Best practices for EDIFACT ordering and claiming

Overview

EDIFACT stands for Electronic Data Interchange for Administration, Commerce and Transport. It is an international standard for EDI (electronic data interchange). 

When completing certain actions in WorldShare Acquisitions you can notify the vendor by sending them an EDIFACT message using secure FTP (SFTP or FTPS) or email. FTP is the preferred method. Depending on the vendor you are working with, you can use EDIFACT messages to do the following:

• Place orders
• Articoli dell'ordine di reclamo
• Problemi di serie dei reclami

Step 1: Contact the vendor

Passo 2: Configurare il fornitore

Some vendors have provided more information about configuring their vendor profile for sending EDIFACT messages. See the individual pages for more information:

• Configure EDIFACT messages for EBSCO
• Configure EDIFACT messages for Gobi Library Solutions
• Configure EDIFACT messages for ProQuest

For all other vendors, use the general workflow below. 

1. Nella navigazione a sinistra, fare clic su Venditori.
2. Cercare il fornitore che si desidera configurare per il metodo di notifica EDIFACT.
3. Nei risultati della ricerca dei fornitori, fare clic sul nome del fornitore.
4. In the vendor record, click the Links & Logins accordion.
   1. Fare clic su Aggiungi nuovo collegamento.
   2. Completare i seguenti campi per il collegamento FTP sicuro.
      • Nome del collegamento - Inserire un nome descrittivo per il collegamento (ad esempio, conto FTP per i reclami EDIFACT).
      • URL - Inserire l'URL del sito FTP del fornitore. L'URL deve iniziare con sftp:// o ftps://.
      • Tipo - Selezionare SFTP o FTPS dall'elenco a discesa.
      • ID utente - Inserire il nome utente fornito dal fornitore per l'account FTP sicuro.
      • Password - Inserire la password fornita dal fornitore per l'account FTP sicuro.
      • Directory - Immettere la directory o la cartella in cui devono essere inseriti i messaggi EDIFACT.
        • Le cartelle di primo livello non richiedono una barra iniziale (ad es. reclami e non /reclami).
        • Le sottocartelle richiedono una barra (ad esempio, incoming/claim).
   3. Fare clic su Salva nell'angolo superiore destro.
5. Nel record del fornitore, fare clic sull'accordion Impostazioni acquisizioni.
   1. Nei campi Impostazioni di notifica specifiche, impostare quanto segue:
      1. Nell'elenco Azione, selezionare il tipo di messaggi EDIFACT che si desidera impostare con il fornitore.
         • Ordini
         • Rivendicazione degli articoli dell'ordine
         • Rivendicazione di problemi seriali
      2. Nell'elenco Metodo di consegna, selezionare FTP (EDIFACT).
      3. Nell'elenco Profilo FTP selezionare il profilo creato al punto 1.
   2. In the Edifact Notification Settings fields, use the lists to select the type of identifiers you are using. You must select a value for all four fields:

      1. A seconda della scelta di UNB Vendor Identifier e NAD Vendor Identifier, i passi successivi variano.

         Tipo di identificatore	Qualificatore utilizzato nel messaggio EDIFACT	Azione
         SAN	31B Example: {UNB Vendor Identifier SAN}::31B	Fare clic sull'accordion Identificatori. Nel campo SAN, inserire l'identificativo del fornitore.
         GLN	UNB: 014 NAD: 9 Esempio: {UNB Vendor Identifier GLN}:014 Esempio: {NAD Vendor Identifier GLN}:9	Fare clic sull'accordion Identificatori . Nell'elenco Tipo di identificatori aggiuntivi, selezionare GLN Global Number o ISIL International Standard for Libraries. Nel campo Valore, inserire l'identificativo del fornitore.
         ISIL	92 Esempio: {UNB Vendor Identifier ISIL}:92	Fare clic sull'accordion Identificatori . Nell'elenco Tipo di identificatori aggiuntivi, selezionare GLN Global Number o ISIL International Standard for Libraries. Nel campo Valore, inserire l'identificativo del fornitore.
         ID fornitore locale	92 Esempio: {UNB Vendor Identifier Local Vendor Number}:92	Il numero di fornitore locale viene assegnato dal sistema. Per visualizzare il proprio numero di fornitore, fare clic sull'accordion Identificatori locali .
         ID fornito dal fornitore	91 Esempio: {UNB Vendor Identifier Vendor Supplied Number}:91	Inserire l'identificativo nel campo di testo visualizzato a destra.
         ID fornito dalla biblioteca	92 Esempio: {UNB Vendor Identifier Library Supplied Number}:92	Inserire l'identificativo nel campo di testo visualizzato a destra.

      2. A seconda della scelta dell'identificativo della biblioteca UNB e dell'identificativo della biblioteca NAD, i passi successivi variano.

         Tipo di identificatore	Qualificatore utilizzato nel messaggio EDIFACT	Azione
         SAN	31B Esempio: {UNB Library Identifier SAN}::31B	See Step 3: Add library identifiers in OCLC Service Configuration.
         GLN	UNB: 014 NAD: 9 Esempio: {UNB Library Identifier GLN}:014 Esempio: {NAD Library Identifier GLN}:9	See Step 3: Add library identifiers in OCLC Service Configuration.
         ISIL	92 Esempio: {UNB Library Identifier ISIL}:92	See Step 3: Add library identifiers in OCLC Service Configuration.
         ID registro WorldCat	92 Esempio: {UNB Vendor Identifier WorldCat Registry ID}:92	L'ID del Registro WorldCat è un identificatore sotto forma di numero progressivo che viene assegnato a tutte le biblioteche e altre istituzioni culturali all'interno del Registro WorldCat. Per visualizzare l'ID del registro WorldCat, accedere a OCLC Service Configuration e fare clic su WorldCat Registry > Identifiers.
         ID fornito dal fornitore	91 Esempio: {UNB Vendor Identifier Vendor Supplied Number}:91	Inserire l'identificativo nel campo di testo visualizzato a destra.
         ID fornito dalla biblioteca	92 Esempio: {UNB Vendor Identifier Library Supplied Number}:92	Inserire l'identificativo nel campo di testo visualizzato a destra.

6. Fare clic su Salva.
7. Se si è scelto SAN, GLIN o ISIL per l'identificativo della biblioteca UNB o per l'identificativo della biblioteca NAD, continuare con il passo successivo per configurare l'identificativo della biblioteca. In caso contrario, è possibile iniziare a utilizzare i messaggi EDIFACT.

EDIFACT information for vendor - Example

• Secure FTP URL: sftp://ftp2.robinsons.com
• Directory (orders): Incoming/orders
• Directory (order item claims): Incoming/claims
• UNB Vendor Identifier: SAN 321-2024 : 31b
• UNB Library Identifier: SAN 432-2024 : 31b
• NAD Vendor Identifier: SAN 321-2024 : 31b
• NAD Library Identifier: WorldCat Registry ID : 92

Passo 3: Aggiungere gli identificatori della biblioteca alla configurazione del servizio OCLC

Step 4: Begin sending EDIFACT messages

Una volta configurate le impostazioni, è possibile inviare un messaggio EDIFACT a un fornitore eseguendo le seguenti operazioni:

• Effettuare un ordine
• Richiesta di risarcimento per un articolo d'ordine
• Richiesta di risarcimento per questioni seriali