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Supporto OCLC

Create a knowledge base collection

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Create a knowledge base collection that is not in the global WorldCat knowledge base. Use these instructions to create an electronic collection that is not in the global knowledge base or to create a print collection.

About adding knowledge base collections

To see the collections in the global knowledge base, browse the collections available in the WorldCat knowledge base (updated monthly). Alternatively, perform a search in Collection Manager to return all available collections. Select All Collections from the Scope drop-down and click Search.

When to select a knowledge base collection in full (the entire collection)

Select a knowledge base collection in full if it is available in the global WorldCat knowledge base and the entirety of the collection titles match your subscription.

Quando modificare una collezione per selezionare il proprio sottoinsieme di titoli

Modify a knowledge base collection if it is available in the global WorldCat knowledge base and your library subscribes to a subset of the titles in the collection.

If your library subscribes to a subset of the titles in a collection, you can modify the collection. You have the following options for selecting the collection:

  • Select the titles individually via the Titles drop-down in the collection.
  • Modify the title selections, coverage and other title data to match your library-specific holdings one title at a time within the interface or in bulk by modifying the KBART-formatted spreadsheet and uploading your modified file.
When to create a knowledge base collection

If a collection your library needs is not already represented in the global WorldCat knowledge base data, create a knowledge base collection in Collection Manager using the steps on this page. For example, if your library has a niche or unique electronic collection, you can create the collection.

Find instructions to create knowledge base collections for print serials or represent databases:

For some collections, OCLC and your provider can automatically add and maintain your library-specific collection data. See Providers and contacts for Automatic Holdings Feeds for more information.

 Caution: Once you have requested to have your collections selected automatically, do not add, delete, or update any of the titles within the collection. If there is an issue with the titles selected or missing from your collection, please contact OCLC Support with examples.  

For other methods to add knowledge base collections, see Choose a method to add or create a knowledge base collection.

Create a knowledge base collection

You have two options for adding titles to your collection. Follow the instructions to Create a collection and and to Navigate to the collection you created. Then follow the steps to Add titles using a KBART file upload or to Add title one-by-one in the interface.

Create a collection

  1. Accedere all'interfaccia WorldShare all'URL WorldShare della propria biblioteca. Sostituire yourlibrary con l'identificativo della propria biblioteca: https://yourlibrary.share.worldcat.org/wms
  2. Navigate to Metadata (or Licenses)> Collection Manager.
  3. Click Create a Collection and select Knowledge Base Collection from the Collection Type drop-down.
  4. Click Create.
  5. Open the Properties accordion for a new collection:
    1. Enter a Collection Name.
    2. A Collection ID will be generated automatically.
      • You have the option to customize this ID but the value must remain unique among collections.
    3. Optional. Enter a Provider.
      • When you create a knowledge base collection, you have the option to complete the field for Provider. If your provider is not already in the WorldCat knowledge base, you can create a custom provider so that the provider will be available in your local knowledge base. Your custom provider (for example, "My University") will be searchable content in Collection Manager. You will be able to sort this provider among the other WorldCat knowledge base providers when you elevate links from a specific provider for WorldCat Discovery.

         Note: Create local collections per provider for linking consistency. Including titles from multiple providers in a single locally created collection is not recommended. 
         
    4. Optional. Enter a Description, select Attributes, or enter Public or Staff Notes.
  1. Click Create.

Navigate to the collection you created

  1. Navigate to the Collection Manager search box.
  2. Select My Selected Collections as the Scope and click Search.
  3. Use the Filter drop-down list at the top of the screen to narrow your search results. Choose:
    • Collections I created
       

      kb-i-created.png

Option 1: Add titles using a KBART file upload

Download a KBART-formatted template

  1. Navigate to the collection you created, click on the name of your collection in the search results to open your collection.
  2. Use the Collection Actions drop-down list to select Download Titles in This Collection. Alternatively, use the KBART template.
    • If you select My Selected Collections, the file will not be immediately available. A Download here link appears on the collection when the file is ready.

Apri il file .txtcome foglio di calcolo KBART

Aprire il file .txt Il file scaricato dall'interfaccia WorldShare in un'applicazione per la modifica dei fogli di calcolo:

  1. Aprire il file .txt in Notapad o TextEdit.
  2. Passare a Modifica > Selezionare tutto e copiare l'intera selezione.
  3. Open Office, Microsoft Excel o la vostra applicazione preferita per la modifica dei fogli di calcolo.
  4. Fare clic nella prima cella del foglio di calcolo, quindi fare clic con il pulsante destro del mouse e incollare. Il contenuto del file .txt popolerà il foglio di calcolo in formato KBART.
  5. A volte i file di testo delimitati da tabulazione si corrompono durante il processo di apertura. Verificare che le colonne non siano riformattate e, se necessario, correggere la formattazione. Ad esempio, è possibile che le colonne seguenti debbano essere corrette più frequentemente:
    • Colonne di data
    • ISSN o ISBN (print_identifier)
    • eISSN o eISBN (identificativo online)
    • ID voce OCLC (oclc_entry_id)

 Attenzione: Se si desidera scaricare i titoli da una collezione molto grande, come una collezione HathiTrust o una collezione Internet Archive, il download verrà effettuato ma i titoli verranno troncati.  Per ulteriori informazioni, vedere Download di file di grandi dimensioni per le collezioni di Internet Archive e HathiTrust e per I miei titoli selezionati (KBART).

Enter KBART title data

You are not required to fill in every column in the KBART spreadsheet. The values needed depend on the format of the collection you are creating. You have two options to enter title data.

Option A: Use "Autofill"

You can add OCLC numbers to a KBART formatted spreadsheet to have the system populate some of the title data fields. Afterward, you will need to enter your coverage information and Title URLs. For instructions, see KBART values and formatting, "Autofill" values.

Option B: Enter title data

You can fill in the recommended title data and include your coverage information and Title URLs. For instructions and details about the data values that are required, see KBART values and formatting, Recommended values by format.

Make sure to:

  • Use the correct format for dates. See how to Represent coverage information and Use the correct date format
  • Include the Collection ID in the oclc_collection_id column of your KBART file. The Collection ID in your file must match that in the collection you created in order for the titles to upload to your collection properly
  • Include a unique numerical value for each title in the oclc_entry_id column
  • Add a value to each title row of the ACTION column: Use the value "raw"

    See the KBART ACTION column values for more information.

Salvataggio file

Prima di caricare il file nell'interfaccia di WorldShare, salvare il foglio di calcolo come testo (delimitato da tabulazione) (.txt).

 Nota: se il file include diacritici, compresi i caratteri non latini/non romani, salvarlo come testo Unicode (.txt). Quando si carica il file nell'interfaccia WorldShare, utilizzare l'elenco a discesa Codifica file per modificare la selezione predefinita in UTF-16LE (Unicode Text/Excel).

Upload your file

  1. Search for the collection you created. Click on the name of your collection in the search results to open your collection.
  2. Use the Collection Actions drop-down list to select Upload Titles to This Collection.
  3. Nel riquadro Carica file di raccolta, scegliere l'Ambito del file:
    • Aggiorna solo le modifiche (impostazione predefinita)
      La scelta di "Aggiorna solo le modifiche" fa sì che il sistema cerchi solo le modifiche nel file e usi il valore ACTION specificato per determinare come elaborare le modifiche. Scegliere questa opzione se:
      • Si sta creando una raccolta per la prima volta
      • Sono state apportate modifiche ai dati del titolo e si sta utilizzando il valore "overlay" o "covoverlay" ACTION
    • Sostituire tutti i titoli in collezione
      Scegliendo "Sostituisci tutti i titoli nella raccolta", il sistema eliminerà o deselezionerà tutte le selezioni di titoli esistenti nella raccolta e le sostituirà con le informazioni contenute nel nuovo file che state caricando. Scegliere questa opzione se:
      • Si utilizza un file per eliminare o deselezionare i titoli da una raccolta.

        kb_upload_collection_file.png

  4. Scegliere la codifica del file di caricamento
    1. Lasciare la codifica file predefinita UTF-8, a meno che non sia necessario modificarla. Se i dati della raccolta includono caratteri non latini/non romani, usare l'elenco a discesa Codifica file per cambiare la selezione predefinita in UTF-16LE (Unicode Text/Excel).
      Sono disponibili le seguenti opzioni:
      • UTF-8
      • ISO-88591 (LATINO-1)
      • UTF-16LE (testo Unicode/Excel)
  5. Cercare e selezionare il file .txt e fare clic su Carica. 
  6. Al termine dell'elaborazione del caricamento, visualizzare l'anteprima del report e decidere se approvare il caricamento KBART o scartarlo e ricominciare da capo.
    • L'anteprima del caricamento sarà disponibile per 72 ore dalla data di generazione.
  7. The collection will then be locked for re-indexing until your changes have had time to process.

 Attenzione: I file Excel (.xls) e (.xlsx) NON verranno caricati correttamente. Il file deve essere salvato come file di testo (.txt) delimitato da tabulazioni, testo Unicode .txt.

View the status of your file upload

 Note: When reporting problems, include your Registry ID and attach the file you attempted to upload. If possible, include proxy credentials that will allow us to access full-text links. Your information is needed to diagnose and resolve certain issues.

After you upload a knowledge base collection in Collection Manager, you can check the status of your file upload by opening the Collection History accordion within the collection.  Alternatively, you can view your institution's history in your institution Activity History. See Activity History for instructions and details about Activity History detailed reports.

Option 2: Add titles one-by-one in the interface

Add a title

  1. After you Navigate to the collection you created, click on the name of your collection in the search results to open your collection.
  2. Expand the Titles accordion.

Questa fisarmonica visualizza un elenco di titoli della collezione che gli utenti hanno selezionato. Per trovare l'elenco delle impostazioni a livello di titolo, vedere Impostazioni a livello di titolo nelle raccolte della knowledge base e/o la documentazione su come Modificare una raccolta per selezionare il proprio sottoinsieme di titoli per maggiori informazioni.

Aggiungi un titolo globale

When viewing a global collection, use the Add a Global Title drop-down and select Create a Title to add a knowledge base title. See How to add a new title to an existing collection for more information.

kb_add_global_title.png

Aggiungere un titolo locale

Quando si visualizza una raccolta locale, utilizzare il menu a tendina Aggiungi un titolo locale per selezionare la modalità di aggiunta di un titolo della knowledge base alla raccolta locale. Selezionare Creare un titolo o Creare usando il numero OCLC da precompilare.

kb_add_local_title.png

Creare un titolo

Selezionare questa opzione per aggiungere nuovi titoli digitando manualmente le informazioni. Per aggiungere manualmente i dati del titolo:

  1. Dall'elenco a discesa Aggiungi un titolo locale, selezionare Crea un titolo.
  2. Inserire il nome del titolo.
  3. Selezionare la profondità di copertura. Le opzioni includono:
    • Audio
    • Ebook
    • Immagine
    • Rivista - Estratti
    • Giornale - Testo completo
    • Giornale - indicizzato
    • Giornale - Testo completo selezionato
    • Giornale - Stampa
    • Video
    • Altro
  4. Inserire i campi obbligatori. I campi richiesti variano a seconda della profondità di copertura:
    • Se si crea una raccolta di risorse elettroniche, inserire un URL del titolo che rimanda a una homepage per ogni titolo.
    • Se si crea una collezione di riviste stampate, selezionare Journal - Print (Giornale - Stampa ) alla voce Coverage Depth (Profondità di copertura), quindi selezionare Add Coverage (Aggiungi copertura) alla voce Coverage (Copertura) e inserire i dettagli di copertura per ogni titolo. Per maggiori dettagli, consultare la sezione Copertura.
    • Utilizzare il formato corretto della data (AAAA-MM-GG). Per maggiori dettagli, vedere i valori e la formattazione di KBART.
  5. Inserire le informazioni di collegamento appropriate. Vedere Impostazioni del livello del titolo nelle raccolte di knowledge base, Collegamento. 
  6. Fare clic su Salva.
  7. Ripetete i passaggi per aggiungere ogni titolo fino a quando non avrete aggiunto tutti i titoli della collezione.

Crea utilizzando il numero OCLC per la pre-compilazione

Select this option to have the system fill in title data automatically if the OCLC number is available. To add a title automatically:

  1. Dall'elenco a discesa Aggiungi un titolo locale, selezionare Crea usando il numero OCLC da precompilare.
  2. Inserire il numero OCLC nella casella visualizzata e fare clic su Continua. Il sistema troverà il record WorldCat e inserirà automaticamente le informazioni disponibili, come ad esempio:
    • Titolo, numero OCLC, profondità di copertura, ecc.
  3. Si consiglia di verificare l'accuratezza della profondità di copertura.
  4. Se necessario, popolarlo:
    1. Informazioni sulla copertura
    2. URL del titolo

Selezione automatica dei titoli

L'impostazione Selezione automatica dei titoli nelle raccolte globali della knowledge base consente di selezionare automaticamente i titoli aggiunti dagli aggiornamenti dei dati OCLC. L'impostazione può essere attivata o disattivata indipendentemente dal fatto che sia stata selezionata l'intera collezione o un sottoinsieme di titoli.

L'impostazione predefinita dipende dalla selezione di tutti o di un sottoinsieme di titoli in una raccolta:

  • Tutti i titoli di una raccolta sono selezionati - Abilitato per impostazione predefinita
  • Viene selezionato un sottoinsieme di titoli in una collezione - Disabilitato per impostazione predefinita

È possibile attivare o disattivare l'impostazione in qualsiasi momento. Ad esempio, se sono selezionati tutti i titoli di una raccolta, tranne alcuni che sono soggetti a restrizioni regionali, l'impostazione sarà disattivata per impostazione predefinita. Attivare la selezione automatica dei titoli se si desidera che i titoli appena aggiunti vengano selezionati automaticamente. L'attivazione dell'impostazione non modificherà le selezioni attuali dei titoli. Piuttosto, i titoli aggiunti nei futuri aggiornamenti dei dati saranno selezionati automaticamente.

 Note: When a collection is being updated by an automated holdings feed, you should not select the option to Auto Select Titles in the Titles accordion of the collection's settings. Refer to Providers and contacts for Automatic Holdings Feeds for more information.

For more information, see Title-level settings in knowledge base collections.

Request OCLC create a link scheme for your collection (optional)

Link schemes are needed in order for articles to resolve to full text. Regardless of how the collection is created (one title at a time or via file upload) you need a link scheme for e-journal collections to resolve to full-text for articles. Without a link scheme, article citations will link to the journal’s homepage instead of the article.

OCLC can create a link scheme for you, but only if:

  • All titles are on the same platform
  • The provider uses consistent structure for their linking syntax, and
  • The platform supports article level linking

See Link scheme values and overrides for details.

Make your collection available to other libraries

Learn how to add your custom collection to the global WorldCat knowledge base so all other Collection Manager libraries can select and use the collection's title data. See Cooperative management.

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