Prestito esterno al sistema
Manually create new off-system requests to represent incoming email requests or off-system lending requests.
Create off-system lending requests
Use the Create Lending Request button in the Off-System Requests queue under the Borrowing and Lending sub-queues to create off-system lending requests.
From the blank lending request form:
- Copia e incolla i dettagli della richiesta dall'e-mail nel modulo di richiesta vuoto.
- Immettere il nome del partner o il simbolo del partner. L'elenco dei partner si aggiornerà durante la digitazione con le voci corrispondenti immesse nella Rubrica della configurazione del servizio OCLC.
- Una volta selezionato il destinatario del prestito dall'elenco dei partner, le informazioni dal record dell'istituto partner nella Rubrica verranno automaticamente popolate con la richiesta, inclusi gli indirizzi Spedire a e Fatturare a.
- Fare riferimento alla Rubrica per trovare informazioni sull'aggiunta di istituzioni all'elenco dei partner.
- Memorizzare l'ID richiesta del sistema richiedente nel campo ID riferimento richiedente.
- Se si utilizza l'integrazione della circolazione nella configurazione del servizio OCLC, queste impostazioni si estendono alle richieste esterne al sistema, consentendo l'aggiornamento di queste richieste anche all'interno del sistema di circolazione. Se abilitato, immettere il codice a barre nel campo Codice a barre elemento del fornitore.
- Add additional information such as the borrower's Max Cost, Need by Date, and Address.
- Save the request.
The Request will appear in the Lending sub-queue of the Off-System Request queue.
Update off-system request details
Off-system requests will need to be edited for two main reasons:
- È necessario elaborare e rispondere a un messaggio e-mail in arrivo dal partner esterno al sistema della richiesta.
- È necessario avviare la fase successiva della transazione ILL e inviare un'e-mail indicando la modifica al partner esterno al sistema della richiesta.
Tutti i campi nelle richieste esterne al sistema sono sempre modificabili. Alcuni campi sono considerati essenziali e il sistema avviserà l'utente se questi campi vengono rimossi per errore o non sono mai stati inseriti:
- Partner name
- Need-before date of the request
- Titolo dell'item richiesto
Process updates in an existing off-system request
When you receive updates from an off-system partner for an existing request, use the Note option on the request and enter any updates or important information as a Staff Note. Either copy and paste or manually enter the information into the Note, such as emails, dates, addresses, and other pertinent information.
The Staff Notes tab allows you to keep notes that are viewable and searchable only by your library staff and can be used as a repository for information about your off-system request. Staff Notes can be added to active and closed requests. The number on the tab indicates how many Staff Notes currently exist for a particular request. Refer to Staff Notes for additional information.
Edit and add Staff Notes
All staff users within an institution can add, edit and delete notes. Any staff member may edit any existing notes. The original author displays in the left column with the most recently-edited-by user name appearing just below the note.
Note: Only staff with the WorldShare ILL Admin role will be able to see the name of the author of the staff notes. Staff with the WorldShare ILL User role will see a date and time stamp for when the note was created/updated along with the name of the library.
The most recently added note will display at the top of the Staff Notes tab. Edited notes display based on the updated date and time.
Add a Staff Note
Note: There can be up to 500 notes per request.
- From the request, select Note from the Actions panel.
- Add the text of your note to the Add Staff Note text box.
- There is a 500-character limit for each note.
- Click Add.
- To remove any text added to the Add Staff Note box, click Cancel.
Edit a Staff Note
- From the request, click on the Staff Notes tab.
- Next to the desired Staff Note, click on the button.
- Select Edit.
- Make the desired edits in the text box.
- Click Update to save your changes.
A message appears confirming the note was successfully saved.
Change the status of an off-system request
When it is time to Cancel, Ship, Receive, Return, or check in an off-system request, it is recommended that staff make the necessary updates to the request details before changing the request status.
- Off-system lending and borrowing requests that are 14 days overdue will automatically have the overdue status applied.
- Utilizzare la notifica scaduto elemento per notificare alla biblioteca prestatrice quando una richiesta esterna al sistema passa allo stato di scaduto. Per ulteriori informazioni, fare riferimento a Invia e-mail a un partner esterno al sistema.
Utilizzare il menu a discesa Modifica stato per modificare lo stato della richiesta. Selezionare lo stato appropriato dopo l'aggiornamento dei dettagli della richiesta.
Note: Changing the status of a request automatically saves any changes that have been made.
If the status change is important to the patron, use the Email button to send them an email with information regarding the status of their request.
- Changing the status to Returned will cause the system to mark the request as Closed and populate the Return/Closed Date. You do not need to wait for the off-system partner to confirm via email that the item has been received.
Email an off-system partner
Use the Email button to send an appropriate email to the off-system partner. Emailing the off-system partner after updating the request details and status ensures that the email contains all the correct details.
È possibile configurare la notifica di prestito scaduto per l'elemento da inviare alla biblioteca che ha ricevuto il prestito quando una richiesta esterna al sistema passa allo stato di prestito scaduto. Le richieste passano automaticamente allo stato di scaduto dopo 14 giorni di ritardo. Questa notifica è disponibile per l'invio manuale e automatico ed è configurabile nella configurazione del servizio OCLC nella sezione Notifiche del modulo WorldShare ILL. Fare riferimento a Notifiche, Messaggi automatici esterni al sistema.
From the email template, enter the recipient's email address manually or select the email from the address book.
- To review emails sent regarding an off-system request, navigate to the Notifications section of the Request History accordion on the request.
- To review emails received regarding an off-system request, navigate to the Staff Notes tab to review the history of messages received and manually entered as a Note.
Si consiglia di utilizzare modelli separati per ciascuna delle principali modifiche di stato: Richiesta, Annulla, Spedito, Inevaso, Ricevuto, Restituito, ecc., poiché ciò li rende più facilmente identificabili nella cronologia delle notifiche. Per ulteriori informazioni, vedere Notifiche .
Esempio di modello della biblioteca da utilizzare per inviare e-mail a una biblioteca esterna al sistema:
Statistics and Reporting for off-system requests
Review off-system requests using OCLC Usage Statistics to track your off-system requests along with all your other forms of ILL requests.
Off-system requests will appear in the Borrower/Lender Resource Sharing Stats Report in Usage Statistics. See WorldShare Interlibrary Loan reports for more information.
Note: All off-system requests displayed in statistics will show the off-system partner as having the OFSYS OCLC symbol.