarlo. Si consiglia, pertanto, la massima attenzione quando si utilizzano i fondi di un budget.

Limiti nella natura gerarchica dei fondi apicali e dei fondi annidati

Funds at all levels of the hierarchy can be assigned to an item on an order or invoice. This means that parent funds that only serve as containers for child funds can also be selected as the fund for an item. If you do not want these to be selected, make sure you have set the Fund status to Disabled for New Transactions  Fund status: Disabled for New Transactions . You could also instruct selectors to only use the child funds, not the parent funds. You would also likely assign 0.00 as the Budgeted Amount for these funds.

Al momento, non è possibile configurare un fondo annidato affinché addebiti il costo di una transazione sul denaro presente in un fondo di livello superiore. Ad esempio, non è possibile assegnare 10.000,00 al fondo apicale “inglese” e, quando il suo fondo annidato viene utilizzato per un ordine, impegnare il fondo apicale. In questi casi, si può prendere in considerazione una delle due opzioni:

  1. Suddividere l’importo preventivato del fondo apicale tra i suoi fondi annidati; oppure…
  2. Mettere l'importo preventivato sul fondo padre, ma quando si analizza il bilancio, scaricare il file CSV per il budget e utilizzare le colonne Totale spese impegnate, e Totale speso per calcolare l'importo rimanente nel budget.

 Nota: È possibile visualizzare l'importo totale degli impegni e delle spese di un fondo apicale e dei suoi fondi annidati.A tale scopo, fare clic sul pulsante Preferenze utente (User preferences button) in alto a destra della tabella e spunta la visualizzazione delle colonne Totale impegni e Totale spese.

For more information on creating funds, see Create funds for your budget.

3° passaggio: Decidere se si vuole utilizzare il nuovo budget prima di chiudere quello precedente

Quando si creano dei fondi, ricordate che verrà chiesto (durante il processo di chiusura del budget) di mappare tutti i fondi con impegni aperti verso i fondi del nuovo budget.

È necessario decidere se si intende utilizzare il nuovo budget prima di chiudere quello precedente.Per esempio, si possono effettuare ordini d’acquisto sul nuovo budget qualche settimana prima che termini il ciclo fiscale.Oppure, si può tenere aperto il budget precedente per alcune settimane dopo la fine del periodo fiscale e contemporaneamente effettuare degli ordini sul nuovo budget.

4° passaggio : Abilitare l’utilizzo del nuovo budget

  1. Nel pannello di sinistra fare clic su Budget.
  2. Nell’elenco dei budget, selezionare il budget che si desidera modificare.Il budget evidenziato è quello correntemente in uso.
  3. Fare clic su Modifica.
  4. Selezionare la casella Abilita all’uso nella parte superiore della pagina.
  5. Nella finestra relativa al periodo del bilancio fare clic su OK per attivare il budget e modificarne lo status.
  6. (Optional) Select the Enable as default check box to enable the budget period as the default budget period for ordering and invoicing.
  7. Una volta abilitato un budget, questo apparirà come selezionabile quando si effettuano ordini d’acquisto o quando si pagano le fatture.