Importare i dati dell'ordine di acquisto da un file MARC

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Scoprite come importare i dati degli ordini di acquisto da un file MARC e come vengono creati gli ordini dai dati importati in WorldShare Acquisitions.

Nota: È possibile automatizzare il recupero e l'importazione dei file. Vedere Automatizzare il recupero e l'importazione dei file.

Nozioni di base sull'importazione dei dati degli ordini

È possibile importare i dati dell'ordine in formato MARC utilizzando i campi 9xx del record MARC. Prima di importare i dati degli ordini, tuttavia, è necessario configurare l 'importazione con il proprio fornitore. Ciò può includere l'invio dei campi dati dell'ordine MARC al fornitore.

Dati dell'ordine MARC

Le seguenti informazioni devono essere incluse nel file di dati dell'ordine MARC ricevuto dal fornitore.

Nota: se non si utilizzano i punti decimali, il sistema li aggiunge alla fine. Ad esempio, 56 diventa 56.

Dati dell'ordine MARC - Tabella

MARC	Elemento nelle acquisizioni	Tipo di ingresso	Descrizione
035 $a	Identificativo OCLC	Numero OCLC in questo formato: (OCoLC)1553114	Il numero OCLC viene utilizzato per identificare il record bibliografico in WorldCat a cui è collegato l'articolo dell'ordine. Se non si include un numero OCLC, il sistema cerca di trovare un record corrispondente in WorldCat in base ad altri valori del record bibliografico fornito (ad es. titolo, autore, ISBN).
949 $h	Ramo	Intero	Valore inserito dall'utente; rappresenta l'ID del registro WorldCat della sede centrale di un articolo.
949 $l	Posizione della scaffalatura	Stringa	Valore inserito dall'utente; rappresenta la collocazione a scaffale della filiale di origine di un articolo.
949 $p	Codice fondo	Stringa (massimo 40 caratteri)	Valore inserito dall'utente che rappresenta il codice del fondo utilizzato per la codifica.
949 $q	Copia Quantità	Intero (massimo: 999)	Numero di copie ordinate.
980 $b	Prezzo unitario	Decimale (massimo: 9.999,99)	Costo di una singola unità di un articolo. (Non includere le tasse o lo sconto, se si prevede di includerli come percentuali nei conti 980 $h o $i).
980 $c	Spese di servizio (per unità)	Decimale (massimo: 999,99)	Spese di servizio per una singola unità di un articolo (ad es. $1,00 per quantità di 5 pari a $5,00).
980 $h	Percentuale d'imposta	Decimale (massimo: 100.000)	Percentuale dell'imposta applicata al prezzo dal venditore. Nota: È possibile assegnare un valore percentuale fino a tre cifre decimali (ad esempio, 7,745%). I valori percentuali con quattro cifre decimali saranno arrotondati a tre cifre decimali (ad esempio, 7,7454% sarà arrotondato a 7,745%). Per impostazione predefinita, il valore percentuale ha due cifre decimali, a meno che non venga inserita una terza cifra decimale.
980 $i	Percentuale di sconto	Decimale (massimo: 100,00)	Percentuale di sconto applicata al prezzo dal fornitore.
980 $k	ISBN	Intero	ISBN dell'articolo ordinato. Non utilizzato per l'abbinamento. Il campo bibliografico 020 viene utilizzato per l'abbinamento.
980 $m	ISSN	Intero	ISSN dell'articolo ordinato. Non utilizzato per l'abbinamento. Il campo 022 bibliografico viene utilizzato per l'abbinamento.
980 $s	Spedizione e movimentazione (per unità)	Decimale (massimo: 999,99)	Spese di spedizione e gestione per una singola unità.
980 $x	Tasso di cambio	Decimale	Tasso di cambio per l'ordine, se la valuta non corrisponde alla valuta della biblioteca.
980 $z	Valuta dell'OP	ISO 4217 Codice valuta a tre lettere	Codice valuta ISO - per ordine
981 $a	Identificatore della collezione KB	Stringa	Identificatore della collezione della base di conoscenza WorldCat che si sta ordinando.
981 $b	KB Titolo Identificatore	Stringa	Identificatore del titolo della base di conoscenza WorldCat da ordinare.
981 $e	ID ordine esterno	Stringa (massimo 50 caratteri)	Identificatore univoco dell'ordine utilizzato da un sistema finanziario esterno. Nota: È possibile importare l'ID dell'ordine esterno utilizzando i dati dell'ordine MARC, chiedendo al fornitore di aggiungere l'ID dell'ordine esterno nel campo 981 sottocampo $e dei record dell'ordine MARC. Una volta importato, l'ID dell'ordine esterno verrà inserito nei nuovi ordini creati come risultato del file MARC. Se il valore di 981 $e è superiore a 50 caratteri, l'input non verrà importato e verrà visualizzato un errore nei log. Se il valore di 981 $e è diverso per due record dello stesso ordine, verrà utilizzato il primo ID ordine esterno e verrà visualizzato un errore nei log.
981 $g	Numero account	Stringa	Numero di conto o di cliente, utilizzato dalla biblioteca per gli ordini e la fatturazione. (Chiamato anche "Sottoconto")
981 $i	Voce della biblioteca Nota	Stringa (massimo 256 caratteri)	Note fornite per una voce.
981 $l	Nome dell'ordine	Stringa (massimo 256 caratteri)	Stringa di testo che rappresenta il nome dell'ordine o del carrello.
981 $n	Numero d'ordine del fornitore	Stringa (massimo 256 caratteri)	Numero interno utilizzato per identificare l'ordine dal fornitore. Fornito alla biblioteca a scopo di monitoraggio.
981 $v	Nota del venditore	Stringa (massimo 256 caratteri)	Note fornite dal venditore per un articolo.
981 $x	Commento sull'ordine della biblioteca	Stringa (massimo 256 caratteri)	Commentare un ordine.
981 $z	Numero d'ordine del fornitore Necessario se si importano dati di fatture o di scaffali.	Stringa (massimo 256 caratteri)	Identificatore univoco fornito da un fornitore per uno specifico articolo ordinato.

Modi per importare i dati degli ordini

Quando si importano i dati degli ordini, è possibile utilizzarli per fare una delle due cose:

Creare un nuovo ordine di acquisto
- Per informazioni su come il sistema crea gli ordini dai dati degli ordini importati, vedere come vengono creati gli ordini dai dati degli ordini importati.
Aggiungi a un ordine di acquisto esistente (per aggiungere articoli a un ordine esistente, è necessario che il numero dell'ordine del fornitore sia presente nel campo 981 $n del record MARC).

Consegna dei dati

I dati possono essere consegnati in due momenti diversi:

Ora dell'ordine (ad esempio, dati dell'ordine)
Ora di spedizione (ad esempio, dati della fattura)

Nota: se si importano i dati dell'ordine al momento della spedizione, è possibile che gli articoli dell'ordine non siano raggruppati come nell'ordine.

Anche i vostri dati potrebbero esservi consegnati:

Direttamente dal fornitore
Attraverso i partner di catalogazione di WorldCat

Come vengono creati gli ordini dai dati degli ordini importati

La creazione dell'ordine si basa sul numero d'ordine del fornitore nel campo 981 $n e sugli altri fattori indicati di seguito.

Se il campo 981 $n contiene un numero d'ordine del fornitore, il sistema controlla che non ci sia un ordine o un piano con lo stesso numero d'ordine del fornitore:
1. Esiste un ordine non eseguito, il sistema vi aggiunge l'articolo
2. Il sistema aggiunge l'elemento al piano.
3. L'ordine effettuato esiste, si verifica un errore
4. Non esiste alcun ordine, il sistema crea un nuovo ordine con il numero d'ordine del fornitore dal campo 981 $n e vi aggiunge tutti gli articoli con quel numero d'ordine del fornitore.
Se il campo 981 $n è vuoto:
1. Il sistema crea un ordine utilizzando il nome dell'ordine nel campo 981 $l.
2. Se il campo 981 $l è vuoto, il sistema crea un ordine senza numero d'ordine del fornitore o nome dell'ordine e vi inserisce tutti gli articoli del file.

Importare un file di dati dell'ordine

Caricare il file dei dati dell'ordine

Nella navigazione a sinistra, fare clic su Venditori.
Cercare il fornitore di cui si vogliono importare i file.
Nei risultati della ricerca dei fornitori, fare clic sul nome del fornitore.
Nel record del fornitore, fare clic sull'accordion Partner Exchange Services.
Fare clic su Carica file.
Nella finestra Importa dati, dall'elenco Tipo selezionare Importa dati ordine (MARC).
Fare clic su Sfoglia.
Individuare il file dei dati dell'ordine sul computer. Fare clic su Apri.
(Facoltativo) Selezionare il budget che si desidera utilizzare quando si importa il file dei dati dell'ordine dall'elenco a discesa Budget di destinazione. Per impostazione predefinita, viene selezionato il periodo di bilancio corrente.
(Facoltativo) Selezionare la casella di controllo Visualizza articoli importati in WorldCat se si desidera che tutti gli articoli importati appaiano con lo stato di On Order in WorldCat Discovery dopo l'ordine.
(Facoltativo) Selezionare la casella di controllo Verifica numeri OCLC se forniti se si desidera che il sistema utilizzi il numero OCLC per trovare il record WorldCat e verificare che le informazioni bibliografiche dell'articolo corrispondano al record.
(Facoltativo) Selezionare la casella di controllo Includi corrispondenze a bassa affidabilità se si desidera che il sistema tenti di trovare una corrispondenza in WorldCat per il record utilizzando tutti i protocolli di corrispondenza. Il sistema cercherà innanzitutto di trovare una corrispondenza utilizzando il protocollo di corrispondenza standard, per poi passare all'utilizzo dei seguenti metodi:
1. Un algoritmo che cerca per identificatore standard (utilizzando il valore dei campi 020, 022 o 024 del record MARC) e poi utilizza il numero di possedimenti per scegliere il miglior record candidato. Questo algoritmo filtra anche i risultati per Tipo di materiale utilizzando il valore di Leader/06 e la Forma 008 (23 o 29).
2. Una ricerca per titolo/autore.
Fare clic su Carica.
Il sistema conferma che il file è stato caricato.
Fare clic su Annulla o sulla x nell'angolo superiore destro per chiudere la finestra Importa dati.

Rivedere l'ordine

Dopo aver caricato un file d'ordine, è possibile rivedere l'ordine per verificare la presenza di eventuali errori.

Quando rivedere

È possibile rivedere i record selezionati durante l'importazione in diversi punti del flusso di lavoro. Non c'è un momento giusto o sbagliato per rivedere la propria documentazione, ma ci sono delle implicazioni per il momento in cui la si rivede. È possibile rivedere:

Subito dopo l'importazione (prima di effettuare l'ordine)
Subito dopo aver effettuato l'ordine
Prima di ricevere
Dopo aver ricevuto

Note importanti sulla revisione:

Se si invia l'ordine al fornitore tramite EDI o e-mail, assicurarsi che il record selezionato sia corretto prima di effettuare l'ordine.
Se si desidera che il sistema visualizzi gli articoli in ordine in WorldCat al momento dell'ordine, è possibile che si vogliano rivedere i record selezionati prima che gli utenti abbiano avuto il tempo di mettere in attesa questi articoli. Questo per due motivi:
- In modo da evitare che gli utenti inseriscano le prese sull'articolo sbagliato.
- In modo da non dover spostare le prese sul nuovo record dopo aver utilizzato la funzionalità Cambia risorsa per modificare la risorsa collegata.
Come già detto, se si rivedono i record e si cambia la risorsa dopo che sono state create le LHR (sia LHR in ordine che LHR ricevute), le LHR si sposteranno nella nuova risorsa, ma le trattenute a livello di titolo rimarranno nella vecchia risorsa e dovranno essere spostate manualmente.

Rivedere le voci dell'ordine

Il file caricato appare come prima riga del Registro di elaborazione. Il Registro di elaborazione è la tabella che elenca tutti i file caricati per il fornitore. Se il file non viene visualizzato nella tabella, fare clic sul pulsante Aggiorna () sopra la tabella.

Nel Registro di elaborazione, visualizzare lo stato dell'importazione nella colonna Stato. Se il caricamento non va a buon fine, viene segnalato qui.
La colonna Dettagli rimanda a tutti gli ordini creati in seguito al caricamento. Fare clic sul link PO nella colonna Dettagli per visualizzare l'ordine (sarà il numero d'ordine assegnato all'ordine di acquisto o al piano dal sistema, ad es. PO-2015-100).
Riceverete anche un'e-mail di notifica che fornisce lo stato dell'importazione e di ciascun articolo. Questa e-mail è visualizzabile anche facendo clic sul file .html nella colonna dei dettagli del registro di elaborazione.
Se necessario, apportare altre modifiche agli articoli dell'ordine.
Se l'ordine è un ordine d'acquisto, fare clic su Effettua ordine. Assicurarsi che la casella di controllo Notifica al fornitore di questo ordine non sia selezionata. Fare clic su Effettua ordine.