Raccolte di sincronizzazione dei dati WorldCat per la lista di controllo dei gruppi

Introduzione

Una raccolta di sincronizzazione dei dati di gruppo è necessaria quando i dati vengono inviati per l'elaborazione a nome di più biblioteche in un unico file. Questo insieme consolidato di record viene spesso prodotto da un sistema locale condiviso o da un centro di elaborazione condiviso.

Ogni biblioteca del gruppo deve avere un simbolo dell'istituzione OCLC (i simboli sono necessari per impostare e cancellare con precisione i possedimenti). Ogni gruppo che crea una collezione di gruppo deve avere un simbolo OCLC per il gruppo. Viene utilizzato al momento della creazione della raccolta e per tracciare i dati durante l'elaborazione. Se il vostro gruppo non ha un simbolo di gruppo OCLC, contattate l'Assistenza clienti OCLC per assistenza.

Le opzioni di elaborazione della sincronizzazione dei dati per i gruppi differiscono leggermente da quelle per le singole istituzioni. Ecco le differenze da notare quando si crea una raccolta di sincronizzazione dei dati WorldCat per un gruppo.

• Non è possibile cancellare una raccolta una volta salvata e/o inviata.
• Se avete domande durante la creazione della vostra collezione, potete farlo:
  • Contattare lo specialista del database assegnato alla collezione utilizzando l'accordion Commenti.
  • Contattare l'assistenza OCLC

Accedere a WorldShare Collection Manager

Per iniziare, ottenere un indirizzo Web personalizzato WorldShare con il simbolo del gruppo OCLC piuttosto che con il simbolo dell'istituzione OCLC per una singola biblioteca del gruppo. In questo modo si garantisce che la raccolta di sincronizzazione dei dati del gruppo sia distinta dalle raccolte di sincronizzazione dei dati che una singola istituzione del gruppo può creare.

URL WorldShare:  ________ ___________________________________________________________
(sotto il simbolo del gruppo)

Nome utente WorldShare: ________________________

Password WorldShare: ________________________

Compilare i valori relativi alla raccolta di sincronizzazione dei dati di gruppo

• Fare clic su Proprietà per aprire il pannello.
• Selezionare se si tratta di una raccolta per un Gruppo:     Sì o No
   Nota: Selezionare Sì se i dati di più istituzioni saranno inviati sotto questa raccolta. In questo modo si crea un'altra scheda nel pannello Informazioni sui record bibliografici specifica per i gruppi.
• Inserire le informazioni in Contatti se è necessario fornire ulteriori informazioni su questi dati o su questa raccolta.
  • OCLC ha bisogno di un contatto primario (di solito la persona che crea la collezione) per le comunicazioni sui dati e sul trattamento.
• Inserire Commenti se è necessario fornire ulteriori informazioni su questi dati o su questa raccolta.
  • L'accordion dei commenti consente di comunicare con lo specialista del database assegnato alla raccolta di sincronizzazione dei dati. Appare dopo aver salvato la collezione per la prima volta. Gli specialisti del database possono anche comunicare con voi in merito alla vostra collezione.
  • OCLC può utilizzare i Commenti durante il processo di creazione della tabella di traduzione.
• Fare clic su Informazioni sui record bibliografici per aprire il pannello.
  • Completare le schede Sistema ed Elaborazione.
    • Aggiungere le posizioni per il numero di controllo OCLC e il numero del sistema locale.
    • Impostare i valori per lo staging di WorldCat; la lingua di catalogazione e le informazioni escluse.
  • Completare la scheda Gruppi - Selezionare il simbolo OCLC da utilizzare nel campo 040 $a e $c per i nuovi record; e indicare la posizione degli identificatori istituzionali nei record. I valori in questa posizione vengono utilizzati per costruire la tabella di traduzione per l'elaborazione, in modo da garantire che venga impostato o annullato il simbolo OCLC corretto.
    • Simbolo utilizzato per l'aggiunta di record a WorldCat
      1. Il simbolo di gruppo OCLC è quello predefinito; OCLC raccomanda di utilizzare questo simbolo di gruppo.
         O
      2. Identificatore unico dell'istituzione: Con questa selezione, il primo simbolo OCLC trovato in un record viene utilizzato per costruire gli 040 $a e $c per i nuovi record.
    • Identificatore univoco dell'istituzione Sede
      Inserire il Tag e il sottocampo in cui si trovano gli identificatori delle biblioteche del gruppo nei propri archivi. Queste informazioni sono necessarie (per i dettagli, vedere le note sotto).
      
      Tag: ________________________ Sottocampo: ________________________

       Nota: 

      • I record devono contenere gli identificativi delle biblioteche del gruppo in una posizione coerente. Gli identificatori possono essere codici locali unici (significativi solo per le biblioteche del gruppo), codici delle biblioteche di deposito o i simboli OCLC per le biblioteche del gruppo.

      • OCLC raccoglie gli identificatori univoci da questo Tag/sottocampo specificato e costruisce una tabella che "traduce" questi identificatori univoci nei corrispondenti simboli dell'istituzione OCLC per impostare o cancellare con precisione i possedimenti per ogni membro del gruppo.

    • Stato della tabella di traduzione bibliografica del gruppo
    • Questa tabella viene creata dallo specialista di database OCLC assegnato alla collezione e inviata all'amministratore del gruppo per la revisione e l'approvazione; lo stato di questa creazione e revisione è indicato dai valori:
      I valori di stato vengono aggiornati dal personale OCLC durante il processo di revisione. Le modifiche alla tabella di traduzione (aggiunte/eliminazioni di membri del gruppo) vengono effettuate tramite commenti e/o corrispondenza e-mail tra l'amministratore del gruppo e il personale OCLC.
      •  In corso (predefinito) - La raccolta è stata creata ma non ancora inviata.
      • Inviato - La raccolta è stata inviata per l'elaborazione dei file
      • In fase di revisione - La raccolta è stata ricevuta ed è in fase di revisione.
      • Accettato - La raccolta ha superato la revisione e inizia l'elaborazione del file.
         Nota: una volta che la raccolta iniziale è stata accettata, questo stato rimane per tutti i successivi invii di file.

Invia la collezione

Una volta completati tutti i pannelli, selezionare Submit Collection to OCLC dal menu a discesa Collection Actions.

Si noti l'ID della collezione: ________________________

Recensione

1. Creare un account WorldShare sotto OCLC Group Symbol.
2. Creare una raccolta di sincronizzazione dei dati e identificare il tipo di dati da inviare.
3. Completare il pannello Proprietà e indicare che questa raccolta è per un Gruppo.
4. Completate il pannello Informazioni sui record bibliografici.
   1. Nella scheda Gruppo, indicare la posizione degli identificatori della biblioteca nei propri archivi.
5. Completare il pannello Contatti e aggiungere informazioni ai Commenti, se necessario.
6. Inviare la raccolta e annotare l'ID della raccolta per riferimenti futuri.