Use accrual mode
Overview
La modalità di rateizzazione consente di suddividere il costo delle voci degli ordini e delle fatture su più periodi di budget. Quando si attiva la modalità di rateizzazione per una voce, il costo di tale voce viene distribuito automaticamente tra i periodi di budget, proporzionalmente al numero di giorni che rientrano in ciascun periodo di budget. Tuttavia, i periodi di bilancio successivi non saranno impegnati o spesi fino alla chiusura del primo periodo di bilancio. Il denaro viene elencato come impegno futuro o spesa prepagata nel primo periodo di bilancio fino alla chiusura del bilancio stesso.
Note importanti sulla modalità di maturazione
- In orTole accrual mode on an order item:
- Il Tipo di acquisizione deve essere impostato su Abbonamento.
- Il tipo di elaborazione non può essere Serie monografica.
- Sono richieste le date di inizio e fine.
- Il periodo di budget della voce d'ordine deve essere abilitato e deve corrispondere alla data di inizio della voce stessa.
- Quando si fatturano articoli d'ordine in modalità rateale, ricordarsi di:
- Una volta che una voce è stata fatturata, non è possibile disattivare la modalità di rateizzazione per quella voce.
- Items with accrual mode enabled must be invoiced in full, if invoiced.
- Se si modificano le date di inizio o fine dell'abbonamento dopo il pagamento, l'elemento della fattura continuerà a utilizzare le date originali.
- Se un abbonamento ha voci di fattura parziali, non è possibile attivare la modalità di rateizzazione per quella voce.
- Se si desidera pagare un articolo dell'ordine con una percentuale, è necessario disattivare la modalità di rateizzazione su tale articolo.
- Quando si chiude un bilancio con voci d'ordine in modalità accrual, ricordarsi di:
- Se si chiude un bilancio senza pagare una voce in modalità accrual, l'intero impegno si sposta al periodo di bilancio successivo.
- You will receive a warning message if you attempt to close a budget that has accrual mode items that have not been paid yet, or unpaid invoice items that are using accrual mode.
- Se una voce in modalità accrual utilizza un fondo nel periodo di bilancio corrente, lo stesso fondo sarà utilizzato quando il periodo di bilancio successivo sarà impegnato o speso.
- If an accrual mode item uses a fund in the current budget period, the fund used in the next budget period will be chosen based on the fund mapped in the Close Budget dialog. This defaults to the fund with the same fund code in the next budget period, but a different fund can be chosen. Care should be taken when selecting the fund in the fund-mapping dialog when closing the budget.
Abilitare la modalità di rateizzazione su una voce dell'ordine di abbonamento
(Facoltativo) Impostare una soglia di rateizzazione
La funzione di soglia della modalità di accumulo consente di impostare un importo massimo di fondi da assegnare a una singola voce dell'ordine di abbonamento. Se si tenta di effettuare un ordine comprendente un articolo in abbonamento che costa più della soglia di rateizzazione, si riceverà un messaggio che avverte che si sta per superare la soglia e che è opportuno attivare la modalità di rateizzazione per l'articolo in abbonamento.
- Da Impostazioni nella navigazione a sinistra, fare clic su Amministrazione > Funzionalità opzionali.
- Enter a maximum amount in the Accrual Mode Threshold box, or leave blank to disable it.
Aggiungere articoli in modalità rateizzazione a un ordine
- Use Discover Items to search WorldCat for print or other physical format monographs and serials.
- Dai risultati della ricerca, individuare l'abbonamento che si desidera ordinare e fare clic su Aggiungi all'ordine >.
- Nella finestra di dialogo Aggiungi articolo all'ordine, selezionare le seguenti impostazioni:
- Tipo di acquisizione - Abbonamento
- Tipo di elaborazione - Prodotto elettronico, serie o monografia
- Add a start and end date for the subscription.
Nota: le date di inizio e fine devono rientrare o precedere i periodi di budget abilitati.
- (Optional) Add any additional information about the item (ISBN, Period, Start Date, and/or End Date) or apply a template (available for orders only).
- Individuare l'ordine esistente a cui si desidera aggiungere l'articolo in abbonamento, oppure creare un nuovo ordine.
- Fare clic su Aggiungi per aggiungere l'abbonamento all'ordine.
- Fare clic su Chiudi.
Abilitare la modalità di rateizzazione sulle voci d'ordine
È possibile attivare o disattivare la modalità di rateizzazione su una voce d'ordine da una delle seguenti schermate:
- Schermata Dettagli articolo dell'ordine:
- Nella navigazione a sinistra, navigare verso Ordini > Ordinare articoli > Cercare > Titolo.
- Fare clic sul titolo per visualizzare o modificare la voce dell'ordine.
- From the Budget/Fund tab, click Enabled for Accrual Mode.
Nota: la tabella degli Accrual Mode Encumbrances viene visualizzata in fondo alla scheda Budget/Fondo. Le informazioni contenute in questa tabella comprendono:
- Importo dell'ordine
- Importo impegnato nel periodo di bilancio selezionato
- Impegno futuro, ovvero la parte dell'importo dell'ordine non impegnata nel periodo di bilancio corrente ma riservata al periodo di bilancio successivo.
- Selezionare un fondo per la voce dell'ordine.
- Fare clic su Salva.
Oppure
-
Schermata Dettagli ordine:
- In the left navigation, navigate to Orders > Orders > Search > Order Name.
- Fare clic sul nome dell'ordine per visualizzarlo o modificarlo.
- From the Budget/Fund column for an item, click Assign multiple budgets/funds.
- Click Enabled for Accrual Mode.
- Selezionare un fondo per la voce dell'ordine.
- Fare clic su Salva.
Voci della modalità di rateizzazione delle fatture
- Utilizzando Ricevi e Fattura nella navigazione a sinistra, trovare l'articolo o gli articoli ordinati in modalità rateizzazione da fatturare.
- Creare una nuova fattura o selezionare una fattura esistente e aggiungere le voci in modalità rateizzazione.
- Nella colonna Fatturato, fare clic su Aggiungi alla fattura. Verrà visualizzata la finestra di dialogo Aggiungi elemento alla fattura, che ricorda che solo la fatturazione completa è consentita per gli articoli dell'ordine in modalità rateizzazione. L'opzione Pagamento completo è selezionata per impostazione predefinita.
- Fare clic su Aggiungi nella finestra Aggiungi voce alla fattura.
- Navigate to the invoice page and click Assign multiple budgets/funds to choose a fund on an invoice.
Nota: la tabella delle spese in modalità accrual verrà visualizzata nella finestra di dialogo Assegnazione di più bilanci/fondi. Questa tabella mostra l'importo speso nel bilancio corrente e le spese prepagate. Questi valori possono essere visualizzati anche attivando le colonne Da spendere e Da prepagare quando si cercano e si filtrano le voci di fattura.