Elaborare richieste

Learn how to process New For Review and Open Access requests, how to receive items from In Transit and Received status, the options for unfilled requests, and how to respond to conditionals from lenders in WorldShare Interlibrary Loan.

Select whether you are using the Legacy interface or the Modernized interface in WorldShare Interlibrary Loan. 

Process New For Review requests

Follow the instructions below to process New for Review requests.

To process New for Review requests:

  1. From the Borrowing Requests category, click New For Review. The initial categories of Not Reviewed and Reviewed are listed.
    • Requests under Not Reviewed are requests that have not been seen by your staff. These requests originate from a source outside of your system.
    • Requests with a status of Reviewed have been saved by your staff, using the Save For Review feature.
  2. Click the request ID or Title to display a request.
  3. Review and confirm the information in the Request Details section.
  4. If the citation needs to be verified, click the magnifying glass icon, next to the Title, Author or standard number fields, to search WorldCat via Discover Items. A contextual search is launched for the terms selected, and the Results screen appears.
  5. A My library catalog link will redirect to the library's online catalog URL as set up in the Online Catalog section of the WorldCat Registry module in the OCLC Service Configuration. The following must be entered in the Online Catalog section in order for the My library catalog link to resolve: Online Catalog Direct to ISBN, Online Catalog Direct to ISSN, or Online Catalog Direct to OCLC Number. 
  6. On the Results screen, you have two options:
    1. Click the item you want to request. Bibliographic information appears. If applicable, click Apply data, OR
    2. Fare clic su un collegamento al posseduto o utilizzare un percorso di posseduto personalizzato o un gruppo con profilo OCLC. On the Holdings screen, add lenders to the Lender String, then click Update request.

       Nota:  le informazioni sulle citazioni per le richieste di copie verranno visualizzate nella parte superiore della schermata del posseduto e rimarranno durante lo scorrimento dei potenziali prestatori.  Confronta le informazioni sul posseduto del prestatore nella colonna Posseduto con le informazioni di citazione del testo di richiesta per essere sicuro che il prestatore disponga del volume esatto necessario per soddisfare la richiesta.
       

      Screenshot della schermata del posseduto, che richiama le informazioni di citazione necessarie per le richieste di copia.

  7. The request form appears, and the bibliographic data is updated.
  8. Apply your constant data, and click Send Request.
  9. A confirmation message appears and the request is updated.

Corrispondenza bibliografica

Bibliographic matching helps patrons get the item they asked for. When someone submits a new borrowing request through a supported path (listed below), WorldShare Interlibrary Loan searches WorldCat using the citation on the request. It finds WorldCat records that count as good matches for that request. 

The system then picks one main, best matched, WorldCat record for the request. When several records qualify, it picks the one held by the most libraries worldwide. That main record does two jobs: 

  • It fills in bibliographic information on the request (title, OCLC number, and related data). 
  • If you use borrowing automations, it helps the system decide which automation applies. 

This matching runs for eligible new requests even if you do not use the Automated Request Manager. 

More than one WorldCat record can match

Sometimes WorldCat has more than one good record for the same item (for example, different editions of the same work or records for an e-serial vs. a print serial). The request still gets one main record applied, as described above. 

Some automations go further. If the matched automation builds a lender string or sends the request to lenders using a Custom Holdings Path, the Automated Request Manager also checks your preferred lenders against other good matching WorldCat records, not only the main record. That way a lender is not skipped just because their holdings are on a different edition or different record in WorldCat. 

What borrowing staff usually see first on the request is bibliographic data from the main best matching record. Later, as the request moves through lenders in the lender string, that data may change to match the lender or edition held by each lender in the lender string. 

If no automation applies, or the automation only updates constant data or moves the request to review (it does not build a lender string or send to lenders), this main record is used to update the bibliographic fields on the request and that is typically the end of matching. 

When bibliographic matching runs

Matching runs automatically when a request is submitted via: 

  • Modulo di richiesta WorldShare ILL 
  • OpenURL 
  •  Data typed into a blank request form 
  • FirstSearch 

 Note: Matching does not run when staff create a request manually in the staff interface unless the request is sent to automation.

When there is no OCLC number on the request, the same rules use the format of the most widely held record from the search, not mainly the format on the form. 

Notes about matching

  • If the request has only an ISSN or ISBN, the title on the request must be close enough to the WorldCat title. 
  • The system uses ISSN, OCLC number, and ISBN when they appear on the request and looks in WorldCat for records with those identifiers that also pass title checking. 
  • When the request includes an OCLC number, format matching is based on the material format of that WorldCat record (not mainly the format on the request form). Only records whose format is the same or in the same format group as that record are kept—for example, book and e-text are in one group; DVD is not grouped with book. 

When there is no OCLC number on the request, the same rules use the format of the most widely held record from the search, not mainly the format on the form.  Some related formats are treated as equivalent during matching:  

  • Book, E-Text, Integrated Resource, Dissertation, Microform, and Thesis 
  • Serial, E-Serial, Newspaper, Serial - Bound, and Serial - Unbound. 

Print and electronic serial records can both be acceptable when they share an ISSN and pass title checking, because serial formats are in the same group. Other formats each have their own category (for example DVD, VHS, and sound recording). A request for a DVD will not pull in book or VHS records for the same title. 

Limiting which WorldCat records can match 

Most of the time, bibliographic matching may include more than one acceptable WorldCat record when ISBN, ISSN, or OCLC number searches find equivalent editions or cataloging choices. That helps automation find lenders among your most preferred partners when any related record is acceptable. 

Other times you already know the exact WorldCat record you want to use to find lenders. You do not want matching to expand the list of acceptable records using other identifiers on the request. The same need comes up when a patron requires large print and a regular print copy is not acceptable. 

Edition preference and edition text on the request tell matching when to narrow results. Matching uses these values as originally submitted on the request, before it updates bibliographic fields. 

Setting edition preference on the request 

Edition preference and edition text must be on the request when it is submitted or when staff send it to automation. You can set them in the staff interface, on patron request forms, or both. 

  • Staff interface: When staff create or edit a borrowing request, use the Request details section.
    • Set Preferred edition to This edition when you need matching to use a specific WorldCat record and not broaden to other editions.
    • Use Edition for edition notes (for example, large print), together with the OCLC number and other bibliographic fields.
    • To apply a particular record, search Discover Items from the request (for example, using the magnifying glass next to the title or a standard number), open the record, and apply its bibliographic data to the request, or enter the OCLC number directly in Request details.
    • Confirm any edition-related fields and the OCLC number before you send the request to automation. 
  • Patron request forms: Patron interlibrary loan forms can optionally include the same information.
    • In Patron Request Workforms, your library can add the Edition field (patron section) and Edition (text) (bibliographic section).
      • Large-print detection matches phrases in edition text (for example, large print, large type), not yes/no answers.
      • Patrons only see fields your library adds to the form. If a field is not on the form, patrons cannot enter that information on that submission; staff can still set edition preference, edition text, and the OCLC number in the staff interface. 

This edition with an OCLC number 

Choose This edition when staff or the patron need that specific WorldCat record, not a different edition the system might otherwise find from ISBN or ISSN. 

When This edition is selected and the request includes an OCLC number, acceptable matches are limited to that OCLC number only. Bibliographic matching does not use ISBN or ISSN on the request to add other acceptable records. If that OCLC number cannot be matched, the request typically moves to Review for staff follow-up. 

Selecting This edition without an OCLC number on the request does not narrow matching by itself. 

Large print in edition text 

When edition text indicates large print (recognized English and non-English phrases, matched without regard to case), acceptable matches are limited to large-print print-book records in WorldCat. This works together with the usual identifier, title, and material format rules. 

This edition and large print can both apply. If This edition is selected with an OCLC number and edition text indicates large print, matching uses only that OCLC number and the record must also qualify as large print. If it does not, the request will move to Review. 

Other edition settings 

Any edition (or no preference selected) keeps the broader matching behavior described earlier, except when edition text triggers large print filtering. 

Most recent edition does not change which WorldCat records are acceptable during bibliographic matching. 

Request history includes an automation history with notes when these rules restricted matching or caused an ISBN or ISSN search to be skipped. Staff can review those notes when a request lands in Review. 

Holdings screen

Display holdings

Screenshot della schermata posseduti di un elemento, che richiama le opzioni per visualizzare/filtrare i posseduti

To display holdings, use one of the following options:

  1. Click State Holdings, Regional Holdings, or All Holdings.
    • State Holdings: Holdings within your state displayed in alphabetical order by institution name.
    • Regional Holdings: Holdings from states or provinces that border your state. Bodies of water are not considered when determining borders. Your institution's state or province is listed first, followed by other states or provinces in alphabetical order.
    • All Holdings: Your institution's state or province is listed first, followed by other states or provinces in alphabetical order.

       Note: A line separates holdings for each state and province. Within each state or province, holdings are listed alphabetically by institution name

  2. Per visualizzare i posseduti da un percorso di posseduto personalizzato o da un gruppo con profilo OCLC , selezionare l'opzione dall'elenco a discesa Filtra per. Fare clic su Vai per visualizzare i risultati in base ai filtri selezionati. Per ulteriori informazioni, vedere Filtrare i posseduti per creare una stringa delle biblioteche a cui far richiesta.

Note: The Year and Volume filters apply to the selected path or profiled group when creating a copy request for an article from a journal/magazine.

Filter holdings to build a lender string

When viewing holdings for an item, you can filter the list of holdings to assist in building a lender string. If you select both a Custom Holdings Path and a year or volume, the lender string will automatically populate with libraries from the first section of the display. 

Filter by Custom Holdings Path

You can filter holdings by a custom holdings path when the item requested is a book or other monograph as well as for copy requests where:

  • The patron did not specify the year or volume.
  • The holding libraries do not specify their year or volume-level holdings.
  1. Select a custom holdings path from the drop-down list.
  2. Click Go. The results list identifies the group of the holding library in the Group column. Groups are also delineated by a heavy gray line.
    • If you select both a Custom Holdings Path and a year or volume, the lender string will automatically populate with libraries from the first section of the display. 
  3. Click Yes in the Supplier column to add lenders to the string. You can add up to 15 lenders from the results list.

 Nota: i percorsi di posseduto personalizzati che contengono gruppi con profilo possono essere applicati completamente solo tramite automazioni configurate in Gestione richieste automatizzate. Se il percorso di posseduto personalizzato è stato applicato manualmente, viene visualizzato un avviso. Per creare una stringa prestatore parziale dal percorso dei posseduti personalizzato corrente che non includa i simboli del gruppo con profilo, fare clic su OK. Fare clic su Annulla per chiudere questa finestra e instradare manualmente la richiesta all'automazione oppure selezionare un percorso di posseduti personalizzato diverso. Per ulteriori informazioni, vedere Percorso di posseduto personalizzato.

Filter with Year and Volume

When viewing holdings for a journal or other periodical, you can filter the list of holdings by year or year and volume. This data is populated from the lending library's local holdings record or knowledge base holdings. 

  1. Enter a year in the Year field
    Or
    Enter a year in the Year field and a volume in the Volume field.
  2. Fare clic su Vai.
    • The results list is split into three sections, delineated by a heavy gray horizontal line:
      • Libraries that hold the year/volume
      • Libraries where local holdings are not available
      • Libraries that do not hold the year/volume
    • If you select both a Custom Holdings Path and a year or volume, the lender string will automatically populate with libraries from the first section of the display. 
  3. Click Yes in the Supplier column to add lenders to the string. You can add up to 15 lenders from the results list. A lender string will be added based on libraries that hold the year/volume.

Holdings screen view

Screenshot della schermata posseduto che elenca tutte le opzioni disponibili

On the Holdings screen, you also have several options:

  • Hover your cursor over the information icon (Icona informativa) next to the title of the requested item to see brief bibliographic data.
  • Click Yes (or anywhere in the Yes box) in the Supplier column to add a Supplier to your lender string.
    • Once a lender has been added to the lender string, the hyperlink in the Supplier column will no longer be clickable. If a lender is removed from the lender string, your ability to click on Yes in the Supplier column is restored. This selection status will be maintained as you move through all holdings lists.
    • Yes displays if the library is a current supplier.  If they are not, a dash displays in the Supplier column.
  • Click the information icon (Icona informativa) next to the library’s name to go the OCLC Policies Directory and confirm a lender’s policies. The OCLC Policies Directory for the lender will open in a new window. 
  • Click the library name to go to the library’s online catalog. 
    • This link is maintained in the WorldCat registry.  For information about configuring your OPAC to display to other libraries and provide deep links to a specific OCLC number or other identifiers, see WorldCat Registry, Configure links to your online catalog.
      • The following must be entered in the Online Catalog section in order for the OPAC link to resolve: Online Catalog Direct to ISBN, Online Catalog Direct to ISSN, or Online Catalog Direct to OCLC Number. 
  • View suppliers’ Days To Respond. The Days to Respond indicates the number o fdays the library needs to respond to copy and loan requests.
    • If an item is Held by your library, you will see the Icona posseduto dalla mia biblioteca icon at the top of the Holdings screen, indicating that your library has a holding set on that item in WorldCat. You will also see this icon on the top of the Request work form. 
  • View the suppliers Location, which displays abbreviations for the country, and state or provence.
  • La colonna Simbolo mostra l'identificativo OCLC dell'istituto.
  • La colonna Gruppo viene compilata quando si filtra in base a un percorso di posseduto personalizzato per mostrare quale dei gruppi di posseduto personalizzato contiene un potenziale prestatore. 
  • The Cost column indicates what the library charges for copies and loans as entered in the the OCLC Policies Directory.
  • The IFM column will indicate Yes if the library participates in Interlibrary Loan Fee Management.
  • View suppliers' Holdings information. This data is populated from the lending library's local holdings record or knowledge base holdings. If the information has been provided by the library, the column will display Local holdings available or a summary statement of specific volumes and issues held.
    • Click on the text in the column to view additional holdings details.
      • The resulting Holdings screen will list the Collection and Coverage for the knowledge base holding.
      • Local Holdings Records will list the Format, Location, and Holding information.
      • The coverage information displayed in the Holdings information sometimes comes from the embargo_info field of the KBART file in the WorldCat knowledge base. See Embargo and moving wall of coverage for more information.

          Note: The citation information for copy requests will display at the top of the Holdings screen and will remain as you scroll through potential lenders.  Compare the lenders holding information in the Holdings column to the citation information of the copy request to be sure the lender has the exact volume needed to fulfill the request.
View Holdings details

If the information has been provided by the library, electronic serials display the exact coverage statement from the WorldCat knowledge base and a Local Holding Record (LHR) summary displays for print serials in the Holdings column.

Click on the summary text in the Holdings column to view additional details about the WorldCat knowledge base or LHR holdings for the title.

  • The resulting Holdings detail screen will list the Collection and Coverage for the knowledge base holding.
    • Le dichiarazioni di copertura vengono visualizzate nella colonna Posseduto per ogni singola collezione della knowledge base e non vengono deduplicate se il posseduto appare in più collezioni. Dopo aver fatto clic su una dichiarazione di copertura, la schermata dei dettagli del posseduto risultante elencherà il nome e la copertura di ogni collezione della knowledge base contenente il periodico.
  • Local Holdings Records will list the Format, Location, and Holding information.

 Note: The citation information for copy requests will display at the top of the Holdings screen and will remain as you scroll through potential lenders.  Compare the lenders holding information in the Holdings column to the citation information of the copy request to be sure the lender has the exact volume needed to fulfill the request.

Process Open Access requests

Seguire le istruzioni seguenti per elaborare le richieste Open Access.

Per elaborare le richieste Open Access:

  1. Nella barra di navigazione a sinistra, fare clic su Trova elementi.
  2. Cerca un periodico o il titolo di una rivista digitando i termini di ricerca nell'apposita casella.
  3. Fare clic su Cerca. Vengono visualizzati i risultati corrispondenti, insieme alle opzioni di visualizzazione dei posseduti.
  4. Nella schermata Risultati, fare clic su Visualizza ora. Nota: la risorsa si apre in una nuova finestra.
  5. Nella finestra WorldShare ILL, fare clic su Posseduti regionali nella schermata Risultati.
  6. Nella schermata Posseduti, fare clic su Crea richiesta. Nota: su questa schermata è disponibile anche il collegamento Visualizza ora.
  7. Nel modulo di lavoro della richiesta, fare clic su Salva per revisione.
  8. Viene visualizzato un messaggio di conferma e la richiesta viene visualizzata nella categoria Richieste di prestito > Nuova per revisione.
  9. Fare clic sull'ID richiesta nel messaggio di conferma.
  10. Oppure accedere alla richiesta dalla categoria Richieste di prestito > Nuova per revisione.
  11. Click the Email button and fill out the form to send the patron the open access link for the item requested.
     Note: HTML tags are not supported within the email feature.
  12. Aprire la richiesta e selezionare Apri accesso dall'elenco Modifica tipo di evasione per registrare l'adempimento dell'articolo.  Viene visualizzato un messaggio di conferma e la richiesta viene aggiornata ad Accesso chiuso/aperto.

Attenzione: è importante inviare via e-mail all'utente il collegamento Open Access alla richiesta prima di fare clic su Apri accesso perché quando la richiesta viene aggiornata ad Accesso chiuso/aperto, le informazioni sull'utente allegate alla richiesta verranno cancellate.

 Nota: le richieste evase tramite Open Access saranno incluse nei report statistici mensili.

Receive items (from In Transit status)

Seguire le istruzioni seguenti per contrassegnare un documento come ricevuto.

Per contrassegnare un documento come ricevuto:

  1. Nella categoria Richieste di prestito, fare clic su In transito.
  2. Fare clic sull'ID richiesta o sul titolo per visualizzare una richiesta. Nota: le code di richieste per le quali è disponibile l'elaborazione batch includono un'icona nella barra laterale di navigazione a sinistra.
  3. Fare clic su Segna come ricevuto.
  4. Viene visualizzato un messaggio di conferma e la richiesta viene visualizzata nella categoria Richieste di prestito > Ricevute > Ricevute/in uso.

Renew item (from Received status)

Seguire le istruzioni seguenti per rinnovare un elemento della richiesta.

Per rinnovare un item:

  1. Nella categoria Richieste di prestito, fare clic su Ricevute.
  2. Click the request ID or Title to display a request.
  3. Immettere una data di scadenza desiderata.
  4. Fare clic su Rinnova elemento.

     Attenzione: quando si suggerisce una data di scadenza, assicurarsi di consultare le politiche di rinnovo della biblioteca del prestito scorrendo il modulo di richiesta verso il basso e facendo clic sull'icona del punto interrogativo (Icona punto interrogativo) per aprire il profilo della directory delle politiche della biblioteca.

  5. Viene visualizzato un messaggio di conferma e la richiesta viene visualizzata in Richieste di prestito > Ricevute > Rinnovo richiesto.  

Mark a request as Lost

Se un documento ricevuto risulta mancante, marcare la richiesta come Perduta per avvisare la biblioteca che effettua il prestito.

Per contrassegnare un documento come smarrito:

  1. Nella categoria Richieste di prestito, fare clic su Ricevute.
    • Gli elementi possono essere contrassegnati come Persi dalle code Ricevuti/In uso, Richiesto rinnovo, Approvato, Rinnovo negato, Scaduto e Richiamati.
  2. Fare clic sull'ID richiesta o sul titolo per visualizzare una richiesta.
  3. Selezionare Perso nella schermata dei dettagli della richiesta.

Lo stato della richiesta viene aggiornato a Persa e la richiesta viene spostata nella coda Ricevuta ma Mancante sia per la biblioteca prestatrice che per quella che effettua il prestito.

Se l'item è stato recuperato, restituirlo o rinnovarlo.  Per ulteriori informazioni, vedere Restituire articoli.

Unfilled requests

Se una richiesta non viene soddisfatta da nessuno dei prestatori nella sequenza delle biblioteche a cui far richiesta, la richiesta resterà inevasa.  Le opzioni per le richieste inevase includono Invia nuovamente richiesta, Modifica tipo di evasione o Annulla richiesta.

Per inviare nuovamente la richiesta:

  1. Fare clic sull'ID della richiesta inevasa.
  2. In Biblioteche che effettuano il prestito, immettere altri prestatori nella stringa Prestatore.
    • La cronologia viene visualizzata di seguito per indicare i prestatori che hanno ricevuto in precedenza questa richiesta e la loro risposta.
  3. Facoltativo.  Modificare i dati bibliografici in Dettagli richiesta, Note prestito, Note fatturazione o Costo massimo IFM .
    • Le opzioni di ricerca vengono visualizzate per i campi Titolo, Autore, ISSN, ISBN e Numero OCLC .
    • Il campo Edizione preferita non è modificabile.
  4. Nella schermata di richiesta, fare clic su Invia nuovamente richiesta.
  5. La richiesta verrà spostata in In attesa di risposta.

È possibile modificare il Tipo di evasione di una richiesta non evasa in Richiesta di acquisto. 

Per modificare il tipo di evasione della richiesta:

  1. Individuare la richiesta che si desidera modificare.
  2. Nella richiesta, fare clic su Modifica tipo di evasione e selezionare Richiesta di acquisto.
  3. La richiesta viene spostata nella nuova coda del tipo di evasione.

 Nota: sebbene il pulsante Annulla richiesta sia ancora disponibile per queste richieste, non è necessario fare clic su questo pulsante poiché la richiesta è già stata chiusa. Se cliccato, lo stato della richiesta verrà aggiornato a Chiusa (annullata). Questa richiesta verrà quindi conteggiata due volte nel report Statistiche di utilizzo OCLC - Panoramica attività del destinatario del prestito come richiesta non soddisfatta e come richiesta annullata.

Respond to conditionals from lenders (from Produced status)

Seguire le istruzioni seguenti per rispondere alle condizionali.

Per rispondere alle condizionali:

  1. On the left navigation, click Borrowing Requests.
  2. Fare clic su Con riserva. 
  3. Nella schermata Con riserva, rivedere la colonna Condizioni per visualizzare le condizioni della biblioteca che effettua il prestito. 
  4. Click the request ID or Title to display a request.
  5. Se il prestatore ha richiesto termini alternativi, come un aumento del costo massimo o l'uso di IFM e l'utente accetta i termini, aggiornare tali dettagli all'interno della richiesta. Eseguire questa operazione prima di fare clic su Sì; in caso contrario, si applicano ancora i termini della richiesta di prestito originale.
  6. Rispondere alla condizione del prestatore con Sì, No o Annulla richiesta.
    • Se si fa clic su Sì, la richiesta torna alla biblioteca che effettua il prestito e viene visualizzata in Richieste di prestiti > È possibile fornire? > Condizioni accettate.
    • Se si fa clic su No, la richiesta viene inoltrata al prestatore successivo nella stringa prestatore.
    • Facendo clic su Annulla richiesta, la richiesta viene annullata.
  7. Viene visualizzato un messaggio di conferma.

 Note: Update the request as needed before saying Yes to the condition. If there is confusion or special circumstances, use the lender's contact information in the request or form the Policies Directory to communicate with the lender. There is no way to add a note when responding to a lender's conditional response within the request. 

Guarda un video

New For Review ILL requests

Durata: 9:44

Nuova per revisione è una categoria nel servizio di prestito interbibliotecario OCLC per le richieste instradate dal sistema o salvate dalla revisione dal personale della biblioteca per essere approvate ed elaborate in un secondo momento. Questo video spiega come le richieste ILL arrivano alla categoria Nuovi per revisione e come un membro del personale della biblioteca può elaborare la richiesta.

 

Process ILL requests as a Borrower

Durata: 10:17

Questo video illustra i passaggi che un membro del personale di una biblioteca prestatrice esegue dopo che una richiesta ILL è stata inserita nel sistema e deve essere elaborata e aggiornata.

 

Requests: Expired, overdue, or unfilled

Durata: 7:12

Questo video spiega come procedere con le richieste con stato scaduto, scaduto o inevase in WorldShare ILL