Prestito fuori sistema

Impostare l'istituto partner per l'utilizzo di stringhe di prestatori costruite in modo automatizzato

Una volta conosciuto il simbolo OCLC dell'istituzione partner:

1. Aggiungere il simbolo OCLC al record del partner nella Rubrica. 
2. Includere il simbolo OCLC in un gruppo e in un percorso personalizzato. Per ulteriori informazioni, consultare la sezione Gruppi di registrazioni personalizzate e Percorsi di registrazioni personalizzate.
3. Includere il percorso personalizzato delle aziende in un'automazione utilizzando il Gestore delle richieste automatiche.
4. Nelle impostazioni dei flussi di lavoro avanzati, abilitare l'uso di partner esterni al sistema nelle stringhe dei prestatori.

Quando la richiesta viene inoltrata all'automazione, il sistema controlla le partecipazioni per i simboli inclusi nel percorso personalizzato delle partecipazioni e costruisce la stringa del prestatore applicando i criteri specificati per l'automazione.

Mentre la richiesta si muove attraverso la stringa del prestatore, il tipo di adempimento passa automaticamente tra richiesta ILL e fuori sistema, a seconda che l'istituzione sia un fornitore ILL o un partner fuori sistema.

• Se lo stato OCLC Supplier è impostato su Sì, la richiesta viene presentata al prestatore come richiesta ILL.
• Se lo stato del fornitore OCLC è No e il simbolo è stato configurato correttamente per la richiesta fuori sistema, la richiesta viene presentata come richiesta fuori sistema.

  • Se il prestatore è un partner esterno al sistema, il sistema invierà automaticamente l'e-mail CanYouSupply appropriata a tale partner. Per ulteriori informazioni, consultare la sezione Notifiche .

     

Per ulteriori informazioni sulle automazioni, consultare Gestione richieste automatizzate.

Elaborare gli aggiornamenti in una richiesta fuori sistema esistente

Quando si ricevono aggiornamenti da un partner esterno al sistema per una richiesta esistente, utilizzare l'opzione Nota sulla richiesta e inserire gli aggiornamenti o le informazioni importanti come Nota del personale. Copiate e incollate o inserite manualmente le informazioni nella Nota, compresi e-mail, date, indirizzi e altre informazioni pertinenti. 

La scheda Note del personale consente di conservare note che possono essere visualizzate e ricercate solo dal personale della biblioteca e che possono essere utilizzate come archivio di informazioni sulla richiesta fuori sistema. Le note del personale possono essere aggiunte alle richieste attive e chiuse. Il numero della scheda indica quante note del personale esistono attualmente per una determinata richiesta. Per ulteriori informazioni, consultare le note del personale.

Modificare lo stato di una richiesta fuori sistema

Quando è il momento di annullare, spedire, ricevere, restituire o controllare una richiesta fuori sistema, si raccomanda al personale di effettuare gli aggiornamenti necessari ai dettagli della richiesta prima di modificarne lo stato.

• Le richieste di prestito e di prestito fuori sistema scadute da 14 giorni avranno automaticamente lo stato di ritardo e un'e-mail di ritardo fuori sistema sarà inviata automaticamente al mutuatario fuori sistema. 

Utilizzare il menu a tendina Cambia stato per modificare lo stato della richiesta. Selezionare lo stato appropriato dopo l'aggiornamento dei dettagli della richiesta. 

 Nota: la modifica dello stato di una richiesta salva automaticamente le modifiche apportate.

Se la modifica dello stato è importante per il cliente, utilizzare il pulsante E-mail per inviare un'e-mail con informazioni sullo stato della richiesta.

• Modificando lo stato in Restituito, il sistema contrassegnerà la richiesta come Chiusa e inserirà la Data di restituzione/chiusura. Non è necessario attendere che il partner fuori sistema confermi via e-mail l'avvenuta ricezione dell'articolo.

Inviare un'e-mail a un partner esterno al sistema

Utilizzare il pulsante Email per inviare un'email appropriata al partner esterno al sistema. L'invio di un'e-mail al partner esterno al sistema dopo l'aggiornamento dei dettagli e dello stato della richiesta garantisce che l'e-mail contenga tutti i dettagli corretti.

Se il modello di e-mail personalizzato ha un tipo di destinatario appropriato, OFF_SYSTEM_REQUESTER o OFF_SYSTEM_SUPPLIER, il sistema precompila l'indirizzo e-mail del destinatario con l'indirizzo e-mail del partner nella richiesta.

• Per rivedere le e-mail inviate in merito a una richiesta fuori sistema, passare alla sezione Notifiche dell'accordion Cronologia richieste della richiesta.
• Per rivedere le e-mail ricevute in merito a una richiesta fuori sistema, passare alla scheda Note del personale per esaminare la cronologia dei messaggi ricevuti e inseriti manualmente come note.

Si consiglia di utilizzare modelli separati per ciascuno dei principali cambiamenti di stato: Richiesta, Annullamento, Spedizione, Non compilato, Ricevuto, Restituito, ecc. per renderli più facilmente identificabili nella cronologia delle notifiche. Per ulteriori informazioni, vedere Notifiche .

 Nota: Per i messaggi Can You Supply, Cancel e Overdue sono disponibili modelli specifici di notifica fuori dal sistema. Nella Configurazione del servizio OCLC, fare clic sull'opzione modello per abilitare questi modelli quando si inviano manualmente le e-mail dalle richieste fuori sistema.

Esempio di modello di mutuatario da utilizzare per l'invio di e-mail a un mutuante fuori sistema:

Esempio

Sostituite il testo generale con le informazioni della vostra biblioteca.

Richiesta ILL: ${RequestId!} - ${RichiestaStato!}
Riferimento del prestatore: 

Tipo di servizio: ${RequestType!}
Prestatore: ${RichiedenteSimbolo!} Biblioteca di prova
Prestatore: ${SimboloFornitore!} Biblioteca Fred Smith 

Creato: ${CreateDate!}
Data di inizio: ${NeedBeforeDate!}
Data di restituzione: 

Costo massimo del mutuatario: ${RequesterMaxCost!} 

DETTAGLI DELLA BIB
Titolo: ${Titolo!}
Editore: ${Editore!}

MONOGRAFO
     Autore: ${Autore!}
     Edizione: ${EditionNote!}
     Edizione desiderata: ${EditionType!}
     ISBN ${ISBN!}

SERIALE / ARTICOLO
    Titolo dell'articolo: ${ArticleTitle!}
    Autore dell'articolo: ${ArticleAuthor!}
    Pagine: ${Pagine!}
    Volume: ${Volume!}
    Problema: ${Issue!}
    Data di emissione: ${IssueDate!}
    ISSN: ${ISSN!} 

OCLC#: ${OCLCNumber!}

Nota del mutuatario: ${RichiestaNota!}

Consegna tramite ${RequesterShipVia!}
Consegnare a:

Chiudere le richieste fuori sistema

Il sistema fa scadere automaticamente le richieste di prestito fuori sistema se la richiesta raggiunge:

• La necessità prima della data
  • Lo stato della richiesta diventa Chiuso (scaduto)
  • Il motivo del no è Invecchiato a Scaduto
• I giorni per rispondere 
  • 8 giorni per le copie e 16 giorni per i prestiti
  • Request status becomes Closed (Unfilled) or moves to the next lender in the lender string
  • Il motivo del no è passato a Non riempito

Se il sistema ha fatto scadere la richiesta presso il partner corrente, il sistema invierà automaticamente il messaggio di annullamento fuori sistema al partner di prestito corrente.

Una volta che la richiesta è chiusa (non compilata), è possibile aggiungere nuovi prestatori alla stringa di prestatori e inviare nuovamente la richiesta. È inoltre possibile utilizzare il pulsante Cambia tipo di adempimento per cambiare il tipo di richiesta, oppure selezionare Richiesta fuori sistema e inviare la richiesta a un nuovo partner fuori sistema.