3. Formato MARC 21 per i dati relativi alle consistenze e i registri delle consistenze locali OCLC
Introduzione
La sincronizzazione dei dati LHR elaborerà record di possedimenti separati e specifici per ogni copia, conformi al formato MARC 21 per i dati dei possedimenti (MFHD), allo scopo di aggiornare i record dei possedimenti locali (LHR) in WorldCat. Un'istituzione può avere uno o più LHR per un determinato record bibliografico in WorldCat.
I record di posseduti inviati dalle biblioteche possono contenere qualsiasi elemento del formato MARC 21 Dati di posseduti. Tuttavia, saranno utilizzati solo gli elementi di dati definiti per l'uso nel formato OCLC LHR. Informazioni complete sugli elementi dei dati LHR sono disponibili in OCLC Local Holdings Format and Standards.
Al momento della creazione della collezione, l'utente indica a OCLC dove trovare determinati elementi di dati. Una volta ricevuti i dati, un OCLC Database Specialist sarà assegnato alla vostra collezione e vi assisterà nella creazione di una Translation Table prima che la collezione venga accettata da OCLC.
Elementi di dati richiesti per l'elaborazione della sincronizzazione dei dati LHR
La sincronizzazione dei dati LHR elaborerà i record MFHD che contengono, come minimo, un numero di controllo OCLC valido e informazioni sufficienti per tradurre con successo i codici di localizzazione locali in combinazioni valide di simbolo dell'istituzione OCLC e codice della biblioteca di deposito in 852 ‡a e ‡b, rispettivamente, degli LHR di WorldCat.
Sebbene gli LHR siano basati su MFHD, è opportuno sottolineare alcuni aspetti chiave dell'implementazione dello standard da parte di OCLC:
- Gli LHR di WorldCat sono registri di possedimenti separati e specifici per ogni copia.
- L'OCLC non elabora le registrazioni di più sedi in un unico record di registrazioni.
Nota: è indispensabile che tutti i record di possedimenti associati a uno specifico record bibliografico siano sempre inclusi nello stesso file. Se è cambiato un solo record di azienda in un set collegato a un singolo record bibliografico, è necessario inviare l'intero set di record di azienda (non solo il record modificato). OCLC richiede tutti i record di possedimenti per un record bibliografico perché l'elaborazione della sincronizzazione dei dati non corrisponde ai singoli record di possedimenti.
Numero di controllo OCLC
Ogni record inviato per la vostra collezione di sincronizzazione dei dati LHR deve contenere un singolo numero di controllo OCLC (OCN) valido per il corrispondente record bibliografico WorldCat. Può essere il campo 004, 014 e 035, ma deve essere sempre nella stessa posizione in tutti i record. OCLC sa dove trovare l'OCN in base alla selezione della collezione.
004 - Numero di controllo per il record bibliografico correlato (NR)
Quando si seleziona il campo 004, un numero viene riconosciuto come numero di controllo OCLC se non ha un prefisso o se ha un prefisso accettato. I prefissi 004 accettati sono:
- (OCoLC)
- (OCoLC)ocm
- (OCoLC)ocn
- (OCoLC) su
- ocl
- ocm
- ocn
- su
Il campo 004 non è ripetibile in MFHD; in un record non deve essere presente più di un campo 004.
014 - Numero di collegamento (R)
Quando si seleziona il campo 014, un numero nel sottocampo ‡a sarà riconosciuto come numero di controllo OCLC solo se il sottocampo ‡b contiene "OCoLC".
Il campo 014 è ripetibile in MFHD; in un record non deve essere presente più di un campo 014 contenente un OCN; sono ammessi campi 014 contenenti altri numeri.
035 - Numero di controllo del sistema (R)
Quando è selezionato il campo 035, un numero nel sottocampo ‡a sarà riconosciuto come numero di controllo OCLC solo se il numero segue un prefisso accettato. I prefissi 035 ‡a accettati sono:
- (OCoLC)
- (OCoLC)ocm
- (OCoLC)ocn
- (OCoLC) su
- ocm
- ocn
- su
Il campo 035 è ripetibile in MFHD; in un record non deve essere presente più di un campo 035 contenente un OCN; sono ammessi campi 035 contenenti altri numeri.
Codici di localizzazione per 852 ‡a e ‡b
Tutti gli LHR OCLC devono contenere un campo 852 con una combinazione valida di simbolo dell'istituzione OCLC e codice della biblioteca di deposito in 852 ‡a e ‡b, rispettivamente. Una volta ricevuti i dati iniziali, un OCLC Database Specialist sarà assegnato alla vostra collezione. Esaminerà i dati di partenza e collaborerà con voi per creare una tabella di traduzione delle aziende. Questa tabella viene utilizzata durante l'elaborazione per mappare i codici di localizzazione locali con un simbolo di istituzione OCLC nel sottocampo 852 ‡a; un codice di biblioteca di deposito profilato OCLC di 4 caratteri in 852 ‡b; e, in alcuni casi, una collocazione di scaffale in 852 ‡c degli LHR di WorldCat. Può essere utilizzato anche per impostare i byte della politica di prestito e di riproduzione del campo 008 (rispettivamente 008/20 e 008/21).
Per ulteriori informazioni, consultare la sezione Tabella di traduzione delle partecipazioni.
La presenza di altri campi MFHD varia a seconda del contenuto. OCLC fornirà valori predefiniti per alcuni elementi se questi mancano o non sono validi.
Gli LHR possono essere caricati su WorldCat con errori di convalida che saranno successivamente segnalati per la correzione.
Elementi selezionati dei dati MFHD e loro utilizzo nell'elaborazione delle raccolte di sincronizzazione dei dati LHR
Le sezioni seguenti trattano alcuni elementi dei dati MFHD e forniscono informazioni sul loro utilizzo nell'elaborazione della sincronizzazione dei dati LHR.
Leader/05 - Stato del record
Il codice di stato del record viene utilizzato per indicare la relazione di un record con il file e ci sono 3 valori validi in MFHD:
- c - Corretto o rivisto
- d - Soppresso
- n - Nuovo
Questo elemento è importante per mantenere le aziende con una raccolta continua di sincronizzazione dei dati LHR. Una libreria deve essere in grado di estrarre programmaticamente solo i record da aggiornare (aggiungere, sostituire o eliminare) dopo l'elaborazione dell'ultimo file batch.
Le biblioteche devono sempre fornire tutti i record di possedimenti associati a uno specifico record bibliografico, anche se la modifica riguarda solo uno di essi. OCLC non confronta i record delle singole copie. Il software di sincronizzazione dei dati LHR sostituisce tutti gli LHR per uno specifico record bibliografico con l'intero set di record di possedimenti inviati per l'aggiornamento.
Leader/06 - Tipo di record
Assicurarsi di utilizzare il valore corretto per indicare se il record di possedimenti rappresenta possedimenti di articoli in serie(y), possedimenti di articoli in una sola parte(x) o possedimenti di articoli in più parti(v). OCLC accetta anche il valore "u" (sconosciuto). Il software OCLC cercherà dinamicamente di verificarlo con i record bibliografici WorldCat a cui sono collegati gli LHR della vostra biblioteca.
001 - Numero di controllo del sistema locale (NR)
001 - Numero di controllo del sistema locale (NR)
Questo numero viene utilizzato nel file di dettaglio delle eccezioni LHR per identificare i record che non sono stati elaborati correttamente. Sebbene OCLC non richieda un campo 001 per l'elaborazione della sincronizzazione dei dati LHR, si raccomanda di includere questo elemento di dati.
007 - Descrizione fisica Campo fisso (NR)
007 - Descrizione fisica Campo fisso (NR)
Il campo 007 non è ripetibile in registrazioni di aziende separate. Per ogni formato fisico per il quale è necessaria una dichiarazione di detenzione viene creata un'unica registrazione di detenzione.
Solo i primi due byte sono utilizzati per generare le visualizzazioni OCLC, ma tutti i codici MFHD validi possono essere utilizzati negli LHR. OCLC assegna per default la descrizione fisica a "zu" se non è presente il campo 007.
La corretta codifica di questo campo è particolarmente importante per le biblioteche che utilizzano l'approccio del record singolo per catalogare tutti i formati, in particolare le risorse elettroniche.
008 - Elementi di dati a lunghezza fissa (NR)
008 - Elementi di dati a lunghezza fissa (NR)
32 posizioni di caratteri (00-31) che contengono elementi di dati che forniscono informazioni codificate sul record. Gli elementi dei dati sono definiti in modo posizionale.
008/06 - Stato di ricevimento o di acquisizione
008/06 - Stato di ricevimento o di acquisizione
Questo elemento viene utilizzato per "aprire" o "chiudere" dichiarazioni di partecipazione codificate quando si crea il riepilogo LHR.
Se più copie allegate allo stesso record bibliografico hanno valori diversi, il valore del sommario LHR viene impostato nel seguente ordine di priorità: 4 (Attualmente ricevuto), 5 (Non ricevuto), 0 (Sconosciuto).
008/20 e 008/21
È importante considerare che WorldShare Interlibrary Loan può utilizzare i codici in 008 byte 20 e 21 dei vostri LHR per deviare automaticamente le richieste ILL.
Possono sostituire o rimandare ai profili di Policies Directory, come indicato di seguito.
008/20 - Politica di prestito
Impostazioni che sovrascrivono i profili di directory dei criteri
- a - Presterà
- b - Prestito non consentito
- c - Presterà solo copie cartacee
Impostazioni che rimandano ai profili di Policies Directory
- l - politica di prestito limitato
- u - sconosciuto
008/21 - Politica di riproduzione
008/21 - Politica di riproduzione
Impostazioni che sovrascrivono i profili di directory dei criteri
- a - Si riprodurrà
- b - Non si riproduce
Impostazioni che rimandano ai profili di Policies Directory
- u - sconosciuto
853 - Didascalie e modelli - Unità bibliografica di base (R)
853 - Didascalie e modelli - Unità bibliografica di base (R)
‡8 - Numero di collegamento del campo (NR)
Il sottocampo ‡8 contiene dati che identificano campi di dati aziendali collegati e può anche proporre una sequenza per i campi collegati.
Il sottocampo ‡8 è richiesto in 853 campi dei registri locali OCLC.
La struttura e la sintassi del sottocampo ‡8 nel campo 853 sono: ‡8[numero di collegamento].
Il numero di collegamento è l'unico dato utilizzato nel sottocampo ‡8 del campo 853. È un numero intero di lunghezza variabile che si trova nel sottocampo ‡8 in tutti i campi 863 che devono essere collegati al campo 853. Un numero di collegamento di "0" (zero) NON viene utilizzato in questo campo. Il sottocampo ‡8 è sempre il primo sottocampo del campo 853.
‡a - Primo livello di enumerazione (NR)
Il sottocampo ‡a deve essere sempre presente quando si utilizza un campo 853 nel formato OCLC LHR.
Quando per un elemento si utilizzano solo le didascalie cronologiche (cioè l'elemento non porta alcuna enumerazione), le didascalie cronologiche sono contenute nei relativi sottocampi delle didascalie enumerative (‡a-‡h).
863 - Enumerazione e cronologia - Unità bibliografica di base (R)
863 - Enumerazione e cronologia - Unità bibliografica di base (R)
‡8 - Collegamento di campo e numero di sequenza (NR)
Il sottocampo ‡8 contiene dati che identificano campi di dati aziendali collegati e può anche proporre una sequenza per i campi collegati. È richiesto in 863 campi dei registri delle collezioni locali dell'OCLC.
La struttura e la sintassi del sottocampo ‡8 nel campo 863 è la seguente: ‡8[numero di collegamento].[numero di sequenza]
Il numero di collegamento è il primo elemento di dati utilizzato nel sottocampo ‡8 del campo 863. Si tratta di un numero intero di lunghezza variabile che si trova nel sottocampo ‡8 di tutti i campi 863 collegati a un campo 853. I campi con lo stesso numero di collegamento sono considerati collegati. Un numero di collegamento di "0" (zero) NON viene utilizzato in questo campo.
Il numero di sequenza è separato dal numero di collegamento da un punto "." ed è richiesto in 863 campi nei registri delle collezioni locali dell'OCLC. È un numero intero di lunghezza variabile che può essere usato per indicare l'ordine relativo di visualizzazione dei campi collegati (i numeri di sequenza inferiori vengono visualizzati prima di quelli superiori). Il sottocampo ‡8 è sempre il primo sottocampo del campo 863.
‡a - Primo livello di enumerazione
Il sottocampo ‡a contiene il livello più alto di enumerazione. Deve essere sempre presente quando si utilizza un campo 863 nel formato OCLC LHR.
Quando le didascalie cronologiche sono utilizzate su un elemento (cioè, l'elemento non porta alcuna enumerazione), le didascalie cronologiche sono contenute nei relativi sottocampi delle didascalie enumerative (‡a-‡h).
866 - Fondi testuali - Unità bibliografica di base (R)
866 - Fondi testuali - Unità bibliografica di base (R)
‡8 - Numero di collegamento del campo (R)
Il sottocampo ‡8 contiene dati che identificano campi di dati aziendali collegati e può anche proporre una sequenza per i campi collegati. È richiesto in 866 campi dei registri delle collezioni locali dell'OCLC.
La struttura e la sintassi del sottocampo ‡8 nel campo 866 è la seguente: ‡8[numero di collegamento]
Il sottocampo ‡8 nei campi 866 Textual Holdings contiene solo la parte del numero di collegamento e il numero di sequenza. A seconda del numero di collegamento utilizzato, indicano quanto segue:
- Numero di collegamento 0: le partecipazioni sono registrate solo nei campi 866 Partecipazioni testuali. I campi 853 Didascalie e modello e 863 Enumerazione e cronologia non sono presenti nel record del posseduto.
- Numero di collegamento 0: i dati sulle aziende sono registrati nei campi collegati 853 Captions and Pattern/863 Enumeration and Chronology, ma la forma di visualizzazione delle aziende è registrata in un unico campo Textual Holdings. Il campo 866 Titoli testuali sostituisce tutti i campi 853/863 ai fini della visualizzazione.
- Il numero di collegamento è lo stesso dei campi 853 e 863 collegati: Le aziende testuali sostituiscono le aziende codificate per la visualizzazione con lo stesso numero di collegamento. Il contenuto di un singolo campo Titoli testuali verrà visualizzato al posto dei campi Enumerazione e Cronologia collegati a un campo Didascalia e Modello.
- Numero unico di collegamento: Mette in sequenza la visualizzazione dei dati di possesso testuali con l'enumerazione e la cronologia degli 863 campi.
Quando vengono utilizzati più campi 866 Textual Holdings in un record che non ha campi 853/863 holdings, tutti i numeri di collegamento nel sottocampo ‡8 devono essere "0". Il sottocampo ‡8 è sempre il primo sottocampo del campo 866.
‡a - Patrimonio testuale (NR)
Il sottocampo ‡a contiene la forma testuale delle aziende. Questo modulo può essere utilizzato al posto o in aggiunta ai campi 853-855 Didascalie e modello e 863-865 Enumerazione e cronologia. Deve essere sempre presente quando si utilizza un campo 866 nel formato OCLC LHR.
Riepilogo LHR
Un elemento unico del formato LHR di OCLC è il sommario LHR.
Si tratta di un unico campo che riflette il patrimonio complessivo dell'istituzione per l'articolo. Per ogni record bibliografico di un'istituzione può esserci un solo sommario LHR, indipendentemente dal numero di LHR allegati. Il sommario LHR è associato a ogni LHR dell'istituzione che è collegato a un singolo record bibliografico.
Il software OCLC cercherà di creare il sommario LHR dagli elementi disponibili nei sottocampi ‡a e ‡i di 853/863 coppie di campi codificati e nel sottocampo ‡a di 866 campi di possedimenti testuali.
Quando un record non ha campi di proprietà codificati e contiene un singolo campo di proprietà testuale 866, i dati del sottocampo 866 ‡a appariranno come LHR Summary quando c'è un singolo LHR collegato a un record bibliografico WorldCat.
Quando si ottiene una sintesi solo parziale, la frase ";Sintesi incompleta" viene aggiunta alla sintesi LHR creata.
Il prospetto predefinito "Disponibilità delle aziende locali" apparirà nel campo Riepilogo LHR quando il software non è in grado di generare un prospetto riepilogativo.
I risultati migliori si ottengono sempre utilizzando i campi codificati delle aziende 853/863. Se la vostra biblioteca utilizza solo possedimenti testuali nei campi 866, assicuratevi di rispettare le regole stabilite in Holdings Statements for Bibliographic Items (ANSI/NISO Z39.71) per garantire una sintesi efficace.