Gestire le fatture dei clienti

Bollette

La scheda Fatture del conto di un cliente presenta due fisarmoniche:

• Conto: Elenca le spese correnti in sospeso che non sono state completamente pagate, rinunciate o rimborsate.  I totali parziali comprendono:
  • Spese correnti: Un subtotale di tutte le spese correnti dell'utente.
  • Totale degli addebiti maturati: Addebiti ad oggi per gli articoli scaduti e non ancora restituiti. Per questi articoli scaduti potrebbero essere addebitati ulteriori costi.
  • Spese correnti in sospeso: Somma degli addebiti correnti e degli addebiti totali maturati.
• Cronologia dei conti: Un registro di tutte le fatture risolte per un cliente. Visualizzare i dettagli e le note di una fattura specifica dalla finestra di dialogo Cronologia pagamenti. Vedere la cronologia del conto e dei pagamenti.

Creare fatture per multe o tasse

Seguire le istruzioni riportate di seguito per fatturare manualmente una multa o una tassa a un cliente. Ad esempio, se un cliente ha smarrito la tessera della biblioteca e la biblioteca addebita una tassa di sostituzione per una nuova tessera, è possibile creare una fattura con l'importo della tassa di sostituzione.

• Tutti i ruoli, ad eccezione di Student Worker Restricted, possono creare manualmente le fatture. Le credenziali di override sono necessarie per il ruolo Student Worker Restricted per creare una fattura.
• Per le biblioteche che fanno parte di un gruppo, è possibile creare fatture per i clienti di altre istituzioni del gruppo.

1. Cercare l'account del cliente.
2. Nell'account del mecenate, selezionare una delle due opzioni:
   1. Fare clic sulla scheda Fatture.
   2. Fare clic sul collegamento ipertestuale delle fatture in sospeso nella sezione Panoramica del conto della scheda Cassa .
3. Sotto l'accordion Conto, fare clic su Crea fattura.
4. Nella finestra Crea fattura, compilare i seguenti campi:
   1. Importo - Importo addebitato
   2. Motivo della fattura - Selezionare il motivo della fattura dall'elenco. Le motivazioni delle fatture vengono create in Configurazione del servizio (WorldShare Circulation > Bill Reasons). Per ulteriori informazioni, vedere Bill Reason. 
   3. Voce(opzionale) - Associa una voce alla fattura. Recuperare l'articolo cercando il suo numero OCLC o il suo codice a barre.
   4. Nota (opzionale) - Messaggio a testo libero, ad esempio una spiegazione o una data di scadenza del pagamento.
5. Fare clic su Crea fattura per creare la fattura.
6. La nuova fattura appare come prima riga della tabella. Se la fattura è accompagnata da una nota, nella colonna Motivo della fattura appare un link Dettagli. Fare clic su Dettagli per visualizzare la nota.

Annullare una fattura

Per correggere le fatture create per errore, il personale della biblioteca può annullare una fattura. È possibile annullare solo le fatture che non sono state pagate o rinunciate. L'opzione Annulla fattura non appare per le fatture che sono state parzialmente pagate o parzialmente rinunciate.  Le fatture annullate non vengono conteggiate nell'impostazione Importo massimo di fatture annullate nel modulo Politica del tipo di cliente. 

• Tutti i ruoli, ad eccezione di Student Worker Restricted, possono annullare le fatture. Le credenziali di annullamento sono necessarie per il ruolo Student Worker Restricted per annullare una fattura.
• Per le biblioteche che sono consapevoli del gruppo, le istituzioni possono annullare le fatture solo per la propria istituzione.

1. Dal record del patrono, fare clic sulla scheda Fatture.
2. Nella sezione Conto, indicare le fatture che si desidera annullare:
   • Tutte le fatture: Selezionare tutte le fatture facendo clic sulla casella di controllo in cima alla prima colonna. È possibile annullare tutte le fatture solo se non sono state pagate o annullate. Fare clic su Pagamenti/Rifiuti/Rimborsi.
   • Una o più fatture specifiche: Fare clic sulle caselle di controllo per selezionare fatture specifiche. Fare clic su Pagamenti/Rifiuti/Rimborsi.
3. Nella finestra Risolvi fatture, selezionare Annulla dall'elenco Azione.
4. Nel campo Note, inserire eventuali note.
   • Se non si inserisce una nota, si dovrà riconoscere un messaggio di avvertimento. A seconda dell'account, potrebbe essere necessario inserire un override.
5. (Opzionale). Nel campo Ricevuta a, selezionare se si desidera stampare la ricevuta o inviarla via e-mail al cliente.
   Note sull'invio di una ricevuta via e-mail
   • Le ricevute utilizzano l'indirizzo e-mail fornito nella scheda del cliente.
   • Se non c'è un indirizzo e-mail nel record del patrono, il campo E-mail sarà vuoto. Per inviare al mecenate una ricevuta via e-mail, è necessario aggiungere il suo indirizzo e-mail al suo record di mecenate e quindi inviare nuovamente la ricevuta.
   • Se il cliente desidera che l'e-mail venga inviata a un indirizzo e-mail diverso, è possibile modificare l'indirizzo e-mail nella finestra Anteprima e-mail.
   • La modifica dell'indirizzo e-mail nella finestra Anteprima e-mail non modifica l'indirizzo e-mail nel record del patrono.
6. Completare la transazione:
   1. Fare clic su Risolvi.
   2. Opzionale. Stampare o inviare per e-mail la ricevuta.

Pagare o rinunciare a tutte le fatture, a fatture selezionate o a importi parziali.

La rinuncia alle fatture funziona come il pagamento delle fatture. È possibile rinunciare a tutte le fatture o a quelle selezionate. È possibile rinunciare all'intero importo dovuto o a una parte del totale. Le fatture risultanti dall'attività del patrono delegato possono essere visualizzate sia dall'account del patrono delegato che da quello del patrono principale, ma possono essere pagate solo dall'account del patrono principale.

• Tutti i ruoli, ad eccezione di Student Worker Restricted, possono pagare o rinunciare manualmente a una fattura. Le credenziali di override sono necessarie per il ruolo di Studente lavoratore limitato per pagare o rinunciare a una fattura.
• Per le biblioteche che sono consapevoli del gruppo, le istituzioni possono elaborare i pagamenti delle fatture per le altre istituzioni del gruppo, a seconda delle configurazioni delle altre istituzioni. 

Per informazioni sull'impostazione Importo massimo delle fatture rinunciate , vedere Modifica dei criteri del tipo di cliente . Se un cliente supera l'importo massimo di banconote che può essere esonerato, gli verrà impedito di effettuare il check-out o di mettere in attesa.

1. Dal record del patrono, fare clic sulla scheda Fatture.
2. Nella sezione Conto, indicare le fatture che si desidera pagare o rinunciare:
   • Tutte le fatture: Selezionare tutte le fatture facendo clic sulla casella di controllo in cima alla prima colonna. Fare clic su Pagamenti/Rifiuti/Rimborsi.
   • Una o più fatture specifiche: Fare clic sulle caselle di controllo per selezionare fatture specifiche. Fare clic su Pagamenti/Rifiuti/Rimborsi.

3. Nella finestra Risolvi fatture, selezionare Pagamenti o Rinunce dall'elenco Azioni e fornire queste informazioni:

   Informazioni	Descrizione
   Importo da pagare	Indicare l'importo da pagare o da esonerare (l'intero importo dovuto o una parte del totale).
   Importo offerto	Inserire l'importo ricevuto dal mecenate
   Nota	(Opzionale).
   Metodo di pagamento	Aprire l'elenco e selezionare la forma di pagamento. I metodi di pagamento vengono impostati in Configurazione del servizio (WorldShare Circulation > Payment Method). Per ulteriori informazioni, vedere Metodo di pagamento.
   Ricevuta a	(Opzionale). Selezionare il metodo di consegna della ricevuta. Note sull'invio di una ricevuta via e-mail Le ricevute utilizzano l'indirizzo e-mail fornito nella scheda del cliente. Se non c'è un indirizzo e-mail nel record del patrono, il campo E-mail sarà vuoto. Per inviare al mecenate una ricevuta via e-mail, è necessario aggiungere il suo indirizzo e-mail al suo record di mecenate e quindi inviare nuovamente la ricevuta. Se il cliente desidera che l'e-mail venga inviata a un indirizzo e-mail diverso, è possibile modificare l'indirizzo e-mail nella finestra Anteprima e-mail. La modifica dell'indirizzo e-mail nella finestra Anteprima e-mail non modifica l'indirizzo e-mail nel record del patrono.

4. Fare clic su Risolvi.
5. (Opzionale). Stampare o inviare per e-mail la ricevuta.
6. Restituire al cliente il resto dovuto. Il sistema calcola la variazione e visualizza l'importo nella casella Variazione dovuta.
7. Fare clic su Chiudi.

   Risultato:

   Pagamento parziale (o rinuncia) di tutte o alcune fatture

   L'importo pagato o rinunciato viene applicato prima alla fattura più vecchia, poi il resto viene applicato alla fattura successiva più vecchia e così via. Ogni fattura viene pagata per intero, se possibile. L'importo rimanente viene quindi applicato per ridurre l'importo dovuto sulla fattura successiva. Le fatture pagate o rinunciate del tutto si spostano nella sezione Cronologia del conto. Il sistema ricalcola l'importo dovuto per le fatture parzialmente pagate o rinunciate e il saldo totale di tutte le fatture in sospeso.

   Pagamento integrale (o rinuncia) di tutte o alcune fatture

   Tutte le fatture pagate o rinunciate per intero vengono spostate nella sezione Cronologia del conto e il saldo del conto viene ridotto dell'importo pagato o rinunciato.

Rimborso di una fattura

È possibile rimborsare le fatture pagate parzialmente o interamente dai clienti. Solo le fatture create dopo la release WMS di marzo 2015 possono essere rimborsate.

• Tutti i ruoli, ad eccezione di Student Worker Restricted, possono rimborsare una fattura.
• Per le biblioteche che sono consapevoli dei gruppi, le istituzioni possono rimborsare le fatture solo per la propria istituzione. 

1. Dal record del patrono, fare clic sulla scheda Fatture.
2. Determinare se la fattura che si desidera rimborsare è parzialmente o completamente pagata.
3. Due opzioni:
   • Fattura parzialmente pagata. Nella sezione Conto, indicare le fatture parzialmente pagate che si desidera rimborsare:
     • Tutte le fatture: Selezionare tutte le fatture facendo clic sulla casella di controllo in cima alla prima colonna. Fare clic su Pagamenti/Rifiuti/Rimborsi.
     • Una o più fatture specifiche: Fare clic sulle caselle di controllo per selezionare fatture specifiche. Fare clic su Pagamenti/Rifiuti/Rimborsi.
   • Bolletta completamente pagata. Nella sezione Cronologia del conto, indicare le fatture pagate che si desidera rimborsare:
     • Tutte le fatture: Selezionare tutte le fatture facendo clic sulla casella di controllo in cima alla prima colonna. Fare clic su Rimborso.
     • Una o più fatture specifiche: Fare clic sulle caselle di controllo per selezionare fatture specifiche. Fare clic su Rimborso.

4. Nella finestra Risolvi fatture, selezionare Rimborso dall'elenco Azione e fornire queste informazioni:

   Informazioni	Descrizione
   Importo da rimborsare	Indicare l'importo da rimborsare (l'intero importo pagato o una parte del totale).
   Nota	Richiesto. Se non si inserisce una nota, si dovrà riconoscere un messaggio di avvertimento. A seconda dell'account, potrebbe essere necessario inserire un override.
   Ricevuta a	(Opzionale). Selezionare il metodo di consegna della ricevuta. Note sull'invio di una ricevuta via e-mail Le ricevute utilizzano l'indirizzo e-mail fornito nella scheda del cliente. Se non c'è un indirizzo e-mail nel record del patrono, il campo E-mail sarà vuoto. Per inviare al mecenate una ricevuta via e-mail, è necessario aggiungere il suo indirizzo e-mail al suo record di mecenate e quindi inviare nuovamente la ricevuta. Se il cliente desidera che l'e-mail venga inviata a un indirizzo e-mail diverso, è possibile modificare l'indirizzo e-mail nella finestra Anteprima e-mail. La modifica dell'indirizzo e-mail nella finestra Anteprima e-mail non modifica l'indirizzo e-mail nel record del patrono.

5. Completare la transazione:
   1. Fare clic su Risolvi.
   2. (Opzionale). Stampare o inviare per e-mail la ricevuta.
   3. Restituire al cliente l'importo rimborsato.

Articoli scaduti da tempo

Quando viene effettuato il check-in di un articolo scaduto da tempo, si verifica quanto segue:

• Il costo della sostituzione viene rimosso dal conto del cliente se non ha ancora pagato la tassa.
• La tassa di elaborazione viene rimossa se la politica è stata configurata per annullare la tassa una volta che l'articolo è stato restituito e il cliente non ha ancora pagato la tassa.
• Al cliente vengono addebitate le spese di ritardo a partire dal momento in cui l'articolo è scaduto per la prima volta.

Visualizzare e aggiungere note alle fatture

Le fatture risultanti dall'attività del patrono delegato possono essere visualizzate sia dall'account del patrono delegato che da quello del patrono principale, ma possono essere pagate solo dall'account del patrono principale.

Visualizzare lo storico dei conti e dei pagamenti

La cronologia dei conti consente di visualizzare un registro di tutte le fatture risolte per un cliente. È inoltre possibile visualizzare i dettagli e le note di una fattura specifica dalla finestra di dialogo Cronologia pagamenti.