Edit an invoice

Scoprite come cercare e modificare le fatture esistenti e come modificare le informazioni sulle voci di fattura esistenti.

È possibile cercare le fatture esistenti e modificare una fattura esistente.

Ricerca di fatture esistenti

  1. Nella navigazione a sinistra, fare clic su Fatture > Fatture.
  2. Cercare una fattura.
    1. Fare clic su Cerca per visualizzare tutte le fatture.
      Oppure
    2. Ricerca di una fattura specifica.
      1. Selezionare un indice dall'elenco a discesa.
        • Numero di fattura (predefinito)
        • External Invoice ID
        • ID di riferimento del pagamento
        • Numero di fattura del sistema
      2. Inserite i termini di ricerca nel campo Trova fattura.
      3. Fare clic su Cerca.
  3. (Facoltativo) Filtrare i risultati della ricerca utilizzando i filtri per le fatture.

Modificare le fatture esistenti

Click the Invoice Number and update the desired invoice fields:

Campi della fattura - Tabella
Campo Descrizione
Data di pagamento Date the invoice was paid.

This date does not need to be the same as the date the invoice payment status changes to Paid and allows you to indicate when payment was submitted to the vendor, rather than when the invoice was marked as paid in Acquisitions.

You can view the date the invoice payment status changed to Paid under Status.
Numero di fattura (obbligatorio) Number used by vendor to identify a specific invoice.
Data della fattura (obbligatorio) Data di creazione della fattura da parte del fornitore.
External Invoice ID Un identificativo univoco per la fattura utilizzato da un sistema finanziario esterno (ad es. come il sistema finanziario del campus).
ID di riferimento del pagamento Numero dell'assegno o della transazione per il pagamento effettivamente presentato per questa fattura.
Gestione delle imposte

Selezionare un metodo di calcolo delle imposte dall'elenco a discesa.

Metodo di calcolo delle imposte Descrizione
Tax item cost Calcola l'importo dell'imposta moltiplicando la percentuale di imposta per il prezzo.
Voce fiscale, costo del servizio e spese di spedizione Calcola l'importo dell'imposta moltiplicando la percentuale di imposta per il prezzo, le spese di servizio e la spedizione.
Include le imposte nei costi Calculates tax amount by considering it as included in the price, service charges, and shipping
Currency La valuta utilizzata dal fornitore. 
Tasso di cambio

Tasso di cambio per la fattura, se la valuta non corrisponde alla valuta della biblioteca. Fare clic su Usa tasso corrente per inserire nel campo Tasso di cambio il tasso di cambio corrente. Il sistema inserisce la tariffa creata prima di recuperare una tariffa da un servizio esterno.

 Nota: questo campo appare solo se la valuta della biblioteca è diversa da quella selezionata.
Nota Note aggiunte a una voce di fattura da un utente.

Modifica delle informazioni sulle voci della fattura

Unpaid invoices can be edited before paying them. From the list of invoices, click the Invoice Number of an unpaid invoice.

Some invoice item columns require explanation: 

Colonne delle voci della fattura - Tabella
Colonna Descrizione
Budget/Fund

L’elenco superiore è quello dei Budget (se sono presenti più di un budget all’attivo).

L’elenco in basso è relativo al fondo su cui verrà addebitato il costo dell’articolo:

Finestra del fondo
Colonna di sinistra Colonna centrale Colonna destra
Nome del fondo Codice fondo Fondo madre
Assegnare più fondi a un articolo
  1. Nell'elenco Fondi, fare clic su Assegnazione di più fondi (in fondo alla finestra dell'elenco).
  2. In Assegnazione di più fondi alla voce, selezionare il fondo.
  3. Inserire la percentuale del costo dell'articolo che il fondo pagherà. (Assicurarsi che le percentuali totalizzino il 100%).
  4. Pulsante di aggiunta UtilizzaRemove buttonre i pulsanti Aggiungi ( ) e Rim uovi ( ) per aggiungere e rimuovere fondi.
  5. Fare clic su Salva.
Totale calcolato The total of all prices, service, and shipping charges, and taxes less any discounts.
Campi personalizzati Click the Custom Fields button (acquisitions-add-edit-note-button.png) to edit the custom fields for the invoice item.
Sconto (%)

Eventuali sconti applicati all'articolo (inserire una percentuale).

  • Può essere modificato per più articoli contemporaneamente.
  • Vedere Modifica delle tasse, degli sconti e dei costi di servizio e spedizione per più articoli contemporaneamente, sopra.
Inv. (%) Indica la percentuale dell'articolo che è stata fatturata.
Nota

Any notes about the order item.

  • Fare clic sul pulsante Aggiungi nota (Aggiungi nota) per aggiungere una nuova nota.
  • Click the Add/Edit Note button (Aggiungi/Modifica nota) to add or edit notes.
Costi di servizio

Eventuali spese di servizio applicate all'articolo.

  • Selezionare il tipo di valore dall'elenco a discesa:
    • Selezionare Per unità per inserire un valore unitario che viene poi moltiplicato per il numero nella colonna Qtà. Questo numero viene aggiunto al totale calcolato.
    • Selezionare Totale per inserire il valore totale delle spese di servizio per la voce. Questo numero viene aggiunto al totale calcolato.

 Nota: 

  • Se si cambia il tipo di valore dopo aver inserito un importo, il valore inserito non verrà ricalcolato (ad esempio, un totale inserito come 19,99 diventerà il valore unitario e risulterà in un totale calcolato aggiornato).
  • Le spese di servizio possono essere modificate per più voci contemporaneamente.
  • Vedere Modifica delle tasse, degli sconti e dei costi di servizio e spedizione per più articoli contemporaneamente, sopra.
Spedizione

Eventuali spese di spedizione applicate all'articolo. Calcolato moltiplicando l'importo della spedizione per il numero della colonna Qtà.

  • Può essere modificato per più articoli contemporaneamente.
  • Vedere Modifica delle tasse, degli sconti e dei costi di servizio e spedizione per più articoli contemporaneamente, sopra.
Imposta 1 (%)

Un valore inserito dall'utente che indica l'imposta 1 dell'articolo.

  • Selezionare il tipo di valore dall'elenco a discesa:
    • Selezionare Totale per inserire l'importo totale dell'Imposta 1 per l'articolo. Il valore inserito viene aggiunto al totale calcolato.
    • Selezionare Percentuale per inserire la percentuale dell'Imposta 1 per la voce. Questo valore viene moltiplicato per il prezzo per calcolare l'importo dell'imposta e viene quindi aggiunto al totale calcolato.

 Nota: 

  • Se si cambia il tipo di valore dopo aver immesso un importo, il valore dell'imposta immesso non verrà ricalcolato (ad esempio, un totale immesso come 3,75 verrà applicato come valore percentuale del 3,75% e risulterà in un totale calcolato aggiornato).
  • È possibile assegnare un valore percentuale fino a tre cifre decimali (ad esempio, 7,745%).
  • Percentage values with four decimal places will be rounded off to three decimal places (e.g., 7.7454% will be rounded to 7.745%).
  • By default, the percentage value has two decimal places unless a third decimal place is entered.
Imposta 2 (%)

Un valore inserito dall'utente che indica l'imposta 2 dell'articolo.

  • Selezionare il tipo di valore dall'elenco a discesa:
    • Selezionare Totale per inserire l'importo totale dell'Imposta 2 per l'articolo. Il valore inserito viene aggiunto al totale calcolato.
    • Selezionare Percentuale per inserire la percentuale dell'Imposta 2 per la voce. Questo valore viene moltiplicato per il prezzo per calcolare l'importo dell'imposta e viene quindi aggiunto al totale calcolato.

 Nota: 

  • Se si cambia il tipo di valore dopo aver immesso un importo, il valore dell'imposta immesso non verrà ricalcolato (ad esempio, un totale immesso come 3,75 verrà applicato come valore percentuale del 3,75% e risulterà in un totale calcolato aggiornato).
  • È possibile assegnare un valore percentuale fino a tre cifre decimali (ad esempio, 7,745%).
  • Percentage values with four decimal places will be rounded off to three decimal places (e.g., 7.7454% will be rounded to 7.745%).
  • By default, the percentage value has two decimal places unless a third decimal place is entered.
Importo dell'imposta Somma di Imposta 1 (%) e Imposta 2 (%).
Imposta %

Eventuali imposte sull'articolo (indicare la percentuale).

  • Per tassare le spese di servizio e di spedizione, selezionare la casella Includi imposta su spese di servizio & spedizione per l'intera fattura sopra la tabella.
  • Può essere modificato per più articoli contemporaneamente. Vedere Modifica delle tasse, degli sconti e dei costi di servizio e spedizione per più articoli contemporaneamente, sopra.
  • Per aggiungere una seconda colonna fiscale alla fattura, vedere Configurazione delle colonne sopra.
Da spendere Importo da spendere nel periodo di bilancio selezionato.
Da pagare in anticipo Importo da prepagare per il periodo di bilancio selezionato.
Totale

The total of all prices, service, and shipping charges, and taxes less any discounts. The total is updated as you make changes.

  • Può essere modificato facendo clic sul totale. Nella finestra di dialogo Aggiorna totale:
    • Selezionare Usa nuovo importo e inserire un nuovo importo totale.
    • Click Update.

 Note: If you change the vendor's currency, the Grand Total will differ from your library's currency. The difference depends on the exchange rate between the two currencies, which you set when you changed the vendor's currency.

Prezzo unitario

 Il prezzo dell'articolo.

Add bibliographic items to an invoice

Tipo di articolo Procedura
Monografia
Serial or Electronic Product

Aggiungere alla fattura un addebito, un credito o un rimborso per un articolo non bibliografico. 

Utilizzare questa funzione per registrare un addebito, un credito o un rimborso per articoli non bibliografici (che non sono registrati in WorldCat o nella Knowledge Base di WorldCat), come ad esempio le spese di attrezzatura o di legatoria. Gli articoli aggiunti in questo modo non fanno parte di un ordine, quindi il campo Ordine rimane vuoto.

Dall'elenco Aggiungi (nell'angolo in alto a sinistra sopra la tabella), selezionare l'elemento da aggiungere:

Add item Descrizione
Debito Una voce di addebito aumenta l'importo pagato dal fondo al momento del pagamento della fattura.
Credito A credited item decreases the amount paid from fund upon payment of invoice
Rimborso Una voce rimborsata diminuisce l'importo pagato dal fondo al momento del pagamento della fattura.

 Note: For credits and refunds, all amounts must be negative (unit price, service charges, shipping).

Delete item from invoice

L'eliminazione di un articolo da una fattura non influisce sull'ordine dell'articolo.

  1. Selezionare la casella di controllo dell'elemento e fare clic su Elimina elementi (sopra la tabella).
  2. Nella finestra Elimina voce di fattura, fare clic su Sì.

Edit fund information

Dividere una fattura tra più fondi in base all'importo

  1. From the Budget/Fund column for an invoice item, click Assign multiple budgets/funds. Then Budget and Fund Assignment window opens.
     Note: You can also split an invoice among multiple funds from the Order Items page.
  2. Per Allocare per, selezionare Importo.
  3. Aggiungere altri fondi facendo clic sul pulsante Aggiungi (Pulsante di aggiunta). 
  4. Inserire l'importo di ciascun fondo aggiunto nel campo Importo. Gli importi di ciascun fondo devono essere sommati al prezzo totale dell'articolo. Il prezzo totale della voce (Importo) e l'Importo non assegnato si trovano nella parte superiore della finestra di dialogo Assegnazione budget e fondi.
  5. (Facoltativo) Fare clic su Distribuisci uniformemente tra i fondi non assegnati per distribuire l'importo non assegnato rimanente uniformemente tra tutti i fondi con un importo pari a zero.
  6. Fare clic su Salva.

Dividere una fattura tra più fondi in percentuale

  1. From the Budget/Fund column for an invoice item, click Assign multiple budgets/funds. Then Budget and Fund Assignment window opens.
     Note: You can also split an invoice among multiple funds from the Order Items page.
  2. Per Allocare per, selezionare Percentuale.
  3. Aggiungere altri fondi facendo clic sul pulsante Aggiungi (Pulsante di aggiunta). 
  4. Inserire la percentuale per ogni fondo aggiunto nel campo Percentuale. Le percentuali devono raggiungere il 100%. 
  5. (Facoltativo) Fare clic su Distribuisci uniformemente tra i fondi non assegnati per distribuire l'importo non assegnato rimanente uniformemente tra tutti i fondi con un importo pari a zero.
  6. Fare clic su Salva.

Selezionare i fondi da budget relativi a differenti cicli fiscali per la voce di una fattura

 Nota: 

  • Alternare tra Importo e Percentuale può cambiare la percentuale di spesa assegnata a ciascun fondo per motivi di arrotondamento, quando si passa da una modalità all’altra durante la fase di assegnazione dei costi.
  • È sempre possibile selezionare il periodo di budget corrente, ma il periodo di budget successivo è disponibile solo se è stato abilitato all'uso. A tale scopo, passare al budget successivo selezionato e selezionare Abilita all'uso.
  1. From the Budget/Fund column for an invoice item, click Assign multiple budgets/funds.
  2. Selezionare la spunta Importo.
  3. Aggiungere altri periodi di bilancio facendo clic sul pulsante Aggiungi (Pulsante di aggiunta).
  4. Selezionare un budget per ogni riga così aggiunta.
  5. Fare clic su Salva.

Modificare le imposte, gli sconti e le spese di servizio e di spedizione per più articoli contemporaneamente.

  1. Click the check box to select the items to which you want to apply discounts, service and shipping charges, and taxes.
  2. Fare clic sui pulsanti in basso a sinistra(Tassa, Sconto, Costo del servizio e Spedizione) per aprire le finestre e apportare le modifiche. Le modifiche vengono applicate a tutte le voci selezionate.
     Nota: qualsiasi altra modifica deve essere apportata a un elemento alla volta.

Pagare la fattura 

  1. (Optional) When finished click Pay Now. See Pay an invoice.

Impostare il numero di voci della fattura visualizzate

È possibile impostare il numero predefinito di voci di fattura da visualizzare quando si visualizza una fattura. Il numero selezionato verrà salvato per le sessioni future quando si utilizzerà lo stesso computer e lo stesso browser.

 Nota: se si hanno due fatture aperte, ciascuna con un numero diverso di righe selezionate, l'ultima aperta verrà utilizzata come predefinita per le fatture future.

  1. Dall'elenco delle fatture, fare clic sul numero di fattura.
  2. Selezionare un numero dall'elenco a discesa Righe, che appare sopra la colonna Totale, per impostare il numero di righe da visualizzare quando si accede alla schermata Fattura.
    • 5 (predefinito)
    • 10
    • 20
    • 50