Gestire l'uso interno degli articoli
Fornisce un'alternativa al prestito tradizionale o al soft check in quando la biblioteca vuole monitorare l'uso delle collezioni speciali, dei microfilm o di qualsiasi altro materiale che non dovrebbe lasciare la biblioteca a causa del suo valore, della sua età, delle sue condizioni fisiche o della sua unicità.
Quando un cliente arriva al punto di prelievo, utilizzare il rapporto Posizione di prelievo per individuare tutti gli articoli pronti per l'uso. Quando l'avventore inizia a consultare l'articolo, utilizzare l'opzione Segna in uso nel menu Azioni per aggiornare il blocco allo stato In uso.
Configurazione
Impostare il metodo di evasione della filiale
Utilizzate l'opzione Metodo di evasione per le vostre filiali per indicare se gli articoli in giacenza possono essere ritirati per il checkout o devono essere utilizzati in sede. Per aggiornare il Metodo di evasione delle sedi di ritiro attive:
- Andare su OCLC Service Configuration > WMS Circulation > Admin/General > Branch Locations e selezionare la filiale desiderata.
- Alla voce Evasione delle richieste, modificare il metodo di evasione in Solo per uso interno.
Per ulteriori informazioni, vedere Sedi delle filiali.
Impostare il periodo di utilizzo interno
Specificare un periodo di tempo per la consultazione di un articolo riservato all'uso interno. Ad esempio, si possono concedere ai clienti tre giorni per recuperare un articolo in giacenza e due settimane di tempo per la consultazione riservata.
Il periodo di utilizzo interno è una configurazione opzionale che consente di regolare automaticamente la data di scadenza della prenotazione quando un articolo prenotato viene consultato in sede per la prima volta. Questo periodo di prenotazione di attesa sarà calcolato a partire dal momento in cui la richiesta passa allo stato In uso.
Nota: La configurazione esistente del Periodo di conservazione in Criteri di evasione delle consegne continuerà a impostare la data e l'ora di conservazione iniziale quando un articolo richiesto viene consegnato alla filiale di prelievo per evadere la richiesta. L'articolo deve essere utilizzato almeno una volta o ritirato prima della data di scadenza. In caso contrario, la trattenuta scadrà e l'articolo apparirà nel rapporto Clear Hold Shelf.
Per impostare il periodo di utilizzo interno:
- Andare su OCLC Service Configuration > WMS Circulation > Holds & Schedules > Hold Fulfillment Policies e selezionare il criterio di conservazione da modificare.
- Impostare il Periodo di utilizzo interno sull'intervallo di tempo desiderato.
- Opzionale. Selezionare l'opzione Escludi orari di chiusura per calcolare la durata utilizzando solo gli orari in cui il luogo di prelievo è aperto. L'orario di apertura della filiale viene utilizzato se l'orario di apertura della filiale è impostato in modo da escludere l'orario della vostra istituzione.
- Se non si desidera che il periodo di scadenza dello scaffale di conservazione venga modificato al primo utilizzo interno, è possibile lasciare vuoto il campo Periodo di utilizzo interno.
Per ulteriori informazioni, consultare la Politica di adempimento dei fermi.
Note:
- È possibile aggiornare manualmente la data e l'ora di scadenza dello scaffale di attesa dall'interfaccia di Circolazione, ma è necessario confermare qualsiasi data che superi la politica della biblioteca. Per maggiori dettagli, vedere la sezione Modifica o eliminazione di una presa.
- Gruppi di circolazione: La politica di esecuzione dei fermi è controllata dall'istituzione proprietaria dell'articolo. Gli orari del luogo di ritiro saranno rispettati nel calcolo del periodo di conservazione e del periodo di utilizzo interno quando si seleziona l'opzione Escludi orari di chiusura.
Impostare un elemento come in uso
Quando un utente della biblioteca arriva alla postazione di prelievo, usa il rapporto sulla postazione di prelievo per individuare tutti gli articoli pronti per l'uso.
Nota: per aggiornare lo stato di un fermo dal rapporto Posizione di prelievo è necessario avere il ruolo di Amministratore della circolazione, Sportello della circolazione, Sportello della privacy, Studente lavoratore o Studente lavoratore della circolazione. Vedere i ruoli del conto di circolazione WorldShare.
Quando l'avventore inizia a consultare l'articolo, utilizzare l'opzione Segna in uso nel menu Azioni per aggiornare il blocco allo stato In uso. Qualsiasi attesa in stato di Pronto per l'uso può essere aggiornata a In uso per registrare l'utilizzo del materiale, anche se il punto di prelievo di solito supporta il checkout degli articoli prenotati. Ad esempio, le condizioni di un oggetto possono impedire di lasciare la biblioteca, oppure il cliente può scegliere di consultarlo senza ritirarlo.
Nota: se la politica di evasione dei fermi prevede una fattura per il ritiro di un fermo, il sistema chiederà di confermare l'importo fatturato prima che lo stato del fermo possa essere aggiornato a In uso. Il sistema addebiterà l'importo al cliente solo la prima volta che la stiva viene spostata nello stato In uso.
La coda di attesa del cliente e lo stato dell'articolo rispecchiano quando l'articolo prenotato è in uso.
- Finché è in uso, non può essere cancellato dal personale della biblioteca o dall'utente. Non è nemmeno possibile aggiornare il luogo di ritiro della stiva. La stiva deve essere rimessa in stato di Pronto per l'uso prima di apportare queste modifiche per evitare confusione e per garantire la registrazione della catena di custodia dell'articolo.
- Una prenotazione in uso rimane visibile al personale della biblioteca e al cliente anche se ha superato la data e l'ora di scadenza dello scaffale.
- L'uso interno sarà registrato nelle statistiche dell'articolo per aiutare a tracciare l'uso delle vostre collezioni speciali. Per ulteriori informazioni, vedere Visualizza le statistiche e i promemoria inviati.
Intervenire sugli elementi impostati su In uso
Per riportare lo stato del deposito a Pronto per l'uso, selezionare Segna pronto per l'uso dalla colonna Azioni quando l'utente della biblioteca ha finito con l'articolo per il momento o deve temporaneamente allontanarsi dall'articolo.
- Lo spostamento di un blocco allo stato di Pronto per l'uso implica l'intenzione del cliente di tornare a consultare l'articolo in un secondo momento. Non c'è limite al numero di volte in cui una attesa può essere spostata nello stato In uso.
Per indicare che l'utente della biblioteca ha terminato l'utilizzo dell'elemento riservato, utilizzare l'azione Contrassegna completamento. Le giacenze in stato di Pronto per l'uso o In uso possono essere aggiornate con l'azione Segna completamento.
- Quando una richiesta è stata completata, il blocco non viene più visualizzato dal personale della biblioteca o dal cliente ne Il mio account. L'articolo apparirà nel rapporto Clear Hold Shelf. A differenza dell'eliminazione di una trattenuta, il completamento di una trattenuta non invia una notifica di scadenza della stessa al cliente.
L'esperienza degli utenti della biblioteca con gli articoli in-house
L'uso interno richiede che il cliente metta da parte un tempo sufficiente per consultare i materiali mentre la biblioteca è aperta. Quando un utente inserisce una richiesta in WorldCat Discovery o rivede la sua richiesta aperta in Il mio account, il sistema gli ricorderà che l'uso interno sarà richiesto tramite il modulo di blocco, il messaggio di conferma del blocco e la colonna Stato delle sue richieste in Il mio account.
Dopo il primo utilizzo interno del materiale richiesto non verranno inviate ulteriori notifiche di ritiro del materiale. La notifica di scadenza dello scaffale di attesa viene inviata solo se l'attesa scade mentre è in stato di Pronto per l'uso e viene controllata dal rapporto Cancella scaffale di attesa o se l'attesa viene cancellata dal personale della biblioteca.
- La marcatura di una trattenuta come Completa non farà scattare la notifica di scadenza del ripiano di trattenuta.