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Supporto OCLC

Importa fattura e dati pronti per lo scaffale dal file MARC

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Scopri come importare fatture e dati pronti per lo scaffale da un file MARC in WorldShare Acquisitions.

 Nota: 

Nozioni di base sull'importazione di fatture e dati pronti per lo scaffale

Le tabelle seguenti descrivono le informazioni che devono essere incluse nei file di dati ricevuti dal fornitore. I file di dati devono essere impostati dall'utente e dal proprio fornitore prima di poter importare i file di dati in WorldShare Acquisitions. È possibile fornire al fornitore le informazioni in questa pagina per confermare che possa fornire i dati in questi campi.

Dati fattura MARC

Le seguenti informazioni devono essere incluse nel file di dati della fattura ricevuto dal fornitore.

 Nota: se i punti decimali non vengono utilizzati, il sistema li aggiunge alla fine. Ad esempio, 56 diventa 56.

Dati fattura MARC - Tabella
MARC Elemento in Acquisizioni Obbligatorio Tipo di input Descrizione
981 $y Numero linea d'ordine WMS1 x (facoltativo se viene fornito il numero linea d'ordine fornitore) Stringa (massimo: 40 caratteri) Identificatore univoco assegnato da WMS per un articolo specifico ordinato.
981 $z Numero linea d'ordine fornitore1 x (facoltativo se viene fornito il numero linea d'ordine WMS) Stringa (massimo: 40 caratteri) Identificatore univoco fornito da un fornitore per uno specifico articolo ordinato.
990 $b Prezzo unitario   Decimale (massimo: 9.999,99) Costo per singola unità di un articolo. (Non includere tasse o sconti se si prevede di includerli come percentuali nel campo 980 $h o $i.)
990 $c Costi del servizio (per unità)   Decimale (massimo: 999,99) Costi di servizio per una singola unità di un articolo (ad es $1,00 per quantità di 5 equivale a $5,00).
990 $h Percentuale d'imposta   Decimale (massimo: 100.000) Percentuale d'imposta applicata al prezzo dal fornitore.
 

 Nota: 

  • È possibile assegnare un valore percentuale fino a tre cifre decimali (ad es. 7,745%).
  • I valori percentuali con quattro cifre decimali saranno arrotondati a tre cifre decimali (ad esempio, 7,7454% sarà arrotondato a 7,745%).
  • Per impostazione predefinita, il valore percentuale ha due cifre decimali a meno che non venga immessa una terza cifra decimale.
990 $i Percentuale di sconto   Decimale (massimo: 100.00) Percentuale di sconto applicata al prezzo dal fornitore.
990 $n Quantità fatturata   Intero (massimo: 999) Numero totale di copie fatturate dalla biblioteca per questa voce d'ordine.
990 $s Spedizione (per unità)   Decimale (massimo: 999,99) Costi di spedizione e gestione per una singola unità.
990 $x Tasso di cambio   Decimale Tasso di cambio della fattura, se la valuta non è uguale a quella della biblioteca. Usato con parsimonia.
991 $f Data fattura x Formato data ISO 8601 Data in cui la fattura è stata creata dal fornitore. Utilizzare il formato AAAA-MM-GG.
991 $m Numero fattura x Stringa (massimo: 256 caratteri) Numero utilizzato dal fornitore per identificare una fattura specifica.
1. Utilizzato per abbinare la voce della fattura all'articolo ordinato. Se il file di dati della fattura contiene il numero linea d'ordine WMS e il numero linea d'ordine fornitore, il sistema utilizzerà il numero linea d'ordine WMS come punto di corrispondenza.

Note durante la configurazione dell'importazione dei dati della fattura

  • È possibile importare le spese di servizio e di spedizione solo a livello di voce di fattura utilizzando il formato del record MARC. Per importare le spese di servizio a livello di fattura, utilizzare il formato EDIFACT.
  • I costi di servizio a livello di articolo vengono importati per unità. Ciò significa che il costo del servizio verrà moltiplicato per la quantità per calcolare il costo del servizio completo per l'articolo. Ciò potrebbe comportare costi di servizio superiori al previsto se la quantità è maggiore di uno.
  • Le imposte a livello di articolo possono essere importate solo come percentuale, non come importo.

Dati MARC pronti per lo scaffale

Le seguenti informazioni devono essere incluse nel file di dati pronti per lo scaffale ricevuto dal fornitore.

Dati MARC pronti per lo scaffale - Tabella
MARC Elemento in Acquisizioni Tipo di input Descrizione
959 $b Codice a barre Stringa (massimo: 32 caratteri) Barcode o designazione di parte.
959 $t Prefisso Stringa (massimo: 25 caratteri) Prefisso della collocazione (es REF)
959 $u Numero di classe Stringa (massimo: 100 caratteri) Classificazione parte del numero di chiamata. (Se non è possibile separare la collocazione in parti separate, includere tutte le parti nel numero della classe.)
959 $v Numero taglierina/item Stringa (massimo: 25 caratteri) Cutter o parte della collocazione.
959 $w Suffisso Stringa (massimo: 25 caratteri) Suffisso della collocazione (es SPAN)
981 $y Numero linea d'ordine WMS1 Stringa (massimo: 40 caratteri) Identificatore univoco assegnato da WMS per un articolo specifico ordinato.
981 $z Numero linea d'ordine fornitore1 Stringa (massimo 256 caratteri) Identificatore univoco fornito da un fornitore per uno specifico articolo ordinato.
1. Utilizzato per abbinare la voce della fattura all'articolo ordinato. Se il file di dati della fattura contiene il numero linea d'ordine WMS e il numero linea d'ordine fornitore, il sistema utilizzerà il numero linea d'ordine WMS come punto di corrispondenza.

Importa istruzioni per fatture e/o dati pronti per lo scaffale

Le istruzioni variano a seconda del tipo di fattura che si sta importando (MARC o EDIFACT). Se la fattura e i dati pronti per lo scaffale sono inclusi in un file, sarà necessario importare il file una sola volta. Se la fattura e i dati pronti per lo scaffale si trovano su due file, sarà necessario importare ciascun file.

 Nota: i dati pronti per lo scaffale si applicano solo alle monografie di singole parti.

Carica file

Nota: un fornitore deve essere contrassegnato come In uso per caricare i dati.

  1. Nella barra di navigazione a sinistra, espandere Fornitori.
  2. Cerca il fornitore di cui stai importando i dati.
  3. Nei risultati della ricerca fornitore, fare clic sul nome del fornitore.
  4. Nel record del fornitore, fare clic sull'icona Partner Exchange Services.
  5. Fare clic su Carica file.
  6. Nella finestra Importa dati, dall'elenco Tipo, selezionare Importa fattura / dati pronti per lo scaffale (MARC).
  7. Fare clic su Scegli file.
  8. Individuare la fattura e/o il file di dati pronti per lo scaffale sul computer. Fare clic su Apri.
  9. Fare clic su Carica.
  10. Il sistema conferma che il file è stato caricato.
  11. Fare clic su Annulla o sulla x nell'angolo in alto a destra per chiudere la finestra Importa dati.
  12. Se avete caricato solo i dati della fattura, andate su Rivedi fattura e voci di fattura.
  13. Se sono stati caricati anche dati pronti per lo scaffale, andare anche su Ricevi articoli pronti per lo scaffale.

Esaminare la fattura e le voci della fattura

Il file caricato viene visualizzato nella prima riga del Log di elaborazione. Se il file non viene visualizzato nella tabella, fare clic sul pulsante Aggiorna button (Pulsante di aggiornamento) sopra la tabella. Dopo aver caricato il file, riceverai anche un'e-mail con i dettagli di importazione del file.

  1. Il sistema crea una fattura in base ai dati importati.
  2. La colonna Dettagli si collega alla fattura creata come risultato del caricamento. Nella colonna Dettagli dell'importazione della fattura, fare clic sul collegamento Fattura:. Questo ti porterà alla fattura con gli articoli già aggiunti.
    • Gli importi degli articoli, gli sconti, le spese di servizio e le imposte verranno inseriti se inclusi nel file di dati della fattura.
    • Riceverete anche una notifica via e-mail che vi indicherà lo stato dell'importazione e di ciascun articolo. Il testo dell'e-mail è visualizzabile anche nella colonna Dettagli del registro di elaborazione.
  3. Per pagare la fattura, passare a Paga fattura.

Ricevi articoli pronti per lo scaffale

Esistono due modi per ricevere gli articoli pronti per lo scaffale:

  • Utilizzando i link nei registri dei Servizi di Scambio Partner
  • Utilizzo della schermata Ricezione e fatturazione

Ricevere gli articoli pronti per lo scaffale utilizzando i log dei servizi di Partner Exchange

Seguire le istruzioni seguenti se è stato importato un file di dati pronto per lo scaffale.

  1. Nella barra di navigazione a sinistra, espandere Fornitori.
  2. Cerca il fornitore di cui hai importato i file.
  3. Nei risultati della ricerca fornitore, fare clic sul nome del fornitore.
  4. Nel record del fornitore, fare clic sull'icona Partner Exchange Services.
  5. Nel Log di elaborazione, nella colonna Dettagli, fare clic sul primo Ricevi: collegamento. Verrà visualizzata la schermata In ricezione.
  6. Nella navigazione a sinistra, sotto Ricezione e Fatturazione, nell'elenco Azione, selezionare Ricezione.
  7. Per ogni item:
    1. Verranno compilati il numero di chiamata e il codice a barre dell'elemento.
    2. Posizionare il cursore nel campo Codice a barre e premere <Enter> per ricevere l'elemento.
    3. L'elemento viene visualizzato nella sezione Elementi elaborati in questa sessione nella parte inferiore dello schermo. L'item viene ricevuto e viene creato un record di posseduto locale.
  8. Ripetere il processo se sono presenti altri collegamenti Ricevi: elencati nella colonna Dettagli del Log elaborazione.

Ricevere gli articoli pronti per lo scaffale utilizzando la schermata Ricevi e Fattura

  1. Nella barra di navigazione a sinistra, espandere Ricevi e fattura.
  2. Selezionare Monografia dall'elenco a discesa Tipo di elaborazione.
  3. Selezionare Ricevi dall'elenco a discesa Azione.
  4. Fare clic su Visualizza elementi.
  5. Selezionare Numero d'ordine dall'elenco a discesa Ricerca.
  6. Immettere il numero dell'ordine (ad es. PO-20218-15) nel campo Testo di ricerca e <Enter> premere per visualizzare tutti gli articoli nell'ordine.
    Oppure
    effettuare una delle seguenti operazioni per ogni elemento:
    • <Enter> Selezionare Titolo dall'elenco a discesa Cerca e immettere il titolo nel campo del modulo Testo da cercare, quindi premere.
    • Selezionare ISBN dall'elenco a discesa Cerca e immettere l'ISBN nel campo del modulo Testo di ricerca, quindi <Enter> premere. L' ISBN può essere scansionato dal barcode UPC.
    • Selezionare Codice a barre dall'elenco a discesa Cerca e immettere il codice a barre dell'articolo (se importato nei dati pronti per lo <Enter> scaffale) nel campo del modulo Testo di ricerca, quindi premere.
  7. Per ogni item:
    • Verranno compilati il numero di chiamata e il codice a barre dell'elemento. (È possibile verificare che la collocazione e il codice a barre siano corretti.)
    • Posizionare il cursore nel campo Codice a barre e premere <Enter> per ricevere l'elemento.
    • L'elemento viene visualizzato nella sezione Elementi elaborati in questa sessione nella parte inferiore dello schermo. L'item viene ricevuto e viene creato un record di posseduto locale.