Flusso di lavoro di integrazione di terze parti

1. L'utente richiede un item ILL

Il flusso di lavoro inizia quando l'utente invia una richiesta ILL utilizzando il Modulo di richiesta utente.

 Attenzione: il modulo di richiesta utente deve contenere il campo ID utente, quindi gli utenti devono inserire il proprio identificativo utente quando inviano una richiesta.

By default, the Interlibrary Loan Identifier (illId) from the patron’s Resource Sharing for Groups record will auto-populate on the request form when the patron logs in to place a request in Resource Sharing for Groups.  If your patrons do not have an Interlibrary Loan Identifier in their Resource Sharing for Groups patron records, please contact OCLC Support for assistance.

The Patron ID from the request form is the connection between the ILL Request and the ILS, so it needs to be a value that can be used to look up the patron in the third-party ILS. Library staff can also initiate requests for the patron within Resource Sharing for Groups by providing the patron's ILS identifier in the Patron ID field of the ILL Request.

2. ILL staff review request and send to lenders (Resource Sharing for Groups)

Once the request is received in Resource Sharing for Groups, library staff need to review the request and send it to lenders.

Per rivedere e inviare la richiesta:

1. Fare clic sulla scheda Prestito interbibliotecario.
2. Nella barra di navigazione a sinistra, fare clic su Richieste di prestito > Nuovo per revisione.
3. Fare clic sull'ID richiesta o sul titolo per visualizzare la richiesta.
4. Verificare che l'identificatore ILS degli utenti sia salvato nel campo ID utente.
5. Rivedere la richiesta e selezionare i prestatori.
6. Fare clic su Invia richiesta per inviare la richiesta.
7. Verrà visualizzato un messaggio di conferma se la richiesta è stata inviata.
8. Fare clic sull'ID richiesta nel messaggio di conferma per tornare alla richiesta.

Considerazioni

• La richiesta ILL verrà indirizzata alla coda di Nuovo per revisione o corrisponderà a un'automazione (se impostata). Con l'automazione, le informazioni nella richiesta vengono confrontate con l'automazione. Se la richiesta corrisponde all'automazione, viene elaborata in base alle impostazioni di Gestione richieste di automazione. Vedere Gestione richieste automatizzata.  Alcune biblioteche possono inviare automaticamente richieste ILL avviate dagli utenti ai prestatori selezionati.
• A seconda del flusso di lavoro del personale ILL, la richiesta ILL in Nuova per revisione può essere rivista (contrassegnata come rivista) prima di essere inviata. In altre parole, il personale potrebbe essere responsabile della revisione e della selezione dei prestatori, mentre la revisione finale e l'invio vengono effettuati da un altro membro del personale. Se la biblioteca esamina le richieste prima dell'invio, si consiglia di aggiungere la verifica del nome utente e del codice a barre a questo passaggio.

3. ILL staff receive item from lender (Resource Sharing for Groups)

Once you receive the item from the lender, you need to confirm or enter the item's barcode in the ILL Request in Resource Sharing for Groups and mark the request as received. The system will use the barcode to create the temporary item, which can be seen in step 4.

Per confermare il codice a barre e contrassegnare l'articolo come ricevuto:

1. Fare clic sulla scheda Prestito interbibliotecario .
2. Nella barra di navigazione a sinistra, fare clic su Richieste di prestito > In transito.
3. Nella richiesta per l'elemento, immettere il barcode temporaneo nella sezione designata.
   • Se è stato deciso di utilizzare il codice a barre dell'elemento spedito del fornitore come configurato nel modulo Integrazione circolazione della configurazione del servizio, questo valore verrà compilato automaticamente qui. Il codice a barre dell'elemento spedito del fornitore verrà visualizzato anche nel campo Codice a barre dell'elemento del fornitore nella richiesta.
   • Se si è deciso di utilizzare l'ID richiesta come configurato nel modulo Integrazione circolazione della configurazione del servizio, questo valore verrà compilato automaticamente qui.

   

    Note: The supplier's shipped item barcode can be replaced in the Temporary Barcode field. You may wish to use the Resource Sharing for Groups Request ID as the item's barcode to more easily research the ILL request after it has been closed by the lending library.

4. Fare clic su Segna come ricevuto.
5. Se è stata configurata la creazione di un record elemento in circolazione alla ricezione nel modulo Integrazione circolazione della configurazione del servizio, verrà creato un elemento temporaneo con il codice a barre immesso nel campo Codice a barre temporaneo.
   
   Nella cronologia delle circolazioni, un aggiornamento mostra che l'elemento temporaneo è in attesa di creazione. Il tempo per completare il record può variare, ma generalmente è in pochi secondi.
6. Fare clic su Aggiorna per ricaricare la cronologia richieste.
7. Al termine, lo stato della cronologia delle richieste indicherà "Record temporaneo [barcode] creato.".
8. Dopo aver completato questi passaggi, il personale ILL deve stampare una fascetta per libri, posizionarla sull'elemento fisico e inviare l'elemento fisico al personale di Circolazione.

Gli utenti possono tracciare il processo della richiesta ILL controllando il proprio account. Lo stato In rotta viene visualizzato all'utente come "Questo elemento è stato inviato a [luogo di ritiro dell'utente]".

Considerazioni

If you have configured to charge patron on shipped (Alma or WMS only) in the Circulation Integration module of the Service Configuration, fees will be assessed to the patron's account when the item is shipped from the lender.

Per configurare i costi per gli item ILL, vedere Costi utente.

Se è stata abilitata l'integrazione della circolazione, non ricevere richieste di prestito in batch. Ogni richiesta deve essere ricevuta separatamente in modo che sia possibile specificare un codice a barre per l'uso nel sistema di terze parti.

4. L'item temporaneo è stato creato e prenotato (Sistema)

If you have configured this setting in the Circulation Integration module of the Service Configuration, after you mark a request as received, the system creates a temporary item and places an item-level hold on the item for the patron.

In Alma, è possibile confermare che il sistema abbia creato l'elemento temporaneo eseguendo una ricerca Articoli fisici - Codice a barre.

5. Verifica circolazione del personale nell'item (di terze parti)

 Nota: se si utilizzano le notifiche di ritiro prenotazioni Alma, il personale di Circolazione riceve l'elemento fisico dal dipartimento ILL e scansiona l'elemento per attivare una notifica di ritiro o una Ricevuta prenotazione quando l'elemento arriva al punto di ritiro dell'utente.

If you are using Resource Sharing for Groups Loan available for pickup notifications, that notification will go out when the item is marked as received in Resource Sharing for Groups (or after the amount of delay you have configured for this notification in Service Configuration).

Rivedere la documentazione ILS per il flusso di lavoro di restituzione:

• Alma
• Horizon
• Millennium
• Sierra
• Symphony

For more information about configuring Resource Sharing for Groups Loan available for pickup notifications (including time delays), see Edit and send notifications.

6. Il personale addetto alla circolazione presta l'elemento all'utente (di terze parti)

Quando l'utente arriva per ritirare l'elemento, il personale di Circolazione prende in prestito l'elemento all'utente. 

Rivedere la documentazione ILS per il flusso di lavoro del prestito:

• Alma
• Horizon
• Millennium
• Sierra
• Symphony

7. Richiesta di rinnovo approvata (Sistema)

If you have activated the Update due date upon lender approval of renewal request in the Circulation Integration section of the OCLC Service Configuration, the due date of the temporary item is updated in the circulation system when a renewal request has been approved by the lending library.

8. Patron returns item and staff check in item (Third-party/Resource Sharing for Groups)

Trascorre del tempo mentre l'utente ha l'elemento in prestito. Quando l'utente restituisce l'elemento, il personale addetto alla circolazione o il personale ILL effettua il check-in dell'elemento.

Per restituire l'item:

If you have enabled the Check in item on check in functionality in the Circulation Integration module of the OCLC Service Configuration, the item is automatically checked-in when the request is marked as returned in Resource Sharing for Groups.

1. Resource Sharing for Groups staff mark the request as Returned.
2. The Circulation History in Resource Sharing for Groups will show the Temporary item checked in to the circulation system.
3. L'item in Circolazione sarà eliminato.

Personale Circolazione:

Rivedere la documentazione ILS per il flusso di lavoro di restituzione:

• Alma
• Horizon
• Millennium
• Sierra
• Symphony

Resource Sharing for Groups staff:

Una volta che l'articolo è stato restituito al dipartimento ILL, il personale ILL contrassegna l'articolo come restituito e rispedisce l'articolo alla biblioteca che effettua il prestito.

Per contrassegnare l'articolo come ricevuto e restituirlo alla biblioteca che effettua il prestito:

1. Fare clic sulla scheda Prestito interbibliotecario .
2. Nella navigazione a sinistra, fare clic su Coda di stampa > Etichette per le restituzioni.
3. Conferma che l'articolo è elencato.
4. Nella barra di navigazione a sinistra, fare clic su Richieste di prestito > Ricevute/in uso e aprire la richiesta dell'elemento.
5. Fare clic su Restituisci elemento.
6. Verrà visualizzato un messaggio di conferma e lo stato dell'articolo verrà aggiornato come Restituito.
7. Nella navigazione a sinistra, fare clic su Coda di stampa > Etichette per le restituzioni. Elaborare la coda di stampa.
8. Stampare l'etichetta.

Apporre l'etichetta sul pacchetto con l'articolo e spedire alla biblioteca che effettua il prestito. Una volta che il prestatore ha ricevuto l'elemento restituito, lo contrassegnerà come Restituito/Completo e la richiesta ILL verrà chiusa.

1. Il personale ILL risponde alla richiesta di prestito

1. Sul pannello di navigazione a sinistra, fare clic su Richieste di prestito > Si può fornire? ed esaminare le richieste di prestito.
2. Una volta recuperato l'elemento richiesto, nella sezione Dettagli richiesta, immettere il codice a barre nel campo Codice a barre dell'elemento.
   • Per le biblioteche che utilizzano Symphony o Horizon, verrà applicata una prenotazione sugli elementi disponibili nella loro collezione.
     • Quando arriva una nuova richiesta di prestito, il sistema può attivare il sistema di circolazione per avviare l'instradamento dell'articolo richiesto al reparto ILL per la spedizione.  Quando l'item è trattenuto in una sede, il personale della sede viene avvisato che l'item è necessario in modo che possa riceverlo rapidamente.
3. Immettere la data di scadenza desiderata.
4. Fornire ulteriori campi obbligatori.
5. Rispondere Sì. Lo stato verrà aggiornato a Spedito / In transito.
6. Opzionale. Stampa etichette per la spedizione e fascette/adesivi per libri.
7. If configured in the Circulation Integration module, the item is checked out of your third-party Circulation environment when shipped to the borrowing library.
8. The Circulation History in Resource Sharing for Groups will indicate that the Item checked out of circulation system.
9. L'elemento viene spostato nella posizione temporanea ILL nel sistema di circolazione come configurato durante l'impostazione dell'integrazione.
   • The Due Date is set by the request's due date in Resource Sharing for Groups and not by Circulation policy configurations.

2. Ricevere l'item dall'istituto destinatario del prestito

Quando l'articolo viene restituito:

1. Sul pannello di navigazione a sinistra, in Richieste di prestito, fare clic su Restituiti > Restituiti/In transito.
2. Nella schermata Restituiti/In transito, fare clic sull'ID richiesta o sul Titolo per visualizzare la richiesta.
3. Nella richiesta, rivedere e confermare le informazioni nei Dettagli della richiesta.
4. Per completare la richiesta, fare clic su Restituito/Completato.
5. Viene visualizzato un messaggio di conferma e la richiesta è completata.
   Nota: se l'articolo è contrassegnato come Non restituito, appare nella navigazione a sinistra sotto Restituito > Restituito ma mancante e scompare dal sistema dopo 180 giorni.
6. If configured in the Circulation Integration module, when the item is Checked in/Complete in Resource Sharing for Groups, it is restored to its permanent location and appears available in your third-party Circulation environment.

If the item is checked in to your Circulation environment prior to Resource Sharing for Groups:

• Al personale verrà richiesto di agire sull'elemento in Resource Sharing.
• Resource Sharing for Groups staff will need to mark the request as Checked-in/Complete.

•  Nota: il primo check-in in Alma non causerà problemi di integrazione.