Flusso di lavoro dell'integrazione

1. Il cliente richiede un articolo ILL

Il flusso di lavoro inizia quando il cliente presenta una richiesta ILL utilizzando il modulo di richiesta del cliente. 

 Attenzione: Il modulo di richiesta del cliente deve contenere il campo ID del cliente, per cui i clienti devono inserire il loro codice a barre quando presentano una richiesta. Il codice a barre del cliente è il collegamento tra la richiesta ILL e il modulo di circolazione.

Il personale della biblioteca può anche avviare le richieste per il cliente all'interno di Tipasa, fornendo il codice a barre del cliente nella richiesta ILL.

Per effettuare una richiesta ILL, il cliente dovrà:

1. Individuare l'elemento.
2. Nella vista Dettaglio articolo, alla voce Disponibilità / Conservazione, fare clic su Richiedi articolo.
3. Nel modulo di richiesta del cliente, compilate i campi. I campi obbligatori sono contrassegnati da un asterisco (*). Il campo ID cliente (codice a barre del cliente) deve essere completato affinché l'integrazione funzioni.
4. Fare clic su Invia.
5. Una volta inviata, viene restituito l'ID della richiesta. La richiesta ILL può essere rintracciata con questo numero in Tipasa.

Considerazioni

• Per visualizzare il modulo di richiesta del patrono, gli utenti devono essere autenticati in base all'intervallo IP (all'interno del campus o tramite proxy).
• Per attivare l'integrazione, il codice a barre dell'avventore deve corrispondere a un codice a barre dell'account dell'avventore in WorldShare Circulation.

2. Il personale ILL esamina la richiesta e la invia ai prestatori (Tipasa).

Una volta ricevuta la richiesta in Tipasa, il personale della biblioteca deve esaminarla e inviarla ai prestatori.

Per rivedere e inviare la richiesta:

1. Fare clic sulla scheda Prestito interbibliotecario.
2. Nella navigazione a sinistra, fare clic su Richieste di prestito > Nuovo per la revisione.
3. Fare clic sull'ID o sul titolo della richiesta per visualizzarla.
4. Verificare che il codice a barre del cliente sia salvato nel campo ID cliente.
5. Esaminare la richiesta e selezionare i prestatori.
6. Fare clic su Invia richiesta per inviare la richiesta.
7. Se la richiesta è stata inviata, viene visualizzato un messaggio di conferma.
8. Fare clic sull'ID della richiesta nel messaggio di conferma per tornare alla richiesta.

 Nota: se sono state impostate le spese per i patroni nella sezione Impostazioni ILL del modulo WMS Circulation nella configurazione del servizio OCLC, le spese per i patroni vengono addebitate quando la biblioteca prestante contrassegna una richiesta come spedita.  La tariffa viene visualizzata nella scheda Bollette del record di circolazione del cliente.  L'ID della richiesta viene visualizzato nella nota della fattura.  Per ulteriori informazioni, vedere Attivazione dell'integrazione di WorldShare Circulation con Tipasa.  

Considerazioni

• La richiesta ILL sarà indirizzata alla coda New for Review o corrisponderà a un'automazione (se impostata). Con l'automazione, le informazioni contenute nella richiesta vengono confrontate con l'automazione. Se la richiesta corrisponde all'automazione, viene elaborata in base alle impostazioni di Automation Request Manager. Alcune biblioteche possono inviare automaticamente le richieste ILL dei clienti a prestatori selezionati.  Vedere Gestione automatica delle richieste. 
• A seconda del flusso di lavoro del personale ILL, la richiesta ILL in New for Review può essere rivista (contrassegnata come rivista) prima di essere inviata. In altre parole, è possibile che il personale sia responsabile della revisione e della selezione dei prestatori, mentre la revisione finale e l'invio della documentazione sono affidati a un altro membro del personale. Se la vostra biblioteca esamina le richieste prima dell'invio, potreste considerare di aggiungere a questa fase la verifica del nome del cliente e del codice a barre.

3. Il personale ILL riceve l'articolo dal prestatore (Tipasa)

Una volta ricevuto l'articolo dal prestatore, è necessario confermare o inserire il codice a barre dell'articolo nella richiesta ILL in Tipasa e contrassegnare la richiesta come ricevuta. Il sistema utilizzerà il codice a barre per creare l'articolo temporaneo, come si può vedere al punto 4.

Per confermare il codice a barre e contrassegnare l'articolo come ricevuto:

1. Fare clic sulla scheda Prestito interbibliotecario.
2. Nella navigazione a sinistra, fare clic su Richieste di prestito > In transito.
3. Nella richiesta dell'articolo, inserire il codice a barre temporaneo nell'apposita sezione.
   • Se si è deciso di utilizzare il codice a barre dell'articolo spedito dal fornitore, come configurato nel modulo Integrazione della circolazione della Configurazione del servizio, questo valore verrà automaticamente inserito qui. Il codice a barre dell'articolo spedito dal fornitore apparirà anche nel campo Codice a barre dell'articolo del fornitore della richiesta.
   • Se si è deciso di utilizzare l'ID della richiesta come configurato nel modulo Integrazione della circolazione della Configurazione del servizio, questo valore verrà automaticamente inserito qui.
    

   

    

    Nota: il codice a barre dell'articolo spedito del fornitore può essere sostituito nel campo Codice a barre temporaneo.  È possibile utilizzare l'ID della richiesta Tipasa come codice a barre dell'articolo per ricercare più facilmente la richiesta ILL dopo che è stata chiusa dalla biblioteca prestante.

4. Fare clic su Segna come ricevuto.
   • Se si è configurato di creare un record di articolo di circolazione al momento della ricezione nel modulo Integrazione della circolazione della Configurazione del servizio, verrà creato un articolo temporaneo con il codice a barre inserito nel campo Codice a barre temporaneo. Il luogo di ritiro scelto dal cliente appare anche nell'articolo temporaneo, in modo che l'articolo possa essere indirizzato al luogo prescelto quando arriva.
     • Se il luogo di ritiro scelto dall'utente contiene un luogo non configurato (ad esempio, Consegna al mio indirizzo), il luogo di ritiro sarà quello della filiale di residenza dell'utente.
     • Nella Cronologia di circolazione, un aggiornamento mostra che l'articolo temporaneo è in attesa di essere creato. Il tempo di completamento della registrazione può variare, ma in genere è di pochi secondi.
   • Fare clic su Aggiorna per ricaricare la cronologia delle richieste.
   • Al termine, lo stato della cronologia delle richieste dirà "Il record temporaneo dell'articolo[codice a barre] è stato creato con successo".

5. Dopo aver completato questi passaggi, il personale ILL deve stampare una fascetta per il libro, apporla sull'articolo fisico e inviare l'articolo fisico al personale della Circolazione.

Gli utenti possono seguire l'iter della richiesta di ILL controllando il proprio account in My Account. Lo stato In viaggio viene visualizzato all'avventore come "Questo articolo viene inviato a[luogo di ritiro dell'avventore]".

Considerazioni

Se avete configurato l'addebito al cliente al momento della spedizione nel modulo Integrazione della circolazione della Configurazione del servizio, le spese saranno addebitate sul conto del cliente quando l'articolo viene spedito dal prestatore.

Se avete attivato l'integrazione con WorldShare Circulation e Tipasa, non ricevete le richieste di prestito in batch.  Ogni richiesta deve essere ricevuta separatamente in modo da poter specificare un codice a barre per l'utilizzo in WorldShare Circulation.

4. L'articolo temporaneo viene creato e la presa in carico viene effettuata (sistema).

Se questa impostazione è stata configurata nelmodulo Integrazione della circolazione della Configurazione del servizio, dopo aver contrassegnato una richiesta come ricevuta, il sistema crea un articolo temporaneo e inserisce un blocco a livello di articolo per il cliente. Se configurato, viene inviata al cliente una notifica della disponibilità dell'articolo.  Per ulteriori informazioni, consultare la sezione Notifiche.

Si può confermare che il sistema ha creato l'articolo temporaneo cercando il record nel modulo Circolazione.

Per confermare la creazione dell'elemento:

1. Fare clic sulla scheda Circolazione.
2. Nella navigazione a sinistra, fare clic su Scopri elementi.
3. Dall'elenco sotto il campo Inserisci codice a barre, selezionare Voci temporanee.
4. Cercare il titolo (o l'autore) dell'articolo richiesto.
5. Dai risultati della ricerca, fare clic sul titolo dell'elemento e confermare la creazione dell'elemento temporaneo.
6. Nella schermata Dettagli articolo, nell'angolo superiore destro della schermata, fare clic su Trattenute.
7. Verificare che sia stata effettuata una trattenuta a livello di articolo per il cliente.

La vista Dettagli articolo includerà l'ID della richiesta e il nome della biblioteca prestante della richiesta Tipasa.

Considerazioni

• La posizione di scaffale e la posizione di deposito dell'articolo corrispondono alle configurazioni impostate nella sezione Impostazioni ILL del modulo WMS Circulation nella configurazione del servizio OCLC.
• La trattenuta viene effettuata e soddisfatta presso la filiale di origine dell'articolo e può essere indirizzata al luogo di ritiro del cliente per attivare la notifica di ritiro della trattenuta.

È inoltre possibile confermare che la trattenuta è stata creata controllando la scheda della trattenuta nell'account del cliente. La richiesta di ILL dovrebbe apparire come attesa attiva. L'ID della richiesta viene visualizzato nella finestra di dialogo Modifica richiesta di trattenuta esistente.

5. Il personale addetto alla circolazione effettua il check-in dell'articolo (WorldShare Circulation).

Il personale addetto alla circolazione riceve l'articolo fisico dal reparto ILL e lo registra per attivare una notifica di ritiro o una ricevuta di blocco quando l'articolo arriva al punto di ritiro del cliente.

Per registrare l'articolo:

1. Fare clic sulla scheda Circolazione.
2. Nella navigazione a sinistra, fare clic su Check In.
3. Effettuare il check-in dell'articolo, scansionando il codice a barre dalla fascetta, se fornita (la fascetta ILL include un codice a barre scansionabile per l'ID della richiesta, che è il codice a barre consigliato).
4. Stampare la ricevuta di trattenuta generata.

Dopo aver completato questi passaggi, collocare l'articolo fisico e la ricevuta di blocco sullo scaffale di blocco per il ritiro.

Di conseguenza, la richiesta di attesa del cliente viene aggiornata in:

• L'account del mecenate in WorldCat Discovery (il mecenate può verificare immediatamente che il suo articolo è arrivato ed è pronto per il ritiro).
• Il modulo di Circolazione (il personale di Circolazione vedrà che una prenotazione è pronta per essere ritirata quando il cliente arriva).
• Notifica di ritiro (il sistema genera una notifica di ritiro da inviare al cliente via e-mail). Le notifiche via e-mail vengono inviate ogni ora).

6. Il personale addetto alla circolazione consegna l'articolo al cliente (WorldShare Circulation).

Quando il cliente arriva per ritirare l'articolo, il personale della Circolazione glielo consegna.

Per controllare l'articolo:

1. Fare clic sulla scheda Circolazione.
2. Nel campo Inserisci codice a barre, sotto Assistenti clienti, scansionare o digitare il codice a barre del cliente.
3. Nell'account del cliente, nel campo Inserisci codice a barre, scansionare o digitare il codice a barre dell'articolo.
4. Ripassare la data di scadenza sulla fascetta del libro.
5. La data di scadenza sarà quella più rigida tra la data di scadenza del prestatore in Tipasa e le configurazioni delle politiche di circolazione di WorldShare.  Se è necessario modificare la data di scadenza per consentire l'elaborazione prima di restituire l'articolo al prestatore, assicurarsi che l'articolo sia selezionato e fare clic su Modifica data di scadenza, nella parte inferiore della schermata.
   • Se è stata configurata una data di compensazione del patrono, questa si rifletterà nella Data di scadenza.
   • Inserire la nuova Data di scadenza digitando la data o fare clic sul pulsante del calendario per selezionare una data. Fare clic su OK.
6. Confermare la data di scadenza prima di consegnare l'articolo al cliente.

7. Il cliente restituisce l'articolo e il personale controlla l'articolo (WorldShare Circulation/Tipasa).

Il tempo passa mentre il cliente ha l'articolo in prestito. Quando il cliente restituisce l'articolo, il personale della circolazione o il personale ILL effettua il check-in dell'articolo.

Per registrare l'articolo:

Se è stata attivata la funzionalità Check in item on returned nel modulo Circulation Integration della configurazione del servizio OCLC, l'articolo viene automaticamente controllato quando la richiesta viene contrassegnata come restituita in Tipasa. 

1. Il personale di Tipasa contrassegna la richiesta come Restituita.
2. La cronologia della circolazione mostra l'articolo temporaneo registrato nel sistema di circolazione.
3. L'articolo in circolazione viene visualizzato come non disponibile.

Se non è stata attivata la funzionalità di check-in automatico:

Personale addetto alla circolazione:

1. Fare clic sulla scheda Circolazione.
2. Nella navigazione a sinistra, fare clic su Check In.
3. Nel campo Codice a barre dell'articolo, scansionare o digitare il codice a barre dell'articolo.
4. Al personale viene richiesto di aggiornare la richiesta di WorldShare [ Request ID ].
5. Il personale addetto alla circolazione può essere incaricato di indirizzare l'articolo alla filiale di provenienza dell'articolo temporaneo configurata. Per ulteriori informazioni, vedere Impostazioni ILL.  Quando l'articolo viene registrato nella filiale di origine dell'articolo temporaneo, lo stato dell'articolo viene aggiornato a Non disponibile.

Personale Tipasa:

Una volta che l'articolo è stato restituito al dipartimento ILL, il personale ILL lo contrassegna come restituito e lo rispedisce al prestatore.

Per contrassegnare l'articolo come ricevuto e restituirlo al prestatore:

1. Fare clic sulla scheda Prestito interbibliotecario.
2. Nella navigazione a sinistra, fare clic su Coda di stampa > Etichette di restituzione.
3. Confermare che l'articolo è elencato.
4. Nella navigazione a sinistra, fare clic su Richieste di prestito > Ricevute/In uso e aprire la richiesta dell'articolo.
5. Fare clic su Restituisci l'articolo.
6. Viene visualizzato un messaggio di conferma e lo stato dell'articolo viene aggiornato a Restituito.
7. On the left navigation, click Print Queue > Return Labels. Elaborare la coda di stampa.
8. Stampare l'etichetta.

Apporre l'etichetta sul pacco con l'articolo e spedirlo al prestatore. Una volta ricevuto l'articolo restituito, il prestatore lo contrassegnerà come Checked In/Complete e la richiesta ILL sarà chiusa.

Quando una richiesta ILL viene chiusa (contrassegnata come completa), viene archiviata. I dati personali degli avventori, compresi il nome e il codice a barre, vengono rimossi. L'archivio delle richieste può essere cercato per ID richiesta. If the Request ID is used as the temporary item barcode, you can search within the Circulation module to find the item and see which patron last checked it out.

Considerazioni:

È possibile eliminare l'articolo temporaneo nel modulo Circolazione una volta che la richiesta è stata chiusa dal prestatore.

Nel modulo Circolazione, i dettagli e le statistiche degli articoli vengono aggiornati e mostrati:

• Ultimo rilascio a: Il mecenate associato alla richiesta ILL
• L'articolo temporaneo continuerà a visualizzare l'ID della richiesta e il nome della biblioteca fornitrice per riferimenti futuri.

1. Il personale ILL risponde alla richiesta di prestito

1. Nella navigazione a sinistra, fare clic su Richieste di prestito > Potete fornire? ed esaminare le richieste di prestito.
2. Una volta recuperato l'articolo richiesto, nella sezione Dettagli della richiesta, inserire il codice a barre nel campo Codice a barre dell'articolo.
3. Inserire la data di scadenza desiderata.
4. Immettere il codice a barre dell'articolo da fornire alla richiesta.
5. Inserire ulteriori campi obbligatori.
6. Rispondere Sì. Lo stato verrà aggiornato a Spedito / In transito.
7. Opzionale. Stampa di etichette di spedizione e fascette/adesivi per libri.
8. Se configurato nel modulo Circulation Integration , l'articolo viene controllato da WorldShare Circulation quando viene spedito alla biblioteca di prestito.
9. La cronologia di circolazione indicherà che l'articolo è stato ritirato dal sistema di circolazione.
10. L'articolo viene consegnato all'account del mecenate dell'istituto di prestito, come configurato al momento della configurazione dell'integrazione. 
    • È possibile configurare l'invio di notifiche a un indirizzo e-mail del personale per questo account, in modo da essere avvisati delle richieste ILL in ritardo.  Per ulteriori informazioni, consultare la sezione Notifiche.
    • La data di scadenza è stabilita dalla data di scadenza della richiesta in Tipasa e non dalle configurazioni della politica di circolazione.
11. Quando si visualizza l'articolo in WorldShare Circulation, i dettagli dell'articolo includono l'ID della richiesta e l'istituzione di prestito come ulteriore riferimento.

2. Ricevere l'articolo dall'istituto mutuatario

Quando l'articolo viene restituito:

1. Nella navigazione a sinistra, alla voce Richieste di prestito, cliccare su Restituito > Restituito/in transito.
2. Nella schermata Restituito/in transito, fare clic sull'ID della richiesta o sul titolo per visualizzare la richiesta. Nota: Le code di richiesta in cui è disponibile l'elaborazione batch includono un'icona di elaborazione batch () nella navigazione a sinistra.
3. Nella richiesta, rivedere e confermare le informazioni nell'accordion Dettagli della richiesta.
4. Per completare la richiesta, fare clic su Check-in/Completa.
5. Viene visualizzato un messaggio di conferma e la richiesta è completata.
   Nota: se l'articolo è contrassegnato come Non restituito, appare nella navigazione a sinistra sotto Restituito > Restituito ma mancante e scompare dal sistema dopo 180 giorni.
6. Se configurato nel modulo Circulation Integration , quando l'articolo è Checked in/Complete in Tipasa, viene controllato e appare disponibile in WorldShare Circulation.
   • Lo stato dell'elemento sarà aggiornato a Disponibile o Non disponibile secondo la politica del tipo di raccolta.
   • Le trattenute e le pianificazioni degli articoli non saranno soddisfatte automaticamente.  Se l'articolo è necessario per soddisfare una richiesta o una pianificazione, verrà visualizzato nella Pull List della filiale di provenienza.
   • Il personale addetto alla circolazione potrebbe voler effettuare un nuovo check-in al momento del ricevimento dell'articolo per determinare i passi successivi.
   • Dopo il check-in iniziale, l'articolo in prestito non mostrerà più l'ID della richiesta o il nome dell'istituto di prestito in WorldShare Circulation.

Se l'articolo viene consegnato alla WorldShare Circulation prima di Tipasa:

• Al personale verrà richiesto di aggiornare la richiesta di WorldShare [ID richiesta].
• Il personale Tipasa dovrà contrassegnare la richiesta come Check-in/Completo.