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Supporto OCLC

Visualizzare e modificare un ordine

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Scoprite come individuare e modificare gli ordini aperti e piazzati in WorldShare Acquisitions.

È possibile cercare e modificare gli ordini aperti e quelli effettuati.

Ricerca degli articoli dell'ordine

  1. Nella navigazione a sinistra, fare clic su Ordini > Voci dell'ordine.
  2. Fare clic su Cerca. Vengono visualizzate tutte le voci dell'ordine.
    • I risultati sono ordinati alfabeticamente per titolo.
    • Per modificare l'ordine, fare clic su un'intestazione di colonna.
    • Per personalizzare le intestazioni delle colonne visualizzate, vedere Mostra/nascondi colonne. Per impostazione predefinita, non tutte le intestazioni di colonna sono visibili.
  3. Fare clic sul titolo per visualizzare o modificare la voce dell'ordine.

Visualizza il record WorldCat di un articolo dell'ordine

È possibile visualizzare il record bibliografico WorldCat di un articolo dell'ordine dalle seguenti schermate:

  • Schermata Dettagli articolo ordine
  • Schermata Ricezione e fatturazione - Monografie
  • Ricezione e fatturazione - Schermata Seriali

In questo modo è possibile verificare che il record di un articolo ricevuto sia corretto:

  • Visualizzare i metadati e, se necessario, modificare un record prima della ricezione (Record Manager).
  • Visualizzazione del record del cliente (WorldCat Discovery)

Per visualizzare il record WorldCat di un articolo dell'ordine:

  1. Hover over the information icon (Icona informativa) next to the order item title.
  2. La finestra a comparsa delle informazioni fornisce i seguenti collegamenti:
    • Visualizza/Modifica metadati - Fare clic per aprire il record bibliografico MARC 21 completo in Record Manager. Questo link appare solo se si ha l'autorizzazione a visualizzare i metadati.
    • Visualizza in WorldCat Discovery - Fare clic per aprire il record bibliografico nell'istanza di WorldCat Discovery.

Modifica delle voci dell'ordine

From the Order Item Details screen, use the tabs to switch between different types of information for the order item. Update the fields as desired.

Modifica delle informazioni generali di un ordine

  1. Fare clic sulla scheda Generale.
  2. Update editable fields as desired.
    Campi disponibili della scheda Generale - Tabella
    Campo Voce dell'ordine Descrizione
    La risorsa richiede una revisione Selezionare o deselezionare la casella di controllo Risorsa da revisionare .

     Nota: 

    • La casella viene selezionata automaticamente sulle corrispondenze a bassa sicurezza quando si importano i dati degli ordini MARC e si seleziona l'opzione Includi le corrispondenze a bassa sicurezza. 
    • For more information, see Change the resource for an order item.
    ISBN/ISSN Selezionare un ISBN/ISSN dall'elenco a discesa.
    Statistiche Valore Inserire il numero di volumi che si intende ricevere per l'articolo (1-99).

     Nota: 

    • Il valore predefinito per questo campo è uno e zero non è un valore consentito.
    • Per abilitare questo campo, contattare il proprio Implementation Manager o l'assistenza OCLC.
    Tipo di acquisizione Select an Acquisition Type from the drop-down list.

     Nota:

    • Non è possibile modificare un articolo che è stato rinnovato da un abbonamento a un articolo una tantum.
    • Non è possibile modificare il Tipo di acquisizione in Una volta se il Tipo di elaborazione corrente è Serie monografica. Per modificare il tipo di acquisizione, è necessario prima modificare il tipo di acquisizione.
    Tipo di elaborazione Select a Processing Type from the drop-down list.

     Nota:

    • Se esistono dati pronti per lo scaffale per un articolo della Monografia e il tipo di elaborazione viene modificato, i dati pronti per lo scaffale vengono cancellati.
    • Quando si cambia il Tipo di elaborazione si applicano alcune restrizioni.
      • Lo stato di ricezione deve essere Non ricevuto o Non tracciato. Per modificare il tipo di elaborazione, è possibile disincagliare un articolo.
      • Se l'articolo ha il Tipo di acquisizione di Abbonamento, il Tipo di elaborazione può essere modificato in Serie monografica.
      • Se la voce ha il Tipo di elaborazione di Serie monografica, può essere modificata solo se non sono stati aggiunti volumi alla serie.
      • Se l'articolo ha lo stato di ricezione di Non tracciato, può essere cambiato da seriale a prodotto elettronico o viceversa, ma non a monografia o risorsa locale. È possibile disincagliare l'articolo per cambiare il tipo di elaborazione in Monografia.
      • La risorsa locale deve avere il tipo di elaborazione Risorsa locale.
      • L'articolo selezionato dalla base di conoscenza WorldCat deve avere il tipo di elaborazione E-Product. È possibile utilizzare la funzionalità Cambia risorsa per cambiare la risorsa dell'articolo in una risorsa WorldCat e quindi cambiare il tipo di elaborazione.
    Audience Level Choose who you would like this order item to display to by selecting a WorldCat holdings audience level from the drop-down list. 

     Note: This option is only available to WorldShare Management Services libraries. For more information, see WorldCat holdings audience levels.
    Impostazione del rinnovo
    Impostazione Descrizione
    Rinnovare L'abbonamento è stato rinnovato
    Non rinnovare (annullato) L'abbonamento è stato annullato
    Non rinnovare (in attesa di revisione) L'abbonamento deve essere rivisto prima di essere rinnovato
    Richiedente Search for or select the person who requested the item.

     Note: This is an auto-suggest text field. Auto-suggestions for field-appropriate elements start with the first keystroke in the text field. Auto-suggestions include an email address for the user which is pulled from Delivery Notification of the WorldShare Admin module. If no email exists in the Delivery Notification section, the Library Record email address will be used.
    Recensore Search for or select the person who will review the order item.

     Note: This is an auto-suggest text field. Auto-suggestions for field-appropriate elements start with the first keystroke in the text field. Auto-suggestions include an email address for the user which is pulled from Delivery Notification of the WorldShare Admin module. If no email exists in the Delivery Notification section, the Library Record email address will be used.
    Risposta del fornitore

    Selezionare un valore di Vendor Response dall'elenco a discesa. 

     Nota: 

    • È possibile selezionare uno di questi valori in qualsiasi momento dopo l'invio dell'ordine. È possibile farlo sulla base di un'e-mail del fornitore, di una conversazione telefonica, di un file di risposta all'ordine, ecc. 
    • La Vendor Response può essere impostata automaticamente quando si importano i file di risposta agli ordini EDIFACT. Per ulteriori informazioni, vedere Importazione dei dati di risposta dell'ordine EDIFACT. 
    Richiede attenzione

    Selezionare o deselezionare la casella di controllo Richiede attenzione.

     Nota: 

    • La casella può essere selezionata automaticamente quando si importano i file di risposta agli ordini EDIFACT. Per ulteriori informazioni, vedere Importazione dei dati di risposta dell'ordine EDIFACT. 
    • È importante ricordare di deselezionare la casella Richiede attenzione quando non è più necessaria. Non esiste un processo automatizzato che provochi questo fenomeno.
    Data prevista per l'adempimento

    Selezionare le opzioni per la data di adempimento prevista.

    • Imposta da - Selezionare la fonte della data di adempimento prevista. Può essere impostato su:
      • Venditore
      • Sistema
      • Personale
    • Data di adempimento prevista - Immettere o scegliere una data.

     Nota: 

    • Non esiste una convalida per garantire che la Data di evasione prevista sia successiva alla data dell'ordine, pertanto è necessario prestare attenzione quando si imposta questo valore. Può anche essere impostato nel futuro, quindi fate attenzione anche a questo aspetto.
  3. Fare clic su Salva.

Modificare la posizione di un articolo dell'ordine

  1. Dalla scheda Ubicazione è possibile aggiornare le informazioni sull'ubicazione di un articolo dell'ordine.
    • Quantità - Inserire una quantità numerica per l'articolo dell'ordine.
    • Filiale - Scegliere la sede della filiale dall'elenco a discesa.
    • Sede - Scegliere una sede assegnata dall'elenco a discesa.
  2. Fare clic su Salva.

Modificare le tasse, gli sconti e le spese di servizio/spedizione per un singolo articolo dell'ordine.

  1. Fare clic sulla scheda Prezzi.
  2. Aggiornare le informazioni di prezzo modificabili per l'articolo dell'ordine.
    • Prezzo unitario - Inserire il prezzo totale.
    • Quantità - Inserire la quantità totale.
    • Sconto - Inserire la percentuale di sconto.
    • Spese di servizio (importo unitario) - Inserire le spese di servizio.
    • Spedizione (importo unitario) - Inserire il costo della spedizione.
    • Imposta 1 - Inserire la percentuale di imposta.
    • Imposta 2 - Inserire la percentuale di imposta.
  3. Fare clic su Salva.

Dividere un ordine tra più fondi

 Nota: l'alternanza tra Importo e Percentuale può modificare la percentuale assegnata a ciascun fondo a causa di problemi di arrotondamento quando si passa da una modalità all'altra di assegnazione dei costi.

Dividere una fattura tra più fondi in base all'importo

  1. Dalla scheda Budget/Fondo, selezionare Importo per allocazione per.
  2. Aggiungere altri fondi facendo clic sul pulsante Aggiungi (Pulsante di aggiunta ) e selezionando un fondo dall'elenco a discesa Fondo.
  3. Digitare l’ importo per ogni nuovo fondo aggiunto. Gli importi di ciascun fondo devono coincidere con il prezzo totale dell’articolo. Il prezzo totale dell’articolo e l’importo non assegnato si trovano nella parte superiore della finestra di dialogo.
  4. (Facoltativo) Fare clic su Distribuisci uniformemente tra i fondi non assegnati per distribuire l'importo non assegnato rimanente uniformemente tra tutti i fondi con importo pari a zero.
  5. Fare clic su Salva.

Dividere una fattura tra più fondi in percentuale

  1. Dalla scheda Budget/Fondo, selezionare Percentuale per Allocazione per.
  2. Aggiungere altri fondi facendo clic sul pulsante Aggiungi (Pulsante di aggiunta ) e selezionando un fondo dall'elenco a discesa Fondo.
  3. Inserire la percentuale per ogni fondo aggiunto nel campo Percentuale. Le percentuali devono arrivare a 100.
  4. (Facoltativo) Fare clic su Distribuisci uniformemente tra i fondi non assegnati per distribuire l'importo non assegnato rimanente uniformemente tra tutti i fondi con importo pari a zero.
  5. Fare clic su Salva.

Selezionare i fondi da diversi periodi di budget per una voce d'ordine.

 Nota: è sempre possibile selezionare il periodo di budget corrente, ma il periodo di budget successivo è disponibile solo se è stato abilitato all'uso. A tal fine, passare al budget successivo selezionato e selezionare Abilita per l'uso.

  1. Dalla scheda Budget/Fondo, selezionare Percentuale per Allocazione per.
  2. Aggiungere altri periodi di bilancio facendo clic sul pulsante Pulsante di aggiuntaAggiungi( ).
  3. Selezionare un periodo di budget per ogni riga aggiunta dall'elenco a discesa della colonna Budget.
  4. Fare clic su Salva.

Modificare o aggiungere note per un articolo dell'ordine

  1. Fare clic sulla scheda Note.
  2. Fare clic su Aggiungi nota.
    1. Compilare i campi:
      1. Nel campo Tipo, selezionare se si tratta di una nota del personale o del fornitore.
      2. Nel campo Nota, inserire la nota.
      3. (Facoltativo) Nel campo Mostra su, selezionare se la nota deve essere visualizzata come messaggio a comparsa al momento del pagamento, della ricezione o della ricezione e del pagamento.
  3. Fare clic su Salva.
  4. Fare clic sul pulsante della matita () accanto alla nota che si desidera modificare.
    1. Modificare i campi
    2. Fare clic su Salva.

Aggiungere un articolo a un ordine effettuato

  1. Scegliere l'Ambito di ricerca per limitare la ricerca. Vedere Ricerca di base.
  2. Selezionare un indice di ricerca. Vedere Ricerca di base.
  3. Dai risultati della ricerca, individuare l'articolo che si desidera aggiungere all'ordine effettuato e fare clic su Aggiungi all'ordine > nella colonna Azione.
  4. Nella finestra Aggiungi articolo all'ordine, modificare le impostazioni come necessario - Tabella
    Impostazione Descrizione

    Tipo di acquisizione

    Una tantum: un ordine unico.

    Abbonamento: Un ordine per un articolo che viene pubblicato in modo continuativo (senza data di scadenza), ma in genere acquistato per periodo. Di solito richiede il rinnovo da parte dell'acquirente alla fine del periodo.
    ISBN/ISSN L'ISBN/ISSN che il WMS invia al fornitore.
    Tipo di elaborazione

    Selezionare un tipo di elaborazione:

    • Prodotto elettronico - Un titolo elettronico non fisico. Può trattarsi di un singolo articolo o di un articolo in più parti. Può essere emesso in parti a tempo indeterminato.
    • Serie monografica - Monografie pubblicate in volumi successivi da un unico editore. Ogni volume della serie ha un titolo e un ISBN unico, ma tutti i volumi hanno un titolo comune.
    • Seriale - Stampa di serie e monografie in più parti dove sono applicati più codici a barre.
    • Monografia - Monografie a cui è applicato un solo codice a barre.
  5. (Optional) Apply a template (available for orders only). From the Apply Order Template list, click the template you want to apply.

     Nota: se non si utilizza un modello, è necessario assegnare un fondo alla voce per poter impegnare il denaro nel bilancio. Dopo aver aggiunto l'articolo all'ordine effettuato:

    1. Nella navigazione a sinistra, fare clic su Ordini > Ordini.
    2. Fare clic su Cerca per visualizzare tutti gli ordini.
    3. Fare clic sul nome o sul numero dell 'ordine per modificarlo.
    4. Fare clic su Assegnazione di più budget/fondi per l'articolo aggiunto all'ordine.
    5. Selezionare un fondo dall'elenco a discesa Fondo.
    6. Fare clic su Salva.
  6. Nell'accordion Ordini esistenti, individuare l'ordine inserito a cui si desidera aggiungere l'articolo e fare clic su Aggiungi nella colonna Azione. Il numero nella colonna Voci aumenta.
  7. Fare clic su Chiudi.

Eliminare una voce d'ordine da un ordine effettuato

 Attenzione: L'eliminazione di un articolo da un ordine non può essere annullata.

È possibile eliminare un articolo da un ordine effettuato, purché tutte le copie dell'articolo soddisfino i seguenti criteri:

  • Stato di ricezione = Non ricevuto o non rintracciato
  • Stato dell'ordine = Ordinato, In ordine, Annullato o Richiesta di annullamento
  • Stato dell'acquisto = Non fatturato
  • Stato del rinnovo = Non rinnovato

 Nota: se il flag di ordinazione è stato impostato su Sì, anche l'LHR di ordinazione verrà cancellato per questi articoli.

Per eliminare un articolo da un ordine effettuato:

  1. Nella navigazione a sinistra, fare clic su Ordini > Ordini.
  2. Fare clic su Cerca per visualizzare tutti gli ordini.
  3. (Facoltativo) Selezionare Ordinato, Su ordine, Annullato e/o Richiesta di annullamento dal filtro Stato dell'ordine e fare clic su Applica.
  4. Fare clic sul nome dell'ordine o sul numero d'ordine dell'ordine inserito da cui si desidera eliminare un elemento dell'ordine.
  5. Fare clic sulla casella di controllo dell'elemento dell'ordine che si desidera rimuovere, quindi fare clic su Elimina elemento/i.
  6. Nella finestra di dialogo Elimina elementi dell'ordine, fare clic su Elimina.
    • Se l'articolo soddisfa i criteri sopra descritti, viene visualizzato un messaggio di conferma e l'articolo viene eliminato dall'ordine effettuato.
    • Se l'elemento non soddisfa i criteri sopra descritti, viene visualizzato uno dei seguenti messaggi di errore:
      • L'articolo è stato ricevuto, restituito o ritirato.
      • L'articolo è stato fatturato.
      • L'articolo è stato rinnovato.
    • L'eliminazione dell'articolo dell'ordine causerà l'impostazione dello stato dell'articolo come ritirato. Per ulteriori informazioni, vedere Stato ritirato.

Ordinare le colonne degli articoli

Colonne delle voci dell'ordine - Tabella
Campo Descrizione
Bilancio/Fondo

L’elenco superiore è quello dei Budget (se sono presenti più di un budget all’attivo).

L’elenco in basso è relativo al fondo su cui verrà addebitato il costo dell’articolo:

Finestra del fondo
Colonna di sinistra Colonna centrale Colonna destra
Nome del fondo Codice fondo Fondo madre
Assegnare più fondi a un articolo
  1. Nell'elenco Fondi, fare clic su Assegnazione di più fondi (in fondo alla finestra dell'elenco).
  2. In Assegnazione di più fondi alla voce, selezionare il fondo.
  3. Inserire la percentuale del costo dell'articolo che il fondo pagherà. (Assicurarsi che le percentuali totalizzino il 100%).
  4. Pulsante di aggiunta Utiliz zaRemove buttonre i pulsanti Aggiungi ( ) e Rim uovi ( ) per aggiungere e rimuovere fondi.
  5. Fare clic su Salva.
Campi personalizzati Fare clic sul pulsante Campi personalizzati (Pulsante Campi personalizzati) per modificare i campi personalizzati per la voce della fattura.
Sconto (%)

Eventuali sconti applicati all'articolo (inserire una percentuale).

  • Può essere modificato per più articoli contemporaneamente.
  • Vedere Modifica delle tasse, degli sconti e dei costi di servizio e spedizione per più articoli contemporaneamente, sopra.
Visualizzazione in WorldCat Spuntate la casella per far visualizzare gli articoli ordinati ma non ricevuti in WorldCat Local/Discovery, in modo che i clienti possano metterli in attesa. Gli articoli verranno visualizzati in WorldCat Local/Discovery solo dopo aver effettuato l'ordine. 

 Nota:

  • Questa opzione è disponibile solo per gli ordini di acquisto.
  • Questa opzione non è disponibile per gli articoli con il Tipo di elaborazione seriale.
Località

L'elenco superiore è per le filiali (se applicabile).

L'elenco in basso riguarda la collocazione degli scaffali presso la filiale.

 Nota: gli LHR in ordine saranno aggiornati quando la filiale e/o la posizione di scaffale di un articolo in ordine non ricevuto viene modificata se è stata attivata la casella di controllo Display in WorldCat .

Tipo di materiale

(tra Titolo e Fondo)

 Il tipo di materiale dell'elemento rappresentato da un'icona. Posizionare il cursore sull'icona per visualizzare la definizione testuale del tipo di materiale.
Nota

Eventuali note sull'articolo dell'ordine.

  • Fare clic sul pulsante Aggiungi nota (Aggiungi nota) per aggiungere una nuova nota.
  • Fare clic sul pulsante Aggiungi/Modifica nota (Aggiungi/Modifica nota) per aggiungere o modificare le note.
Quantità Il numero di articoli ordinati.
Costi di servizio

Eventuali spese di servizio applicate all'articolo. Calcolato moltiplicando l'importo della modifica del servizio per il numero della colonna Qtà.

  • Può essere modificato per più articoli contemporaneamente.
  • Vedere Modifica delle tasse, degli sconti e dei costi di servizio e spedizione per più articoli contemporaneamente, sopra.
Spedizione

Eventuali spese di spedizione applicate all'articolo. Calcolato moltiplicando l'importo della spedizione per il numero della colonna Qtà.

  • Può essere modificato per più articoli contemporaneamente.
  • Vedere Modifica delle tasse, degli sconti e dei costi di servizio e spedizione per più articoli contemporaneamente, sopra.
Imposta 1 (%) Un valore percentuale inserito dall'utente che indica l'imposta 1 dell'articolo. Questo valore viene moltiplicato per il prezzo per calcolare l'importo dell'imposta.
 

 Nota: 

  • È possibile assegnare un valore percentuale fino a tre cifre decimali (ad esempio, 7,745%).
  • I valori percentuali con quattro cifre decimali saranno arrotondati a tre cifre decimali (ad esempio, 7,7454% sarà arrotondato a 7,745%).
  • Per impostazione predefinita, il valore percentuale ha due cifre decimali, a meno che non venga inserita una terza cifra decimale.
Imposta 2 (%) Un valore percentuale inserito dall'utente che indica l'imposta 2 dell'articolo. Questo valore viene moltiplicato per il prezzo per calcolare l'importo dell'imposta.
 

 Nota: 

  • È possibile assegnare un valore percentuale fino a tre cifre decimali (ad esempio, 7,745%).
  • I valori percentuali con quattro cifre decimali saranno arrotondati a tre cifre decimali (ad esempio, 7,7454% sarà arrotondato a 7,745%).
  • Per impostazione predefinita, il valore percentuale ha due cifre decimali, a meno che non venga inserita una terza cifra decimale.
Importo dell'imposta Somma di Imposta 1 (%) e Imposta 2 (%).
Titolo (ISBN/ISSN) Il titolo dell'articolo. Per visualizzare l'intero titolo abbreviato, posizionare il cursore sulle parentesi e sulle ellissi [...].
Totale

Il totale di tutti i prezzi, le spese di servizio, di spedizione e le tasse, al netto di eventuali sconti. Il totale viene aggiornato man mano che si apportano modifiche.

  • Può essere modificato facendo clic sul totale. Nella finestra di dialogo Aggiorna totale:
    • Selezionare Usa nuovo importo e inserire un nuovo importo totale.
    • Fare clic su Aggiorna.

 Nota: se si è cambiata la valuta del fornitore, il Totale generale sarà diverso dalla valuta della biblioteca. La differenza dipende dal tasso di cambio tra le due valute, impostato al momento della modifica della valuta del fornitore.
Prezzo unitario Il prezzo dell'articolo.
Articolo del venditore # Identificatore univoco del fornitore per ciascuna voce di un ordine. Non utilizzato da tutti i venditori.