3. MARC 21 Format for Holdings Data and OCLC local holdings records (Fundamentals)
Note: If you are a WMS library or using full WorldShare Collection Manager, please see 3. MARC 21 Format for Holdings Data and OCLC local holdings records.
Introduzione
La sincronizzazione dei dati con record di posseduto LHR elaborerà record di posseduto separati e specifici per copia conformi al formato MARC 21 per i dati del posseduto (MFHD) allo scopo di aggiornare i record di posseduto locale (LHR) in WorldCat. Un'istituzione può avere uno o più LHR per qualsiasi record bibliografico in WorldCat.
I record di posseduti inviati dalle biblioteche possono contenere qualsiasi elemento del formato MARC 21 Dati di posseduti. Tuttavia, saranno utilizzati solo gli elementi di dati definiti per l'uso nel formato OCLC LHR. Informazioni complete sugli elementi dei dati LHR sono disponibili in OCLC Local Holdings Format and Standards.
Puoi dire a OCLC dove trovare determinati elementi di dati quando crei la tua collezione. Una volta ricevuti i dati, uno specialista di database OCLC verrà assegnato alla tua collezione e ti assisterà nella creazione di una tabella di conversione prima che la collezione venga accettata da OCLC.
Elementi di dati obbligatori per l'elaborazione della sincronizzazione dei dati del record LHR).
La sincronizzazione dei dati LHR elaborerà i record MFHD che contengono almeno un numero di controllo OCLC valido e informazioni sufficienti per tradurre correttamente i codici di localizzazione locali in combinazioni di simboli di istituzione OCLC valide e combinazioni di codici biblioteca posseduto rispettivamente in 852 ‡a e ‡b, del Record di posseduto WorldCat.
Sebbene i record di posseduto locale (LHR) siano basati su MFHD, vi sono alcuni aspetti chiave dell'implementazione dello standard da parte di OCLC che devono essere osservati:
- I record di posseduto locale (LHR) WorldCat sono record di posseduto separati, specifici per copia.
- OCLC non elabora i posseduti per più posizioni in un record di posseduto.
Nota: è imperativo che tutti i record di posseduto associati a un record bibliografico specifico siano sempre inclusi nello stesso file. Se è cambiato solo un record di posseduto in un set collegato a un singolo record bibliografico, è necessario inviare l'intero set di record di posseduto (non solo il record modificato). OCLC richiede tutti i record di posseduto per un record bibliografico perché l'elaborazione della sincronizzazione dei dati non corrisponde ai singoli record di posseduto.
OCLC Control Number
Ogni record inviato per la sincronizzazione dati della collezione LHR deve contenere un unico numero di controllo OCLC (OCN) valido per il corrispondente record bibliografico WorldCat. Questo campo può essere il 004, 014 e 035, ma deve trovarsi sempre nella stessa posizione in tutti i record. OCLC sa dove trovare l'OCN in base alla selezione nella collezione.
004 - Numero di controllo per record bibliografico correlato (NR)
Quando il campo 004 è selezionato, un numero verrà riconosciuto come numero di controllo OCLC se non ha un prefisso o se è un prefisso accettato. I prefissi 004 accettati sono:
- (OCoLC)
- (OCoLC)ocm
- (OCoLC)ocn
- (OCoLC) su
- ocl
- ocm
- ocn
- su
Il campo 004 non è ripetibile in MFHD; non più di un campo 004 deve essere presente in un record.
014 - Numero di collegamento (R)
Quando il campo 014 è selezionato, un numero nel sottocampo ‡a sarà riconosciuto come numero di controllo OCLC solo quando il sottocampo ‡b contiene 'OCoLC'.
Il campo 014 è ripetibile in MFHD; in un record non deve essere presente più di un campo 014 contenente un OCN; I campi 014 che contengono altri numeri sono consentiti.
035 - Numero di controllo del sistema (R)
Quando il campo 035 è selezionato, un numero nel sottocampo ‡a sarà riconosciuto come numero di controllo OCLC solo quando il numero segue un prefisso accettato. 035 ‡a prefissi accettati sono:
- (OCoLC)
- (OCoLC)ocm
- (OCoLC)ocn
- (OCoLC) su
- ocm
- ocn
- su
Il campo 035 è ripetibile in MFHD; in un record non deve essere presente più di un campo 035 contenente un OCN; I campi 035 che contengono altri numeri sono consentiti.
Codici di localizzazione per 852 ‡a e ‡b
Tutti gli LHR OCLC devono contenere un campo 852 con un simbolo di istituzione OCLC valido e una combinazione di codice della biblioteca del posseduto in 852 ‡a e ‡b, rispettivamente. Una volta ricevuti i dati iniziali, un OCLC Database Specialist verrà assegnato alla tua collezione. Esamineranno i dati di origine e collaboreranno con l'utente per creare una tabella di conversione del posseduto. Questa tabella viene utilizzata durante l'elaborazione per mappare i codici di localizzazione locali sul simbolo di un istituto OCLC nel sottocampo 852 ‡a; un codice della biblioteca posseduto con profilo OCLC di 4 caratteri in 852 ‡b; e, in alcuni casi, una localizzazione a scaffale in 852 ‡c dei record di posseduto locale (LHR) di WorldCat . Può essere utilizzato anche per impostare i byte dei criteri di prestito e riproduzione del campo 008 (008/20 e 008/21, rispettivamente).
Per ulteriori informazioni, vedere la sezione Tabella di conversione del posseduto.
La presenza di altri campi MFHD varia in base al contenuto. OCLC fornirà i valori predefiniti per alcuni elementi se questi sono mancanti o non validi.
Gli LHR possono essere caricati in WorldCat con errori di convalida che verranno successivamente segnalati per la correzione.
Elementi di dati MFHD selezionati e loro utilizzo nell'elaborazione delle collezioni di sincronizzazione dei dati del record LHR).
Le sezioni seguenti trattano elementi di dati MFHD selezionati e forniscono informazioni sul loro utilizzo nell'elaborazione della sincronizzazione dei dati del record LHR) .
Leader/05 - Stato della registrazione
Leader/05 - Stato della registrazione
Il codice di stato del record viene utilizzato per indicare la relazione di un record con il file e vi sono 3 valori validi in MFHD:
- c - Corretto o rivisto
- d - Eliminato
- n - Nuovo
Questo elemento di dati è importante per mantenere i posseduti con una raccolta dati LHR in corso sincronizzata. Una biblioteca dovrebbe essere in grado di estrarre a livello di codice solo i record che devono essere aggiornati (aggiunta, sostituzione o eliminazione) dall'elaborazione dell'ultimo file batch.
Le biblioteche devono sempre fornire tutti i record di posseduto associati a un record bibliografico specifico, anche se viene modificato solo uno. OCLC non corrisponderà ai singoli record di copia. Il software di sincronizzazione dei dati LHR sostituisce tutti i record di posseduto per un record bibliografico specifico con l'intero set di record di posseduto inviati per l'aggiornamento.
Leader/06 - Tipo di record
Accertarsi di utilizzare il valore corretto per indicare se il record posseduti rappresenta il posseduto di articoli periodici (y), articoli singoli (x) o articoli in più parti (v). OCLC accetta anche il valore 'u' (sconosciuto). Il software OCLC tenterà di verificare dinamicamente questo rispetto ai record bibliografici WorldCat a cui sono allegati i record di posseduto locale della biblioteca.
001 - Numero di controllo del sistema locale (NR)
001 - Numero di controllo del sistema locale (NR)
Questo numero viene utilizzato nel file di dettaglio dell'eccezione LHR per aiutare l'utente a identificare i record che non sono stati elaborati correttamente. Sebbene OCLC non richieda un campo 001 per l'elaborazione della sincronizzazione dei dati LHR , si consiglia di includere questo elemento di dati.
007 - Descrizione fisica Campo fisso (NR)
007 - Descrizione fisica Campo fisso (NR)
Il campo 007 non è ripetibile in record di posseduto separati. Viene creato un record di posseduto unico per ogni formato fisico per il quale è necessaria una dichiarazione di posseduto.
Solo i primi due byte vengono utilizzati per generare visualizzazioni OCLC , ma tutti i codici MFHD validi possono essere utilizzati nei record di posseduto locale (LHR). OCLC imposta la descrizione fisica su 'zu' se non è presente alcun campo 007.
La corretta codifica di questo campo è particolarmente importante per le biblioteche che utilizzano l'approccio del record singolo per catalogare tutti i formati, in particolare le risorse elettroniche.
008 - Elementi di lunghezza fissa (NR)
008 - Elementi di lunghezza fissa (NR)
Posizioni di 32 caratteri (00-31) che contengono elementi di dati che forniscono informazioni codificate sul record. Gli elementi di dati sono definiti in modo posizionale.
008/06 - Stato della ricezione o dell'acquisizione
008/06 - Stato della ricezione o dell'acquisizione
Questo elemento viene utilizzato per "aprire" o "chiudere" dichiarazioni di partecipazione codificate quando si crea il riepilogo LHR.
Se più copie allegate allo stesso record bibliografico hanno valori diversi, il valore di Riepilogo LHR viene impostato nel seguente ordine di priorità: 4 (Attualmente ricevuto), 5 (Attualmente non ricevuto), 0 (Sconosciuto).
008/20 e 008/21
È importante considerare che WorldShare Interlibrary Loan può utilizzare i codici in 008 byte 20 e 21 dei record di posseduto locale per deviare automaticamente le richieste ILL.
Possono ignorare o rinviare ai profili della directory dei criteri come descritto di seguito.
008/20 - Politica di prestito
Impostazioni che sostituiranno i profili delle directory dei criteri
- a - Will lend
- b - Prestito non consentito
- c - Will lend hard copy only
Impostazioni che verranno rinviate ai Profili directory dei criteri
- l - Criteri per il prestito limitato
- u - sconosciuto
008/21 - Politica di riproduzione
008/21 - Politica di riproduzione
Impostazioni che sostituiranno i profili delle directory dei criteri
- a - Will reproduce
- b - Will not reproduce
Impostazioni che verranno rinviate ai Profili directory dei criteri
- u - sconosciuto
853 - Didascalie e schema-unità bibliografica di base (R)
853 - Didascalie e schema-unità bibliografica di base (R)
‡8 - Numero collegamento campo (NR)
Il sottocampo ‡8 contiene dati che identificano i campi dati di posseduto collegati e possono anche proporre una sequenza per i campi collegati.
Il sottocampo ‡8 è obbligatorio nei campi 853 nei record di posseduto locale OCLC .
La struttura e la sintassi per il sottocampo ‡8 nel campo 853 è: ‡8 [numero di collegamento].
Il numero di collegamento è l'unico dato utilizzato nel sottocampo ‡8 del campo 853. È un numero intero di lunghezza variabile che si trova nel sottocampo ‡8 in tutti i campi 863 che devono essere collegati al campo 853. In questo campo NON viene utilizzato un numero di collegamento "0" (zero). Sottocampo ‡8 è sempre il primo sottocampo nel campo 853.
‡a - Primo livello di numerazione (NR)
Il sottocampo ‡a deve essere sempre presente quando viene utilizzato un campo 853 nel formato LHR OCLC .
Quando su un elemento vengono utilizzate solo le didascalie della cronologia (ovvero l'elemento non ha numerazione), le didascalie della cronologia sono contenute nei relativi sottocampi della didascalia dell'enumerazione (‡a-‡h).
863 - Enumerazione e Cronologia - Unità bibliografica di base (R)
863 - Enumerazione e Cronologia - Unità bibliografica di base (R)
‡8 - Collegamento al campo e numero di sequenza (NR)
Il sottocampo ‡8 contiene dati che identificano i campi dati di posseduto collegati e possono anche proporre una sequenza per i campi collegati. È obbligatorio nei campi 863 nei record di posseduto locale OCLC.
La struttura e la sintassi per il sottocampo ‡8 nel campo 863 è: ‡8 [numero di collegamento].[numero di sequenza]
Il numero di collegamento è il primo dato utilizzato nel sottocampo ‡8 nel campo 863. È un numero intero di lunghezza variabile che si trova nel sottocampo ‡8 in tutti i campi 863 collegati a un campo 853. I campi con lo stesso numero di collegamento sono considerati collegati. In questo campo NON viene utilizzato un numero di collegamento "0" (zero).
Il numero di sequenza è separato dal numero di collegamento da un punto "." ed è obbligatorio nei campi 863 nei record di posseduto locale OCLC . È un numero intero di lunghezza variabile che può essere utilizzato per indicare l'ordine relativo di visualizzazione dei campi collegati (i numeri di sequenza inferiori vengono visualizzati prima di quelli superiori). Sottocampo ‡8 è sempre il primo sottocampo nel campo 863.
‡a - First level of enumeration
Il sottocampo ‡a contiene il livello di numerazione più alto. Deve essere sempre presente quando viene utilizzato un campo 863 nel formato LHR OCLC.
Quando le didascalie della cronologia vengono utilizzate su un elemento (ovvero l'elemento non ha numerazione), le didascalie della cronologia sono contenute nei relativi sottocampi della didascalia dell'enumerazione (‡a-‡h).
866 - Posseduto testuale-Unità bibliografica di base (R)
866 - Posseduto testuale-Unità bibliografica di base (R)
‡8 - Numero di collegamento del campo (R)
Il sottocampo ‡8 contiene dati che identificano i campi dati di posseduto collegati e possono anche proporre una sequenza per i campi collegati. È necessario inserire 866 campi nei record di posseduto locale OCLC.
La struttura e la sintassi del sottocampo ‡8 nel campo 866 è la seguente: ‡8[numero di collegamento]
Sottocampo ‡8 nei campi testuali posseduti 866 hanno solo il numero di collegamento del collegamento e il numero di sequenza. A seconda del numero di collegamento utilizzato, indicano quanto segue:
- Numero di collegamento 0: le partecipazioni sono registrate solo nei campi 866 Partecipazioni testuali. I campi 853 Didascalie e modello e 863 Enumerazione e cronologia non sono presenti nel record del posseduto.
- Numero di collegamento 0: I dati del posseduto sono registrati nei campi collegati 853 Didascalie e Schema/863 Numerazione e Cronologia, ma il formato di visualizzazione dei posseduti è registrato in un unico campo testuale di posseduto. Il campo testuale posseduti 866 sostituisce tutti i campi 853/863 per scopi di visualizzazione.
- Il numero di collegamento è lo stesso dei campi 853 e 863 collegati: I posseduti testuali sostituiscono i posseduti codificati con lo stesso numero di collegamento. Il contenuto di un singolo campo testuale di posseduti verrà visualizzato al posto dei campi Numerazione e Cronologia collegati a un campo Didascalie e Schema.
- Numero di collegamento univoco: ordina la visualizzazione dei dati testuali sul posseduto con l'enumerazione e la cronologia dei campi 863.
Quando vengono utilizzati più campi 866 Textual Holdings in un record che non ha campi 853/863 holdings, tutti i numeri di collegamento nel sottocampo ‡8 devono essere "0". Il sottocampo ‡8 è sempre il primo sottocampo del campo 866.
‡a - Formulazione testuale (NR)
Il sottocampo ‡a contiene la forma testuale del posseduto. Questo modulo può essere utilizzato in sostituzione o in aggiunta ai campi 853-855 Descrizione e Schema e 863-865 Enumerazione e Cronologia. Deve essere sempre presente quando viene utilizzato un campo 866 nel formato LHR OCLC.
Riepilogo LHR
Un elemento unico del formato LHR OCLC è il Riepilogo LHR .
Questo campo viene presentato come un unico campo che deve rispecchiare i posseduti complessivi di un'istituzione per l'item. Può esserci un solo riepilogo LHR per record bibliografico per un'istituzione, indipendentemente dal numero di LHR allegati. Il riepilogo LHR è associato a ciascun record LHR dell'istituzione collegato a un singolo record bibliografico.
Il software OCLC tenterà di creare il riepilogo LHR dagli elementi disponibili nei sottocampi ‡a e ‡i delle coppie di campi codificati 853/863 e nel sottocampo ‡a dei campi testuali di 866 posseduti.
Quando un record non ha campi di posseduto codificati e contiene un singolo campo testuale di posseduto 866, i dati del sottocampo 866 ‡a verranno visualizzati come Riepilogo LHR quando è presente un singolo LHR allegato a un record bibliografico WorldCat .
Quando si ottiene solo un riepilogo parziale, la frase ";Riepilogo incompleto" verrà aggiunta al riepilogo LHR che è stato creato.
Il prospetto predefinito "Posseduto locale disponibile" verrà visualizzato nel campo Riepilogo LHR quando il software non è in grado di generare un riepilogo.
I risultati migliori si ottengono sempre utilizzando i campi codificati delle aziende 853/863. Se la vostra biblioteca utilizza solo possedimenti testuali nei campi 866, assicuratevi di rispettare le regole stabilite in Holdings Statements for Bibliographic Items (ANSI/NISO Z39.71) per garantire una sintesi efficace.