Patron management for group aware libraries
When you are a WorldShare Management Services library with Group Aware, you have the ability to see patrons created by other institutions in your group. Though you can see all of your group's patrons, you can only perform certain actions with patron accounts that were not created at your institution.
Patron policies are tied to the patron's home institution. For more information, see Circulation policies for group aware libraries.
Search for patrons
When you search for patrons, you can either limit your search to patrons only from your institution, or search through all patrons from your group.
This option is located on the left navigation, under Assist Patrons. The Search patrons of all libraries check box is automatically selected. If you want to search for only patrons from your institution, deselect the check box.
For details on how to search for patrons, see Look up patron.
Patron search results
The patron search results screen contains the Home Institution column, which allows you to see the institution in your group that created the patron account. In the image below, the Search patrons of all libraries check box is selected, and the search results include patrons with different home institutions. If you deselect the Search patrons of all libraries check box, results will only include patrons from your institution. Using the same example, if the check box was deselected, then only patrons from the South Library System would be shown.
View patrons
On the patron search results screen, click on a patron's Name to view their account. You can view any patron accounts created by institutions in your group.
If you use the WorldShare Admin module to view patrons, patrons that were created at your institution will show the patron's source system and user ID at source in the Account Info section. This section will be blank if the patron was not created at your institution:
For information on viewing patrons in the Admin module, see Search for users. For information on the Account Info section, see Account Info.
Edit patrons
È possibile modificare i Dati utente di base (nella scheda Profilo dell'account dell'utente) solo se l'utente è stato creato presso la propria istituzione. Quando si visualizza la scheda Profilo di un utente creato da un'altra istituzione del proprio gruppo, non si vedrà alcun link di modifica. Lo stesso vale anche se si modificano gli utenti nel modulo Admin. Per ulteriori informazioni sulla modifica degli utenti utilizzando il modulo Admin, vedere Modifica degli utenti.
Create patrons
È possibile creare account solo per gli utenti della propria istituzione. Gli utenti devono aver creato il proprio account presso l'istituzione che preferiscono (nell'istanza WorldShare di quell'istituzione) affinché tale istituzione sia considerata la loro istituzione di origine. Non è possibile selezionare un'istituzione quando si crea un utente. La vostra istituzione viene selezionata automaticamente in base alla vostra istanza WorldShare.
Per informazioni sulla creazione di un nuovo utente, vedere Creare un nuovo utente.
Patron barcodes
Patrons at different institutions in your group can have the same barcode, but patrons within your institution cannot have the same barcode. If you are searching for a patron by their barcode and other patrons in your group have the same barcode, a window will appear, and you will have to select the correct patron:
Patron type
Quando si crea un nuovo utente, è necessario assegnargli un tipo di utente. I tipi di utente vengono creati in OCLC Service Configuration e applicano una politica di tipo di utente al utente in base al tipo di utente selezionato. Quando si fa parte di un gruppo, è necessario stabilire come verranno utilizzati i tipi di utente all'interno del gruppo. Le politiche per gli utenti sono legate all'istituto di provenienza dell'utente. Per ulteriori informazioni, consultare la sezione Politiche degli utenti.
Delete patrons
Gli account degli utenti vengono eliminati nel modulo Admin. Quando si cerca un utente nel modulo Admin e si visualizza un account, il pulsante Elimina record utente viene visualizzato nella parte superiore dell'account, indipendentemente dal fatto che l'utente appartenga alla propria istituzione. Tuttavia, è possibile eliminare solo gli utenti della propria istituzione. Se si cerca di eliminare un utente che non è stato creato presso la propria istituzione, viene visualizzato un messaggio di errore.
For more information on deleting patrons, see Delete patron record.
Bills
You can create bills for patrons within your group, regardless of their home institution.
If you want institutions in your group to be able to accept payment and waive bills for your patrons, you must create a Group Payment Policy in OCLC Service Configuration (WorldShare Circulation > Group Payment Policy). If you do not have a group payment policy set, institutions in your group can accept payments for your patrons, but will be unable to waive your patrons' bills. For more information on creating a group payment policy, see Group Payment Policy.
Patron policies are tied to the patron's home institution. Patrons will only receive bill notifications based on what is set in their Patron Type Policy. For more information, see Circulation policies for group aware libraries.
Checkout items to patrons
You can check out items from your institution to patrons from other institutions in your group (depending on circulation policies).
Loan policies are tied to the item's owning institution. For more information, see Circulation policies for group aware libraries.
Trattenute
You can place holds for patrons in your group (depending on circulation policies).
If the change does not conflict with library policy, staff with permission to create, edit, or delete holds can do so for any hold across the group. See Circulation account roles for more information.
Hold policies are tied to the item's owning institution. For more information, see Circulation policies for group aware libraries.