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Supporto OCLC

Add previously ordered items to an invoice

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Scoprite come aggiungere articoli ordinati in precedenza a una fattura in WorldShare Acquisitions.

Overview

You can add items that you previously ordered to an invoice. This process occurs on the receive and invoice screen in Acquisitions and is different from adding items you have not ordered to an invoice. To learn how to add items directly to an invoice (without ordering first), see Add items directly to an invoice (without ordering first).

There are several ways to add a previously ordered item to an invoice:

  • Fully invoice items
  • Articoli parzialmente fatturati
  • Credit invoice items
  • Refund invoice items
  • Supplemental invoice items

These options are described in detail below in Step 3: Add ordered items to invoice.

Step 1: Select new or existing invoice on which to add ordered items

To invoice items, you must either create a new invoice, which would then be selected by default, or select an existing invoice. 

Create a new invoice

  1. Dalla navigazione a sinistra, fare clic su Ricezione e fatturazione.
  2. Dal pannello Ricezione e fatturazione, fare clic su Nuova fattura.
  3. Enter the Vendor, Invoice Number, and Invoice Date of the invoice.
  4. Click Save. This invoice will then be automatically selected for use.

Selezionare una fattura esistente

  1. Dalla navigazione a sinistra, fare clic su Ricezione e fatturazione.
  2. Inserire il nome del fornitore nella casella di ricerca Vendor nel pannello di sinistra. Man mano che si digita, appare un elenco con i fornitori in uso che corrispondono alla ricerca.
    • If a vendor does not appear, make sure the vendor is listed as In use in Vendors.
  3. Type the invoice number into the Invoice Number search box. As you type, a list will appear showing the vendors in use that match your search.

Step 2: Find ordered items to invoice

  1. In the Receive and Invoice panel, select a processing type from the Processing Type drop-down list.
    • E-Product - Tutti i prodotti elettronici
    • Local - One Time - A physical or nonphysical item that does not belong in WorldCat or the knowledge base (e.g., membership, furniture, office supplies, technology, etc.) that is received in a single transaction
    • Local - Subscription - A physical or nonphysical item that does not belong in WorldCat or the knowledge base (e.g., membership, furniture, office supplies, technology, etc.) that is received continually
    • Monograph - Monographs where only one barcode is applied
    • Seriale - Stampa di serie e monografie in più parti in cui sono applicati più codici a barre.
  2. Selezionare Fattura dall'elenco a discesa Azione.
  3. Fare clic su Visualizza elementi.
  4. Fare clic sul campo del modulo Testo di <Enter> ricerca e premere .
  5. Find the item(s) you want to invoice using one of the following methods:

    Find a specific item
    1. Selezionare un filtro di ricerca dall'elenco a discesa Ricerca.
    2. Enter the search criteria in the Search Text form field. Search results appear automatically when you stop typing.
    3. To return to the list of outstanding items, delete all text from the Search Text form field.

       Note: Barcode searches are possible only after importing shelf ready data. See Import invoice and shelf-ready data.

    Trova tutti gli articoli di un ordine
    1. Selezionare Numero d'ordine dall'elenco a discesa Ricerca.
    2. Enter the full order number (PO number), including "PO" and dashes (-), in the Search Text form field. Search results appear automatically when you stop typing.
    3. To return to the list of outstanding items, delete all text from the Search Text form field.
  6. È inoltre possibile restringere la ricerca in base a uno dei filtri sottostanti.
    Filtri di ricerca - Tabella
    Per cercare per Utilizzare il metodo di recupero
    Cerca Selezionare dall'elenco un indice con cui limitare la ricerca:
    • Parola chiave
    • Titolo (predefinito)
    • Numero copia
    • Codice a barre
    • Identificativo OCLC
    • Numero fattura
    • ISBN
    • ISSN
    • Numero d'ordine
    • Order Number
    Content Type Selezionare il tipo di contenuto dell'elemento dall'elenco.
    • Per tornare all'elenco di tutte le voci, selezionare lo spazio vuoto nell'elenco.
    Ramo Selezionate la filiale a cui consegnare l'articolo dall'elenco.
    • La filiale si trova nella colonna Ubicazione dell'ordine.
    • Per tornare all'elenco delle voci in sospeso, selezionare lo spazio vuoto nell'elenco.
    Stato dell'ordine (non disponibile per la modifica quando l'azione è impostata su Ricezione) Selezionare il grado in cui è stato effettuato l'ordine:
    • Ordered
    • Richiesta di cancellazione
    • Non cancellato
    • Cancelled
    Stato della ricezione Select the degree to which the order has been completed. Differs by processing type.
    Purchase Status Selezionare il grado di completamento della fatturazione:
    • Non fatturati
    • Parzialmente fatturati
    • Invoiced
    • Parzialmente pagato
    • Paid

Step 3: Add ordered items to invoice

È possibile fatturare tutte le copie di un articolo d'ordine o solo alcune copie di un articolo d'ordine. La fatturazione di solo alcune copie di un articolo lascerà il prezzo dell'ordine delle copie non fatturate ancora in carico al budget (a condizione che l'ordine sia di tipo Ordine di acquisto).

Esistono cinque tipi di voci di fattura:

  • Articoli a fattura completa: Coprono il 100% del costo delle copie da fatturare. Quando la fattura viene pagata, l'intero prezzo d'ordine delle copie viene disimpegnato.
  • Partial invoice items: These cover a percentage of the copies being invoiced. When the invoice is paid, any percentage not invoiced is still encumbered for the ordered items.
  • Voci di fattura a credito: Consentono al fornitore di fornire un credito che può essere utilizzato per acquistare articoli futuri da lui.
  • Refund invoice items: These are similar to credit items, but in this case, the vendor refunds the money paid to the library for use in any way they wish, not just to purchase items from them.
  • Voci di fattura supplementari: Coprono eventuali costi aggiuntivi per un articolo già fatturato in precedenza. È possibile creare una voce di fattura supplementare solo per un articolo la cui percentuale di fatturazione è pari al 100%.

Fully invoice all copies

Descrive il processo di fatturazione completa di tutte le copie di un articolo (vedere la definizione di Articoli a fatturazione completa all'inizio di questa sezione). Questo è il modo tipico di fatturare un articolo.

  1. Select the invoice and find the ordered item(s) to invoice.
  2. Nella colonna Fatturato, fare clic su Aggiungi alla fattura.
  3. The Add Item to Invoice dialog window opens, with the Pay Option Pay in full selected by default.
  4. Fare clic su Aggiungi nella finestra Aggiungi voce alla fattura. L'elemento si sposta come nuova prima riga degli elementi elaborati in questa sessione. Il 100% appare nella colonna della fattura.

Articoli parzialmente fatturati

Descrive il processo di fatturazione parziale delle copie di un articolo (vedere la definizione di Articoli di fattura parziale all'inizio di questa sezione). Questo metodo di fatturazione viene utilizzato quando si paga un articolo a rate e si desidera che solo una parte del prezzo dell'ordine venga scaricata al momento del pagamento.

Voce parzialmente fatturata in percentuale

È possibile fatturare parzialmente un articolo in base alla percentuale assegnata all'articolo in fattura. L'impegno per la copia viene ridotto della percentuale della voce della fattura.

  1. Select the invoice and find the ordered item(s) to invoice.
  2. Nella colonna Fatturato, fare clic su Aggiungi alla fattura.
  3. Nella finestra di dialogo Aggiungi elemento alla fattura, selezionare Paga in percentuale come Opzione di pagamento.
  4. Inserire la % da fatturare in questo momento o selezionarla con i tasti freccia. È possibile selezionare da 0 a 100%.
  5. Click Add.
    • L'elemento aperto si sposta nell'area Elementi elaborati in questa sessione, nella parte inferiore dello schermo.
    • Nella colonna Fatturato viene visualizzata la percentuale della voce di fattura selezionata.

Partially invoice item by amount

È possibile fatturare parzialmente un articolo in base all'importo pagato per l'articolo dell'ordine. L'impegno per la copia viene ridotto dell'importo pagato sulla fattura.

Questo è utile quando si elaborano articoli che vengono fatturati più volte o in più parti e il prezzo di ciascuna parte è incerto.

 Nota: se ci sono più fondi sulla voce d'ordine, l'impegno per ogni fondo viene ridotto proporzionalmente all'importo o alla percentuale assegnata a quel fondo. Ad esempio, se si fattura un ordine con due fondi con 100,00 dollari assegnati a ciascun fondo e l'importo della fattura è di 100,00 dollari, l'impegno residuo per ciascun fondo sarà di 50,00 dollari al momento del pagamento della fattura.

  1. Select the invoice and find the ordered item(s) to invoice.
  2. Nella colonna Fatturato, fare clic su Aggiungi alla fattura.
  3. In the Add Item to Invoice dialog window, select Pay by amount for Pay Option. The amount encumbered for the item is displayed as well as a Unit Price text field.
  4. Inserire il prezzo unitario dell'articolo da fatturare.
  5. Click Add.
    • The open Item moves to Items processed in this session area at the bottom of the screen.
    • La colonna Fatturato viene visualizzata come --- in quanto l'articolo viene scaricato in base all'importo pagato in fattura anziché in base alla percentuale.
Invoice the same item by amount

È possibile fatturare più volte lo stesso articolo per importo. Questo è utile quando si elaborano articoli che vengono fatturati più volte o in più parti e il prezzo di ciascuna parte è incerto.

  1. Dalla navigazione a sinistra, fare clic su Ricezione e fatturazione.
  2. Selezionare Monografia o Serie dall'elenco a discesa Tipo di elaborazione.
  3. Selezionare Fattura dall'elenco a discesa Azione.
  4. Fare clic su Visualizza elementi.
  5. Selezionare Partially Paid (Parzialmente pagato ) dall'elenco a discesa Purchase Status (Stato dell'acquisto).
  6. Individuare l'articolo precedentemente fatturato.
  7. Selezionare Aggiungi addebito alla fattura dal menu a discesa Seleziona azione.
  8. Nella finestra di dialogo Aggiungi articolo alla fattura, vengono visualizzati l'importo ancora impegnato per l'articolo e il campo di testo Prezzo unitario.
  9. Inserire il prezzo unitario dell'articolo da fatturare.
    Oppure
    Se questa è la parte finale dell'articolo, fare clic sulla casella di controllo Cancella l'impegno e segna le copie come pagate. Se si seleziona questa casella di controllo:
    • L'eventuale residuo dell'ordine viene immediatamente cancellato e impostato a 0,00.
    • Una volta pagate tutte le fatture per l'articolo, le copie risultanti saranno contrassegnate come pagate anziché come parzialmente pagate.
  10. Click Add.

Fatturare alcune copie di un articolo dell'ordine

Descrive il processo di fatturazione di alcune copie di un articolo, in modo parziale o completo.

  1. Select the invoice and find the ordered items to invoice.
  2. Nella colonna Fatturato, fare clic su Aggiungi alla fattura.
  3. Viene visualizzata la finestra di dialogo Aggiungi voce alla fattura.
  4. To invoice only some copies of the item, reduce the Quantity to the number of copies you want to invoice. Choose whether you want to pay fully or in installments (see instructions above on paying fully or partially).
  5. Click Add.
  6. L'elemento aperto si sposta nell'area Elementi elaborati in questa sessione, nella parte inferiore dello schermo.

Credit items

This describes the process for creating credit invoice items (see definition of Credit invoice items at the top of this section). A credited item decreases the amount paid from the fund upon payment of invoice. You can only apply a credit to items with the Purchase Status of Paid.

  1. Select the invoice and find the ordered item(s) to invoice.
    • When searching for ordered items to credit, filter by Purchase Status of Paid.
  2. In the Invoiced column, click the Select Action drop-down list and select Add Credit to Invoice.
  3. On the Add Item to Invoice window, select the Amount to be credited: 
    1. Full price of the item per copy (default) 
    2. Enter amount
  4. Click Add.
  5. The item moves to the Item(s) processed in this session area.

Refund items

This describes the process for creating refund invoice items (see definition of Refund invoice items at the top of this section). A refunded item decreases the amount paid from fund upon payment of invoice. You can only apply a refund to items with the Purchase Status of Paid.

  1. Select the invoice and find the ordered item(s) to invoice.
    • When searching for ordered items to refund, filter by Purchase Status of Paid.
  2. In the Invoiced column, click the Select Action drop-down list and select Add Refund to Invoice.
  3. On the Add Item to Invoice window, select the Amount to be refunded:
    1. Full price of the item per copy (default) 
    2. Enter amount
  4. Click Add.
  5. The item moves to the Item(s) processed in this session area.

Articoli supplementari

This describes the process for creating supplemental invoice items (see definition of supplemental invoice items at the top of this section). This method of invoicing is often used when a vendor has accidentally invoiced you for less than the full price of the item. You can only use this option if the item is already 100% invoiced and has the Purchase Status of Paid.

  1. Select the invoice and find the ordered item(s) to invoice.
    • When searching for ordered items to supplement, filter by Purchase Status of Paid.
  2. In the Invoiced column, click the Select Action drop-down list and select Add Supplement to Invoice.
  3. On the Add Item to Invoice window, edit the Amount:
    1. Amount - Enter the amount from the vendor per copy.
  4. Click Add.
  5. The item moves to the Item(s) processed in this session area.