Flusso di lavoro di integrazione

1. L'utente richiede un item ILL

Il flusso di lavoro inizia quando l'utente invia una richiesta ILL utilizzando il Modulo di richiesta utente. 

 Attenzione: il modulo di richiesta utente deve contenere il campo ID utente, quindi gli utenti devono inserire il proprio codice a barre quando inviano una richiesta. Il barcode lettore è il collegamento tra la richiesta ILL e il modulo Circolazione.

Il personale della biblioteca può anche avviare richieste per l'utente all'interno di Tipasa fornendo il codice a barre dell'utente nella richiesta ILL.

Per effettuare una richiesta ILL, l'utente:

1. Localizzare l'item.
2. Nella visualizzazione Dettagli elemento, in Disponibilità / Posseduti, fare clic su Richiedi elemento.
3. Nel Modulo di richiesta utente, compilare i campi. I campi obbligatori sono contrassegnati con un asterisco (*). Il campo ID utente (codice a barre utente) deve essere completato affinché l'integrazione funzioni.
4. Fare clic su Invia.
5. Una volta inviata, viene restituito l'ID richiesta. La richiesta ILL può essere tracciata da questo numero in Tipasa.

Considerazioni

• Gli utenti devono essere autenticati in base all'intervallo IP (nel campus o tramite proxy) per visualizzare il Modulo di richiesta utente.
• Il codice a barre dell'utente deve corrispondere a un codice a barre nell'account di un utente in WorldShare Circulation per attivare l'integrazione.

2. Richiesta di revisione del personale ILL e invio ai prestatori (Tipasa)

Una volta che la richiesta è stata ricevuta in Tipasa, il personale della biblioteca deve rivedere la richiesta e inviarla ai prestatori.

Per rivedere e inviare la richiesta:

1. Fare clic sulla scheda Prestito interbibliotecario.
2. Nella barra di navigazione a sinistra, fare clic su Richieste di prestito > Nuovo per revisione.
3. Fare clic sull'ID richiesta o sul titolo per visualizzare la richiesta.
4. Verificare che il barcode Circolazione degli utenti sia salvato nel campo ID utente.
5. Rivedere la richiesta e selezionare i prestatori.
6. Fare clic su Invia richiesta per inviare la richiesta.
7. Verrà visualizzato un messaggio di conferma se la richiesta è stata inviata.
8. Fare clic sull'ID richiesta nel messaggio di conferma per tornare alla richiesta.

 Nota: se sono stati impostati i costi utente nella sezione Impostazioni ILL del modulo Circolazione WMS nella configurazione del servizio OCLC, le fatture utente vengono valutate quando la biblioteca che ha effettuato il prestito contrassegna una richiesta come Spedita.  La quota verrà visualizzata nella scheda Fatture del record Circolazione dell'utente.  L'ID richiesta verrà visualizzato nella nota della fattura.  Per ulteriori informazioni, vedere Abilitare l'integrazione di WorldShare Circulation con Tipasa.  

Considerazioni

• La richiesta ILL verrà indirizzata alla coda di Nuovo per revisione o corrisponderà a un'automazione (se impostata). Con l'automazione, le informazioni nella richiesta vengono confrontate con l'automazione. Se la richiesta corrisponde all'automazione, viene elaborata in base alle impostazioni di Gestione richieste di automazione. Alcune biblioteche possono inviare automaticamente richieste ILL avviate dagli utenti ai prestatori selezionati.  Vedere Gestione richieste automatizzata. 
• A seconda del flusso di lavoro del personale ILL, la richiesta ILL in Nuova per revisione può essere rivista (contrassegnata come rivista) prima di essere inviata. In altre parole, il personale potrebbe essere responsabile della revisione e della selezione dei prestatori, mentre la revisione finale e l'invio vengono effettuati da un altro membro del personale. Se la biblioteca esamina le richieste prima dell'invio, si consiglia di aggiungere la verifica del nome utente e del codice a barre a questo passaggio.

3. Il personale ILL riceve documenti dalla biblioteca che effettua il prestito (Tipasa)

Una volta ricevuto l'articolo dalla biblioteca che effettua il prestito, è necessario confermare o inserire il codice a barre dell'articolo nella richiesta ILL in Tipasa e contrassegnare la richiesta come ricevuta. Il sistema utilizzerà il codice a barre per creare l'elemento temporaneo, che può essere visualizzato nel passaggio 4.

Per confermare il codice a barre e contrassegnare l'articolo come ricevuto:

1. Fare clic sulla scheda Prestito interbibliotecario.
2. Nella barra di navigazione a sinistra, fare clic su Richieste di prestito > In transito.
3. Nella richiesta per l'elemento, immettere il barcode temporaneo nella sezione designata.
   • Se è stato deciso di utilizzare il codice a barre dell'elemento spedito del fornitore come configurato nel modulo Integrazione circolazione della configurazione del servizio, questo valore verrà compilato automaticamente qui. Il codice a barre dell'elemento spedito del fornitore verrà visualizzato anche nel campo Codice a barre dell'elemento del fornitore nella richiesta.
   • Se si è deciso di utilizzare l'ID richiesta come configurato nel modulo Integrazione circolazione dellaconfigurazione del servizio, questo valore verrà compilato automaticamente qui.
    

   

    

    Nota: il codice a barre dell'articolo spedito del fornitore può essere sostituito nel campo Codice a barre temporaneo.  È possibile utilizzare l'ID richiesta Tipasa come codice a barre dell'elemento per cercare più facilmente la richiesta ILL dopo che è stata chiusa dalla biblioteca che ha effettuato il prestito.

4. Fare clic su Segna come ricevuto.
   • Se è stata configurata la creazione di un record elemento in circolazione alla ricezione nel modulo Integrazione circolazione della configurazione del servizio, verrà creato un elemento temporaneo con il codice a barre immesso nel campo Codice a barre temporaneo. Il punto di ritiro scelto dall'utente viene visualizzato anche nell'elemento temporaneo in modo che l'elemento possa essere instradato alla posizione prescelta quando arriva.
     • Se la sede di ritiro scelta dall'utente contiene una sede non configurata (ad es. Consegna al mio indirizzo), la sede di ritiro predefinita sarà la sede dell'utente.
     • Nella cronologia delle circolazioni, un aggiornamento mostra che l'elemento temporaneo è in attesa di creazione. Il tempo per completare il record può variare, ma generalmente è in pochi secondi.
   • Fare clic su Aggiorna per ricaricare la cronologia richieste.
   • Al termine, lo stato della cronologia richieste indicherà "Record elemento temporaneo [barcode] creato".

5. Dopo aver completato questi passaggi, il personale ILL deve stampare una fascetta per libri, posizionarla sull'elemento fisico e inviare l'elemento fisico al personale di Circolazione.

Gli utenti possono seguire il processo della richiesta ILL controllando il proprio account in Il mio account. Lo stato In rotta viene visualizzato all'utente come "Questo elemento è in fase di invio a [luogo di ritiro dell'utente]".

Considerazioni

Se è stato configurato l'addebito all'utente alla spedizione nel modulo Integrazione circolazione della configurazione del servizio, le tariffe verranno addebitate sull'account dell'utente quando l'elemento viene spedito dalla biblioteca che effettua il prestito.

Se è stata abilitata l'integrazione di WorldShare Circulation e Tipasa, non ricevere richieste di prestito in batch.  Ogni richiesta deve essere ricevuta separatamente in modo da poter specificare un codice a barre da utilizzare in WorldShare Circulation.

4. L'item temporaneo è stato creato e prenotato (Sistema)

Se questa impostazione è stata configurata nel modulo Integrazione circolazione dellaconfigurazione del servizio, dopo aver contrassegnato una richiesta come ricevuta, il sistema crea un elemento temporaneo e effettua una prenotazione a livello di elemento sull'elemento per l'utente. Se configurato, all'utente viene inviata una notifica della disponibilità dell'elemento.  Per ulteriori informazioni, vedere Notifiche.

È possibile confermare che il sistema abbia creato l'elemento temporaneo cercando il record nel modulo Circolazione.

Per confermare la creazione dell'elemento:

1. Fare clic sulla scheda Circolazione.
2. Nella navigazione a sinistra, fare clic su Scopri elementi.
3. Dall'elenco sotto il campo Inserisci barcode, selezionare Item temporanei.
4. Cerca il titolo (o l'autore) del documento che è stato richiesto.
5. Nei risultati della ricerca, fare clic sul titolo dell'elemento e confermare che l'elemento temporaneo è stato creato.
6. Nella schermata Dettagli elemento, nell'angolo in alto a destra dello schermo, fare clic su Prenotazioni.
7. Verificare che sia stata effettuata una prenotazione a livello di elemento per l'utente.

La visualizzazione Dettagli elemento includerà l'ID richiesta e il nome della biblioteca che ha effettuato il prestito nella richiesta Tipasa.

Considerazioni

• La posizione a scaffale e la posizione posseduto dell'articolo corrisponderanno alle configurazioni impostate nella sezione Impostazioni ILL del modulo Circolazione WMS nella configurazione del servizio OCLC.
• La prenotazione viene effettuata ed evasa presso la sede dell'elemento e potrebbe essere necessario inoltrare la prenotazione al punto di ritiro dell'utente per attivare la notifica di ritiro prenotazione.

Puoi anche confermare che la prenotazione è stata creata controllando la scheda Prenotazioni nell'account dell'utente. La richiesta ILL dovrebbe apparire come una prenotazione attiva. L'ID richiesta verrà visualizzato nella finestra di dialogo Modifica richiesta di prenotazione.

5. Check-in dello staff di Circolazione nell'item (WorldShare Circulation)

Il personale addetto alla circolazione riceve l'elemento fisico dal dipartimento ILL e effettua il check-in dell'elemento per attivare una notifica di ritiro o una Ricevuta prenotazione quando l'elemento arriva al punto di ritiro dell'utente.

Per restituire l'item:

1. Fare clic sulla scheda Circolazione.
2. Nella barra di navigazione a sinistra, fare clic su Restituzione.
3. Restituire l'articolo, scansionando il codice a barre dalla fascetta, se fornita (la fascetta ILL include un codice a barre scansionabile per l'ID richiesta, che è il codice a barre consigliato).
4. Stampare la ricevuta di prenotazione generata.

Dopo aver completato questi passaggi, posizionare l'elemento fisico e la Ricevuta prenotazione sullo scaffale delle prenotazioni per il ritiro.

Di conseguenza, la richiesta di prenotazione dell'utente viene aggiornata in:

• L'account dell'utente in WorldCat Discovery (l'utente può verificare immediatamente che il suo item è arrivato ed è pronto per il ritiro).
• Il modulo Circolazione (lo staff della Circolazione verifica che una prenotazione è pronta per essere ritirata all'arrivo dell'utente.)
• Notifica per prenotazione ritiro (il sistema genera una notifica di ritiro da inviare all'utente via e-mail. Le notifiche e-mail vengono inviate all'inizio di ogni ora.).

6. Il personale di Circolazione prende in prestito l'elemento all'utente (WorldShare Circulation)

Quando l'utente arriva per ritirare l'elemento, il personale di Circolazione prende in prestito l'elemento all'utente.

Per prendere in prestito l'articolo:

1. Fare clic sulla scheda Circolazione.
2. Nel campo Inserisci codice a barre, sotto Assistenza utenti, scansionare o digitare il codice a barre dell'utente.
3. Nell'account dell'utente, nel campo Inserisci barcode, scansionare o digitare il barcode dell'item.
4. Rivedere la data di scadenza sulla fascetta del libro.
5. La data di restituzione verrà impostata su una data più rigida tra la data di scadenza della biblioteca in Tipasa e le configurazioni dei criteri di WorldShare Circulation.  Se è necessario modificare la data di scadenza per consentire l'elaborazione prima di restituire l'elemento al prestatore, assicurarsi che l'elemento sia selezionato e fare clic su Modifica data di scadenza, nella parte inferiore dello schermo.
   • Se è stata configurata una data di offset utente, questa si rifletterà nella data di scadenza.
   • Immettere la nuova Data di scadenza digitando la data o fare clic sul pulsante del calendario per selezionare una data. Fare clic su OK.
6. Confermare la data di restituzione prima di dare l'elemento all'utente.

7. L'utente restituisce l'elemento e l'elemento in deposito al personale (WorldShare Circulation/Tipasa)

Trascorre del tempo mentre l'utente ha l'elemento in prestito. Quando l'utente restituisce l'elemento, il personale addetto alla circolazione o il personale ILL effettua il check-in dell'elemento.

Per restituire l'item:

Se è stata abilitata la funzionalità Restituisci elemento alla restituzione nel modulo Integrazione circolazione della configurazione del servizio OCLC, l'elemento viene automaticamente restituito quando la richiesta viene contrassegnata come restituita in Tipasa. 

1. Il personale di Tipasa contrassegna la richiesta come Restituita.
2. Lo storico delle circolazioni mostrerà l'item temporaneo restituito al sistema di circolazione.
3. Se configurato nel modulo Impostazioni ILL della configurazione del servizio OCLC, quando l'elemento viene restituito presso la sede dell'elemento temporaneo o la prenotazione viene eliminata, l'articolo verrà ritirato.

Se non è stata abilitata la funzionalità di restituzione automatica:

Personale Circolazione:

1. Fare clic sulla scheda Circolazione.
2. Nella barra di navigazione a sinistra, fare clic su Restituzione.
3. Nel campo Codice a barre dell'item, scansionare o digitare il barcode dell'item.
4. Il personale viene richiesto con un messaggio di aggiornare la richiesta WorldShare [ ID richiesta ].
5. Il personale addetto alla circolazione può essere incaricato di instradare l'elemento alla sede principale dell'elemento temporaneo configurata. Per ulteriori informazioni, vedere Impostazioni ILL.  Se configurato nel modulo Impostazioni ILL della configurazione del servizio OCLC, quando l'elemento viene restituito presso la sede dell'elemento temporaneo o la prenotazione viene eliminata, l'articolo verrà ritirato.

Personale Tipasa:

Una volta che l'articolo è stato restituito al dipartimento ILL, il personale ILL contrassegna l'articolo come restituito e rispedisce l'articolo alla biblioteca che effettua il prestito.

Per contrassegnare l'articolo come ricevuto e restituirlo alla biblioteca che effettua il prestito:

1. Fare clic sulla scheda Prestito interbibliotecario.
2. Nella navigazione a sinistra, fare clic su Coda di stampa > Etichette per le restituzioni.
3. Conferma che l'articolo è elencato.
4. Nella barra di navigazione a sinistra, fare clic su Richieste di prestito > Ricevute/in uso e aprire la richiesta dell'elemento.
5. Fare clic su Restituisci elemento.
6. Verrà visualizzato un messaggio di conferma e lo stato dell'articolo verrà aggiornato come Restituito.
7. Nella navigazione a sinistra, fare clic su Coda di stampa > Etichette per le restituzioni. Elaborare la coda di stampa.
8. Stampare l'etichetta.

Apporre l'etichetta sul pacchetto con l'articolo e spedire alla biblioteca che effettua il prestito. Una volta che il prestatore ha ricevuto l'elemento restituito, lo contrassegnerà come Restituito/Completo e la richiesta ILL verrà chiusa.

Quando una richiesta ILL viene chiusa (contrassegnata come completa), viene archiviata. Le informazioni personali dell'utente, inclusi nome e codice a barre, vengono rimosse. È possibile cercare nell'archivio richieste per ID richiesta. Se l'ID richiesta viene utilizzato come codice a barre temporaneo dell'elemento, è possibile cercare all'interno del modulo Circolazione per trovare l'elemento e vedere quale utente l'ha preso per ultimo.

Considerazioni:

Si può prendere in considerazione l'eliminazione dell'elemento temporaneo nel modulo Circolazione una volta che la richiesta è stata chiusa dalla biblioteca che effettua il prestito.

Nel modulo Circolazione, i dettagli e le statistiche dell'elemento vengono aggiornati e mostrano:

• Ultimo prestito a: utente associato alla richiesta ILL
• L'item temporaneo continuerà a visualizzare l'ID richiesta e il nome della biblioteca per riferimento futuro.

1. Il personale ILL risponde alla richiesta di prestito

1. Sul pannello di navigazione a sinistra, fare clic su Richieste di prestito > Si può fornire? ed esaminare le richieste di prestito.
2. Una volta recuperato l'elemento richiesto, nella sezione Dettagli richiesta, immettere il codice a barre nel campo Codice a barre dell'elemento.
3. Immettere la data di scadenza desiderata.
4. Inserire il barcode dell'item per la richiesta.
5. Fornire ulteriori campi obbligatori.
6. Rispondere Sì. Lo stato verrà aggiornato a Spedito / In transito.
7. Opzionale. Stampa etichette per la spedizione e fascette/adesivi per libri.
8. Se configurato nel modulo Integrazione circolazione , l'elemento viene preso in prestito da WorldShare Circulation quando viene spedito alla biblioteca prestatrice.
9. La cronologia delle circolazioni indicherà che l'elemento è stato preso in prestito dal sistema di circolazione.
10. L'item viene consegnato all'account dell'utente dell'istituto di prestito, come configurato al momento della configurazione dell'integrazione. 
    • È possibile configurare le notifiche da inviare a un indirizzo e-mail del personale affinché questo account venga avvisato su richieste ILL scadute.  Per ulteriori informazioni, vedere Notifiche.
    • La data di scadenza viene impostata dalla data di scadenza della richiesta in Tipasa e non dalle configurazioni dei criteri di circolazione.
11. Quando si visualizza l'elemento in WorldShare Circulation, i Dettagli dell'elemento includeranno l'ID richiesta e l'istituto destinatario del prestito per ulteriore riferimento.

2. Ricevere l'item dall'istituto destinatario del prestito

Quando l'articolo viene restituito:

1. Sul pannello di navigazione a sinistra, in Richieste di prestito, fare clic su Restituiti > Restituiti/In transito.
2. Nella schermata Restituiti/In transito, fare clic sull'ID richiesta o sul Titolo per visualizzare la richiesta. Nota: le code di richieste per le quali è disponibile l'elaborazione batch includono un'icona di elaborazione batch () nella barra di navigazione a sinistra.
3. Nella richiesta, rivedere e confermare le informazioni nei Dettagli della richiesta.
4. Per completare la richiesta, fare clic su Restituito/Completato.
5. Viene visualizzato un messaggio di conferma e la richiesta è completata.
   Nota: se l'articolo è contrassegnato come Non restituito, appare nella navigazione a sinistra sotto Restituito > Restituito ma mancante e scompare dal sistema dopo 180 giorni.
6. Se configurato nel modulo Circulation Integration , quando l'elemento è Restituito/Completo in Tipasa, viene restituito e appare disponibile in WorldShare Circulation.
   • Lo stato dell'elemento verrà aggiornato come Disponibile o Non disponibile in base al Criterio per tipo di collezione.
   • Le prenotazioni e le programmazioni degli elementi non verranno evase automaticamente.  Se l'elemento è necessario per soddisfare una prenotazione o una programmazione, l'elemento verrà visualizzato nella lista delle prenotazioni presso la sede.
   • Il personale addetto alla circolazione potrebbe voler nuovamente restituire l'articolo al ricevimento per determinare i passaggi successivi.
   • Dopo la restituzione iniziale, l'elemento prestato non visualizzerà più l'ID richiesta o il nome dell'istituto destinatario del prestito in WorldShare Circulation.

Se l'item è restituito a WorldShare Circulation prima di Tipasa:

• Al personale verrà richiesto di aggiornare la richiesta WorldShare [ID richiesta].
• Il personale di Tipasa dovrà contrassegnare la richiesta come Restituita/Completata.