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Supporto OCLC

Learner guide: Use KBART files to edit WorldCat knowledge base collections

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Course overview

This course provides instruction on using KBART (Knowledge Base and Related Terms) files to select, edit, or add knowledge base collections. After this session, learners will be able to create and use a KBART files to edit or add a knowledge base collection in WorldShare Collection Manager.

 Note: This learner guide is designed to accompany the  Use KBART files to edit WorldCat knowledge base collections  course. If you attended the Use KBART files to edit WorldCat knowledge base collections instructor-led course or listened to the recording,  please complete our brief survey. Your feedback is very important! Thank you! 

Searching in Collection Manager

Ricerca di collezioni 

  1. Vai su WorldShare > Pannello Metadata > Gestione Collezioni.
  2. Selezionare Raccolta come tipo di dati dall'elenco a discesa.
  3. Selezionare un ambito per limitare la ricerca. Le opzioni includono:
    • Le mie collezioni selezionate: Cerca tra le collezioni specifiche della biblioteca che avete creato o selezionato.
    • Tutte le collezioni: Cerca tra gli articoli disponibili nelle collezioni globali disponibili nella Knowledge Base di WorldCat e nelle collezioni create dall'utente.
    • Collezioni non selezionate: Cerca le raccolte da aggiungere alla base di conoscenze che non sono attualmente selezionate. 

      Gestore delle collezioni Le mie collezioni selezionate

  4. Nel campo Termine(i) di ricerca immetti le parole da cercare o lascia il campo vuoto.
    • If no search criteria is entered in this search field, all items are returned in the search results.
    • Enter an asterisk (*) after a search term to view items that begin with that term.
  5. Fare clic su Cerca.

    Filter

  6. Una volta ottenuti i risultati della ricerca, è possibile filtrarli utilizzando l'elenco a discesa Filtra per nella parte superiore dei risultati della ricerca:

     Nota: le opzioni di filtro vengono visualizzate in base alle impostazioni dell'istituzione e al livello di abbonamento della biblioteca.

    • Tipo di raccolta - Dal secondo elenco a discesa, selezionare un tipo di raccolta.
      • Catalogazione delle collezioni dei partner
      • Banche dati (non contiene titoli)
      • Le collezioni della Knowledge base
      • Collezioni di query
    • Collezioni che ho creato
    • Contiene contenuti ad accesso libero
    • Acquisizioni guidate dalla domanda Collezioni
    • Non più in uso 
    • Collezioni di consegna dei documenti
    • Google Scholar - Dal secondo elenco a discesa, selezionare abilitato o disabilitato.
    • Mantieni le raccolte WorldCat - Dal secondo elenco a discesa, selezionare abilitato o disabilitato.
    • MARC Record Delivery - Dal secondo elenco a discesa, selezionare abilitato o disabilitato.
    • Collezioni catalogate OCLC
    • Condivisione - Dal secondo elenco a discesa, selezionare un'opzione.
      • Collezioni condivise dalla mia biblioteca
      • Collezioni condivise nella mia biblioteca
    • Usa Proxy
      • Enabled
      • Disabled
  7. (Facoltativo) Aggiungere altri filtri utilizzando l'icona verde più aggiunta (Pulsante di aggiunta). 
  8. Fare clic su Filtro per filtrare i risultati in base alle proprie specifiche.

Search for a provider

  1. Vai su WorldShare > Pannello Metadata > Gestione Collezioni.
  2. Selezionare Provider come tipo di dati dall'elenco a discesa.
  3. Selezionare un ambito per limitare la ricerca. Le opzioni includono:
    • Le mie collezioni selezionate: Cerca tra le collezioni specifiche della biblioteca che avete creato o selezionato.
    • Tutte le collezioni: Cerca tra gli articoli disponibili nelle collezioni globali disponibili nella Knowledge Base di WorldCat e nelle collezioni create dall'utente.
    • Collezioni non selezionate: Cerca le raccolte da aggiungere alla base di conoscenze che non sono attualmente selezionate. 

      collection-manager-provider-search.png

  4. Nel campo Termine(i) di ricerca immetti le parole da cercare o lascia il campo vuoto.
    • If no search criteria is entered in this search field, all items are returned in the search results.
    • Enter an asterisk (*) after a search term to view items that begin with that term.
  5. Fare clic su Cerca.

Risultati della ricerca dei fornitori

I risultati della ricerca saranno contrassegnati da un fornitore e da altri dettagli.

Risultati della ricerca del fornitore in Collection Manager - Tabella
Colonna Titolo
Fornitore Il venditore o il fornitore di contenuti che fornisce la raccolta. Fare clic sul nome di un fornitore per visualizzare tutte le raccolte fornite dal fornitore.
Attributi
Condiviso dalla mia biblioteca Indica che la vostra biblioteca ha condiviso la collezione.
Condiviso nella mia libreria Cliccate sul nome del fornitore che ha condiviso la collezione con la vostra biblioteca per visualizzare il suo profilo.
Creato localmente Indica che la raccolta è stata creata localmente.
Selezioni

Indica quante collezioni ha il fornitore e quante sono state selezionate. Fare clic su un numero per visualizzare tutte le raccolte fornite dal fornitore o tutte le raccolte selezionate.
Azioni

Fare clic su Azioni del fornitore locale per:

  • Cancellare il fornitore
  • Modifica del fornitore

Search for a title

 Note: Keyword searches with partial words and/or special characters, including wildcards, are not supported in Collection Manager Title Search.  For example, healt* is not a supported search term, but health is supported.

  1. Vai su WorldShare > Pannello Metadata > Gestione Collezioni.
  2. Selezionare Titolo come tipo di dati dall'elenco a discesa.
  3. Selezionare un ambito per limitare la ricerca. Le opzioni includono:
    • Le mie collezioni selezionate: Cerca tra le collezioni specifiche della biblioteca che avete creato o selezionato.
    • Tutte le collezioni: Cerca tra gli articoli disponibili nelle collezioni globali disponibili nella Knowledge Base di WorldCat e nelle collezioni create dall'utente.
    • Collezioni non selezionate: Cerca le raccolte da aggiungere alla base di conoscenze che non sono attualmente selezionate.
  4. Cambiare l'indice del titolo con una delle opzioni seguenti:
    • Parola chiave
    • Titolo
    • ISBN
    • ISSN
    • Identificativo OCLC

      Filter

  5. Nel campo Termine(i) di ricerca immetti le parole da cercare o lascia il campo vuoto.

     Nota: La ricerca tramite l'Indice dei titoli identificativo OCLC senza termini di ricerca non produrrà risultati.

    • If no search criteria is entered in this search field, all items are returned in the search results.
    • Enter an asterisk (*) after a search term to view items that begin with that term.
  6. Fare clic su Cerca.

    Filter

  7. Una volta ottenuti i risultati della ricerca, è possibile filtrarli utilizzando l'elenco a discesa Filtra per nella parte superiore dei risultati della ricerca:
    • Copertura - Data - Formattare la data come AAAA-MM-GG, AAAA-MM o AAAA.
    • Copertura - Enumerazione - Inserire un volume e un numero di edizione.
    • Profondità di copertura - Dal secondo elenco a discesa, selezionare una profondità di copertura.
    • Provider - Dal secondo elenco a discesa, selezionare o cercare un provider specifico.
  8. (Facoltativo) Aggiungere altri filtri utilizzando l'icona verde più aggiunta (Pulsante di aggiunta). 
  9. Fare clic su Filtro per filtrare i risultati in base alle proprie specifiche.

Select and edit knowledge base collections with KBART file

Download KBART file

  1. Under the collection search results, click the desired collection to open it.
  2. Click Collection Actions menu.
  3. Select Download titles in this Collection
    • Scope = Available titles in collection OR My Selected Titles
  4. Click Download.
  5. Save file to edit later or open file to edit in a spreadsheet program.

Edit titles in a spreadsheet program (preferably EXCEL)

  1. Global vs. Local edits:
    • Global changes made to a global field are applicable to all libraries (e.g., Title Name).
    • Local changes made to a local field are only applicable to the editing library (e.g., coverage information).
    • More information about global vs. local fields can be found at editable knowledge base fields.
  2. Edit and delete titles to match your library-specific purchase or subscription, include using the VLOOKUP function to reconcile a KBART file.
  3. Use the appropriate ACTION value.
    Use Case Value  Descrizione

    Selezionare un sottoinsieme di titoli globali utilizzando un file KBART.

    		 Select

    Use for rows of titles/title data where you did not make changes

    Modificare una raccolta globale modificando un file KBART

    		 Covoverlay

    Use for rows of titles/title data where you did not make changes

    Modificare una raccolta globale modificando un file KBART

    		 Overlay

    Use for rows of titles/title data where you did not make changes
  4. Save file as a tab-delimited text file.

Upload KBART file

In the desired collection:

  1. Click Collection Actions menu.
  2. Select Upload Titles to this Collection.
    • Scope = Update changes only OR Replace all titles in collection
  3. Click the Browse button and locate the file to upload.
  4. Click Upload. You will see this message: Upload is being processed.
  5. View the upload preview report by clicking the provided link.
    edit-kbart-files-5.png
  6. Approve or Discard upload.

Add new knowledge base collections with KBART file

Create a new local collection

Under Collection Manager:

  1. Click Create a Collection.
  2. Select Knowledge Base Collection.
  3. Click Create.

New collection screen displays (Required fields marked with a red asterisk (*))

  • Properties accordion
    1. Enter a Collection name.
    2. Use or change Collection ID.
       Note: Your Collection ID needs to be unique.
    3. Search for an existing Provider or Create a Provider.
  • Linking accordion
    1. Enter the Collection URL as appropriate.
    2. Link scheme - OCLC can create a link scheme for new knowledge base collection and add it here. Provide OCLC Support with the following information:
      • Collection name, Collection ID, and Provider
      • Sample search from the current provider to full-text
      • Username and password
  • Click Create to add the new collection.

Add titles to a new collection with a KBART file

  • Create a collection of titles in spreadsheet program. Each row contains information for one title.
    1. Add title using KBART formatting (see section below). See: KBART values and formatting

       Note: See the KBART template for reference or to create a collection.

    2. Use appropriate value in the ACTION field for each title:
      Use Case  Valori Descriptions

      Creare una nuova collezione locale o apportare modifiche ai titoli di una collezione locale.

      		 grezzo Use to tell the system that the title is added for the first time

      Aggiungere titoli a una collezione locale con un KBART e i dati generati dal sistema

      		 riempimento automatico Use the OCLC number to find the WorldCat record and populate title
    3. Save KBART file as a tab-delimited text (.txt) file type.
  • Upload KBART file of titles
    1. Select Metadata.
    2. Expand Collection Manager.
    3. Search for the desired collection.
    4. Navigate to the collection screen.
    5. Click the Collection Actions menu.
    6. Select Upload Titles to this Collection.
      • Scope = Update changes only OR Replace all titles in collection
    7. Click the Browse button and locate the file to upload.
    8. Click Upload. You will see this message: Upload is being processed.
    9. View the upload preview report.
      edit-kbart-files-4.png
    10. Approve or Discard the upload.

KBART recommended values by format

To determine KBART values, see KBART recommended values by format. 

Promote local knowledge base collections

Libraries can opt to promote a locally created collection the global WorldCat knowledge base.

To promote a locally created collection:

  1. Under Collection Manager, search for the collection.
  2. In the collection results screen, open the desired collection.
  3. Click Collection Actions menu.
  4. Select Promote Collection to Global Knowledge Base.
  5. Provide a summary of changes. Click Continue.
  6. Once request has been submitted, you will see the following message:
    edit-kbart-files-6.png
  7. Once the request is accepted and the collection promoted to a global collection, the collection ID and provider will change to:
    edit-kbart-files-7.png

Delete locally-created knowledge base collection and/or titles

Depending on the changes with your library’s electronic resources subscriptions, you may need to periodically remove selections (holdings) from an entire collection or individual selected titles in a collection created by your library.

Delete an entire collection your library created:

  1. Under Collection Manager, search for the collection. The Search results screen displays.
  2. Identify the chosen collection.
  3. Under Selections, click Delete.
  4. A confirmation will appear, click Delete button.

Delete individual titles in a locally-created collection:

  1. Under Collection Manager, search for the collection. The Search results screen displays.
  2. Identify the chosen collection.
  3. Click the collection name to display the collection.
  4. Search for your chosen title(s).
  5. Under Selections, click Delete Title.

To delete a subset of titles from one or multiple collections, you may choose to use the Title Work List. 

Test your knowledge

  1. Which spreadsheet format should you use when uploading a KBART file to WorldShare Collection Manager?
    1.  Excel (.xlsx)
    2. CSV (.csv)
    3. UTF-8 Tab delimited (.txt)
    4. Google Sheets (.gsheet)
  2. What must you do with the ACTION column in a KBART file before uploading it?
    1. Delete it
    2. Leave it unchanged
    3. Update it to reflect the intended action for each title
    4. Move it to the first column
  3. Which fields are mandatory in a KBART file when creating or modifying a collection?
    1. publication_title, title_url, coverage_depth, oclc_entry_id
    2. title_url, ACTION, publisher_name
    3.  coverage_depth, ACTION, ISSN
    4. publication_title, ACTION, ISBN
  4. What happens if you delete or reorder columns in a KBART file before uploading?
    1. The file will upload faster
    2.  The system will ignore the changes
    3. The upload will fail
    4. The system will automatically correct the format
  5. When should you modify a knowledge base collection instead of selecting it in full?
    1.  When your library subscribes to all titles in the collection
    2.  When your library subscribes to only a subset of titles
    3.  When the collection is not available in the global knowledge base
    4.  When the collection is already selected
Answer key
  1. Which spreadsheet format should you use when uploading a KBART file to WorldShare Collection Manager?
    c. UTF-8 Tab delimited (.txt)
  2. What must you do with the ACTION column in a KBART file before uploading it?
    c. Update it to reflect the intended action for each title  
  3. Which fields are mandatory in a KBART file when creating or modifying a collection?
    a. publication_title, title_url, coverage_depth, oclc_entry_id
  4. What happens if you delete or reorder columns in a KBART file before uploading?
    c. The upload will fail  
  5. When should you modify a knowledge base collection instead of selecting it in full?
    b. When your library subscribes to only a subset of titles

 

Additional information

Additional questions? Contact OCLC Support.