Prestiti fuori sistema
Creare manualmente nuove richieste fuori sistema per rappresentare le richieste di posta elettronica in arrivo o le richieste di prestito fuori sistema.
Creare richieste di prestito fuori sistema
Per creare richieste di prestito fuori dal sistema, utilizzare il pulsante Crea richiesta di prestito nella coda Richieste fuori dal sistema, sotto le sottogruppi Prestito e Prestito.
Dal modulo di richiesta di prestito in bianco:
- Copiare e incollare i dettagli della richiesta dall'e-mail nel modulo di richiesta vuoto.
- Inserire il nome o il simbolo del partner. L'elenco dei partner si aggiorna man mano che si digita con le voci corrispondenti inserite nella rubrica della configurazione del servizio OCLC.
- Una volta selezionato il Prestatore dall'elenco dei partner, le informazioni del record dell'istituto partner nella Rubrica verranno automaticamente inserite nella richiesta, compresi gli indirizzi a cui spedire e a cui fatturare.
- Per informazioni sull'aggiunta di istituzioni all'elenco dei partner, consultare la sezione Rubrica.
- Memorizzare l'ID richiesta del sistema richiedente nel campo ID riferimento richiedente.
- Aggiungete ulteriori informazioni, come il costo massimo del mutuatario, la necessità entro la data e l'indirizzo.
- Salvare la richiesta.
La richiesta apparirà nella sotto-queue Prestiti della coda Richieste fuori sistema.
Aggiornare i dettagli della richiesta fuori sistema
Le richieste fuori sistema dovranno essere modificate per due motivi principali:
- È necessario elaborare e rispondere a un messaggio e-mail in arrivo dal partner fuori sistema della richiesta.
- È necessario avviare la fase successiva della transazione ILL e inviare un'e-mail che indichi la modifica al partner fuori sistema della richiesta.
Tutti i campi delle richieste fuori sistema sono sempre modificabili. Alcuni campi sono considerati essenziali e il sistema avvisa l'utente se questi campi vengono accidentalmente rimossi o non sono mai stati inseriti:
- Nome del partner
- Data di scadenza della richiesta
- Titolo dell'articolo richiesto
Elaborare gli aggiornamenti in una richiesta fuori sistema esistente
Quando si ricevono aggiornamenti da un partner esterno al sistema per una richiesta esistente, utilizzare l'opzione Nota sulla richiesta e inserire gli aggiornamenti o le informazioni importanti come Nota del personale. Copiate e incollate o inserite manualmente le informazioni nella Nota, come e-mail, date, indirizzi e altre informazioni pertinenti.
La scheda Note del personale consente di conservare note che possono essere visualizzate e ricercate solo dal personale della biblioteca e che possono essere utilizzate come archivio di informazioni sulla richiesta fuori sistema. Le note del personale possono essere aggiunte alle richieste attive e chiuse. Il numero della scheda indica quante note del personale esistono attualmente per una determinata richiesta. Per ulteriori informazioni, consultare le note del personale.
Modificare e aggiungere le note del personale
Tutti gli utenti del personale di un'istituzione possono aggiungere, modificare e cancellare note. Ogni membro del personale può modificare le note esistenti. L'autore originale viene visualizzato nella colonna di sinistra, mentre il nome dell'utente modificato più di recente appare subito sotto la nota.
Nota: solo il personale con il ruolo di WorldShare ILL Admin potrà vedere il nome dell'autore delle note del personale. Il personale con il ruolo di WorldShare ILL User vedrà una data e un'ora in cui la nota è stata creata/aggiornata insieme al nome della biblioteca.
La nota aggiunta più di recente viene visualizzata nella parte superiore della scheda Note del pentagramma. Le note modificate vengono visualizzate in base alla data e all'ora aggiornate.
Aggiungere una nota del personale
Nota: possono essere presenti fino a 500 note per ogni richiesta.
- Dalla richiesta, selezionare Nota dal pannello Azioni.
- Aggiungere il testo della nota nella casella di testo Aggiungi nota personale.
- Per ogni nota c'è un limite di 500 caratteri.
- Fare clic su Aggiungi.
- Per rimuovere il testo aggiunto alla casella Aggiungi nota personale, fare clic su Annulla.
Modifica di una nota del personale
- Dalla richiesta, fare clic sulla scheda Note del personale.
- Accanto alla nota di stato maggiore desiderata, fare clic sul pulsante.
- Selezionare Modifica.
- Apportare le modifiche desiderate nella casella di testo.
- Fare clic su Aggiorna per salvare le modifiche.
Viene visualizzato un messaggio che conferma che la nota è stata salvata con successo.
Modificare lo stato di una richiesta fuori sistema
Quando è il momento di annullare, spedire, ricevere, restituire o controllare una richiesta fuori sistema, si raccomanda al personale di effettuare gli aggiornamenti necessari ai dettagli della richiesta prima di modificarne lo stato.
- Le richieste di prestito e di prestito fuori dal sistema che hanno un ritardo di 14 giorni saranno automaticamente sottoposte allo stato di ritardo.
- Use the Item overdue notification to notify the borrowing library when an off-system request moves to the overdue status. Refer to Email an off-system partner for more information.
Utilizzare il menu a tendina Cambia stato per modificare lo stato della richiesta. Selezionare lo stato appropriato dopo l'aggiornamento dei dettagli della richiesta.
Nota: la modifica dello stato di una richiesta salva automaticamente le modifiche apportate.
Se la modifica dello stato è importante per il cliente, utilizzare il pulsante E-mail per inviare un'e-mail con informazioni sullo stato della richiesta.
- Modificando lo stato in Restituito, il sistema contrassegnerà la richiesta come Chiusa e inserirà la Data di restituzione/chiusura. Non è necessario attendere che il partner fuori sistema confermi via e-mail l'avvenuta ricezione dell'articolo.
Inviare un'e-mail a un partner esterno al sistema
Utilizzare il pulsante Email per inviare un'email appropriata al partner esterno al sistema. L'invio di un'e-mail al partner esterno al sistema dopo l'aggiornamento dei dettagli e dello stato della richiesta garantisce che l'e-mail contenga tutti i dettagli corretti.
È possibile configurare la notifica di ritardo dell'elemento da inviare alla biblioteca di prestito quando una richiesta fuori sistema passa allo stato di ritardo. Le richieste passano automaticamente allo stato di ritardo dopo 14 giorni di ritardo. Questa notifica è disponibile per l'invio manuale e automatico ed è configurabile nella configurazione del servizio OCLC nella sezione Notifiche del modulo WorldShare ILL. Fare riferimento a Notifiche, Messaggi automatici fuori sistema.
Dal modello di e-mail, inserire manualmente l'indirizzo e-mail del destinatario o selezionarlo dalla rubrica.
- Per rivedere le e-mail inviate in merito a una richiesta fuori sistema, passare alla sezione Notifiche dell'accordion Cronologia richieste della richiesta.
- Per rivedere le e-mail ricevute in merito a una richiesta fuori sistema, passare alla scheda Note del personale per esaminare la cronologia dei messaggi ricevuti e inseriti manualmente come note.
Si consiglia di utilizzare modelli separati per ciascuno dei principali cambiamenti di stato: Richiesta, Annullamento, Spedizione, Non compilato, Ricevuto, Restituito, ecc. per renderli più facilmente identificabili nella cronologia delle notifiche. Per ulteriori informazioni, vedere Notifiche .
Esempio di modello di prestatore da utilizzare per l'invio di e-mail a un prestatore fuori sistema:
Statistiche e reportistica per le richieste fuori sistema
Esaminare le richieste fuori sistema utilizzando le statistiche di utilizzo di OCLC per tenere traccia delle richieste fuori sistema insieme a tutte le altre forme di richiesta ILL.
Le richieste fuori dal sistema appariranno nel rapporto Statistiche condivisione risorse mutuatario/prestatore in Statistiche d'uso. Per ulteriori informazioni, consultare i rapporti sul prestito interbibliotecario di WorldShare.
Nota: Tutte le richieste fuori sistema visualizzate nelle statistiche mostreranno il partner fuori sistema con il simbolo OFSYS OCLC.