Trovare gli impegni
Overview
Prima di chiudere il bilancio corrente per l'anno, potreste voler pagare e spendere fondi dal bilancio.
Prima di chiudere un bilancio è necessario:
- Creare un nuovo bilancio per il prossimo periodo fiscale (copiare facoltativamente la struttura o la struttura e i fondi).
- Spostate le voci con importi vincolati o pagatele dal bilancio corrente.
Trovare le voci con importi vincolati
- Dal menù di navigazione a sinistra, fare clic su Budget.
- In Seleziona budget, scegliere il budget corrente.
- Fare clic su Modifica per visualizzare. Sono indicati i fondi per l'anno in corso.
- Nell'Enc. fare clic sull'importo impegnato. In questo modo si accede alle voci dell'ordine per questi fondi vincolati.
- Esaminare le voci di spesa e, se necessario, pagare utilizzando la schermata Ricevi e fattura.
Spendere i fondi
- Dalla navigazione a sinistra, fare clic su Ricezione e fatturazione.
- Selezionare Monografia dall'elenco a discesa Tipo di elaborazione.
- Selezionare Fattura dall'elenco a discesa Azione.
- Inserire le prime lettere del nome del fornitore nel campo Vendor form e, quando appare il nome, fare clic per selezionarlo.
- Fare clic su Visualizza elementi.
- Selezionare Non annullato dall'elenco a discesa Stato ordine. A questo punto si dispone di un elenco di voci gravate che non sono state cancellate.
- Ripetere i passaggi 2, 3, 5 e 6 per i restanti tipi di elaborazione.
Nota: è possibile saltare il passaggio 4, poiché la scelta originaria rimarrà anche dopo aver modificato il tipo di elaborazione e l'azione. Per cambiare il fornitore, ripetere il passaggio 4.
Azzeramento dell'impegno per una voce disimpegnata per importo
È necessario cancellare l'impegno per un determinato articolo d'ordine o periodo di abbonamento se tutti gli articoli ricevuti sono stati fatturati. In questo modo si evita che l'impegno residuo venga spostato al periodo di bilancio successivo. Consente inoltre di rinnovare l'articolo dell'ordine, se si tratta di un abbonamento, e di incassare l'intero importo per il periodo di bilancio successivo.
Nota:
- Se l'impegno dell'articolo è già pari a 0,00, perché l'importo pagato supera l'importo ordinato, gli articoli non verranno spostati al periodo di bilancio successivo alla chiusura del periodo di bilancio precedente. Solo le seguenti voci saranno spostate al periodo di bilancio successivo:
- Voci dell'ordine di acquisto con un impegno di spesa positivo
- Modelli di articoli ordinati
- Fatture non saldate.
- Voci dell'ordine di piano, ad eccezione degli ordini di acquisto, che non sono state pagate.
- Se si cancella un impegno per errore, è possibile ripristinare l'impegno a condizione che i fondi relativi non siano in un periodo di bilancio chiuso. Per ripristinare l'impegno, passare alla scheda Budget/Fondo della voce e fare clic su Ripristina impegno.
Liquidazione dell'impegno per le voci con un impegno superiore a 0,00
Utilizzare questo metodo per spostare le voci al periodo di bilancio successivo. Per questi articoli lo stato di acquisto rimarrà Parzialmente pagato.
- Dalla navigazione a sinistra, fare clic su Ordini > Voci dell'ordine.
- Applicare i filtri Metodo di ingombro e Metodo di disingombro:
- Fare clic su Filtri > Ingombro per attivare il filtro.
- Dal menu a discesa del filtro Impegni, selezionare il pulsante di opzione Più di, inserire 0,00 nel campo di testo e fare clic su Applica.
- Fare clic su Filtri > Metodo di disincaglio per attivare il filtro.
- Dal menu a discesa del filtro Metodo di disimpegno, selezionare Per importo e fare clic su Applica. Vengono visualizzate tutte le voci disimpegnate per importo con un impegno superiore a 0,00.
Nota: se vengono restituiti articoli con un encumbrance pari a 0,00, ripetere il passaggio b ma inserire 0,01.
- Fare clic sul titolo di un elemento per aprire la schermata Dettagli elemento.
- Fare clic sulla scheda Bilancio/Fondo. Vengono visualizzati il metodo di disimpegno e l'importo correntemente impegnato.
- Dalla scheda Bilancio/Fondo, fare clic su Cancella impegno.
- Nella finestra di dialogo Cancella impegno, fare clic su OK per confermare la cancellazione dell'impegno.
Nota: l'azzeramento di un impegno ridurrà a 0,00 qualsiasi impegno residuo per l'articolo e segnerà anche tutte le copie dell'articolo dell'ordine come pagate una volta pagate tutte le relative fatture.
Azzeramento dell'impegno per tutte le voci disimpegnate per importo in cui l'impegno non è ancora stato azzerato
Utilizzare questo metodo per contrassegnare tutte le voci disimpegnate per importo come pagate alla fine dell'anno, indipendentemente dal fatto che vi sia un impegno residuo.
- Dalla navigazione a sinistra, fare clic su Ordini > Voci dell'ordine.
- Fare clic su Filtri > Metodo di disincaglio per attivare il filtro.
- Dal menu a discesa del filtro Metodo di disimpegno, selezionare Per importo.
- Fare clic su Applica.
- Dal menu a discesa del filtro Stato dell'acquisto, selezionare Parzialmente pagato.
- Fare clic su Applica. Vengono visualizzate tutte le voci disimpegnate per importo in cui gli impegni non sono stati liquidati e/o tutte le fatture non sono state pagate.
- Fare clic sul titolo di un elemento per aprire la schermata Dettagli elemento.
- Fare clic sulla scheda Bilancio/Fondo. Vengono visualizzati il metodo di disimpegno e l'importo correntemente impegnato.
- Dalla scheda Bilancio/Fondo, fare clic su Cancella impegno.
Nella finestra di dialogo Cancella impegno, fare clic su OK per confermare la cancellazione dell'impegno.
Nota: l'azzeramento di un impegno ridurrà a 0,00 qualsiasi impegno residuo per l'articolo e segnerà anche tutte le copie dell'articolo dell'ordine come pagate una volta pagate tutte le relative fatture.
Creare una nuova fattura per gli articoli gravati
- Dalla navigazione a sinistra, fare clic su Ricezione e fatturazione.
- Fare clic su Nuova fattura.
- Inserire il numero di fattura, il fornitore e la data della fattura.
- Fare clic su Salva.
- Sulla prima voce, fare clic su Aggiungi alla fattura.
- Completare i dettagli della quantità e dell'opzione di pagamento.
Quando tutte le voci di un fornitore sono state aggiunte a una fattura, è possibile andare alla fattura e pagarla utilizzando i fondi del bilancio corrente: Pagare una fattura.
I fondi vengono spostati dagli importi vincolati agli importi spesi. Non sarà necessario mapparli al nuovo bilancio quando si chiude l'anno in corso.