Approvazione e preparazione della tenuta
WorldShare Circulation can be used to manage item approval and preparation workflows for hold requests. This can be helpful in a variety of situations. For example, you may wish to have staff inspect items shelved in the rare book room before making delicate materials available for use. Or you may want to verify that a laptop is fully charged before notifying the patron that the equipment is ready for pickup.
Also, if your library uses an RFID-enabled, self-service book return system, you can use the item preparation workflow to prevent items returned in the book drop from triggering a hold pickup notification to the next patron in the hold queue until library staff are able to retrieve the item, print the hold receipt, and make the item ready for pickup.
Configurare l'approvazione e la preparazione
When item approval and preparation workflows for hold requests in WorldShare Circulation are enabled, materials will not appear ready for pickup to your patron or other members of library staff until the item is approved and/or prepared for use.
Per richiedere automaticamente l'approvazione o la preparazione durante l'evasione delle richieste, attivate le nuove opzioni Approvazione articolo e Preparazione articolo nella sezione Evasione dei criteri di evasione delle richieste.
È possibile richiedere manualmente l'approvazione o la preparazione ad hoc per le prenotazioni utilizzando la finestra di dialogo Modifica richiesta di prenotazione in WorldShare Circulation.
Nota: per le biblioteche che fanno parte di un gruppo di circolazione, le politiche di esecuzione dei depositi sono controllate dall'istituzione proprietaria dell'articolo. Il personale della biblioteca può vedere messaggi di approvazione o preparazione per articoli non locali che saranno ritirati in una delle filiali della biblioteca, anche se quest'ultima non ha abilitato l'approvazione o la preparazione per gli articoli della propria collezione.
I seguenti ruoli sono necessari per gestire lo stato di preparazione di un articolo in attesa:
- Amministrazione circolazione
- Banco circolazione
- Privacy del banco circolazione
- Studente lavoratore
- Circolazione studente lavoratore
I seguenti ruoli possono gestire lo stato di approvazione di un articolo in attesa:
- Amministrazione circolazione
- Banco circolazione
- Privacy del banco circolazione
Per ulteriori informazioni, consultare la sezione Ruoli dell'account di circolazione.
Visualizzare e modificare l'approvazione o la preparazione delle richieste di attesa esistenti.
Il sistema determinerà se il criterio della biblioteca richiede l'approvazione o la preparazione quando l'elemento viene inizialmente restituito al punto di ritiro per soddisfare la prenotazione. È possibile visualizzare e modificare il requisito di approvazione o preparazione tramite la finestra di dialogo Modifica richiesta di prenotazione.
Gli stati di approvazione e di preparazione della stiva possono essere modificati finché la stiva non viene ritirata, utilizzata, completata, cancellata o scaduta.
Accedere alla finestra di dialogo Modifica richiesta di prenotazione dalla schermata Restituzione, dalla coda delle prenotazioni dell'utente o dal report Posizione di ritiro:
- Nel record del mecenate, fare clic sulla scheda " Holds".
- Individuare la prenotazione desiderata. Nella colonna Azioni, fare clic sul menu
e selezionare Modifica. - Nella finestra Modifica richiesta di prenotazione, visualizzare e modificare lo stato di preparazione e approvazione dell'elemento. Le opzioni di stato includono:
- Non richiesto: Non è richiesta l'approvazione o la preparazione. L'articolo può essere preso in prestito o utilizzato in casa.
- Richiede preparazione/approvazione: L'articolo trattenuto deve essere preparato e/o approvato da un membro autorizzato del personale della biblioteca. In questo stato, la stiva non viene visualizzata come pronta per l'uso.
- Preparato/Approvato: L'approvazione o la preparazione sono state fornite da un membro autorizzato del personale della biblioteca. L'articolo può essere preso in prestito o utilizzato in casa.
- Fare clic su Salva modifiche.
Approvare o preparare la richiesta di blocco
Una attesa rimarrà in stato di "Getting ready" e tornerà in stato di "Getting ready" se sono necessarie l'approvazione o la preparazione.
- Il cliente richiedente non riceverà un avviso di ritiro in attesa o vedrà che l'articolo è pronto tramite Il mio account o i chioschi self-service fino a quando i flussi di lavoro di approvazione e/o preparazione non saranno completati.
- Finché la merce non è pronta per il ritiro, Il mio account indicherà che l'articolo è in transito verso il luogo di ritiro.
- Per garantire che i clienti dispongano del periodo di attesa desiderato per recuperare l'articolo, il sistema non calcola il periodo di attesa fino a quando la prenotazione non è in stato di Pronto per l'uso .
Usare la colonna Azioni per confermare l'approvazione o la preparazione della richiesta di trattenuta nella scheda Trattenute del record del cliente o nel Rapporto sulla posizione di prelievo. Utilizzare il menu a discesa Azioni per selezionare Approva o Prepara.
Dalla scheda Prenotazioni:
Dal report posizione di ritiro:
Se un articolo richiede l'approvazione o la preparazione per soddisfare una richiesta, viene visualizzato un messaggio di avviso nei seguenti punti:
- Colonna Dettagli stato nella coda Prenotazioni utente: lo stato verrà visualizzato come È richiesta l'approvazione e/o la preparazione.
- Restituzione dell'elemento: quando un elemento viene restituito alla sede di ritiro per soddisfare tale prenotazione, viene visualizzato un collegamento che indica la richiesta di approvazione e/o preparazione
- In fase di prestito dell'elemento o passaggio della prenotazione allo stato In uso: verrà visualizzata una conferma di sostituzione a indicare che l'elemento deve essere approvato e/o preparato.