Best practices for renewing subscriptions

Filtri disponibili per l'invio all'elenco dei rinnovi

Filtri dell'elenco di rinnovo - Tabella

Filter	Descrizione
Elenco di rinnovo Nome	Il nome dell'elenco di rinnovo.
Numero dell'elenco di rinnovo	Numero generato dal sistema e assegnato a una lista di rinnovo.
Descrizione	La descrizione fornita per l'elenco di rinnovo.

Colonne disponibili per l'invio all'elenco dei rinnovi

Colonne dell'elenco dei rinnovi - Tabella

Colonna	Descrizione
Numero dell'elenco di rinnovo	Numero generato dal sistema e assegnato a una lista di rinnovo.
Elenco di rinnovo Nome	Il nome dell'elenco di rinnovo.
Descrizione	La descrizione fornita per l'elenco di rinnovo.
Ordine corrente Articolo/i in elenco	Il numero di articoli dell'ordine attualmente presenti nell'elenco dei rinnovi. Un elenco di rinnovo può contenere fino a 3.000 articoli d'ordine.
Data di creazione	Data di creazione dell'elenco di rinnovo.

1. Aprire una lista di rinnovo

1. Nella navigazione a sinistra, fare clic su Ordini > Elenchi di rinnovo. Vengono visualizzati tutti gli elenchi di rinnovo.
2. Cercare o navigare nell'elenco di rinnovo per il quale si desidera rinnovare gli articoli dell'ordine.
3. Fare clic sul nome dell'elenco dei rinnovi per aprire la schermata dell'elenco dei rinnovi.
   • Dalla schermata Elenco rinnovi è possibile:
     • Modificare il nome dell'elenco nel campo di testo Nome elenco di rinnovo.
     • Inserire una descrizione per l'elenco nel campo di testo Descrizione.
     Fare clic su Salva se si modifica il nome dell'elenco o si inserisce una descrizione per salvare le modifiche.

2. Completare la fisarmonica Impostazioni dell'elenco di rinnovo

L'accordion Impostazioni dell'elenco di rinnovo consente di selezionare la modalità di rinnovo degli elementi nell'elenco di rinnovo. Le impostazioni dell'elenco di rinnovo vengono salvate quando si fa clic su Salva o quando si rinnova l'elenco di rinnovo(Azioni > Rinnova elementi dell'ordine).

1. Dalla schermata Elenco rinnovi, fare clic su Impostazioni elenco rinnovi per aprire l'accordion.
2. Dall'elenco a discesa Creazione ordine, selezionare la modalità di creazione dei raggruppamenti di ordini.
   • Create new orders based on previous orders (default) - The system uses the same structure, naming, and order types as was previously used for the orders and order item groupings. Use this option when you have already grouped your subscription items efficiently and logically between the various orders.
   • Aggiungi tutti gli articoli a un ordine - Il sistema inserisce tutti i nuovi articoli dell'ordine in un unico ordine creato dall'utente. Se si seleziona questo raggruppamento, è necessario:
     1. Fare clic su Seleziona ordine. Si apre la finestra di dialogo Aggiungi nuovo ordine.
     2. Selezionare il pulsante di opzione per l'ordine che si desidera utilizzare e fare clic su Seleziona. L'ordine selezionato apparirà sotto l'elenco a discesa Creazione ordine.
        Oppure
        Fare clic su Nuovo ordine. Se si seleziona questa opzione, è necessario seguire la procedura per creare un nuovo ordine.
     3. Fare clic su Salva. Quando si rinnova l'elenco di rinnovo, tutti i nuovi articoli dell'ordine verranno inseriti in questo ordine.
         Attenzione: Tutti i nuovi articoli saranno inseriti in un unico ordine per un unico fornitore. Se gli articoli dell'elenco di rinnovo provengono da più fornitori, si riceverà un avviso. Se si riceve questo avviso, selezionare Crea un ordine per fornitore.
   • Create one order per vendor - The system places all new order items on new order per vendor. This option is useful when subscription items are organized randomly among multiple orders per vendor or one item per order. Orders created using this method use the following naming convention: Subscription order - [Vendor Name] - [Date]
3. Selezionare la casella di controllo Applica il tasso di cambio corrente (per gli ordini esteri) per applicare automaticamente il tasso di cambio corrente dopo il rinnovo. Questo è utile se la valuta dell'ordine è diversa da quella della vostra istituzione. Per impostazione predefinita, questa casella di controllo è deselezionata.
4. Nella sezione Aumento di prezzo:
   1. Per Aumento in base a questo prezzo sorgente, selezionare una delle seguenti opzioni dall'elenco a discesa:
      • Prezzo di pagamento (predefinito) - L'importo dell'aumento si baserà sul prezzo di pagamento indicato nella fattura originale. Se non ci sono fatture pagate per un articolo, il sistema utilizzerà il prezzo dell'ordine dell'articolo da rinnovare come prezzo del nuovo articolo.
      • Prezzo dell'ordine - L'importo dell'aumento sarà basato sul prezzo dell'ordine che compare nell'ordine originale.
   2. Inserite un numero (da 0 a 100) nel campo di testo Importo dell'aumento se prevedete che il prezzo di rinnovo supererà il prezzo di pagamento originale.
      • È possibile assegnare un valore percentuale fino a due cifre decimali (ad esempio, 8,75%).
      • Usare le frecce su e giù per aumentare o diminuire la percentuale di .01 alla volta.
      • Per impostazione predefinita, l'Importo dell'aumento è impostato su zero per cento (0%).
   3. Per le spese di servizio, selezionare la casella di controllo Applica aumento percentuale alle spese di servizio se si desidera applicare l'aumento percentuale utilizzato durante il rinnovo degli articoli anche alle spese di servizio. In questo modo è possibile prevedere un prezzo più preciso per gli articoli da rinnovare.
5. (Facoltativo) Nella sezione Ordini, selezionare la casella di controllo Posiziona gli ordini dopo il rinnovo per fare in modo che il sistema effettui automaticamente gli ordini dopo il rinnovo degli articoli.
    Nota: gli ordini devono essere effettuati affinché il rinnovo sia completo. Se non si seleziona questa casella di controllo, è necessario effettuare l'ordine manualmente.
6. Nella sezione Stato di ricezione, selezionare lo stato di ricezione dei nuovi articoli dell'ordine dopo il rinnovo. Questa opzione è disponibile solo se è stata attivata la casella di controllo Effettua ordine/i dopo il rinnovo al punto 5.
   • Inherit from Previous Item - This sets the receipt status of the item to the same status as the item being renewed. This status may be useful when you have set the previous year's subscription items to Not Tracked or Received based on preferred settings that you would like to use for subsequent years.
   • Non ricevuto
   • Non tracciato
   • Parzialmente ricevuto
   • Ricevuto
7. Nella sezione Incombenze, selezionare la casella di controllo Azzeramento delle rimanenze per azzerare le rimanenze delle voci dell'abbonamento da rinnovare, a condizione che le voci siano entrambe Pagate per importo e che abbiano almeno una fattura.

    Note: You may want to use this setting when you know you have received all invoices for the year for any partially paid order items invoiced by amount.

8. Nella sezione Serie monografica, selezionare la casella di controllo Completa serie monografica per completare qualsiasi serie monografica tra gli abbonamenti in corso di rinnovo, a condizione che siano stati ricevuti tutti i volumi aggiunti per la serie monografica.

    Note: Only use this setting if you are sure all monographic series items you are renewing have been completely received for the year and no more volumes are expected.

3. Completare l'accordion Mappature dei fondi

L'accordion Mappature fondi consente di mappare i fondi utilizzati dalle voci dell'ordine da rinnovare ai fondi del periodo di bilancio successivo. Per rinnovare l'elenco dei rinnovi è necessario che per ogni fondo di origine sia stato selezionato un fondo di destinazione.

1. Dalla schermata Elenco rinnovi, fare clic su Mappature fondi per aprire l'accordion.
2. Select a Target Fund from the drop-down list. You can also enter the name of a target fund in the text field. The default target fund will be the fund with the same fund code as the source fund but in the next budget period.
    Note: This is an auto-suggested text field. Auto-suggestions for field-appropriate elements start with the first keystroke in the text field.
3. (Facoltativo) Per impostazione predefinita, il periodo di budget target per ogni voce d'ordine da rinnovare è mappato al primo periodo di budget dopo che il periodo di budget di origine è stato abilitato all'uso. Aggiornare il periodo di budget target:
   1. Fare clic su Aggiorna periodi di budget target. Si apre la finestra di dialogo Aggiorna periodi di bilancio target.
   2. Nella finestra di dialogo Aggiorna periodi di budget di destinazione, selezionare un periodo di budget di destinazione a cui si desidera mappare il periodo di budget di origine dall'elenco a discesa Periodo di budget di destinazione.
   3. Fare clic su  Aggiorna una volta terminato l'aggiornamento dei periodi di budget target. La tabella Mappatura fondi viene aggiornata con la nuova mappatura del periodo di bilancio. Confermare la selezione di un fondo target nella colonna Fondo target. Se la colonna è vuota, (ri)selezionare un fondo target.
       Nota: se si aggiungono elementi a un elenco di rinnovi aperto, la tabella Mappatura fondi si aggiorna automaticamente quando si torna all'elenco dei rinnovi.

4. Completare l'accordion Ordine articoli da rinnovare

L'accordion Ordinare gli articoli in fase di rinnovo consente di visualizzare, cercare e filtrare gli articoli che sono stati aggiunti all'elenco dei rinnovi e se saranno rinnovati o meno.

1. Dalla schermata Elenco rinnovi, fare clic su Ordina articoli da rinnovare per aprire l'accordion.
2. Visualizzare tutti gli articoli dell'ordine attualmente nell'elenco dei rinnovi nella tabella Articoli dell'ordine in fase di rinnovo.
   • Le voci dell'ordine sono ordinate alfabeticamente per titolo. Per modificare l'ordine, fare clic su una delle seguenti intestazioni di colonna: Titolo, Fornitore, Data di inizio, Data di fine e Stato di elaborazione.
   • By default, all Order Items Being Renewed column headings are visible. You can show/hide them.

     Colonne Ordine articoli in fase di rinnovo - Tabella

     Colonna	Descrizione
     Titolo	Il titolo dell'articolo dell'ordine aggiunto all'elenco dei rinnovi. Fare clic sul titolo per visualizzare l'articolo dell'ordine.
     Venditore	Il fornitore presso il quale è stato ordinato l'articolo dell'ordine.
     Stato di elaborazione	Status Descrizione Aggiunto La voce d'ordine è stata aggiunta all'elenco dei rinnovi, ma non è ancora stata rinnovata. Non rinnovato Il sistema non è riuscito a rinnovare l'ordine a causa di un problema. Per ulteriori informazioni, consultare la colonna Motivo dello stato. È anche possibile fare clic sul link Titolo per l'articolo per visualizzare la schermata dell'articolo ordinato. Rinnovato L'ordine è stato rinnovato dal sistema senza problemi. Rinnovato con problemi The order item was renewed by the system with an issue (e.g., the currency of the target order is different than the currency of the payment). You can review items with this processing status and update them as needed.  Nota: è possibile filtrare gli articoli dell'ordine in un elenco di rinnovi in base a uno qualsiasi di questi stati.
     Stato Motivo	Il motivo per cui un articolo dell'ordine non ha potuto essere rinnovato o è stato rinnovato con problemi dal sistema. Questa colonna sarà vuota per una lista che non è stata rinnovata.   Motivo Descrizione Target currency does not match the source currency. La valuta del fondo di destinazione per l'ordine non corrisponde alla valuta del fondo di origine. Gli elementi con questo stato saranno rinnovati anche se generano un errore. È possibile rivedere l'articolo dell'ordine e modificare il prezzo nella nuova valuta per risolvere il problema. Già rinnovato The order item has been renewed and has a renewal status of Renewed. An order item must have a renewal status of Not Renewed in order to be renewed. Use the Renewal Status filter to limit your search. Non un abbonamento Il tipo di acquisizione per la voce d'ordine è una tantum. Un articolo d'ordine deve avere un Tipo di acquisizione di Abbonamento per poter essere rinnovato. Utilizzare il filtro Tipo di acquisizione per limitare la ricerca. Su ordine/i aperto/i Lo stato dell'ordine è Aperto. Per poter essere rinnovato, un articolo deve avere uno stato di ordine pari a Ordinato. Nessun fondo per la voce d'ordine La voce d'ordine non ha un fondo assegnato. Una voce d'ordine deve avere almeno un fondo assegnato per poter essere rinnovata. Contrassegnato come non rinnovato (annullato) L'articolo dell'ordine non può essere rinnovato perché è stato contrassegnato per l'annullamento (Non rinnovare (annullato)). Un articolo dell'ordine deve avere uno stato di rinnovo pari a Rinnova per poter essere rinnovato. Contrassegnato come Non rinnovare (in attesa di revisione) L'ordine non può essere rinnovato perché è in fase di revisione e può essere annullato (Non rinnovare (in attesa di revisione)). Tutte le copie sono state annullate All copies of the order item have been canceled in the system. You can undo the cancellation if the item(s) were not meant to be canceled. Errore di sistema Si è verificato un errore di sistema imprevisto durante il rinnovo dell'ordine.
     Ordine di rinnovo	Il nome dell'ordine di rinnovo. Questa colonna sarà vuota per una lista che non è stata rinnovata. Una volta rinnovato un articolo, fare clic sul nome dell'ordine di rinnovo per visualizzare il nuovo ordine creato.
     Ordine di rinnovo Voce	Il numero dell'ordine di rinnovo assegnato dal sistema. Questa colonna sarà vuota per una lista che non è stata rinnovata. Una volta rinnovato un articolo, fare clic sul nome dell'articolo dell'ordine di rinnovo per visualizzare il nuovo articolo dell'ordine creato.
     Data di inizio	La data di inizio dell'abbonamento.
     Data di fine	La data di scadenza dell'abbonamento.

3. Inserire una parte o l'intero nome del titolo nel campo di testo Cerca per titolo, quindi fare clic su Cerca per cercare una voce specifica.
4. Fare clic su un nome di filtro(Fornitore, Data di inizio, Data di fine, Stato di elaborazione e/o Motivo di stato  ), selezionare il valore o i valori che si desidera applicare dal filtro e fare clic su Applica per filtrare l'elenco degli articoli dell'ordine in fase di rinnovo. Per un filtro, fare clic su Reimposta.
   • Se si sceglie di filtrare per Data inizio o Data fine, selezionare una delle seguenti opzioni:
     • Più di __ giorni fa - Immettere un numero nel campo di testo.
     • Più di __ giorni da oggi - Immettere un numero nel campo di testo.
     • Entro i prossimi __ giorni - Inserire un numero nel campo di testo.
     • Intervallo di date personalizzato - Immettere un intervallo di numeri nei campi Da e A o utilizzare il pulsante del calendario ().
5. Remove order items from the renewal list.

    Nota: se si aggiungono elementi a un elenco di rinnovi aperto, la tabella Ordini in corso di rinnovo si aggiorna automaticamente quando si torna all'elenco di rinnovi.

5. Rinnovare l'articolo o gli articoli dell'ordine nell'elenco dei rinnovi.

Una volta scelte le impostazioni dell'elenco di rinnovo, mappati i fondi e verificato che si stiano rinnovando gli articoli corretti, fare clic su Actions (Azioni) > Renew Order Item(s). Lo stato di elaborazione cambierà in In corso quando il sistema inizierà a rinnovare gli articoli nell'elenco di rinnovo.

Quando il sistema ha terminato il rinnovo degli articoli nell'elenco dei rinnovi, viene visualizzato un messaggio di conferma che riporta il seguente messaggio:

• Data e ora di completamento del rinnovo.
• Numero totale di ordini di rinnovo utilizzati.
• Numero totale di ordini elaborati.
• Numero di articoli dell'ordine rinnovati.
• Numero di ordini rinnovati con problemi e relativi motivi.
• Numero di articoli dell'ordine non rinnovati con il relativo motivo.

If the renewal list contains any items where the source currency is different than your target currency, the system will automatically apply the exchange rate to these items as part of the renewal process.

 Attenzione: Se un fondo disattivato viene utilizzato come fondo di destinazione nella tabella Mappature fondi, viene visualizzato un messaggio di errore e viene visualizzato il messaggio di errore:

• La lista di rinnovo non sarà rinnovata.
• Il fondo di destinazione verrà rimosso dalla tabella Mappature fondi.

Per rinnovare l'elenco con successo, è necessario selezionare un nuovo fondo target nella tabella Fund Mappings.

Visualizza tutti gli elenchi di rinnovo

1. Nella navigazione a sinistra, fare clic su Ordini > Elenchi di rinnovo. Vengono visualizzati tutti gli elenchi di rinnovo.
   • I risultati sono ordinati alfabeticamente per nome dell'elenco di rinnovo.
   • Per modificare l'ordine, fare clic su un'intestazione di colonna.
   • Per personalizzare le intestazioni delle colonne visualizzate, vedere Mostra/nascondi colonne. Per impostazione predefinita, tutte le intestazioni delle colonne sono visibili.
2. Fare clic sul nome dell'elenco di rinnovo per visualizzare o modificare l'elenco di rinnovo.

Ricerca elenchi di rinnovo

1. Dall'elenco, selezionare un indice da cercare e digitare il termine di ricerca nella casella. Gli indici disponibili comprendono:
   • Elenco di rinnovo Nome
   • Numero dell'elenco di rinnovo
   • Descrizione
2.  Fare cl <Enter>ic su Cerca o premere .