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Supporto OCLC

Creare ed elaborare le richieste di Document Delivery

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Scoprite come creare richieste di Document Delivery e come soddisfare le richieste di copia, prestito e accesso aperto utilizzando Document Delivery in Tipasa.

L'attivazione della consegna dei documenti in Tipasa vi permette di avere una maggiore flessibilità per soddisfare le richieste dei vostri clienti che possono essere conservate nella vostra collezione. Per ulteriori informazioni, vedere Impostazione della consegna dei documenti.

Creare una richiesta di consegna di documenti

Le richieste di Document Delivery possono essere create in tre modi diversi. Possono essere creati dalla categoria Document Delivery, modificando il Tipo di evasione di una richiesta o instradando le richieste degli utenti alla categoria.

Creare una richiesta di consegna di documenti dalla categoria Consegna di documenti.

È possibile creare una richiesta con il tipo di evasione Consegna documenti dalla categoria Consegna documenti.

Per creare una richiesta di Document Delivery:

  1. Nella navigazione a sinistra, fare clic su Consegna documenti.
  2. Fare clic su Crea richiesta.
  3. Inserite nel modulo il titolo e i dati bibliografici pertinenti.
  4. Fare clic fuori dal campo Titolo.  Accanto al campo apparirà una lente di ingrandimento (magnifying_glass_ill.png); fare clic sulla lente di ingrandimento per effettuare la ricerca.  

     Nota: selezionare Copia o Prestito per il campo Tipo.

  5. Individuare il record in possesso della biblioteca e fare clic su Crea richiesta.  Viene visualizzato il modulo di richiesta.
  6. Fare clic su Salva per la revisione.
  7. La richiesta passa a Document Delivery > New.

Modificare il Tipo di evasione di una richiesta

È possibile modificare il tipo di evasione di una richiesta ILL o di acquisto in Consegna documenti. Al contrario, qualsiasi richiesta di Document Delivery può essere modificata in una richiesta ILL, Open Access o Richiesta di acquisto.

Per modificare il tipo di adempimento di una richiesta:

  1. Individuare la richiesta che si desidera modificare in Document Delivery.
  2. Nella richiesta, fare clic su Modifica del tipo di adempimento > Consegna documenti.
  3. La richiesta passa a Document Delivery > New.

Ecco i casi che richiedono una modifica del tipo di adempimento:

  • Un articolo posseduto dalla biblioteca appare nella coda Prestito nuovo per revisione anziché nella coda Consegna documenti. Questo può accadere se il cliente non ha incluso un numero ISBN, ISSN o OCLC nella sua richiesta. Per modificare la richiesta, fare clic sul menu a discesa Cambia tipo di adempimento nella parte superiore della pagina della richiesta e selezionare Consegna documenti.
  • Un articolo appare nella coda di consegna dei documenti, ma la biblioteca non è in grado di soddisfare la richiesta. Questo può accadere se la biblioteca possiede una rivista, ma non il volume specifico necessario. Per modificare la richiesta, fare clic sul menu a discesa Cambia tipo di adempimento nella parte superiore della pagina della richiesta e selezionare Richiesta ILL. In questo modo sarà possibile inoltrare la richiesta ai prestatori.

Inoltrare le richieste degli avventori al Document Delivery

Se si utilizza Automated Request Manager, è possibile indirizzare le richieste dei clienti a Document Delivery se il numero ISBN, ISSN o OCLC dell'articolo richiesto corrisponde a un articolo posseduto dalla biblioteca in WorldCat. Per ulteriori informazioni sull'attivazione di questa impostazione, vedere Modifica delle automazioni.

Visualizza le partecipazioni locali e la disponibilità 

Se la vostra biblioteca ha attivato l'integrazione con l'OPAC, le richieste dei clienti inoltrate attraverso l'automazione visualizzeranno le informazioni sul patrimonio locale per gli articoli posseduti dalla vostra istituzione.

Partecipazione singola

Quando viene trovata una singola azienda, i campi Local ID e Local Holdings della richiesta vengono aggiornati con le informazioni sulle aziende fornite dall'OPAC.  I campi Local Holdings includono:

  • Ramo
  • Posizione della scaffalatura
  • Collocazione
  • Titoli Fonte
    • La fonte del posseduto sarà indicata come OPAC.
  • Stato di disponibilità
    • Per il prestito e la consegna dei documenti, la ricerca avviene quando la richiesta passa attraverso l'automazione (che avviene automaticamente quando le richieste sono effettuate dagli utenti tramite Il mio account). Se si desidera verificare manualmente lo stato di disponibilità, è possibile fare clic su Cerca nel catalogo online della mia biblioteca.

Il campo ID locale è popolato con le informazioni relative alla filiale, alla posizione dello scaffale e al numero di chiamata.  Questo campo appare sulle richieste stampate con Stampa ora o Aggiungi alla coda di stampa delle richieste. 

Partecipazioni multiple

Quando l'OPAC restituisce più fondi, appare il link Visualizza fondi locali.  La schermata Visualizza possedimenti locali mostrerà ogni istanza di possedimenti per l'articolo richiesto. 

Screenshot of the view local holdings link within Document Delivery

Selezionare l'azienda da utilizzare e fare clic sul pulsante Applica.  Le informazioni relative alle aziende selezionate appariranno nei campi ID locale e Aziende locali e saranno salvate insieme alla richiesta. 

Screenshot of a table of local holdings with their included information

Elaborazione delle richieste di Document Delivery

Le richieste di Document Delivery sono simili alle richieste ILL, ma non contengono l'accordion delle Biblioteche prestanti o delle Biblioteche in prestito, poiché è possibile soddisfare la richiesta dalla collezione della propria biblioteca. Una volta recuperato l'articolo per la richiesta o individuata la versione digitale, è possibile contrassegnare la richiesta come completa.

Se si utilizza il Document Delivery, è possibile configurare le notifiche da inviare ai clienti per informarli delle loro richieste di Document Delivery. Per ulteriori informazioni sui tipi di notifica di Document Delivery Library to Patron e Notifications per ulteriori informazioni sulla funzione di notifica, vedere Document Delivery Library to Patron.

Se non si è configurato l'invio automatico delle notifiche di Document Delivery, sarà necessario inviare manualmente le notifiche prima di contrassegnare la richiesta come completa.  Per ulteriori informazioni, consultare la sezione Invio di notifiche di consegna di documenti ai patroni.

Se si è attivata la funzione di prestito avanzato, è possibile utilizzare questi flussi di lavoro per aggiungere questi elementi alle sottocodici.  Per ulteriori informazioni, consultare la sezione Prestiti avanzati e consegna dei documenti.

 Nota: Quando le richieste di consegna dei documenti vengono soddisfatte, la richiesta passa a Chiusa (Fornita). Le richieste di consegna dei documenti si chiudono quando viene raggiunta la data di scadenza. La richiesta passerà a Chiusa (annullata) e non apparirà più in nessuna coda di consegna dei documenti.

Eseguire una richiesta di copia tramite Document Delivery

Le richieste di copia possono essere compilate utilizzando Article Exchange o fornendo un link dalla Knowledge Base.

 Nota: Il campo Tipo di URL viene visualizzato solo per le richieste di copia. È necessario cambiare il tipo in Copia per poter soddisfare la richiesta utilizzando Article Exchange, KB Link o Open Access Link.

Eseguire una richiesta di copia con Article Exchange

  1. Nell'accordion Dettagli richiesta, assicurarsi che Copia sia selezionata come Tipo.
  2. Nel menu a discesa Tipo di URL, selezionare Scambio di articoli.
  3. Fare clic sul collegamento ipertestuale OCLC Article Exchange .
  4. Individuare la copia sul computer. Fare clic su Apri.
  5. Fare clic su "Drop File".
  6. Opzionale. Fare clic su Anteprima per visualizzare l'anteprima del file.
  7. Fare clic su Salva.
  8. Avvisare il cliente che l'articolo è disponibile. 
    • Se sono state attivate le notifiche automatiche:
      • Fare clic su Segna come completato e una notifica verrà inviata al mecenate.  
      • Per ulteriori informazioni, vedere Impostazione delle notifiche.
    • Se non sono state attivate le notifiche automatiche:
      • Fare clic sul pulsante Email e selezionare la notifica Articolo disponibile in Scambio articoli (DocDel).
      • Fare clic su Invia.
      • Fare clic su Segna come completato sulla richiesta.
    • La richiesta viene chiusa e passa a Chiuso (Fornito).

Soddisfare una richiesta di copia con un link dalla Knowledge Base di WorldCat

  1. Nell'accordion Dettagli richiesta, assicurarsi che Copia sia selezionata come Tipo.
  2. Nel menu a tendina Tipo di URL, selezionare Link KB.
  3. Alla voce Informazioni sul posseduto della biblioteca, copiare e incollare il link a livello di articolo nella casella di testo dell'URL.
  4. Fare clic su Salva.
  5. Avvisare il cliente che l'articolo è disponibile. 
    • Se sono state attivate le notifiche automatiche:
      • Fare clic su Segna come completato e una notifica verrà inviata al mecenate.  
      • Per ulteriori informazioni, vedere Impostazione delle notifiche.
    • Se non sono state attivate le notifiche automatiche:
      • Fare clic sul pulsante Email e selezionare il link KB disponibile nella notifica del portale utente (DocDel).
      • Fare clic su Invia.
      • Fare clic su Segna come completato sulla richiesta.
  6. La richiesta viene chiusa e passa a Chiuso (Fornito).

Esecuzione di una richiesta di prestito tramite Document Delivery

  1. Fare clic sul link Cerca nel catalogo online della mia biblioteca per verificare che l'articolo sia attualmente disponibile.
  2. Copiare e incollare la posizione dello scaffale e il numero di chiamata nel campo ID locale e fare clic su Salva.
    • Il campo ID locale è incluso se si stampa la richiesta.
  3. Comunicare al cliente che la richiesta è disponibile.
    1. Se sono state attivate le notifiche automatiche:
      • Fare clic su Segna come completato e una notifica verrà inviata al mecenate.  
      • Per ulteriori informazioni, vedere Impostazione delle notifiche.
    2. Se non sono state attivate le notifiche automatiche:
      • Fare clic sul pulsante Email e selezionare la notifica Prestito disponibile per il ritiro (DocDel).
      • Fare clic su Invia.
      • Fare clic su Segna come completato sulla richiesta.
  4. Nella parte superiore della richiesta, fare clic su Segna come completo per salvare e aggiornare la richiesta.
  5. La richiesta viene chiusa e passa a Chiuso (Fornito).

Soddisfare le richieste di accesso aperto tramite Document Delivery

Le richieste di accesso aperto possono essere soddisfatte in due modi.  

 Nota: si consiglia di configurare le notifiche automatiche di consegna dei documenti ai clienti della biblioteca per garantire l'invio di notifiche adeguate al cliente prima della chiusura della richiesta.

  1. Aggiungere un link ad accesso aperto alla richiesta
    1. Selezionate Link ad accesso aperto dal menu a discesa Tipo di URL .
    2. Incollare l'URL nel campo URL. 
    3. Fare clic sul pulsante Segna come completo per salvare e aggiornare la richiesta.
    4. Il link sarà disponibile per il cliente nella sezione Il mio account.
      1. Se avete configurato le notifiche automatiche di consegna dei documenti ai clienti della biblioteca, la notifica sarà inviata al cliente quando la richiesta sarà contrassegnata come completa.
    5. Lo stato della richiesta viene aggiornato a Chiuso (Fornito).
       
  2. Modificare il tipo di evasione della richiesta in Accesso libero.
    1. Fare clic sul pulsante Email nella parte superiore della pagina di richiesta.
    2. Selezionare il modello appropriato, incollare l'URL nel messaggio e inviarlo al cliente.
    3. Modificare il tipo di adempimento in Accesso libero.
    4. Lo stato della richiesta viene aggiornato a Chiuso/Accesso aperto e il link non sarà disponibile per il cliente ne Il mio account.

Annullamento di una richiesta tramite Document Delivery

Se la politica della biblioteca impone di non soddisfare le richieste di prestito per gli articoli della collezione della biblioteca, utilizzare le notifiche di consegna dei documenti agli utenti della biblioteca o una notifica personalizzata per informare gli utenti della biblioteca delle istruzioni per il recupero degli articoli nel catalogo della biblioteca. Le opzioni includono:

  • Configurare un'unica notifica automatica che invierà automaticamente lo stesso motivo di cancellazione a tutti i clienti.
    • Esempio: Visitate il catalogo della biblioteca per trovare questo articolo in biblioteca o consultate il nostro elenco A-to-Z per cercare le risorse elettroniche.
  • Configurare più notifiche personalizzate per inviare motivi specifici di cancellazione in base ai dettagli della richiesta.
    • Esempio: Fornire istruzioni su come trovare il materiale in base al tipo di richiesta, fornire messaggi diversi ai docenti rispetto agli studenti.