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Supporto OCLC

Gestione automatica delle richieste

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Utilizzare questa schermata per configurare le Automazioni in Automated Request Manager (ARM) per automatizzare i flussi di lavoro ILL.

Come funzionalità di Smart fulfillment, è possibile utilizzare la schermata Automated Request Manager (ARM) per configurare i flussi di lavoro ILL automatizzati. Le automazioni sono composte da criteri di corrispondenza definiti dall'utente e da azioni che il sistema deve eseguire sulle richieste corrispondenti.

Per accedere a questa schermata, accedere a OCLC Service Configuration, aprire il modulo WorldShare ILL dalla navigazione a sinistra e selezionare Automated Request Manager.

La Gestione richieste automatiche è suddivisa in due schede:

  1. Prestito (inadempienza)
  2. Prestito

Le automazioni sono una combinazione di:

  • Corrispondenze: Come dovrebbe apparire la richiesta.
  • Azioni: Cosa deve fare il sistema con la richiesta.
  • Eccezioni (solo prestito): Quando non si desidera che queste azioni si verifichino.
  • Priorità: Se una richiesta corrisponde a più automazioni, quale serie di azioni deve essere eseguita.

 Nota: I profili di richiesta diretta configurati in precedenza appariranno nella Gestione richieste automatiche come Automazioni.

Corrispondenza bibliografica

Bibliographic matching helps ensure that the library user receives the item they're expecting and happens automatically with Automation. When a user's request includes only partial bibliographic information, the system uses the information that is provided and applies a series of rules to identify the best-matched item. the best-matched record is cataloged completely and correctly in WorldCat, is widely held by libraries, and closely matches the item the user requested. Once it identifies the best item, the system automatically adds or updates bibliographic information in the request.

Bibliographic matching requires at least one of the following: ISSN, ISBN, or OCLC number.

  • If an ISSN is included, the system uses it to identify the best WorldCat record.
  • If an ISSN is not included, the system looks for an OCLC number. If an OCLC number is present, the system uses it to identify the best record.
  • If no ISSN or OCLC number is included, then the system looks for an ISBN. If an ISBN is present, the system uses it to identify the best record.
  • If no ISSN/ISBN or OCLC number is included, then the system sends the request to staff review.

When an ISSN is provided, a title-matching check of 30% is required. For example, a value like "J Clin Psych" would be a match for Journal of Clinical Psychology but not for Journal of Business Economics.

Impostazione della persistenza e gestione automatica delle richieste

Si consiglia alle biblioteche di non utilizzare la persistenza costante dei dati e di impostare l'opzione Persistenza su Off nel modulo Opzioni di prestito interbibliotecario di OCLC Service Configuration > WorldShare ILL >.  Applicare invece dati costanti sia per i prestiti che per i mutui attraverso l'automazione. 

Per le richieste di prestito:

  • Quando l'impostazione di persistenza è attivata nel modulo OCLC Service Configuration > WorldShare ILL > Interlibrary Loan Options, il record di dati costanti DEFAULT sovrascrive altre applicazioni di dati costanti, anche attraverso l'automazione. Se si utilizzano le automazioni per applicare dati costanti alle richieste di prestito, disattivare l'impostazione Persistenza. Vedere Opzioni di prestito interbibliotecario.

Per le richieste di prestito:

  • La persistenza dei dati costanti sarà bloccata sulle richieste di prestito in cui l'automazione ha intrapreso un'azione per applicare un record di dati costanti.
  • Quando l'impostazione di persistenza è attivata nel modulo OCLC Service Configuration > WorldShare ILL > Interlibrary Loan Options e quando un'automazione ha intrapreso un'azione per applicare dati costanti a una richiesta:
    • La persistenza sarà disabilitata su quella richiesta di prestito.
    • Nella parte superiore della schermata apparirà un messaggio di avvertimento in arancione che avvisa gli utenti che la persistenza costante dei dati è attivata, ma l'automazione ha già eseguito tale attività, con la raccomandazione di disattivare la persistenza costante dei dati nella configurazione del servizio.
  • Quando l'impostazione di persistenza è attivata nel modulo OCLC Service Configuration > WorldShare ILL > Interlibrary Loan Options, e un'automazione non ha intrapreso un'azione per applicare i dati costanti a una richiesta, la persistenza dei dati costanti funzionerà come di consueto.

Prestito 

Le automazioni consentono di determinare il modo in cui vengono elaborate le richieste generate dagli utenti. OCLC raccomanda di creare almeno un'automazione per i prestiti e una per le copie. Quando si configurano le automazioni, tenere presente quanto segue:

  • Le automazioni vengono applicate in base all'impostazione Priorità automazione. Una richiesta generata dal cliente viene confrontata con tutte le automazioni. Tra tutte le automazioni che corrispondono alla richiesta, l'automazione con la priorità più alta, o con il numero di priorità di automazione più basso, verrà applicata alla richiesta.
    • Ogni automazione deve avere un valore numerico unico per la priorità di automazione.
    • Assegnare la priorità più alta (numero più basso) alle automazioni più specifiche.
  • Ogni automazione deve avere almeno una corrispondenza, un'azione o un'eccezione (non una per ciascuna).  
    • Se non si seleziona alcun criterio di corrispondenza, l'automazione verrà applicata a tutte le richieste.  
    • Se si selezionano le corrispondenze ma non le azioni o le eccezioni, tutte le richieste che corrispondono a quell'automazione saranno indirizzate alla revisione.  

Azioni standard per il prestito

Nella parte superiore della schermata è presente un elenco delle azioni standard che il sistema esegue automaticamente sulle nuove richieste di prestito.  Tutte le biblioteche vedranno le quattro azioni sulla sinistra dello schermo:

  • Corrispondenza dei record bibliografici
    • Le richieste non abbinate a un record WorldCat non passeranno all'automazione e appariranno nella coda di revisione.
  • Controllo delle disponibilità di WorldCat
  • Controllo del patrimonio di conoscenze
  • Assegno del Gruppo Custom Holdings

Ulteriori azioni sono disponibili in Tipasa:

  • Gestione dei diritti d'autore negli Stati Uniti 
  • Controllo delle disponibilità OPAC (attualmente per le biblioteche che utilizzano WMS, Ex Libris Alma o Sierra di Innovative)
  • Controllo dell'approvazione del cliente
  • Controllo delle partecipazioni RapidILL
  • Notifiche
    • Per informazioni sulla configurazione, vedere Notifiche .

Configurare le principali automazioni per il prestito

Per aggiungere un'automazione:

  1. Selezionare la scheda Prestito .
  2. Fare clic su + Aggiungi nuovo.
  3. Inserire un nome e assegnare una priorità.  Per ulteriori informazioni, vedere Campi dell'automazione principale per i campi di prestito.
  4. Selezionare i criteri di abbinamento desiderati dal menu a discesa Abbinamenti .  Per ulteriori informazioni, vedere Criteri di corrispondenza dell'automazione per il prestito.  
    • Se non si seleziona un criterio di corrispondenza, l'automazione verrà applicata a tutte le richieste.  
    • Fare clic sul pulsante Addbutton.png Aggiungi una corrispondenza per configurare ulteriori criteri di corrispondenza.
  5. Selezionare le azioni desiderate dal menu a discesa Azioni .  Per ulteriori informazioni, vedere Azioni di automazione per il prestito.
    • Fare clic sul pulsante Addbutton.png Aggiungi un'azione per configurare ulteriori criteri di corrispondenza.
  6. Fare clic sull'opzione Addbutton.png Aggiungere un'eccezione per selezionare le eccezioni.  Per ulteriori informazioni, consultare la sezione Eccezioni all'automazione per il prestito.
    • If any exceptions are true on a matched automation, only the exception will apply and the rest of the selected actions will not apply except for the Add Request Tags action.
  7. Fare clic su Salva.

Per modificare un'automazione:

  1. Dall'elenco delle Automazioni principali, selezionare il pulsante Modifica associato all'automazione desiderata.
  2. Modificare le informazioni, se necessario.  Rimuovere le partite, le azioni e le eccezioni con il pulsante Rimuovi Removebutton.png.
  3. Fare clic su Salva.

Per eliminare un'automazione:

  1. Nell'elenco delle Automazioni principali, selezionare il pulsante Elimina accanto all'automazione desiderata.
  2. Nella finestra di conferma, fare clic su Elimina.

Principali campi di automazione per il prestito

Campo Descrizione
Nome*

Il nome di questa automazione (limite di 20 caratteri, senza caratteri speciali) che indica l'ambito del gruppo di richieste a cui l'automazione si riferisce. Il nome deve essere unico.

Nota: i nomi non sono sensibili alle maiuscole e minuscole, quindi, ad esempio, TEST è uguale a prova.

Esempi:
EARTICLTEST
MAXCOPY

 Nota: Se nei profili di richiesta diretta precedentemente configurati è stata inserita una descrizione, questa apparirà come testo di sola lettura sull'automazione.
Priorità*

Impostare una priorità numerica per ogni automazione. 

  • Quando viene generata una richiesta avviata dal cliente, questa viene confrontata con tutte le automazioni configurate.  Quando le richieste corrispondono a più automazioni, alla richiesta verrà assegnata l'automazione con la priorità più alta o il numero più basso.  
    • Ogni automazione deve avere un valore numerico unico per la Priorità.  

Automazione Criteri di corrispondenza per il prestito

Configurare i criteri di corrispondenza in base ai dettagli della richiesta.

Campo Descrizione
Età del materiale

Per i prestiti:

Utilizzato per limitare il prestito di articoli molto nuovi o molto vecchi in base alla loro data di pubblicazione.
Nota: il numero digitato in Età del materiale deve essere inferiore al numero digitato , ma non superiore.

Per le copie: 

Digitare un numero intero da 0 a 1000 che rappresenta l'età del materiale in anni. 
Formati
  • Uno o più formati bibliografici che una richiesta deve specificare per corrispondere all'automazione.
  • Selezionare un formato dall'elenco fornito. 
Le lingue Una o più lingue che una richiesta deve specificare per corrispondere all'automazione.
Necessità al più presto
  • Serve a definire un eventuale intervallo di date entro il quale il cliente deve ricevere il materiale.
  • In una richiesta di prestito, la data richiesta dal cliente è specificata nel campo denominato Need Before. Ad esempio, un valore di Need Before pari a 4 significa che il mecenate deve ricevere il materiale entro quattro giorni dalla creazione della richiesta. Per corrispondere all'automazione, il valore Need Before di una richiesta deve rientrare nell'intervallo specificato nell'automazione dai valori associati a Need At Earliest e non oltre.
  • Ad esempio, se l'automazione ha un valore di Need At Earliest pari a 4 e un valore di but no later than pari a 7, una richiesta in arrivo con un valore di Need Before pari a 5 corrisponderà all'automazione. Tuttavia, se il cliente specifica nella richiesta un valore di Need Before pari a 3, la richiesta non corrisponderà all'automazione.
  • Digitare un numero intero da 0 a 1000. 
Dipartimenti Patronali
  • Reparto o reparti del cliente, se presenti, a cui si applica l'automazione, fino a 65 caratteri alfanumerici.
  • Il dipartimento Patron non è sensibile alle maiuscole e minuscole, quindi CompSci è uguale a compsci. L'ortografia è importante, tuttavia, quindi CompSci non è la stessa cosa di CSCI.
  • Se l'automazione si applica a più di un reparto, inserire ogni reparto separato da una virgola.

Esempi: 
CompSci
Chimica
Biologia
Nota del patrono

Indica se un cliente ha inserito una nota nella richiesta.  Partita in corso:

  • Selezionare la casella di controllo Qualsiasi parola per recuperare le richieste con qualsiasi nota del patrono. 
  • Immettere le parole chiave o le frasi nella casella di testo per recuperare le richieste contenenti le note degli avventori con le parole chiave o le frasi specificate. 
    • Quando si inseriscono più termini, questi vengono collegati con l'operatore booleano OR.  
Stati dei patroni
  • Stato o stati del cliente, se presenti, a cui si applica l'automazione, fino a 65 caratteri alfanumerici.
  • Lo stato di patrono non è sensibile alle maiuscole e minuscole, quindi Grad è uguale a grad. L'ortografia è importante, tuttavia, quindi Grad non è la stessa cosa di Graduate.
  • Se l'automazione si applica a più di uno stato, digitare ogni stato separato da una virgola.

Esempi: 
Laurea
UnderGrad
Facoltà
Il cliente pagherà fino a
  • L'eventuale importo (in dollari USA) che il mecenate pagherà per il materiale richiesto.
  • Se la corrispondenza avviene in base al costo massimo del cliente, si consiglia di rendere il campo obbligatorio nei moduli di richiesta, poiché i valori nulli non corrisponderanno mai a un'automazione con questo criterio.
  • Affinché una richiesta corrisponda a un'automazione, l'importo specificato nella richiesta deve essere uguale o superiore all'importo specificato nell'automazione. Ad esempio, se la richiesta specifica 7 ($7,00) e l'automazione specifica 5 ($5,00), la richiesta corrisponde all'automazione: un cliente disposto a pagare 7 dollari è anche disposto a pagare 5 dollari. D'altra parte, se l'automazione specifica 10, l'automazione non corrisponde, perché un cliente disposto a pagare 7 dollari non è disposto a pagare 10 dollari.
  • Digitare un numero. Non digitare il simbolo del dollaro ($). Un valore pari a 0 significa che il cliente non è disposto a pagare nulla per il materiale richiesto. 

Esempi:
6
6.00
6.10
Fonti di richiesta
  • Indica se la fonte di una richiesta è rilevante per l'automazione e, in caso affermativo, il nome o i nomi della fonte.
  • Se si desidera che l'automazione si applichi alle richieste provenienti da fonti particolari, digitare i nomi delle fonti nell'apposita casella, separati da una virgola. I nomi delle sorgenti possono contenere fino a otto caratteri alfanumerici. I valori devono essere validi nelle richieste ILL.
  • I nomi delle sorgenti non sono sensibili alle maiuscole e minuscole, quindi FSILL è uguale a fsill. L'ortografia è importante, tuttavia, quindi FSlink non è accettabile come valore valido FSILL.
  • Per ulteriori informazioni, consultare le fonti ILL.

Esempi:
FSILL
FSlink
Tipo di richiesta
  • Prestito - Solo le richieste di prestito corrispondono all'automazione. 
  • Copia - Solo le richieste di copie non restituibili corrispondono all'automazione.

Azioni di automazione per il prestito

Una volta determinate le richieste che si desidera automatizzare, le Automazioni possono essere configurate con azioni specifiche.

 Nota: alcune azioni si escludono a vicenda da altre.  Le azioni non disponibili vengono rimosse automaticamente durante la creazione dell'automazione. 

Campo Descrizione
Aggiungi tag di richiesta

Selezionare l'etichetta o le etichette della richiesta da applicare automaticamente alle richieste che corrispondono a questa automazione. Premere Invio dopo aver selezionato un'etichetta e assicurarsi che l'etichetta diventi blu prima di salvarla. Per ulteriori informazioni sui tag di richiesta, vedere Tag.

Azioni aggiuntive disponibili
  • Applicare i dati costanti
  • Costruire la stringa del prestatore
  • Percorso Richiesta di revisione
  • Richiesta di itinerario da rivedere per l'acquisto
  • Inoltrare la richiesta a WMS Acquisizioni
  • Inviare la richiesta agli istituti di credito
Applicare i dati costanti

Selezionare il record di dati costanti, se presente, che si desidera applicare alle richieste corrispondenti a questa automazione.  Una volta selezionata questa azione, verrà visualizzato un elenco a discesa di tutti i record di Constant Data correnti per la propria istituzione.  

  • Il record di dati costanti, se esiste, che si applica al gruppo di richieste che si sta automatizzando. L'elenco contiene tutti gli attuali record di Constant Data per la vostra istituzione.
  • Selezionare un record di dati costanti dall'elenco fornito. Non selezionare dall'elenco se nessun record di Dati costanti corrente si applica al gruppo di richieste che si sta automatizzando.
    Nota: se si desidera definire un record di dati costanti per questo gruppo, creare il record di dati costanti prima di creare l'automazione.
Azioni aggiuntive disponibili
  • Aggiungi tag di richiesta
  • Costruire la stringa del prestatore
  • Percorso Richiesta di revisione
  • Inviare la richiesta agli istituti di credito
Costruire la stringa del prestatore

Selezionare questa opzione se si desidera creare una stringa di prestatori sulla richiesta senza inviare automaticamente la richiesta ai prestatori.  Una volta selezionata questa opzione, vi verrà chiesto di selezionare un Percorso delle registrazioni personalizzato dall'elenco completo dei Percorsi delle registrazioni personalizzati attualmente configurati per la vostra istituzione.  Alle richieste corrispondenti verranno applicate le stringhe del prestatore e passeranno alla revisione.

Azioni aggiuntive disponibili
  • Aggiungi tag di richiesta
  • Applicare i dati costanti
  • Percorso Richiesta di revisione
  • Deviazioni: Le biblioteche che deviano per un motivo che influisce sulla richiesta non sono incluse nella stringa del prestatore. Ciò include il tipo di servizio, il formato, il costo massimo per il mutuatario, l'affiliazione al gruppo, i termini della licenza elettronica o l'età del materiale. La cronologia dell'automazione mostrerà i prestatori che sono stati esclusi a causa della deviazione, in modo da poter modificare la richiesta al momento della ripresentazione per ottenere una risposta più favorevole.
  • Intervallo di copertura della base di conoscenza OCLC: I fondi vengono aggiunti dalla base di conoscenza di WorldCat in cui il prestatore possiede l'anno o il volume richiesto.
  • Termini della licenza elettronica: I fondi sono aggiunti dalla base di conoscenza di WorldCat se il prestatore ha una licenza che consente l'ILL.
  • Seriali di stampa
    • I prestatori saranno aggiunti alla stringa dei prestatori se:
      • Trattenere l'anno o il volume richiesto in base alle informazioni contenute nei campi 853 e 863 del Local Holdings Record (LHR).
      • Il sistema non è in grado di determinare se le disponibilità corrispondono all'articolo richiesto.
      • Non hanno una deviazione a livello di titolo nel campo 008 del LHR che indica che non presteranno o copieranno l'articolo.
    • I prestatori vengono quindi ordinati in base ai tempi di consegna.
  • Tempi di consegna
    • I prestatori sono ordinati in base ai tempi di consegna all'interno di ciascun gruppo di aziende personalizzate in un percorso di aziende personalizzate. Le preferenze dell'utente per l'ordinamento della stringa del prestatore vengono mantenute. L'ordine dei tempi di risposta è determinato dai calcoli seguenti per creare la migliore stringa di prestatori per ogni richiesta senza sovraccaricare i prestatori che hanno tempi di risposta rapidi:   
      • Il sistema calcola un tempo medio giornaliero per i prestatori sulla base dei dati storici dell'ultimo anno. Questo tempo medio di consegna viene ricalcolato quotidianamente.
      • Per l'assegnazione delle richieste si tiene conto dell'attuale profondità della coda o del numero di richieste di prestito in sospeso di ciascuna biblioteca. L'attuale profondità della coda viene calcolata ogni ora.
    • Il tempo di consegna è definito come il tempo che intercorre tra l'assegnazione di una richiesta a un prestatore e il momento in cui l'articolo è disponibile per il prestatario.
      • Per i prestiti: il tempo che intercorre tra l'assegnazione del prestatore e la ricezione dell'articolo da parte del prestatario.
      • Per le copie: il tempo trascorso da quando il prestatore è stato assegnato a quando ha spedito l'articolo.
Percorso Richiesta di revisione

L'automazione sposterà le richieste corrispondenti nella coda di revisione.   Se non si seleziona un'azione che instrada la richiesta altrove (ai prestatori, all'acquisto o alla consegna dei documenti), questa azione verrà applicata per impostazione predefinita.

Azioni aggiuntive disponibili
  • Aggiungi tag di richiesta
  • Applicare i dati costanti
  • Costruire la stringa del prestatore
Richiesta di itinerario da rivedere per l'acquisto

Le richieste verranno inviate alla coda delle richieste di acquisto >.

Azioni aggiuntive disponibili
  • Aggiungi tag di richiesta
Inoltrare la richiesta a WMS Acquisizioni

Solo per le biblioteche WMS.  L'automazione trasferirà le richieste di corrispondenza a WorldShare Acquisitions per la valutazione dell'acquisto.

Azioni aggiuntive disponibili
  • Aggiungi tag di richiesta
Inviare la richiesta agli istituti di credito
  • Selezionare questa opzione se si desidera inoltrare automaticamente la richiesta ai prestatori.
    • Una volta selezionata questa opzione, vi verrà chiesto di selezionare un percorso delle partecipazioni personalizzato dall'elenco completo dei percorsi delle partecipazioni personalizzati attualmente configurati per la vostra istituzione.  Le richieste corrispondenti saranno inoltrate ai prestatori del Percorso posseduti personalizzato selezionato che detengono l'articolo richiesto.  
    • Verrà inoltre richiesto di selezionare il numero minimo di prestatori nel Percorso personalizzato delle partecipazioni selezionato che detengono l'articolo richiesto.  È possibile selezionare da 1 a 5.  
      • Non si tratta del numero complessivo di biblioteche che possiedono WorldCat sull'articolo richiesto. Questo è il numero minimo di prestatori nel Percorso personalizzato delle custodie designato che devono detenere l'articolo prima che la richiesta venga inviata automaticamente a tali prestatori.

    •  Nota: affinché l'automazione possa inviare la richiesta ai prestatori, è necessario che alla richiesta sia collegato un patrono approvato. Se nessun mecenate è stato collegato alla richiesta, o se il mecenate collegato non è approvato o bloccato, la stringa del prestatore verrà comunque costruita e i dati costanti applicati, ma la richiesta verrà inviata alla coda di revisione.

  • Se si agisce su una richiesta di prestito, si deve anche specificare un'azione per Applicare dati costanti e quindi selezionare il record di dati costanti di propria scelta. Il record di dati costanti selezionato deve includere gli indirizzi di spedizione e di fatturazione. Se non si specifica un record di dati costante con questa azione, la richiesta verrà spostata in revisione con un messaggio nella Cronologia automazione che indica che shipToAddress1 e/o billToAddress1 sono mancanti.
  • Seriali di stampa
    • I prestatori saranno esclusi dalla stringa di prestatori se:
      • Non possedete l'anno o il volume richiesto in base alle informazioni contenute nei campi 853 e 863 del Local Holdings Record (LHR).
      • Hanno una deviazione a livello di titolo nel campo 008 del LHR che indica che non presteranno o copieranno l'articolo.
    • Una volta esclusi questi prestatori, i restanti vengono ordinati in base ai tempi di consegna.
  • Tempi di consegna
    • Il tempo di consegna è calcolato dal momento in cui al prestatore viene assegnata una richiesta al momento in cui l'articolo è disponibile per il prestatario.
      • Per i prestiti: il tempo che intercorre tra l'assegnazione del prestatore e la ricezione dell'articolo da parte del prestatario.
      • Per le copie: il tempo trascorso da quando il prestatore è stato assegnato a quando ha spedito l'articolo.
    • I prestatori sono ordinati in base ai tempi di consegna all'interno di ciascun gruppo di aziende personalizzate in un percorso di aziende personalizzate. Le preferenze dell'utente per l'ordinamento della stringa del prestatore vengono mantenute. L'ordine dei tempi di risposta è determinato dai calcoli seguenti per creare la migliore stringa di prestatori per ogni richiesta senza sovraccaricare i prestatori che hanno tempi di risposta rapidi:   
      • Il sistema calcola un tempo medio giornaliero per i prestatori sulla base dei dati storici dell'ultimo anno. Questo tempo medio di consegna viene ricalcolato quotidianamente.
      • Per l'assegnazione delle richieste si tiene conto dell'attuale profondità della coda o del numero di richieste di prestito in sospeso di ciascuna biblioteca. L'attuale profondità della coda viene calcolata ogni ora.
Azioni aggiuntive disponibili
  • Aggiungi tag di richiesta
  • Applicare i dati costanti

Eccezioni di automazione per il prestito

Configurare eccezioni nell'Automazione che si applicano al posto delle azioni definite quando sono vere.

Campo Descrizione
Se la richiesta è duplicata, passare alla revisione

Eventuali richieste duplicate saranno inviate al vostro file di revisione.
Se detenuto da Custom Holdings Group, percorso di revisione
  • Se si desidera che le richieste che corrispondono a questa automazione vengano inoltrate al file di revisione quando uno o più membri di un particolare gruppo detengono l'articolo richiesto, selezionare il nome del record del gruppo di titolari personalizzato che identifica il gruppo. Selezionare un nome di gruppo dall'elenco fornito.
  • L'elenco comprende tutti gli attuali gruppi di Titolari personalizzati della vostra istituzione. Se le partecipazioni al gruppo non sono rilevanti per l'insieme di richieste da automatizzare, non selezionare un gruppo di partecipazioni personalizzato.

Esempi:

  • Il nome del gruppo che rappresenta tutte le sedi della biblioteca del vostro campus.
  • Il nome del gruppo che rappresenta i consorzi per i quali sono previste procedure di prestito speciali.
Se detenuto dalla mia istituzione, indirizzare alla consegna dei documenti

Se si seleziona questa opzione, tutte le richieste di articoli in possesso della vostra istituzione da parte dei vostri clienti verranno spostate nella vostra coda di Document Delivery per essere elaborate separatamente.

Nota: per poter selezionare questa opzione, la consegna dei documenti deve essere prima attivata. Per ulteriori informazioni, vedere Impostazione della consegna dei documenti.
Se detenuto dalla mia istituzione, percorso di revisione Le richieste saranno inviate al vostro file di revisione quando la vostra istituzione sarà in possesso dell'articolo richiesto.

Utilizzare le automazioni di prestito con Tipasa

Le automazioni consentono di determinare il modo in cui vengono elaborate le richieste generate dagli utenti. Una volta inviata una richiesta di prestito, con un'automazione, è possibile scegliere se la richiesta, se corrisponde all'automazione, deve essere prodotta (inviata) ai prestatori o inoltrata alla coda Nuovi per la revisione.

Con Tipasa, è possibile impostare le Automazioni in modo che funzionino insieme alle seguenti funzioni: Copyright, Consegna documenti e Mittenti provati. È possibile che si vogliano impostare più automazioni in corrispondenza delle funzioni di Tipasa, ma è necessario tenere presente quanto segue durante la creazione delle automazioni:

  • Le automazioni vengono applicate in base all'impostazione Priorità.  Una richiesta generata dal cliente viene confrontata con tutte le automazioni.  Tra tutte le automazioni che corrispondono alla richiesta, l'automazione con la priorità più alta, o con il numero di priorità più basso, verrà applicata alla richiesta.  
    • Ogni automazione deve avere un valore numerico unico per la Priorità.  
  • L'OCLC raccomanda di creare un'automazione per i prestiti e un'automazione per le copie.

Automazioni di base per i prestiti

Una serie di automazioni consigliate è Inoltrare la richiesta a revisione se la richiesta è un duplicato o Inoltrare la richiesta a revisione o Inoltrare a consegna documenti se l'articolo è trattenuto. Se questa automazione non è configurata, il sistema applica dati costanti e sposta la richiesta in revisione.  

Esempi

Screenshot showing basic borrowing automations in Service Configuration

  1. PRESTITI: 

    Se la richiesta non è un duplicato e non è detenuta dalla vostra istituzione, il sistema applicherà il record di dati costanti e creerà una stringa di prestatore basata sulle biblioteche di detenzione nel percorso di detenzione personalizzato e inoltrerà la richiesta alla revisione.
     
    1. Alla voce Corrispondenze, selezionare Tipo di richiesta > Prestito.   
    2. Fare clic sull'opzione Addbutton.png Add an Exception  e selezionare If Duplicate Request, Route to Review.   
    3. Fare clic sull'opzione Addbutton.png Add an Exception e selezionare If Held By My Institution, Route to Document Delivery.
    4. In Azioni, selezionare Invia richiesta ai prestatori e selezionare il percorso personalizzato delle partecipazioni da utilizzare. 
      • Affinché l'automazione possa inviare la richiesta ai prestatori, è necessario che alla richiesta sia collegato un patrono approvato. Se nessun mecenate è stato collegato alla richiesta, o se il mecenate collegato non è approvato o bloccato, la richiesta verrà inviata alla coda di revisione.
    5. Fare clic sull'opzione  Addbutton.png Aggiungi un'azione e selezionare Applica dati costanti e selezionare il record di dati costanti da utilizzare.
       
  2. COPIE:  

    Se la richiesta non è un duplicato e non è posseduta dalla vostra istituzione, il sistema applicherà il record di dati costanti e creerà una stringa di prestito basata sulle biblioteche di detenzione nel percorso di detenzione personalizzato e indirizzerà la richiesta alla revisione.
     
    1. In corrispondenza delle corrispondenze, selezionare Tipo di richiesta > Copia.   
    2. Fare clic sull'opzione Addbutton.png Add an Exception  e selezionare If Duplicate Request, Route to Review.   
    3. Fare clic sull'opzione Addbutton.png Add an Exception e selezionare If Held By My Institution, Route to Document Delivery.
    4. In Azioni, selezionare Invia richiesta ai prestatori e selezionare il percorso personalizzato delle partecipazioni da utilizzare. 
      • Affinché l'automazione possa inviare la richiesta ai prestatori, è necessario che alla richiesta sia collegato un patrono approvato. Se nessun mecenate è stato collegato alla richiesta, o se il mecenate collegato non è approvato o bloccato, la richiesta verrà inviata alla coda di revisione.
    5. Fare clic sull'opzione  Addbutton.png Aggiungi un'azione e selezionare Applica dati costanti e selezionare il record di dati costanti da utilizzare.

Automazioni avanzate per i prestiti

Di seguito sono riportati alcuni esempi di come espandere le automazioni.  

Esempi

Screenshot showing advanced borrowing automations in Service Configuration

  1. PATRONNOTE

    Tutte le richieste che hanno una nota del cliente non saranno inviate ai prestatori, consentendo al personale di leggere la nota del cliente e di compilare la richiesta di conseguenza.  
     
    1. Alla voce Corrispondenze, selezionare Nota del mecenate.  Selezionare la casella di controllo Qualsiasi parola per recuperare le richieste con qualsiasi nota del patrono.
    2. In Azioni, selezionare Instrada la richiesta di revisione. 
       
  2. ACQUISTO

    I libri e gli eBook richiesti dai docenti saranno sottoposti a revisione per l'acquisto. 
     
    1. Alla voce Corrispondenze, selezionare Stato del patrono > Facoltà.
    2. Selezionare Addbutton.png Aggiungere una corrispondenza e selezionare Formati.  Selezionare Libro e Testo elettronico dall'elenco disponibile.
    3. In Azioni, selezionare Inoltra la richiesta di revisione per l'acquisto.
       
  3. AUDIOVISUAL

    Tutte le richieste che corrispondono ai formati specifici saranno inviate a una serie specifica di prestatori configurati come Custom Holdings Group, noti per soddisfare le richieste di audiovisivi a un costo e a un periodo di prestito ragionevoli.  
     
    1. In corrispondenza delle corrispondenze, selezionare Formati e scegliere Registrazione audio LP, Materiale visivo DVD, Registrazione audio cassetta, Registrazione audio, Materiale visivo VHS, Registrazione audio CD e Materiale visivo.  È possibile selezionare più formati dall'elenco disponibile.  
    2. In Azioni, selezionare Costruisci stringa prestatore e selezionare il percorso delle partecipazioni personalizzate da utilizzare per inviare ai prestatori noti per compilare questo tipo di richieste. 
    3. Selezionare Addbutton.png Aggiungere un'azione e selezionare Applica dati costanti e selezionare il record di dati costanti da utilizzare.

Prestito

Utilizzando il Gestore automatizzato delle richieste, i prestatori possono scegliere di applicare record di dati costanti designati alle richieste di prestito in base all'identità della biblioteca prestante, al tipo di richiesta o al formato del materiale richiesto. Ciò garantisce che le spese di prestito, le note, le politiche e gli indirizzi siano applicati con precisione alle richieste di prestito, facendo risparmiare tempo al personale e assicurando la conformità con le politiche e le preferenze locali.  Inoltre, i prestatori possono applicare automaticamente i tag di richiesta alle richieste di prestito in arrivo.

  • Le automazioni vengono applicate in base all'impostazione Priorità automazione. Una richiesta generata dal cliente viene confrontata con tutte le automazioni. Tra tutte le automazioni che corrispondono alla richiesta, l'automazione con la priorità più alta, o con il numero di priorità di automazione più basso, verrà applicata alla richiesta.
    • Ogni automazione deve avere un valore numerico unico per la priorità di automazione.
    • Assegnare la priorità  più alta (numero più basso) alle automazioni più specifiche.
  • Se non si seleziona un criterio di corrispondenza, l'automazione verrà applicata a tutte le richieste.   

Azioni standard per i prestiti

Nella parte superiore della schermata è presente un elenco delle azioni standard che il sistema esegue automaticamente sulle nuove richieste di prestito.  Tutte le biblioteche vedranno le azioni sulla sinistra dello schermo:

  • Deviazioni
  • Controllo dello stato dei fornitori
  • Controllo del patrimonio di conoscenze
  • Controllo delle affiliazioni ai gruppi
  • Tempo per rispondere
  • Controllo della disponibilità in tempo reale

Ulteriori azioni sono disponibili in Tipasa:

  • Controllo delle disponibilità dell'OPAC
  • Assegnazione delle priorità di prestito

Configurare le principali automazioni per i prestiti

Per aggiungere un'automazione:

  1. Selezionare la scheda Prestiti .
  2. Fare clic su + Aggiungi nuovo.
  3. La casella Abilita sarà selezionata per impostazione predefinita e l'automazione sarà immediatamente attiva al momento del salvataggio. L'automazione visualizzerà Sì nella colonna Abilitato .
  4. Inserire un nome e assegnare una priorità.  Per ulteriori informazioni, vedere Campi dell'automazione principale per i campi di prestito.
  5. Selezionare i criteri di abbinamento desiderati dal menu a discesa Abbinamenti .  Per ulteriori informazioni, vedere Criteri di corrispondenza dell'automazione per i prestiti.  
    • Fare clic sul pulsante Addbutton.png Aggiungi una corrispondenza per configurare ulteriori criteri di corrispondenza.
  6. Selezionare le azioni desiderate dal menu a discesa Azioni .  Per ulteriori informazioni, vedere Azioni di automazione per i prestiti.
    • Le automazioni che specificano azioni ma non criteri di corrispondenza corrisponderanno a tutte le richieste.
    • Fare clic sul pulsante Addbutton.png Aggiungi un'azione per configurare ulteriori criteri di corrispondenza. 
  7. Fare clic su Salva.

Per modificare un'automazione:

  1. Dall'elenco delle Automazioni principali, selezionare il pulsante Modifica associato all'automazione desiderata.
  2. Modificare le informazioni, se necessario.  Rimuovere le partite, le azioni e le eccezioni con il pulsante Rimuovi Removebutton.png.
  3. Fare clic su Salva.

Per eliminare un'automazione:

  1. Nell'elenco delle Automazioni principali, selezionare il pulsante Elimina accanto all'automazione desiderata.
  2. Nella finestra di conferma, fare clic su Elimina.

Principali campi di automazione per i prestiti

Campo Descrizione
Abilitazione

Per impostazione predefinita, quando si crea un'automazione, la casella Abilita sarà selezionata e l'automazione sarà immediatamente attiva al momento del salvataggio. L'automazione visualizzerà Sì nella colonna Abilitato .

Il personale può modificare le automazioni e deselezionare la casella Abilita , in modo che l'automazione non sia più attiva e venga visualizzata come No nella colonna Abilita . 
Nome*

Il nome di questa automazione (limite di 40 caratteri) che indica l'ambito del gruppo di richieste a cui l'automazione si riferisce. Il nome deve essere unico.

I nomi non sono sensibili alle maiuscole e alle minuscole. 

 
Priorità*

Impostare una priorità numerica per ogni automazione. La priorità deve essere un numero intero positivo di 9 cifre o meno.

  • Quando le richieste corrispondono a più automazioni, alla richiesta verrà assegnata l'automazione con la priorità più alta o il numero più basso.  
    • Ogni automazione deve avere un valore numerico unico per la Priorità.  

Automazione Criteri di corrispondenza per i prestiti

Campo Descrizione
Gruppo mutuatario

 
Formati
  • Uno o più formati bibliografici che una richiesta deve specificare per corrispondere all'automazione.
  • Selezionare un formato dall'elenco fornito. 
Tipo di richiesta

Specificare le richieste di copia o prestito:

  • Prestito - Solo le richieste di prestito corrispondono all'automazione. 
  • Copia - Solo le richieste di copie non restituibili corrispondono all'automazione.

Se non viene selezionato alcun tipo di richiesta, l'automazione si applica sia alle richieste di copia che a quelle di prestito.
Posizione della filiale

Identificare le richieste di prestito di articoli che si trovano in una specifica filiale del sistema bibliotecario.

  • Inserire i nomi delle filiali separati da una virgola. La corrispondenza non è sensibile alle maiuscole e alle minuscole.

 Nota: disponibile solo per gli utenti Tipasa con l'integrazione OPAC attivata. 

  • Utenti Tipasa che utilizzano il WMS:
    • Impostare l'automazione in base al nome della filiale restituito da una ricerca OPAC. 
      • È possibile utilizzare qualsiasi parte del nome del ramo, in quanto si cerca una corrispondenza con una parola chiave o una frase chiave e non è necessaria una corrispondenza a tutto testo.  
    • Gli utenti possono anche impostare l'automazione per la posizione della filiale in base al nome della scaffalatura, perché il sistema vede il nome completo della filiale e la posizione della scaffalatura inentrambi i campi Posizione della filiale ePosizione della scaffalatura .
  • Utenti Tipasa con integrazione OPAC configurata con sistemi non WMS:
    • L'intera ubicazione dell'articolo (ramo e scaffale) viene visualizzata in un unico campo.  Non utilizzare la posizione dello scaffale come criterio di corrispondenza, poiché la posizione dell'articolo viene letta completamente nel campo della posizione della filiale.
Posizione della scaffalatura

Disponibile solo per gli utenti Tipasa con l'integrazione OPAC attivata.

Identificare le richieste di prestito di articoli che si trovano in una specifica posizione di scaffale del sistema bibliotecario.

  • La corrispondenza non è sensibile alle maiuscole e alle minuscole.

 Nota: disponibile solo per gli utenti Tipasa con l'integrazione OPAC attivata. 

  • Utenti Tipasa che utilizzano il WMS:
    • Impostare l'automazione in base al nome della collocazione dello scaffale restituito da una ricerca OPAC. 
      • È possibile utilizzare qualsiasi parte del nome della scaffalatura, in quanto si cerca una corrispondenza con una parola o una frase chiave e non è necessaria una corrispondenza a tutto testo.  
  • Utenti Tipasa con integrazione OPAC configurata con sistemi non WMS:
    • Non utilizzare la posizione dello scaffale come criterio di corrispondenza, poiché la posizione dell'articolo viene letta completamente nel campo della posizione della filiale. Specificare una posizione della scaffalatura utilizzando invece il criterio di corrispondenza della posizione della filiale.

Azioni di automazione per i prestiti

Campo Descrizione
Applicare i dati costanti Applicare un record di dati costanti del prestatore designato come azione.
Applicare i tag di richiesta

Selezionare l'etichetta o le etichette della richiesta da applicare automaticamente alle richieste che corrispondono a questa automazione.  Premere Invio dopo aver selezionato un'etichetta e assicurarsi che l'etichetta diventi blu prima di salvarla. Per ulteriori informazioni sui tag di richiesta, vedere Tag.

Utilizzare le automazioni per i prestiti con Tipasa

Per i casi d'uso e gli esempi si rimanda a Automated Request Manager for Lending.

Utilizzare i report per valutare le automazioni

Fare riferimento a Valutare le automazioni per imparare ad accedere e utilizzare i rapporti sulle statistiche di condivisione delle risorse dei mutuatari e dei prestatori per monitorare l'uso dell'automazione da parte della biblioteca.