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Supporto OCLC

Aggiungere gli articoli precedentemente ordinati a una fattura

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Scoprite come aggiungere articoli ordinati in precedenza a una fattura in WorldShare Acquisitions.

Overview

È possibile aggiungere articoli precedentemente ordinati a una fattura. Questo processo si verifica nella schermata di ricezione e fattura in Acquisizioni ed è diverso dall'aggiunta di articoli non ordinati a una fattura. Per informazioni su come aggiungere articoli direttamente a una fattura (senza prima ordinare), vedere Aggiungere articoli direttamente a una fattura (senza prima ordinare).

Esistono diversi modi per aggiungere un articolo ordinato in precedenza a una fattura:

  • Fatturare per intero gli item
  • Articoli parzialmente fatturati
  • Voci fattura a credito
  • Rimborso voci in fattura
  • Voci fattura supplementari

Queste opzioni sono descritte in dettaglio di seguito nel Passaggio 3: aggiungere gli articoli ordinati alla fattura.

 Nota: gli utenti delle acquisizioni basate su sede possono gestire fatture e voci di fattura per una sede in cui dispongono delle autorizzazioni appropriate. Vedere Informazioni sulle acquisizioni in base alla sede.

Passaggio 1: selezionare una fattura nuova o esistente a cui aggiungere gli articoli ordinati

Per fatturare gli articoli, è necessario creare una nuova fattura, che verrà selezionata per impostazione predefinita, oppure selezionare una fattura esistente. 

Crea una nuova fattura

  1. Dalla navigazione a sinistra, fare clic su Ricezione e fatturazione.
  2. Dal pannello Ricezione e fatturazione, fare clic su Nuova fattura.
  3. Immettere il Fornitore, il numero e la data della fattura della fattura.
  4. Fare clic su Salva. Questa fattura verrà automaticamente selezionata per l'uso.

Selezionare una fattura esistente

  1. Dalla navigazione a sinistra, fare clic su Ricezione e fatturazione.
  2. Inserire il nome del fornitore nella casella di ricerca Vendor nel pannello di sinistra. Man mano che si digita, appare un elenco con i fornitori in uso che corrispondono alla ricerca.
    • Se non viene visualizzato un fornitore, assicurarsi che sia elencato come In uso in Fornitori.
  3. Digitare il numero della fattura nella casella di ricerca Numero fattura. Durante la digitazione, verrà visualizzato un elenco che mostra i fornitori in uso che corrispondono alla ricerca.

Passaggio 2: trovare gli articoli ordinati da fatturare

  1. Nel pannello Ricevi e fattura, selezionare un tipo di elaborazione dall'elenco a discesa Tipo di elaborazione.
    • E-Product - Tutti i prodotti elettronici
    • Locale - Una tantum - Un elemento fisico o non fisico che non appartiene a WorldCat o alla knowledge base (ad es. Associazioni, mobili, forniture per ufficio, tecnologia, ecc.) che viene ricevuto in un'unica transazione
    • Locale - Abbonamento - Un elemento fisico o non fisico che non appartiene a WorldCat o alla knowledge base (ad es. Associazioni, mobili, forniture per ufficio, tecnologia, ecc.) che viene ricevuto continuamente
    • Monografia - Monografie in cui è applicato un solo codice a barre
    • Seriale - Stampa di serie e monografie in più parti in cui sono applicati più codici a barre.
  2. Selezionare Fattura dall'elenco a discesa Azione.
  3. Fare clic su Visualizza elementi.
  4. Fare clic sul campo del modulo Testo di <Enter> ricerca e premere .
  5. Trova gli item che vuoi fatturare usando uno dei seguenti metodi:

    Trova un item specifico
    1. Selezionare un filtro di ricerca dall'elenco a discesa Ricerca.
    2. Immettere i criteri di ricerca nel campo del modulo Testo di ricerca . I risultati della ricerca vengono visualizzati automaticamente quando si interrompe la digitazione.
    3. Per tornare all'elenco dei documenti in sospeso, eliminare tutto il testo dal campo modulo Testo di ricerca.

       Nota: le ricerche di codici a barre sono possibili solo dopo aver importato i dati pronti per lo scaffale. Vedere Importa fattura e dati pronti per lo scaffale.

    Trova tutti gli articoli di un ordine
    1. Selezionare Numero d'ordine dall'elenco a discesa Ricerca.
    2. Immettere il numero completo dell'ordine (numero dell'ordine di acquisto), incluso "PO" e trattini (-), nel campo del modulo Testo di ricerca. I risultati della ricerca vengono visualizzati automaticamente quando si interrompe la digitazione.
    3. Per tornare all'elenco dei documenti in sospeso, eliminare tutto il testo dal campo modulo Testo di ricerca.
  6. È inoltre possibile restringere la ricerca in base a uno dei filtri sottostanti.
    Filtri di ricerca - Tabella
    Per cercare per Utilizzare il metodo di recupero
    Cerca Selezionare dall'elenco un indice con cui limitare la ricerca:
    • Parola chiave
    • Titolo (predefinito)
    • Numero copia
    • Codice a barre
    • Identificativo OCLC
    • Numero fattura
    • ISBN
    • ISSN
    • Numero d'ordine
    • Numero ordine
    Tipo di contenuto Selezionare il tipo di contenuto dell'elemento dall'elenco.
    • Per tornare all'elenco di tutte le voci, selezionare lo spazio vuoto nell'elenco.
    Ramo Selezionate la filiale a cui consegnare l'articolo dall'elenco.
    • La filiale si trova nella colonna Ubicazione dell'ordine.
    • Per tornare all'elenco delle voci in sospeso, selezionare lo spazio vuoto nell'elenco.
    Stato dell'ordine (non disponibile per la modifica quando l'azione è impostata su Ricezione) Selezionare il grado in cui è stato effettuato l'ordine:
    • Ordinato
    • Richiesta di cancellazione
    • Non cancellato
    • Annullato
    Stato della ricezione Selezionare il grado di completamento dell'ordine. Differisce in base al tipo di elaborazione.
    Stato dell'acquisto Selezionare il grado di completamento della fatturazione:
    • Non fatturati
    • Parzialmente fatturati
    • Fatturato
    • Parzialmente pagato
    • Pagato

Passaggio 3: aggiungere gli articoli ordinati alla fattura

È possibile fatturare tutte le copie di un articolo d'ordine o solo alcune copie di un articolo d'ordine. La fatturazione di solo alcune copie di un articolo lascerà il prezzo dell'ordine delle copie non fatturate ancora in carico al budget (a condizione che l'ordine sia di tipo Ordine di acquisto).

Esistono cinque tipi di voci di fattura:

  • Articoli a fattura completa: Coprono il 100% del costo delle copie da fatturare. Quando la fattura viene pagata, l'intero prezzo d'ordine delle copie viene disimpegnato.
  • Voci fattura parziali: coprono una percentuale delle copie fatturate. Quando la fattura viene pagata, qualsiasi percentuale non fatturata viene comunque impegnata per gli articoli ordinati.
  • Voci di fattura a credito: Consentono al fornitore di fornire un credito che può essere utilizzato per acquistare articoli futuri da lui.
  • Rimborso voci in fattura: sono simili alle voci di credito, ma in questo caso il fornitore rimborsa il denaro pagato alla biblioteca per l'uso che desidera, non solo per l'acquisto di elementi da essa.
  • Voci di fattura supplementari: Coprono eventuali costi aggiuntivi per un articolo già fatturato in precedenza. È possibile creare una voce di fattura supplementare solo per un articolo la cui percentuale di fatturazione è pari al 100%.

Fatturare per intero gli item

Questo descrive il processo per la fatturazione completa di un articolo (vedere la definizione di Articoli in fattura completa all'inizio di questa sezione). Questo è il modo tipico di fatturare un item.

  1. Selezionare la fattura e trovare gli articoli ordinati da fatturare.
  2. Nella colonna Fatturato, fare clic su Aggiungi alla fattura.
  3. Viene visualizzata la finestra di dialogo Aggiungi elemento alla fattura, con l'opzione di pagamento Paga per intero selezionata per impostazione predefinita.
  4. Fare clic su Aggiungi nella finestra Aggiungi voce alla fattura. L'elemento si sposta come nuova prima riga degli elementi elaborati in questa sessione. Il 100% appare nella colonna della fattura.

Articoli parzialmente fatturati

Questo descrive il processo per la fatturazione parziale di un articolo (vedere la definizione di Articoli in fattura parziali all'inizio di questa sezione). Questo metodo di fatturazione viene utilizzato quando si paga un articolo a rate e si desidera che solo una parte del prezzo dell'ordine venga sbloccata al momento del pagamento.

Voce parzialmente fatturata in percentuale

È possibile fatturare parzialmente un articolo in base alla percentuale assegnata all'articolo in fattura. L'impegno per la copia viene ridotto della percentuale della voce della fattura.

  1. Selezionare la fattura e trovare gli articoli ordinati da fatturare.
  2. Nella colonna Fatturato, fare clic su Aggiungi alla fattura.
  3. Nella finestra di dialogo Aggiungi elemento alla fattura, selezionare Paga in percentuale come Opzione di pagamento.
  4. Inserire la % da fatturare in questo momento o selezionarla con i tasti freccia. È possibile selezionare da 0 a 100%.
  5. Fare clic su Aggiungi.
    • L'elemento aperto si sposta nell'area Elementi elaborati in questa sessione, nella parte inferiore dello schermo.
    • Nella colonna Fatturato viene visualizzata la percentuale della voce di fattura selezionata.

Fatturare parzialmente voce per importo

È possibile fatturare parzialmente un articolo in base all'importo pagato per l'articolo dell'ordine. L'impegno per la copia viene ridotto dell'importo pagato sulla fattura.

Questo è utile quando si elaborano articoli che vengono fatturati più volte o in più parti e il prezzo di ciascuna parte è incerto.

 Nota: se ci sono più fondi sulla voce d'ordine, l'impegno per ogni fondo viene ridotto proporzionalmente all'importo o alla percentuale assegnata a quel fondo. Ad esempio, se si fattura un ordine con due fondi con 100,00 dollari assegnati a ciascun fondo e l'importo della fattura è di 100,00 dollari, l'impegno residuo per ciascun fondo sarà di 50,00 dollari al momento del pagamento della fattura.

  1. Selezionare la fattura e trovare gli articoli ordinati da fatturare.
  2. Nella colonna Fatturato, fare clic su Aggiungi alla fattura.
  3. Nella finestra di dialogo Aggiungi elemento alla fattura, selezionare Paga per importo in Opzione di pagamento. Viene visualizzato l'importo vincolato per l'articolo e un campo di testo Prezzo unitario.
  4. Inserire il prezzo unitario dell'articolo da fatturare.
  5. Fare clic su Aggiungi.
    • L'item aperto si sposta in Item elaborati in questa sessione nella parte inferiore dello schermo.
    • La colonna Fatturato viene visualizzata come --- in quanto l'articolo viene scaricato in base all'importo pagato in fattura anziché in base alla percentuale.
Fatturare lo stesso item per importo

È possibile fatturare più volte lo stesso articolo per importo. Questo è utile quando si elaborano articoli che vengono fatturati più volte o in più parti e il prezzo di ciascuna parte è incerto.

  1. Dalla navigazione a sinistra, fare clic su Ricezione e fatturazione.
  2. Selezionare Monografia o Serie dall'elenco a discesa Tipo di elaborazione.
  3. Selezionare Fattura dall'elenco a discesa Azione.
  4. Fare clic su Visualizza elementi.
  5. Selezionare Partially Paid (Parzialmente pagato ) dall'elenco a discesa Purchase Status (Stato dell'acquisto).
  6. Individuare l'articolo precedentemente fatturato.
  7. Selezionare Aggiungi addebito alla fattura dal menu a discesa Seleziona azione.
  8. Nella finestra di dialogo Aggiungi articolo alla fattura, vengono visualizzati l'importo ancora impegnato per l'articolo e il campo di testo Prezzo unitario.
  9. Inserire il prezzo unitario dell'articolo da fatturare.
    Oppure
    Se questa è la parte finale dell'articolo, fare clic sulla casella di controllo Cancella l'impegno e segna le copie come pagate. Se si seleziona questa casella di controllo:
    • L'eventuale residuo dell'ordine viene immediatamente cancellato e impostato a 0,00.
    • Una volta pagate tutte le fatture per l'articolo, le copie risultanti saranno contrassegnate come pagate anziché come parzialmente pagate.
  10. Fare clic su Aggiungi.

Crediti

Descrive il processo di creazione delle voci fattura a credito (vedere la definizione di voci fattura a credito all'inizio di questa sezione). Un elemento accreditato riduce l'importo pagato dal fondo al momento del pagamento della fattura. È possibile applicare un credito solo ad articoli con stato di acquisto Pagato.

  1. Selezionare la fattura e trovare gli articoli ordinati da fatturare.
    • Quando si cercano gli articoli ordinati da accreditare, filtrare per Stato acquisto Pagato.
  2. Nella colonna Fatturato, fare clic sull'elenco a discesa Seleziona azione e selezionare Aggiungi credito alla fattura.
  3. Nella finestra Aggiungi item alla fattura, selezionare l'Importo da accreditare: 
    1. Prezzo pieno dell'articolo per copia (predefinito) 
    2. Immettere l'importo
  4. Fare clic su Aggiungi.
  5. L'item viene spostato tra gli item processati in questa sessione.

Rimborso documenti

Descrive il processo di creazione delle voci della fattura di rimborso (vedere la definizione di voci della fattura di rimborso all'inizio di questa sezione). Un item rimborsato riduce l'importo pagato dal fondo al momento del pagamento della fattura. È possibile applicare un rimborso solo ad articoli con stato di acquisto Pagato.

  1. Selezionare la fattura e trovare gli articoli ordinati da fatturare.
    • Quando si cercano gli articoli ordinati da rimborsare, filtrare per Stato acquisto Pagato.
  2. Nella colonna Fatturato, fare clic sull'elenco a discesa Seleziona azione e selezionare Aggiungi rimborso alla fattura.
  3. Nella finestra Aggiungi item alla fattura, selezionare l'Importo da rimborsare:
    1. Prezzo pieno dell'articolo per copia (predefinito) 
    2. Immettere l'importo
  4. Fare clic su Aggiungi.
  5. L'item viene spostato tra gli item processati in questa sessione.

Articoli supplementari

Questo descrive il processo per creare voci di fattura supplementari (vedere la definizione di voci di fattura supplementari all'inizio di questa sezione). Questo metodo di fatturazione viene spesso utilizzato quando un fornitore ha inavvertitamente fatturato un importo inferiore al prezzo pieno dell'articolo. È possibile utilizzare questa opzione solo se l'elemento è già fatturato al 100% e ha lo stato di acquisto di Pagato.

  1. Selezionare la fattura e trovare gli articoli ordinati da fatturare.
    • Quando si cercano gli articoli ordinati da integrare, filtrare per Stato acquisto Pagato.
  2. Nella colonna Fatturato, fare clic sull'elenco a discesa Seleziona azione e selezionare Aggiungi supplemento alla fattura.
  3. Nella finestra Aggiungi item alla fattura, modificare l'Importo:
    1. Importo - Immettere l'importo dal fornitore per copia.
  4. Fare clic su Aggiungi.
  5. L'item viene spostato tra gli item processati in questa sessione .