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Supporto OCLC

Valori e formattazione KBART

Informazioni sulla formattazione dei dati, sull'inserimento delle informazioni di copertura e sull'uso dei file KBART per creare raccolte e modificare i dati dei titoli.

Dati e formattazione dei titoli della Knowledge Base

Modifiche nell'interfaccia WorldShare

Alcune delle stesse regole di formattazione dei dati si applicano sia che si aggiungano e si modifichino i dati delle collezioni e dei titoli della Knowledge Base tramite un file KBART sia che si utilizzi l'interfaccia WorldShare. Ad esempio, è necessario seguire lo standard KBART per i formati delle date sia nell'interfaccia utente di WorldShare che nei file KBART.

Informazioni sui file KBART

KBART è l'acronimo di Knowledge Bases and Related Tools (Basi di conoscenza e strumenti correlati). I file KBART contengono elenchi di titoli e dati di copertura dei fornitori di contenuti da inserire nella base di conoscenza. Per ulteriori informazioni, consultare la NISO Knowledge Base and Related Tools (KBART).

 Nota: consultare il modello KBART come riferimento o per creare una raccolta.

Prima di iniziare a utilizzare i file KBART, è necessario tenere presente quanto segue:

  • Ogni riga di un file KBART definisce un titolo e ogni intestazione di colonna del foglio di calcolo deve rimanere.
  • Non è obbligatorio avere dati in ogni colonna.
  • I campi obbligatori comprendono:
    • titolo_pubblicazione (A)
    • titolo_url (J)
      • Questo campo non è necessario se la profondità_di_copertura (N) è impostata su "stampa" o "altri".
    • profondità_di_copertura (N)
    • oclc_entry_id (W)
      • Le coperture multiple devono essere rappresentate con una riga separata nel KBART per ogni gamma di copertura per titolo. Utilizzare lo stesso OCLC Entry ID per ogni istanza della copertura per associarla allo stesso titolo.
    • Le raccolte create utilizzando il riempimento automatico "" ACTION richiedono solo i campi oclc_number (Y) e ACTION (Z).
    • Use the correct date format for columns containing date information.
  • Pianificare l'aggiornamento dei valori nella colonna AZIONE:
    • Quando si scarica un file KBART, il valore della colonna ACTION descrive lo stato della raccolta al momento del download.
    • Prima di caricare un file, è necessario modificare il valore della colonna ACTION per titolo, per indicare al sistema come elaborare i dati del file.

 Attenzione: Non cancellare o riordinare le colonne del file KBART. Le colonne devono essere nell'ordine corretto e i dati nel formato corretto affinché il file KBART venga caricato correttamente.

Ulteriori informazioni sui campi dati KBART sono disponibili sul sito web dell'UKSG: https://www.uksg.org/kbart/s5/guidelines.

Creare, modificare e formattare i dati del titolo KBART

 Nota: prima di caricare il file KBART sull'interfaccia WorldShare, salvare il foglio di calcolo come testo (delimitato da tabulazione) (.txt). Se include i diacritici, salvarlo come testo Unicode (.txt). Per ulteriori informazioni, vedere Scelta della codifica del file di caricamento.

  • I file Excel (.xls) e (.xlsx) NON verranno caricati correttamente.

Creare una collezione

Aggiungere titoli:

Quando si crea una raccolta di knowledge base:

  • Utilizzare il formato corretto per le date
  • Includere l'ID della raccolta nella colonna oclc_collection_id del file KBART. L'ID della raccolta nel vostro file deve corrispondere a quello della raccolta che avete creato, affinché i titoli vengano caricati correttamente nella vostra raccolta.
  • Includere un valore numerico unico per ogni titolo nella colonna oclc_entry_id.
    • Per i titoli aggiunti utilizzando l'OCLC Number Lookup nell'interfaccia o aggiunti utilizzando i numeri OCLC e l'autocompilazione ACTION "" in un file KBART, l'Entry ID sarà il numero OCLC. Verrà generato automaticamente
  • Aggiungere un valore a ciascuna riga del titolo della colonna ACTION: Utilizzare il valore "raw"
    • In alternativa, utilizzare l'autocompilazione ACTION "" se si crea una raccolta in cui si desidera che il sistema generi automaticamente alcuni campi di dati.
  • Le coperture multiple devono essere rappresentate con una riga separata nel KBART per ogni gamma di copertura per titolo.  
    • Utilizzare lo stesso OCLC Entry ID per ogni istanza della copertura per associarla allo stesso titolo.

Eliminare e selezionare i titoli

Selezionare i titoli che fanno parte dell'abbonamento ed eliminare gli altri titoli:

Per selezionare i titoli:

  1. Cancellare le righe di titoli che non fanno parte dell'abbonamento.
  2. Nelle righe rimaste che fanno parte dell'abbonamento, modificare il valore della colonna ACTION da "raw" o un altro valore per "selezionare." Il valore "select" indica al sistema che si stanno selezionando i titoli della collezione, ma che non si sta modificando alcun dato del titolo. L'uso dell'azione "select" indica che si desidera aggiornare i dati del titolo in base ai futuri aggiornamenti dei dati del provider. Rappresentare le informazioni sulla copertura

 Nota: è possibile utilizzare la funzione VLOOKUP in un foglio di calcolo come Microsoft Excel per confrontare e trovare le corrispondenze tra due fogli di calcolo e aiutare a identificare il sottoinsieme di titoli a cui la vostra istituzione è abbonata.

Ad esempio, è possibile scaricare un file KBART di tutti i titoli disponibili all'interno di una raccolta di knowledge base in Collection Manager e confrontarlo con un foglio di calcolo del fornitore che elenca gli articoli a cui la biblioteca è abbonata.  Utilizzare la funzione VLOOKUP per identificare questi elementi nel file KBART. Modificare il KBART come necessario e caricarlo per selezionare il sottoinsieme di titoli. 

Per istruzioni sull'uso della funzione VLOOKUP, consultare il sito di supporto del software di foglio elettronico, ad esempio la documentazione di Microsoft sulla funzione VLOOKUP.

Guarda un video
Use the VLOOKUP function with KBART files

Run time:  10:56

This video demonstrates how to use the VLOOKUP function in Microsoft Excel to reconcile a KBART file from WorldShare Collection Manager with a list of your titles for your e-journal or e-book collection.

 

Rappresentare la copertura al tempo presente

Se la copertura è al presente, lasciare in bianco le seguenti colonne nel caricamento KBART:

  • Date_last_issue_online (data dell'ultimo numero disponibile online)
  • Num_last_vol_online (numero dell'ultimo volume disponibile online)
  • Num_last_issue_online (numero dell'ultimo numero disponibile online)

Più campi di copertura

Per rappresentare più intervalli di copertura per un singolo titolo, includere una riga nel foglio di calcolo KBART per ogni intervallo di copertura. I valori di ogni riga devono corrispondere, tranne quelli relativi alla copertura di un titolo. I dati relativi a un singolo titolo saranno presenti in più righe.

È necessario includere un OCLC Entry ID (oclc_entry_id) unico per ogni titolo della collezione. L'ID della voce OCLC (oclc_entry_id) sarà lo stesso in ogni riga per il singolo titolo con più voci di copertura. L'OCLC Entry ID (oclc_entry_id) chiarisce che più voci di copertura sono legate alla stessa voce di titolo.

 Nota: includere una riga nel foglio di calcolo KBART per ciascun intervallo di copertura. I valori delle colonne devono corrispondere, tranne quelli relativi alla copertura di un titolo.

base di conoscenza-copertura multipla.png

Embargo e spostamento del muro di copertura

Use the embargo_info column.

  • R: Rolling, or what is also called a moving wall. R3Y would be a rolling 3-year embargo that changes access each month
  • P: Static embargoes.  P1M would always have access to the previous month ongoing.
  • D: days, M: months, Y: year

Examples that show the proper formats: 

  • Embargo: scegliere la granularità appropriata: P1Y, P12M, P365D
    • Esempio: P1Y consente l'accesso a tutti i contenuti tranne che per l'anno in corso.
  • Muro di copertura in movimento: R1Y, R12M, R365D
    • Esempio: R1Y consente di accedere a tutti i contenuti dell'anno precedente.
  • Muro di copertura mobile ed embargo: R10Y;P30D
    • Esempio: R10Y;P30D consente di accedere a tutti i contenuti degli ultimi 10 anni, ad eccezione dei 30 giorni precedenti.

Se si utilizza R , significa che l'accesso al giornale inizia all'inizio del periodo specificato. Se l'accesso termina al periodo specificato, si utilizza P

Utilizzare il formato corretto della data

Utilizzare uno dei seguenti formati di data corretti:

  • Se si dispone solo di anno e mese, utilizzare YYYY-MM.
  • Se si dispone solo di un anno, utilizzare YYYY
  • Le celle contenenti i dati di copertura per giorni specifici devono essere formattate come: AAAA-MM-GG

Impostare il formato della data YYYY-MM-DD nel foglio di calcolo:

  1. Selezionare le celle che si desidera formattare (celle con anni, mesi e giorni).
  2. Fare clic con il tasto destro del mouse sulle celle selezionate e selezionare "Formato celle..."
    • Nella scheda Numero, alla voce Categoria, selezionare "Data."
    • In Locale (località), selezionare "English (South Africa)" dal menu a discesa.
    • In Tipo, selezionare il formato corrispondente a "aaaa-mm-gg."

Modificare altri dati del titolo

Modificare i dati del titolo diversi dalla copertura:

Se si modificano i dati dei titoli e non si desidera che OCLC sovrascriva tali informazioni quando riceve informazioni aggiornate dal fornitore di dati, utilizzare il valore "overlay" nella colonna ACTION.

Valori KBART

Valori consigliati per formato

Formato Valori consigliati Descrizione

Raccolta di riviste elettroniche

titolo_pubblicazione Il titolo della rivista
titolo_url URL del titolo della rivista
copertura_profondità Impostare questo valore per "fulltext"
stampa_identificatore ISSN della rivista
identificativo_online eISSN della rivista
oclc_numero Includere il numero OCLC, se disponibile
oclc_entry_id

È necessario includere un valore numerico nel campo della colonna oclc_entry_id per ogni titolo in un file KBART. Se non si include un valore numerico univoco, il file non verrà caricato correttamente.

  • Le coperture multiple devono essere rappresentate con una riga separata nel KBART per ogni gamma di copertura per titolo. Utilizzare lo stesso OCLC Entry ID per ogni istanza della copertura per associarla allo stesso titolo. 

     Attenzione: Se non si utilizza lo stesso OCLC Entry ID per più coperture, si otterrà la presenza di titoli duplicati nella raccolta della knowledge base di WorldCat.

data_prima_uscita_online

num_primo_vol_online

numero_primo_puntata_online

Inizio dell'intervallo di copertura per il titolo.

 data_ultima_edizione

num_ultimo_vol_online

numero_ultimo_puntata_online

  
Fine della copertura. Lasciare in bianco se il campo di copertura deve essere presente.
posizione Il ramo che possiede il materiale.
titolo_note Campo note pubbliche visualizzato dall'utente.
note_del_personale Note al personale visualizzabili solo nell'interfaccia di WorldShare Collection Manager.
vendor_id Identificatore univoco, come il numero di articolo nei titoli dei documenti governativi degli Stati Uniti.
oclc_collection_name Il nome della raccolta nella base di conoscenza.
oclc_linkscheme Consente il collegamento a livello di articolo.  Per ulteriori informazioni, vedere Valori e sostituzioni dello schema di collegamento.
ACTION Utilizzate la parola "raw" in modo che il sistema sappia che il titolo viene aggiunto per la prima volta.

Raccolta di libri

titolo_pubblicazione Il titolo dell'ebook
titolo_url URL del titolo dell'ebook
copertura_profondità Impostare questo valore su "ebook"
stampa_identificatore ISBN per ogni ebook

 Nota: i trattini devono essere rimossi quando si aggiunge un ISBN alla colonna print_identifier.

identificativo_online eISBN per ogni ebook
oclc_numero Includere il numero OCLC, se disponibile
oclc_entry_id

È necessario includere un valore numerico nel campo della colonna oclc_entry_id per ogni titolo in un file KBART. Se non si include un valore numerico univoco, il file non verrà caricato correttamente.

  • Le coperture multiple devono essere rappresentate con una riga separata nel KBART per ogni gamma di copertura per titolo. Utilizzare lo stesso OCLC Entry ID per ogni istanza della copertura per associarla allo stesso titolo.
posizione Il ramo che possiede il materiale.
titolo_note Campo note pubbliche visualizzato dall'utente.
note_del_personale Note al personale visualizzabili solo nell'interfaccia di WorldShare Collection Manager.
vendor_id Identificatore univoco, come il numero di articolo nei titoli dei documenti governativi degli Stati Uniti.
oclc_collection_name Il nome della raccolta nella base di conoscenza.
oclc_linkscheme Consente il collegamento a livello di articolo.  Per ulteriori informazioni, vedere Valori e sostituzioni dello schema di collegamento.
ACTION Utilizzate la parola "raw" in modo che il sistema sappia che il titolo viene aggiunto per la prima volta.

Raccolta di stampe

titolo_pubblicazione Il titolo della rivista
copertura_profondità Impostare questo valore su "stampare" o "altro"
stampa_identificatore

ISSN o ISBN per il titolo

 Nota: i trattini devono essere rimossi quando si aggiunge un ISBN alla colonna print_identifier.

oclc_numero Includere il numero OCLC, se disponibile
oclc_entry_id

È necessario includere un valore numerico nel campo della colonna oclc_entry_id per ogni titolo in un file KBART. Se non si include un valore numerico univoco, il file non verrà caricato correttamente.

  • Le coperture multiple devono essere rappresentate con una riga separata nel KBART per ogni gamma di copertura per titolo. Utilizzare lo stesso OCLC Entry ID per ogni istanza della copertura per associarla allo stesso titolo.

data_prima_uscita_online

num_primo_vol_online

numero_primo_puntata_online

  
Inizio dell'intervallo di copertura per il titolo

data_ultima_edizione

num_ultimo_vol_online

numero_ultimo_puntata_online

  
Fine della copertura. Lasciare in bianco se il campo di copertura deve essere presente.
posizione Il ramo che possiede il materiale.
titolo_note Campo note pubbliche visualizzato dall'utente.
note_del_personale Note al personale visualizzabili solo nell'interfaccia di WorldShare Collection Manager.
vendor_id Identificatore univoco, come il numero di articolo nei titoli dei documenti governativi degli Stati Uniti.
oclc_collection_name Il nome della raccolta nella base di conoscenza.
oclc_linkscheme Consente il collegamento a livello di articolo.  Per ulteriori informazioni, vedere Valori e sostituzioni dello schema di collegamento.
ACTION Utilizzate la parola "raw" in modo che il sistema sappia che il titolo viene aggiunto per la prima volta.

"Autocompilazione del valore"

Il flusso di lavoro di autocompilazione è da utilizzare con le raccolte di basi di conoscenza create localmente. È possibile utilizzarlo per diversi formati, ma è spesso usato per le collezioni di serie di stampa. Inserendo solo il numero OCLC, il sistema può generare i dati del titolo associato. Eseguire una delle seguenti operazioni:

  • Inserire i numeri OCLC uno per uno nell'interfaccia di una collezione locale. Per ulteriori informazioni, vedere Impostazioni a livello di raccolta nelle raccolte della knowledge base, Ricerca per numero OCLC.
  • Caricare un foglio di calcolo KBART con i numeri OCLC di una collezione locale. Lasciare invariate tutte le intestazioni delle colonne e completare solo la colonna oclc_number. Inserire il riempimento automatico in ogni riga della colonna AZIONE, come indicato di seguito:
Intestazione della colonna KBART Valori
oclc_numero Inserire un numero OCLC in ogni riga della colonna oclc_number. Al momento del caricamento, il sistema popolerà gli altri campi del titolo con i dati del record WorldCat.*
ACTION Inserite la parola autofill in ogni riga della colonna AZIONE. Questo indica al sistema di inserire i dati del titolo.

*Potrebbe essere necessario aggiungere ulteriori dati sul titolo che non possono essere inseriti nel record di WorldCat, come le informazioni sulla copertura e gli URL del titolo.

Aggiungere ulteriori dati sul titolo

Dopo aver creato una raccolta di dati di titolo popolati dal sistema:

  1. Assicurarsi che il formato elencato sia corretto.
  2. Aggiungere ulteriori informazioni sul titolo. Ad esempio:
    • Se avete aggiunto dei seriali di stampa, aggiungete le vostre informazioni di copertura.
      • Se si utilizza KBART, utilizzare l'ambito di caricamento Update per aggiungere un intervallo di copertura e non rimuovere i valori di copertura esistenti; utilizzare l'ambito di caricamento Replace per sostituire i valori di copertura con nuovi valori, ma ricordarsi di includere tutti i titoli nel file, poiché i titoli mancanti verranno eliminati.
      • Quando si lavora con collezioni locali, utilizzare raw come valore di ACTION
    • Se si sono aggiunti titoli elettronici, aggiungere un URL del titolo.
  3. Prima di caricare il file dopo aver modificato le colonne:
    1. Inserire il valore appropriato nella colonna AZIONE.
    2. Salvare il file con il tipo di file appropriato.
    3. Scegliere un ambito di caricamento. 

Per istruzioni, vedere Creare una raccolta di knowledge base.

Valori della colonna KBART ACTION

Informazioni sulla colonna AZIONE

A seconda di ciò che si modifica in un file KBART per un determinato titolo, utilizzare il valore ACTION appropriato. Il valore scelto serve a dare istruzioni al sistema su come gestire i dati. Consente al sistema di sapere quali dati aggiornare e quali dati conservare nel tempo, man mano che aggiorniamo le raccolte con i dati dei fornitori. Ogni riga del foglio di calcolo deve avere un valore nella colonna AZIONE.

Tuttavia, è possibile utilizzare una combinazione di valori nello stesso foglio di calcolo. Per la scelta dei valori, consultare la Tabella dei valori delle AZIONI:

Tabella dei valori di AZIONE

Caso d'uso Valore dell'AZIONE Definizione
Selezionare un sottoinsieme di titoli globali utilizzando un file KBART. selezionare

Utilizzare il valore "selezionare" nella colonna AZIONE per le righe a cui non sono state apportate modifiche. L'uso dell'azione "select" indica che si desidera aggiornare i dati del titolo in base ai futuri aggiornamenti dei dati del provider.

Questo valore attiva la selezione del titolo al momento del caricamento. Se sono stati eliminati alcuni titoli e non sono state apportate modifiche ai titoli rimasti, utilizzare "select." OCLC conserverà il vostro sottoinsieme di titoli e aggiornerà gli URL, i dati di copertura e altre informazioni per i vostri titoli quando riceveremo gli aggiornamenti dei dati dal fornitore.

Modificare una raccolta globale modificando un file KBART covoverlay

Utilizzare il valore "covoverlay" nella colonna AZIONE dove sono state apportate modifiche di copertura al titolo.

Da utilizzare quando si modificano i campi di copertura. Questo valore indica al sistema di ignorare qualsiasi modifica dei dati del titolo non correlata alla copertura. Le modifiche apportate alla copertura non saranno sovrascritte da futuri aggiornamenti dei dati da parte del fornitore. Se nello stesso foglio di calcolo sono presenti righe che non sono state modificate, utilizzare "selezionare" nella colonna AZIONE.

Modificare una raccolta globale modificando un file KBART sovrapposizione

Per modificare informazioni diverse dalla copertura, utilizzare il valore "in sovrapposizione a". Se si modificano i dati del titolo e non si desidera che OCLC sovrascriva tali informazioni quando riceve informazioni aggiornate dal fornitore di dati, utilizzare il valore "overlay" nella colonna ACTION per i titoli con tali modifiche.

Al momento del caricamento del file, l'overlay "" indica al sistema di regolare SOLO i campi della riga del titolo che differiscono dallo stato precedente del file.

Qualsiasi modifica caricata con l'overlay "" non sarà sovrascritta da futuri aggiornamenti dei dati da parte di OCLC. Allo stesso modo, i dati delle collezioni caricati con l'overlay "" non saranno aggiornati se un'altra biblioteca apporta una modifica ai campi pertinenti attraverso la gestione cooperativa.

Tuttavia, gli aggiornamenti da parte di OCLC e della cooperativa per i campi che non sono stati modificati continueranno a verificarsi. Ad esempio, se si aggiunge una nota di titolo pubblico a un titolo e non si modificano altri campi di dati per quel titolo e si utilizza la sovrapposizione di "," se una biblioteca aggiunge un numero OCLC attraverso la gestione cooperativa in una data successiva, si riceverà comunque quel numero OCLC.

Creare una nuova collezione locale o apportare modifiche ai titoli di una collezione locale. grezzo Utilizzare il valore "raw" per ogni titolo della colonna AZIONE.
Aggiungere titoli a una collezione locale con un KBART e i dati generati dal sistema riempimento automatico Utilizzate l'opzione ACTION "autofill" se create una raccolta in cui volete che il sistema generi automaticamente alcuni campi di dati.

 Nota: l'Ambito di caricamento scelto al momento del caricamento del file, come i valori di AZIONE, indica al sistema come elaborare i titoli. Scegliere con cura l'Ambito di caricamento. Per ulteriori informazioni sul download e sul caricamento dei file KBART, vedere Impostazioni a livello di raccolta nelle raccolte di knowledge base, Azioni della raccolta