Le migliori pratiche per il roll over di un budget

Aggiungere fondi copiando i fondi da un bilancio precedente.

Per ulteriori informazioni, vedere Aggiunta manuale di fondi. 

(Facoltativo) Modificare i fondi come necessario

(Facoltativo) Spostare i fondi

Non esiste un modo automatico per spostare un fondo a un altro fondo padre. Se si desidera spostare un fondo, è necessario prima eliminarlo e poi ricrearlo. Anche tutti i fondi figli del fondo che si sta spostando dovranno essere cancellati e ricreati.

Elimina un fondo

1. Per cancellare un fondo, fare clic sul pulsante con i puntini di sospensione () nella colonna delle azioni. 
2. Scegliere Elimina dall’elenco a tendina.

Creare un nuovo fondo

1. Per aggiungere un fondo, fare clic su Aggiungi () nell’ultima colonna di destra (colonna Azioni).
2. Ogni fondo deve avere un Nome del Fondo, un Codice del Fondo, e dev’essere stabilito un importo preventivato. Il Codice del Fondo dev’essere univoco, mentre il Nome del Fondo e l'importo preventivato possono ripetersi. Per esempio, si può avere un fondo annidato chiamato “Libri” sia sotto il fondo denominato “Inglese” e il fondo denominato “Geografia”.
   1. Nome del fondo: Scegliere un nome che sia esemplificativo e di facile lettura.
   2. Codice fondo : Ci sono numerose opzioni per scegliere un codice fondo appropriato. Alcuni suggerimenti:
      • Una versione abbreviata del nome del fondo (p.e. EngBks per English Books budget).
      • L’identificatore usato dal sistema amministrativo-contabile della tua istituzione (p.e. PeopleSoft, SAP). Questo permette di usare il codice fondo come nodo tra i due sistemi.
      • Una combinazione dei precedenti (p.e. EngBks-001234).
   3. Fund Status: Select Enabled (default), Disabled for New Transactions    , or Disabled for All Uses .
   4. Importo preventivato : Esistono diverse procedure per assegnare una cifra di denaro a un fondo. Considerazioni:
      1. Se si sta creando il budget per il prossimo periodo fiscale e si prevede di iniziare a usare le Acquisizioni all'inizio di quell’anno fiscale, utilizzare l'intero importo preventivato per quel periodo fiscale. Ad esempio, se si dispone di 1.000 $ per il prossimo periodo di bilancio, inserire 1.000,00.
      2. Se si sta creando il budget per il periodo fiscale corrente (che è già iniziato), si può usare il saldo rimanente per il fondo come Importo preventivato, invece dell'intero importo preventivato per quel periodo. Ad esempio, se si sono preventivati 1.000 $ per un fondo ma se ne sono già spesi 500, si può inserire 500,00 come Importo preventivato, poiché si tratta dell'importo rimanente da poter spendere.
3. È possibile creare un fondo annidato a un altro fondo facendo clic sul pulsante con i tre puntini () presente nella colonna azioni del fondo. È possibile creare fino a cinque livelli di fondi, ma ricordate che con l'aumentare della complessità della struttura dei fondi aumenta anche la complessità della scelta del fondo giusto quando si ordina o si fattura un articolo.
4. If you make a mistake, you can edit the Fund Name, Fund Code, and Budgeted Amount at any time. Click the ellipses button () in the action column of the fund you want to edit and choose Edit from the drop-down menu. The total budgeted amount will appear at the top of the screen so that you can easily experiment with different Budgeted Amounts for each fund and view the results.
5. È possibile cancellare i fondi fintanto che non sono stati utilizzati. Tuttavia, appena un fondo viene impegnato o usato per saldare una fattura non sarà più possibile cancellarlo. Si consiglia, pertanto, la massima attenzione quando si utilizzano i fondi di un budget.