Flusso di lavoro per l'integrazione di terze parti

1. Il cliente richiede un articolo ILL

Il flusso di lavoro inizia quando il cliente presenta una richiesta ILL utilizzando il modulo di richiesta del cliente.

 Attenzione: Il modulo di richiesta del patrono deve contenere il campo ID del patrono, per cui i patroni devono inserire il loro identificativo quando presentano una richiesta.

Per impostazione predefinita, l'identificativo del prestito interbibliotecario (illId) dal record Tipasa del cliente viene inserito automaticamente nel modulo di richiesta quando il cliente accede per effettuare una richiesta in Tipasa.  Se i vostri clienti non hanno un identificatore di prestito interbibliotecario nei loro registri Tipasa, contattate il supporto OCLC per assistenza.

Il Patron ID del modulo di richiesta è il collegamento tra la richiesta ILL e l'ILS, quindi deve essere un valore che può essere usato per cercare il cliente nell'ILS di terze parti. Il personale della biblioteca può anche avviare le richieste per il cliente all'interno di Tipasa, fornendo l'identificativo ILS del cliente nel campo Patron ID della richiesta ILL.

2. Il personale ILL esamina la richiesta e la invia ai prestatori (Tipasa).

Una volta ricevuta la richiesta in Tipasa, il personale della biblioteca deve esaminarla e inviarla ai prestatori.

Per rivedere e inviare la richiesta:

1. Fare clic sulla scheda Prestito interbibliotecario.
2. Nella navigazione a sinistra, fare clic su Richieste di prestito > Nuovo per la revisione.
3. Fare clic sull'ID o sul titolo della richiesta per visualizzarla.
4. Verificare che l'identificativo ILS del cliente sia salvato nel campo ID cliente.
5. Esaminare la richiesta e selezionare i prestatori.
6. Fare clic su Invia richiesta per inviare la richiesta.
7. Se la richiesta è stata inviata, viene visualizzato un messaggio di conferma.
8. Fare clic sull'ID della richiesta nel messaggio di conferma per tornare alla richiesta.

Considerazioni

• La richiesta ILL sarà indirizzata alla coda New for Review o corrisponderà a un'automazione (se impostata). Con l'automazione, le informazioni contenute nella richiesta vengono confrontate con l'automazione. Se la richiesta corrisponde all'automazione, viene elaborata in base alle impostazioni di Automation Request Manager. Vedere Gestione automatica delle richieste.  Alcune biblioteche possono inviare automaticamente le richieste ILL dei clienti a prestatori selezionati.
• A seconda del flusso di lavoro del personale ILL, la richiesta ILL in New for Review può essere rivista (contrassegnata come rivista) prima di essere inviata. In altre parole, è possibile che il personale sia responsabile della revisione e della selezione dei prestatori, mentre la revisione finale e l'invio della documentazione sono affidati a un altro membro del personale. Se la vostra biblioteca esamina le richieste prima dell'invio, potreste considerare di aggiungere a questa fase la verifica del nome del cliente e del codice a barre.

3. Il personale ILL riceve l'articolo dal prestatore (Tipasa)

Una volta ricevuto l'articolo dal prestatore, è necessario confermare o inserire il codice a barre dell'articolo nella richiesta ILL in Tipasa e contrassegnare la richiesta come ricevuta. Il sistema utilizzerà il codice a barre per creare l'articolo temporaneo, come si può vedere al punto 4.

Per confermare il codice a barre e contrassegnare l'articolo come ricevuto:

1. Fare clic sulla scheda Prestito interbibliotecario .
2. Nella navigazione a sinistra, fare clic su Richieste di prestito > In transito.
3. Nella richiesta dell'articolo, inserire il codice a barre temporaneo nell'apposita sezione.
   • Se si è deciso di utilizzare il codice a barre dell'articolo spedito dal fornitore, come configurato nel modulo Integrazione della circolazione della Configurazione del servizio, questo valore verrà automaticamente inserito qui. Il codice a barre dell'articolo spedito dal fornitore apparirà anche nel campo Codice a barre dell'articolo del fornitore della richiesta.
   • Se si è deciso di utilizzare l'ID della richiesta come configurato nel modulo Integrazione della circolazione della Configurazione del servizio, questo valore verrà automaticamente inserito qui.

   

    Nota: il codice a barre dell'articolo spedito del fornitore può essere sostituito nel campo Codice a barre temporaneo. È possibile utilizzare l'ID della richiesta Tipasa come codice a barre dell'articolo per ricercare più facilmente la richiesta ILL dopo che è stata chiusa dalla biblioteca prestante.

4. Fare clic su Segna come ricevuto.
5. Se si è configurato di creare un record di articolo di circolazione al momento della ricezione nel modulo Integrazione della circolazione della Configurazione del servizio, verrà creato un articolo temporaneo con il codice a barre inserito nel campo Codice a barre temporaneo.
   
   Nella Cronologia di circolazione, un aggiornamento mostra che l'articolo temporaneo è in attesa di essere creato. Il tempo di completamento della registrazione può variare, ma in genere è di pochi secondi.
6. Fare clic su Aggiorna per ricaricare la cronologia delle richieste.
7. Al termine, lo stato della Cronologia richieste dirà "Il record dell'articolo temporaneo[codice a barre] è stato creato con successo.".
8. Dopo aver completato questi passaggi, il personale ILL deve stampare una fascetta per il libro, apporla sull'articolo fisico e inviare l'articolo fisico al personale della Circolazione.

Gli utenti possono seguire l'iter della richiesta di ILL controllando il proprio Account personale. Lo stato di In viaggio viene visualizzato all'avventore come "Questo articolo viene inviato a[luogo di ritiro dell'avventore]."

Considerazioni

Se avete configurato l'addebito al cliente al momento della spedizione (solo Alma o WMS) nel modulo Integrazione della circolazione della Configurazione del servizio, le spese saranno addebitate sul conto del cliente quando l'articolo viene spedito dal prestatore.

Per configurare le tariffe per gli articoli ILL, consultare la sezione Tariffe per gli utenti.

Se avete attivato l'Integrazione della circolazione, non ricevete le richieste di prestito in batch. Ogni richiesta deve essere ricevuta separatamente, in modo da poter specificare un codice a barre dell'articolo da utilizzare nel sistema di terze parti.

4. L'articolo temporaneo viene creato e la presa in carico viene effettuata (sistema).

Se questa impostazione è stata configurata nel modulo Integrazione della circolazione della Configurazione del servizio, dopo aver contrassegnato una richiesta come ricevuta, il sistema crea un articolo temporaneo e inserisce un blocco a livello di articolo per il cliente.

In Alma, è possibile confermare che il sistema ha creato l'articolo temporaneo effettuando una ricerca su Articoli fisici - Codice a barre.

5. Il personale addetto alla circolazione effettua il check-in dell'articolo (terzi).

 Nota: se si utilizzano le notifiche di ritiro Alma, il personale della Circolazione riceve l'articolo fisico dal reparto ILL e lo scansiona per attivare una notifica di ritiro o una ricevuta di blocco quando l'articolo arriva al punto di ritiro del cliente.

Se si utilizza la notifica di Tipasa Prestito disponibile per il ritiro, la notifica verrà inviata quando l'articolo viene contrassegnato come ricevuto in Tipasa (o dopo il periodo di ritardo configurato per questa notifica in Configurazione servizio).

Esaminare la documentazione ILS per il flusso di lavoro del check-in:

• Alma
• Orizzonte
• Millennio
• Sierra
• Sinfonia

Per ulteriori informazioni sulla configurazione di Tipasa Loan disponibile per le notifiche di ritiro (compresi i ritardi temporali), vedere Modifica e invio delle notifiche.

6. Il personale addetto alla circolazione consegna l'articolo al cliente (terzi).

Quando il cliente arriva per ritirare l'articolo, il personale della Circolazione glielo consegna. 

Esaminare la documentazione ILS per il flusso di lavoro di check-out:

• Alma
• Orizzonte
• Millennio
• Sierra
• Sinfonia

7. Richiesta di rinnovo approvata (Sistema)

Se avete attivato l'opzione Aggiorna la data di scadenza all'approvazione della richiesta di rinnovo da parte del prestatore nella sezione Integrazione della circolazione della configurazione del servizio OCLC, la data di scadenza dell'articolo temporaneo viene aggiornata nel sistema di circolazione quando la richiesta di rinnovo è stata approvata dalla biblioteca prestante.

8. Il cliente restituisce l'articolo e il personale effettua il check-in dell'articolo (terze parti/Tipasa).

Il tempo passa mentre il cliente ha l'articolo in prestito. Quando il cliente restituisce l'articolo, il personale della circolazione o il personale ILL effettua il check-in dell'articolo.

Per registrare l'articolo:

Se è stata attivata la funzionalità Check in item on check in nel modulo Circulation Integration della configurazione del servizio OCLC, l'articolo viene automaticamente controllato quando la richiesta viene contrassegnata come restituita in Tipasa.

1. Il personale di Tipasa contrassegna la richiesta come Restituita.
2. La cronologia della circolazione in Tipasa mostrerà l'articolo temporaneo registrato nel sistema di circolazione.
3. L'articolo in Circolazione verrà eliminato.

Personale addetto alla circolazione:

Esaminare la documentazione ILS per il flusso di lavoro di check-in:

• Alma
• Orizzonte
• Millennio
• Sierra
• Sinfonia

Personale Tipasa:

Una volta che l'articolo è stato restituito al dipartimento ILL, il personale ILL lo contrassegna come restituito e lo rispedisce al prestatore.

Per contrassegnare l'articolo come ricevuto e restituirlo al prestatore:

1. Fare clic sulla scheda Prestito interbibliotecario .
2. Nella navigazione a sinistra, fare clic su Coda di stampa > Etichette di restituzione.
3. Confermare che l'articolo è elencato.
4. Nella navigazione a sinistra, fare clic su Richieste di prestito > Ricevute/In uso e aprire la richiesta dell'articolo.
5. Fare clic su Restituisci l'articolo.
6. Viene visualizzato un messaggio di conferma e lo stato dell'articolo viene aggiornato a Restituito.
7. On the left navigation, click Print Queue > Return Labels. Elaborare la coda di stampa.
8. Stampare l'etichetta.

Apporre l'etichetta sul pacco con l'articolo e spedirlo al prestatore. Una volta ricevuto l'articolo restituito, il prestatore lo contrassegnerà come Checked In/Complete e la richiesta ILL sarà chiusa.

1. Il personale ILL risponde alla richiesta di prestito

1. Nella navigazione a sinistra, fare clic su Richieste di prestito > Potete fornire? ed esaminare le richieste di prestito.
2. Una volta recuperato l'articolo richiesto, nella sezione Dettagli della richiesta, inserire il codice a barre nel campo Codice a barre dell'articolo.
   • For libraries using Symphony or Horizon, a hold will be placed on available items in their collection.
     • When a new lending request comes in, the system can trigger the circulation system to start routing the requested item to the ILL department for shipping.  When the item is held at a branch, the branch staff are notified that the item is needed so they can get it en route quickly.
3. Inserire la data di scadenza desiderata.
4. Inserire ulteriori campi obbligatori.
5. Rispondere Sì. Lo stato verrà aggiornato a Spedito / In transito.
6. Opzionale. Stampa di etichette di spedizione e fascette/adesivi per libri.
7. Se configurato nel modulo Circulation Integration, l'articolo viene controllato dall'ambiente Circulation di terze parti quando viene spedito alla biblioteca in prestito.
8. La cronologia della circolazione in Tipasa indicherà che l'articolo è stato ritirato dal sistema di circolazione.
9. L'articolo viene spostato nella posizione temporanea ILL del sistema di circolazione, come configurato al momento della configurazione dell'integrazione.
   • La data di scadenza è stabilita dalla data di scadenza della richiesta in Tipasa e non dalle configurazioni della politica di circolazione.

2. Ricevere l'articolo dall'istituto mutuatario

Quando l'articolo viene restituito:

1. Nella navigazione a sinistra, alla voce Richieste di prestito, cliccare su Restituito > Restituito/in transito.
2. Nella schermata Restituito/in transito, fare clic sull'ID della richiesta o sul titolo per visualizzare la richiesta.
3. Nella richiesta, rivedere e confermare le informazioni nell'accordion Dettagli della richiesta.
4. Per completare la richiesta, fare clic su Check-in/Completa.
5. Viene visualizzato un messaggio di conferma e la richiesta è completata.
   Nota: se l'articolo è contrassegnato come Non restituito, appare nella navigazione a sinistra sotto Restituito > Restituito ma mancante e scompare dal sistema dopo 180 giorni.
6. Se configurato nel modulo Circulation Integration, quando l'articolo viene controllato/completato in Tipasa, viene ripristinato nella sua posizione permanente e appare disponibile nell'ambiente Circulation di terze parti.

Se l'articolo è stato consegnato all'ambiente di circolazione prima di Tipasa:

• Al personale verrà richiesto di agire sull'elemento in Condivisione risorse.
• Il personale Tipasa dovrà contrassegnare la richiesta come Check-in/Completo.

•  Nota: il check-in in Alma non causerà problemi di integrazione.