WorldCat data sync collections for groups checklist (Fundamentals)

Introduzione

Una collezione di dati di gruppo sincronizzata è necessaria quando i dati vengono inviati per l'elaborazione per conto di più biblioteche in un unico file. Questo set consolidato di record viene spesso prodotto da un sistema locale condiviso o da un centro di elaborazione condiviso.

Ogni biblioteca nel gruppo deve avere un simbolo di istituzione OCLC (i simboli sono richiesti per impostare e annullare correttamente i posseduti). Ogni gruppo che crea una collezione di gruppi deve avere un simbolo OCLC per il gruppo. Viene utilizzato durante la creazione della collezione e per tracciare i dati mentre vengono elaborati. Se il proprio gruppo non ha un simbolo OCLC, contattare l'assistenza clienti OCLC per assistenza.

Le opzioni di elaborazione della sincronizzazione dei dati per i gruppi differiscono leggermente dalle opzioni di elaborazione di una singola istituzione. Di seguito sono elencate le differenze da notare quando si crea una collezione di dati WorldCat sincronizzati per un gruppo.

• Non è possibile cancellare una raccolta una volta salvata e/o inviata.
• Se avete domande durante la creazione della vostra collezione, potete farlo:
  • Contatta lo specialista di database assegnato alla tua collezione utilizzando la funzione Commenti
  • Contattare l'assistenza OCLC

Sign in to WorldShare Collection Manager Fundamentals

Per iniziare, ottenere un indirizzo Web WorldShare personalizzato con il simbolo del gruppo OCLC anziché il simbolo di un'istituzione OCLC per una singola biblioteca del gruppo. Ciò garantisce che la collezione di dati sincronizzati sia distinta dalle collezioni di dati sincronizzati che possono essere create da una singola istituzione nel gruppo.

URL WorldShare: ___________________________________________________________________
(sotto il simbolo del gruppo)

Nome utente WorldShare: ________________________

Password WorldShare: ________________________

Completare questi valori pertinenti a una collezione di dati di gruppo sincronizzati

• Fare clic su Proprietà per aprire il pannello.
• Selezionare se questa è una collezione per un gruppo:     Sì      o      No
   Nota: selezionare Sì se i dati di più istituzioni verranno inviati in questa collezione. Verrà creata un'altra scheda nel pannello Informazioni record bibliografici specifica per i gruppi.
• Immettere le informazioni in Contatti se è necessario fornire ulteriori informazioni su questi dati o sulla collezione.
  • OCLC necessita di un contatto principale (di solito la persona che crea la collezione) per le comunicazioni sui dati e l'elaborazione.
• Immettere Commenti se è necessario fornire ulteriori informazioni su questi dati o collezione.
  • L'accordion dei commenti consente di comunicare con lo specialista del database assegnato alla collezione con sincronizzazione dati attiva. Appare dopo aver salvato la collezione per la prima volta. Anche specialisti di database possono comunicare con te in merito alla tua collezione
  • OCLC può utilizzare Commenti durante tutto il processo di creazione della tabella di conversione.
• Fare clic su Informazioni record bibliografici per aprire il pannello.
  • Completare le schede Sistema ed Elaborazione.
    • Aggiungere posizioni per il numero di controllo OCLC e il numero di sistema locale.
    • Impostare i valori per la gestione temporanea WorldCat ; lingua di catalogazione e informazioni escluse.
  • Completare la scheda Gruppi - Selezionare l'identificativo OCLC da utilizzare nei campi 040 $a e $c per i nuovi record; e, indicare la posizione degli Identificativi istituto nei record. I valori in questa posizione vengono utilizzati per creare la tabella di conversione per l'elaborazione per garantire che il simbolo OCLC corretto sia impostato o annullato.
    • Simbolo utilizzato per aggiungere record a WorldCat
      1. Il simbolo del gruppo OCLC è l'impostazione predefinita; OCLC consiglia di utilizzare questo simbolo di gruppo.
         OR
      2. Identificativo univoco dell'istituto: con questa selezione, il primo simbolo OCLC trovato in un record viene utilizzato per creare i campi 040 $a e $c per i nuovi record.
    • Posizione dell'identificatore univoco dell'istituzione
      Immettere il tag e il sottocampo in cui gli identificativi della biblioteca che rappresentano le biblioteche nel gruppo si trovano nei tuoi record. Questa informazione è obbligatoria (vedere le note di seguito per i dettagli)
      
      Tag: ________________________ Sottocampo: ________________________

       Nota: 

      • I record devono contenere identificatori di biblioteca per le biblioteche nel gruppo in una posizione coerente. Gli identificatori possono essere codici locali univoci (rilevanti solo per le biblioteche nel gruppo), codici di posseduto biblioteca o simboli OCLC per le biblioteche nel gruppo.

      • OCLC raccoglie gli identificatori univoci da questo Tag/sottocampo specificato e crea una tabella che "traduce" questi identificatori univoci nei corrispondenti simboli di istituzione OCLC per impostare o annullare con precisione i posseduti per ciascun membro del gruppo.

    • Stato della tabella di traduzione bibliografica del gruppo
    • Questa tabella viene creata dallo specialista del database OCLC assegnato alla collezione e inviata all'amministratore del gruppo per la revisione e l'approvazione; lo stato di questa creazione e revisione è indicato dai valori:
      I valori di stato vengono aggiornati dal personale OCLC durante tutto il processo di revisione. Le modifiche alla Tabella di traduzione (aggiunte/eliminazioni di membri del gruppo) vengono apportate tramite Commenti / o corrispondenza e-mail tra l'amministratore del gruppo e il personale OCLC .
      •  In elaborazione (impostazione predefinita) - La collezione è stata creata ma non ancora inviata
      • Inviata - La collezione è stata inviata per l'elaborazione di file
      • In fase di revisione - La collezione è stata ricevuta ed è in fase di revisione
      • Accettata - La collezione ha superato la revisione e l'elaborazione del file inizia
         Nota: una volta che la collezione iniziale è stata accettata, questo stato rimane per tutti i successivi invii di file.

Invia collezione

Una volta completati tutti i pannelli, selezionare Invia collezione a OCLC dal menu a discesa Azioni collezione.

Prendere nota dell'ID collezione: ________________________

Revisione

1. Crea un account WorldShare in OCLC Group Symbol.
2. Creare una collezione di dati sincronizzati e identificare il tipo di dati da inviare.
3. Completare il pannello Proprietà e indicare che questa collezione è per un gruppo.
4. Completare il pannello Informazioni record bibliografici.
   1. Nella scheda Gruppo, indicare la posizione degli identificativi della biblioteca nei record.
5. Completare il pannello Contatti e aggiungere informazioni ai Commenti, se necessario.
6. Invia la collezione e prendi nota dell'ID collezione per riferimento futuro.