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Supporto OCLC

Creare ed elaborare le richieste di fornitura di documenti

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Scopri come creare richieste di fornitura di documenti e come soddisfare le richieste di copia, prestito e accesso libero utilizzando la fornitura di documenti in Tipasa.

L'attivazione di Consegna documento in Tipasa consente di avere una maggiore flessibilità per soddisfare le richieste degli utenti che potrebbero essere contenute nella tua collezione. Per ulteriori informazioni, vedere Impostazione della fornitura di documenti.

Creare una richiesta di fornitura di documenti

Le richieste di Consegna documento possono essere create in tre modi diversi. Possono essere creati dalla categoria Fornitura documento, modificando il tipo di evasione di una richiesta o indirizzando le richieste degli utenti alla categoria.

Creare una richiesta di fornitura documento dalla categoria fornitura documento

È possibile creare una richiesta con il Tipo di evasione di Consegna documento dalla categoria Consegna documento.

Per creare una richiesta di fornitura documento:

  1. Nella barra di navigazione a sinistra, fare clic su Consegna documento.
  2. Fare clic su Crea richiesta.
  3. Immettere il titolo e i dati bibliografici pertinenti nel modulo.
  4. Fare clic fuori dal campo Titolo.  Accanto al campo viene visualizzata una lente d'ingrandimento (Pulsante lente d'ingrandimento), fare clic sulla lente d'ingrandimento per cercare.  

    Nota: selezionare Copia o Prestito per il campo Tipo.

  5. Individuare il record posseduto dalla propria biblioteca e fare clic su Crea richiesta.  Verrà visualizzato il modulo di richiesta.
  6. Fare clic su Salva per revisione.
  7. La richiesta si sposta in Consegna documento > Nuovo.

Modificare il tipo di evasione di una richiesta

È possibile modificare il tipo di evasione di una richiesta di prestito interbibliotecario (ILL) o di una richiesta di acquisto in Fornitura documento. Al contrario, qualsiasi richiesta di fornitura di documenti può essere modificata in ILL Request, Open Access o Purchase Request.

To change the fulfillment type of a request:

  1. Individuare la richiesta che si desidera modificare in Consegna documento.
  2. Nella richiesta, fare clic su Modifica tipo di evasione > Consegna documento.
  3. La richiesta si sposta in Consegna documento > Nuovo.

Di seguito sono elencate le istanze che richiedono una modifica del tipo di funzionalità:

  • Un elemento posseduto dalla propria biblioteca viene visualizzato nella coda In prestito per revisione anziché nella coda di fornitura del documento. Ciò potrebbe verificarsi se l'utente non include un numero ISBN, ISSN o OCLC nella richiesta. Per modificare la richiesta, fare clic sul menu a discesa Modifica tipo di evasione nella parte superiore della pagina di richiesta e selezionare Consegna documento.
  • Viene visualizzato un elemento nella coda di fornitura del documento, ma la biblioteca non è in grado di soddisfare la richiesta. Ciò potrebbe verificarsi se la propria biblioteca possiede un periodico, ma non il volume specifico necessario. Per modificare la richiesta, fare clic sul menu a discesa Modifica tipo di evasione nella parte superiore della pagina di richiesta e selezionare Richiesta ILL. Questo consentirà di instradare la richiesta ai prestatori.

Instradare le richieste degli utenti a Consegna documento

Se si utilizza Automated Request Manager, è possibile instradare le richieste degli utenti a Consegna documenti se il numero ISBN, ISSN o OCLC dell'elemento richiesto corrisponde a un elemento posseduto dalla propria biblioteca in WorldCat. Per ulteriori informazioni sull'abilitazione di questa impostazione, vedere Modifica delle automazioni.

View local holdings and availability 

Se la biblioteca ha abilitato l'integrazione OPAC, le richieste avviate dagli utenti inviate tramite l'automazione visualizzeranno le informazioni sul posseduto locale per gli elementi posseduti dal proprio istituto.

Single Holding

When a single holding is found, the Local ID and Local Holdings fields of the request are updated with the holdings information supplied by your OPAC.  The Local Holdings fields include:

  • Ramo
  • Posizione della scaffalatura
  • Collocazione
  • Holdings Source
    • Holdings Source will be listed as OPAC.
  • Availability Status
    • Per In prestito e Consegna documento, la ricerca avviene quando la richiesta passa attraverso l'automazione (che avviene automaticamente quando le richieste vengono effettuate dagli utenti tramite Il mio account). Se è necessario controllare manualmente lo stato della disponibilità, fare clic su Cerca nel catalogo online della mia biblioteca.

Il campo ID locale viene compilato con le informazioni sulla sede, sulla posizione nella scaffalatura e sulla collocazione.  Questo campo viene visualizzato sulle richieste stampate utilizzando Stampa ora o Aggiungi alla coda di stampa richieste. 

Multiple Holdings

When multiple holdings are returned by your OPAC, the View Local Holdings link will appear.  The View Local Holdings screen will show each instance of holdings for the requested item. 

Screenshot del collegamento Visualizza posseduto locale in Document Delivery

Select which holding to use and click the Apply button.  The information for the selected holdings will appear in the Local ID and Local Holdings fields and will be saved with the request. 

Schermata di una tabella di posseduti locali con le informazioni incluse

Elaborazione richieste di fornitura di documenti

Le richieste di fornitura di documenti sono simili alle richieste ILL, ma non contengono le biblioteche che effettuano il prestito o le biblioteche destinatarie del prestito, poiché è possibile soddisfare la richiesta dalla collezione della propria biblioteca. Una volta recuperato l'elemento per la richiesta o individuato la versione digitale, è possibile contrassegnarlo come completo.

Se si utilizza Consegna documento, è possibile configurare le notifiche da inviare agli utenti per informarli sulle loro richieste di Consegna documento. Per maggiori informazioni sui tipi di notifica di consegna documenti, vedere Dalla biblioteca di consegna documenti al patrono e Notifiche per maggiori informazioni sulla funzione di notifica.

Se le notifiche di consegna documento non sono state configurate per l'invio automatico, sarà necessario inviare manualmente le notifiche prima di contrassegnare la richiesta come completata.  Per ulteriori informazioni, vedere Invia notifiche di consegna documenti agli utenti.

Se la funzione Prestito avanzato è attiva, è possibile utilizzare questi flussi di lavoro per aggiungere questi elementi alle sottocode.  Per ulteriori informazioni, vedere Prestito avanzato e fornitura di documenti.

 Nota: quando le richieste di Consegna documento sono soddisfatte, la richiesta verrà spostata in Chiusa (Fornita). Le richieste di fornitura di documenti verranno chiuse quando viene raggiunta la Data di scadenza. La richiesta verrà spostata su Chiusa (Annullata) e non verrà più visualizzata in nessuna delle code di fornitura di documenti.

Soddisfare una richiesta di copia tramite Consegna documento

Le richieste di copie possono essere soddisfatte utilizzando Article Exchange o fornendo un collegamento dalla Knowledge Base.

Nota: il campo Tipo URL viene visualizzato solo per le richieste di copia. È necessario modificare Tipo in Copia per soddisfare la richiesta utilizzando Article Exchange, KB Link o Open Access Link.

Soddisfare una richiesta di copia con Article Exchange

  1. Nell'elenco a discesa Dettagli richiesta, assicurarsi che sia selezionato Copia come Tipo.
  2. Under URL type, select Article Exchange.
  3. Select the OCR Language. 
    • If the language is included in the bibliographic record, it will be selected automatically. If there is no language in the bibliographic record, the default is English.
    • If you select a different language in the OCR Language field from what is included in the bibliographic record, the request will revert to the language in the bibliographic record when you submit the request. 
    • Refer to Article Exchange Workflow, OCR Language for more information.
  4. Click Choose File and locate the copy on your computer. 
  5. Fare clic su Apri.
  6. Opzionale. Fare clic su Anteprima per visualizzare l'anteprima del file.
  7. Fare clic su Salva.
  8. Notifica all'utente che l'articolo è disponibile. 
    • Se hai attivato le notifiche automatiche:
      • Fare clic su Segna come completato per inviare una notifica all'utente.  
      • Per ulteriori informazioni, vedere Impostazione delle notifiche.
    • Se le notifiche automatiche non sono attivate:
      • Fare clic sul pulsante E-mail e selezionare la notifica Articolo disponibile in Article Exchange (DocDel).
      • Fare clic su Invia.
      • Fare clic su Segna come completata sulla richiesta.
    • La richiesta viene chiusa e viene spostata in Chiusa (Fornita).

Soddisfa una richiesta di copia con un collegamento dalla WorldCat Knowledge Base

  1. Nell'elenco a discesa Dettagli richiesta, assicurarsi che sia selezionato Copia come Tipo.
  2. Nell'elenco a discesa Tipo URL, selezionare Collegamento KB.
  3. In Informazioni sul posseduto della biblioteca, copia e incolla il collegamento a livello di articolo nella casella di testo URL .
  4. Fare clic su Salva.
  5. Notifica all'utente che l'articolo è disponibile. 
    • Se hai attivato le notifiche automatiche:
      • Fare clic su Segna come completato per inviare una notifica all'utente.  
      • Per ulteriori informazioni, vedere Impostazione delle notifiche.
    • Se le notifiche automatiche non sono attivate:
      • Fare clic sul pulsante E-mail e selezionare il collegamento KB disponibile nella notifica del portale utenti (DocDel).
      • Fare clic su Invia.
      • Fare clic su Segna come completata sulla richiesta.
  6. La richiesta viene chiusa e viene spostata in Chiusa (Fornita).

Soddisfare una richiesta di prestito tramite Consegna documento

  1. Fare clic sul collegamento Cerca nel catalogo online della mia biblioteca per assicurarsi che l'elemento sia attualmente disponibile.
  2. Copia e incolla la posizione a scaffale e la collocazione nel campo ID locale e fai clic su Salva.
    • Il campo ID locale è incluso se si stampa la richiesta.
  3. Notifica all'utente che la richiesta è disponibile.
    1. Se hai attivato le notifiche automatiche:
      • Fare clic su Segna come completato per inviare una notifica all'utente.  
      • Per ulteriori informazioni, vedere Impostazione delle notifiche.
    2. Se le notifiche automatiche non sono attivate:
      • Fare clic sul pulsante E-mail e selezionare la notifica Prestito disponibile per ritiro (DocDel).
      • Fare clic su Invia.
      • Fare clic su Segna come completata sulla richiesta.
  4. Nella parte superiore della richiesta, fare clic su Segna come completata per salvare e aggiornare la richiesta.
  5. La richiesta viene chiusa e viene spostata in Chiusa (Fornita).

Soddisfa le richieste Open Access tramite Consegna documento

Le richieste di accesso aperto possono essere soddisfatte in due modi.  

 Nota: si consiglia di configurare le notifiche automatiche di Consegna documenti agli utenti della biblioteca per garantire che le notifiche corrette vengano inviate all'utente prima della chiusura della richiesta.

  1. Aggiungere un collegamento Open Access alla richiesta
    1. Selezionare Collegamento Open Access dal menu a discesa Tipo URL .
    2. Incollare l' URL nel campo URL . 
    3. Click the Mark as Complete button to save and update the request.
    4. The link will be available to the patron in My Account.
      1. Se sono state configurate le notifiche automatiche di Consegna documenti agli utenti della biblioteca, la notifica verrà inviata all'utente quando la richiesta viene contrassegnata come completata.
    5. Lo stato della richiesta viene aggiornato come Chiusa (Fornita).
       
  2. Modificare il tipo di evasione della richiesta in Open Access
    1. Fare clic sul pulsante E-mail nella parte superiore della pagina di richiesta.
    2. Selezionare il modello appropriato, incollare l' URL nel messaggio e inviare all'utente.
    3. Modificare il tipo di funzionalità in Open Access.
    4. Lo stato della richiesta viene aggiornato ad Accesso chiuso/aperto e il collegamento non sarà disponibile per l'utente in Il mio account.

Annullare una richiesta tramite Consegna documento

Se il criterio della biblioteca prevede di non soddisfare le richieste di prestito per elementi nella collezione della propria biblioteca, utilizzare le notifiche di Consegna documento all'utente della biblioteca o una notifica personalizzata per informare gli utenti della biblioteca delle istruzioni per recuperare gli elementi nel catalogo della biblioteca. Le opzioni includono:

  • Configurare un'unica notifica automatica che invii automaticamente lo stesso motivo dell'annullamento a tutti gli utenti.
    • Esempio: visitare il catalogo della biblioteca per trovare questo documento in biblioteca o controllare il nostro elenco dalla A alla Z per cercare risorse elettroniche.
  • Configurare più notifiche personalizzate per inviare motivi specifici dell'annullamento in base ai dettagli della richiesta.
    • Esempio: fornire istruzioni su come trovare il materiale in base al tipo di richiesta, fornire messaggi diversi ai docenti rispetto agli studenti.