Modifica una fattura

Scoprite come cercare e modificare le fatture esistenti e come modificare le informazioni sulle voci di fattura esistenti.

È possibile cercare le fatture esistenti e modificare una fattura esistente.

 Nota: gli utenti delle acquisizioni basate su sede possono gestire fatture e voci di fattura solo per una sede in cui dispongono delle autorizzazioni appropriate. Vedere Informazioni sulle acquisizioni in base alla sede.

Ricerca di fatture esistenti

  1. Nella navigazione a sinistra, fare clic su Fatture > Fatture.
  2. Cercare una fattura.
    1. Fare clic su Cerca per visualizzare tutte le fatture.
      Oppure
    2. Ricerca di una fattura specifica.
      1. Selezionare un indice dall'elenco a discesa. 
        • Numero di fattura (predefinito)
        • ID fattura esterna
        • ID di riferimento del pagamento
        • Numero di fattura del sistema
      2. Inserite i termini di ricerca nel campo Trova fattura.
      3. Fare clic su Cerca.
  3. (Facoltativo) Filtrare i risultati della ricerca utilizzando i filtri per le fatture.

Modificare le fatture esistenti

Fare clic sul numero di fattura e aggiornare i campi della fattura desiderati:

Campi della fattura - Tabella
Campo Descrizione
Data di pagamento Date the invoice was paid.

This date does not need to be the same as the date the invoice payment status changes to Paid, and allows you to indicate when payment was submitted to the vendor, rather than when the invoice was marked as paid in Acquisitions.

You can view the date the invoice payment status changed to Paid under Status.
Numero di fattura (obbligatorio) Numero utilizzato dal fornitore per identificare una fattura specifica.
Data della fattura (obbligatorio) Data di creazione della fattura da parte del fornitore.
Fattura ricevuta Data in cui la biblioteca riceve fisicamente le fatture dai fornitori, separata dalla data della fattura stampata sulla fattura stessa.
ID fattura esterna Un identificativo univoco per la fattura utilizzato da un sistema finanziario esterno (ad es. come il sistema finanziario del campus).
ID di riferimento del pagamento Numero dell'assegno o della transazione per il pagamento effettivamente presentato per questa fattura.
Gestione delle imposte

Selezionare un metodo di calcolo delle imposte dall'elenco a discesa.

Metodo di calcolo delle imposte Descrizione
Costo imposta Calcola l'importo dell'imposta moltiplicando la percentuale di imposta per il prezzo.
Voce fiscale, costo del servizio e spese di spedizione Calcola l'importo dell'imposta moltiplicando la percentuale di imposta per il prezzo, le spese di servizio e la spedizione.
Include le imposte nei costi Calcola l'importo dell'imposta considerandolo come incluso nel prezzo, negli oneri di servizio e nella spedizione
Valuta La valuta utilizzata dal fornitore. 
Tasso di cambio

Tasso di cambio per la fattura, se la valuta non corrisponde alla valuta della biblioteca. Fare clic su Usa tasso corrente per inserire nel campo Tasso di cambio il tasso di cambio corrente. Il sistema inserisce la tariffa creata prima di recuperare una tariffa da un servizio esterno.

 Nota: questo campo appare solo se la valuta della biblioteca è diversa da quella selezionata.
Nota Note aggiunte a una voce di fattura da un utente.

Modifica delle informazioni sulle voci della fattura

Le fatture non pagate possono essere modificate prima del pagamento. Nell'elenco delle fatture, fare clic sul numero di fattura di una fattura non pagata.

Alcune colonne di voci della fattura richiedono una spiegazione: 

Colonne delle voci della fattura - Tabella
Colonna Descrizione
Budget/Fondo

L’elenco superiore è quello dei Budget (se sono presenti più di un budget all’attivo).

L’elenco in basso è relativo al fondo su cui verrà addebitato il costo dell’articolo:

Finestra del fondo
Colonna di sinistra Colonna centrale Colonna destra
Nome del fondo Codice fondo Fondo madre
Assegnare più fondi a un articolo
  1. Nell'elenco Fondi, fare clic su Assegnazione di più fondi (in fondo alla finestra dell'elenco).
  2. In Assegnazione di più fondi alla voce, selezionare il fondo.
  3. Enter the Percentage of the item's cost that the fund will pay. (Make sure the percentages total 100%.).
  4. Pulsante di aggiunta UtilizzaRimuovire i pulsanti Aggiungi ( ) e Rim uovi ( ) per aggiungere e rimuovere fondi.
  5. Fare clic su Salva.
Totale calcolato The total of all prices, service, and shipping charges, and taxes, less any discounts.
Campi personalizzati Fare clic sul pulsante Campi personalizzati (acquisizioni-add-edit-note-button.png) per modificare i campi personalizzati per la voce della fattura.
Sconto (%)

Eventuali sconti applicati all'articolo (inserire una percentuale).

  • Può essere modificato per più articoli contemporaneamente.
  • Vedere Modifica delle tasse, degli sconti e dei costi di servizio e spedizione per più articoli contemporaneamente, sopra.
Inv. (%) Indica la percentuale dell'articolo che è stata fatturata.
Nota

Qualsiasi nota a proposito del fondo.

  • Fare clic sul pulsante Aggiungi nota (Aggiungi nota) per aggiungere una nuova nota.
  • Fare clic sul pulsante Aggiungi/Modifica nota (Aggiungi/Modifica nota) per aggiungere o modificare le nota.
Costi di servizio

Eventuali spese di servizio applicate all'articolo.

  • Selezionare il tipo di valore dall'elenco a discesa:
    • Selezionare Per unità per inserire un valore unitario che viene poi moltiplicato per il numero nella colonna Qtà. Questo numero viene aggiunto al totale calcolato.
    • Selezionare Totale per inserire il valore totale delle spese di servizio per la voce. Questo numero viene aggiunto al totale calcolato.

 Nota: 

  • Se si cambia il tipo di valore dopo aver inserito un importo, il valore inserito non verrà ricalcolato (ad esempio, un totale inserito come 19,99 diventerà il valore unitario e risulterà in un totale calcolato aggiornato).
  • Le spese di servizio possono essere modificate per più voci contemporaneamente.
  • Vedere Modifica delle tasse, degli sconti e dei costi di servizio e spedizione per più articoli contemporaneamente, sopra.
Spedizione

Eventuali spese di spedizione applicate all'articolo. Calcolato moltiplicando l'importo della spedizione per il numero della colonna Qtà.

  • Può essere modificato per più articoli contemporaneamente.
  • Vedere Modifica delle tasse, degli sconti e dei costi di servizio e spedizione per più articoli contemporaneamente, sopra.
Imposta 1 (%)

Un valore inserito dall'utente che indica l'imposta 1 dell'articolo.

  • Selezionare il tipo di valore dall'elenco a discesa:
    • Selezionare Totale per inserire l'importo totale dell'Imposta 1 per l'articolo. Il valore inserito viene aggiunto al totale calcolato.
    • Selezionare Percentuale per inserire la percentuale dell'Imposta 1 per la voce. Questo valore viene moltiplicato per il prezzo per calcolare l'importo dell'imposta e viene quindi aggiunto al totale calcolato.

 Nota: 

  • Se si cambia il tipo di valore dopo aver immesso un importo, il valore dell'imposta immesso non verrà ricalcolato (ad esempio, un totale immesso come 3,75 verrà applicato come valore percentuale del 3,75% e risulterà in un totale calcolato aggiornato).
  • È possibile assegnare un valore percentuale fino a tre cifre decimali (ad esempio, 7,745%).
  • I valori percentuali con quattro cifre decimali verranno arrotondati al terzo decimale (ad es. 7,7454% verrà arrotondato a 7,745%).
  • Per impostazione predefinita, il valore percentuale ha due cifre decimali a meno che non venga immessa una terza cifra decimale.
Imposta 2 (%)

Un valore inserito dall'utente che indica l'imposta 2 dell'articolo.

  • Selezionare il tipo di valore dall'elenco a discesa:
    • Selezionare Totale per inserire l'importo totale dell'Imposta 2 per l'articolo. Il valore inserito viene aggiunto al totale calcolato.
    • Selezionare Percentuale per inserire la percentuale dell'Imposta 2 per la voce. Questo valore viene moltiplicato per il prezzo per calcolare l'importo dell'imposta e viene quindi aggiunto al totale calcolato.

 Nota: 

  • Se si cambia il tipo di valore dopo aver immesso un importo, il valore dell'imposta immesso non verrà ricalcolato (ad esempio, un totale immesso come 3,75 verrà applicato come valore percentuale del 3,75% e risulterà in un totale calcolato aggiornato).
  • È possibile assegnare un valore percentuale fino a tre cifre decimali (ad esempio, 7,745%).
  • I valori percentuali con quattro cifre decimali verranno arrotondati al terzo decimale (ad es. 7,7454% verrà arrotondato a 7,745%).
  • Per impostazione predefinita, il valore percentuale ha due cifre decimali a meno che non venga immessa una terza cifra decimale.
Importo dell'imposta Somma di Imposta 1 (%) e Imposta 2 (%).
Imposta %

Eventuali imposte sull'articolo (indicare la percentuale).

  • Per tassare le spese di servizio e di spedizione, selezionare la casella Includi imposta su spese di servizio & spedizione per l'intera fattura sopra la tabella.
  • Può essere modificato per più articoli contemporaneamente. Vedere Modifica delle tasse, degli sconti e dei costi di servizio e spedizione per più articoli contemporaneamente, sopra.
  • Per aggiungere una seconda colonna fiscale alla fattura, vedere Configurazione delle colonne sopra.
Da spendere Importo da spendere nel periodo di bilancio selezionato.
Da pagare in anticipo Amount to be prepaid on the selected budget period.
Totale

Il totale di tutti i prezzi, il servizio, le spese di spedizione e le tasse meno eventuali sconti. Il totale viene aggiornato man mano che vengono apportate modifiche.

  • Può essere modificato facendo clic sul totale. Nella finestra di dialogo Aggiorna totale:
    • Selezionare Usa nuovo importo e inserire un nuovo importo totale.
    • Click Update.

 Nota: se si modifica la valuta del fornitore, il totale generale sarà diverso dalla valuta della biblioteca. La differenza dipende dal tasso di cambio tra le due valute, impostato quando è stata modificata la valuta del fornitore.

Prezzo unitario

 Il prezzo dell'articolo.

Aggiungere voci bibliografiche a una fattura

Tipo di articolo Procedura
Monografia
Prodotto seriale o elettronico

Aggiungere alla fattura un addebito, un credito o un rimborso per un articolo non bibliografico. 

Utilizzare questa funzione per registrare un addebito, un credito o un rimborso per articoli non bibliografici (che non sono registrati in WorldCat o nella Knowledge Base di WorldCat), come ad esempio le spese di attrezzatura o di legatoria. Gli articoli aggiunti in questo modo non fanno parte di un ordine, quindi il campo Ordine rimane vuoto.

Dall'elenco Aggiungi (nell'angolo in alto a sinistra sopra la tabella), selezionare l'elemento da aggiungere:

Add item Descrizione
Debito Una voce di addebito aumenta l'importo pagato dal fondo al momento del pagamento della fattura.
Credito Un elemento accreditato riduce l'importo pagato dal fondo al momento del pagamento della fattura
Rimborso Una voce rimborsata diminuisce l'importo pagato dal fondo al momento del pagamento della fattura.

 Nota: per crediti e rimborsi, tutti gli importi devono essere negativi (prezzo unitario, costi di servizio, spedizione).

Elimina item dalla fattura

L'eliminazione di un articolo da una fattura non influisce sull'ordine dell'articolo.

  1. Selezionare la casella di controllo dell'elemento e fare clic su Elimina elementi (sopra la tabella).
  2. Nella finestra Elimina voce di fattura, fare clic su Sì.

Modifica informazioni sul fondo

Dividere una fattura tra più fondi in base all'importo

  1. Nella colonna Budget/Fondo di una voce della fattura, fare clic su Assegna budget/fondi multipli. Then Budget and Fund Assignment window opens.
     Nota: è anche possibile suddividere una fattura tra più fondi dalla pagina Voci ordine.
  2. Per Allocare per, selezionare Importo.
  3. Aggiungere altri fondi facendo clic sul pulsante Aggiungi (Pulsante di aggiunta). 
  4. Inserire l'importo di ciascun fondo aggiunto nel campo Importo. Gli importi di ciascun fondo devono essere sommati al prezzo totale dell'articolo. Il prezzo totale della voce (Importo) e l'Importo non assegnato si trovano nella parte superiore della finestra di dialogo Assegnazione budget e fondi.
  5. (Facoltativo) Fare clic su Distribuisci uniformemente tra i fondi non assegnati per distribuire l'importo non assegnato rimanente uniformemente tra tutti i fondi con un importo pari a zero.
  6. Fare clic su Salva.

Dividere una fattura tra più fondi in percentuale

  1. Nella colonna Budget/Fondo di una voce della fattura, fare clic su Assegna budget/fondi multipli. Then Budget and Fund Assignment window opens.
     Nota: è anche possibile suddividere una fattura tra più fondi dalla pagina Voci ordine.
  2. Per Allocare per, selezionare Percentuale.
  3. Aggiungere altri fondi facendo clic sul pulsante Aggiungi (Pulsante di aggiunta). 
  4. Inserire la percentuale per ogni fondo aggiunto nel campo Percentuale. Le percentuali devono raggiungere il 100%. 
  5. (Facoltativo) Fare clic su Distribuisci uniformemente tra i fondi non assegnati per distribuire l'importo non assegnato rimanente uniformemente tra tutti i fondi con un importo pari a zero.
  6. Fare clic su Salva.

Selezionare i fondi da budget relativi a differenti cicli fiscali per la voce di una fattura

 Nota: 

  • Alternare tra Importo e Percentuale può cambiare la percentuale di spesa assegnata a ciascun fondo per motivi di arrotondamento, quando si passa da una modalità all’altra durante la fase di assegnazione dei costi.
  • È sempre possibile selezionare il periodo di budget corrente, ma il periodo di budget successivo è disponibile solo se è stato abilitato all'uso. A tale scopo, passare al budget successivo selezionato e selezionare Abilita all'uso.
  1. Nella colonna Budget/Fondo di una voce della fattura, fare clic su Assegna budget/fondi multipli.
  2. Selezionare la spunta Importo.
  3. Aggiungere altri periodi di bilancio facendo clic sul pulsante Aggiungi (Pulsante di aggiunta).
  4. Selezionare un budget per ogni riga così aggiunta.
  5. Fare clic su Salva.

Modificare le imposte, gli sconti e le spese di servizio e di spedizione per più articoli contemporaneamente.

  1. Fare clic sulla casella di controllo per selezionare gli articoli ai quali si desidera applicare sconti, costi di servizio e spedizione e tasse.
  2. Fare clic sui pulsanti in basso a sinistra(Tassa, Sconto, Costo del servizio e Spedizione) per aprire le finestre e apportare le modifiche. Le modifiche vengono applicate a tutte le voci selezionate.
     Nota: qualsiasi altra modifica deve essere apportata a un elemento alla volta.

Pagare la fattura 

  1. (Optional) When finished, click Pay Now. See Pay an invoice.

Impostare il numero di voci della fattura visualizzate

È possibile impostare il numero predefinito di voci di fattura da visualizzare quando si visualizza una fattura. Il numero selezionato verrà salvato per le sessioni future quando si utilizzerà lo stesso computer e lo stesso browser.

 Nota: se si hanno due fatture aperte, ciascuna con un numero diverso di righe selezionate, l'ultima aperta verrà utilizzata come predefinita per le fatture future.

  1. Dall'elenco delle fatture, fare clic sul numero di fattura.
  2. Selezionare un numero dall'elenco a discesa Righe, che appare sopra la colonna Totale, per impostare il numero di righe da visualizzare quando si accede alla schermata Fattura.
    • 5 (predefinito)
    • 10
    • 20
    • 50

Elimina una fattura 

  1. Nella navigazione a sinistra, fare clic su Fatture > Fatture.
  2. Selezionare un indice dall'elenco a discesa.
    • Numero di fattura (predefinito)
    • ID fattura esterna
    • ID di riferimento del pagamento
    • Numero di fattura del sistema
  3. Inserite i termini di ricerca nel campo Trova fattura.
  4.  Fare cl <Enter>ic su Cerca o premere .
  5. Fare clic sulla casella di controllo accanto alla fattura che si desidera eliminare.
  6. Fare clic su Elimina nella parte superiore dello schermo.
  7. Nella schermata Elimina fattura, rivedere e risolvere eventuali problemi che ne impediscono l'eliminazione, se applicabile.
  8. Fare clic su Elimina.