Automated Request Manager

 

Use this screen to configure Automations in Automated Request Manager (ARM) to automate ILL workflows.

As a feature of Smart fulfillment, use the Automated Request Manager (ARM) screen to configure automated ILL workflows. Automations are composed of match criteria you define along with actions you want the system to perform on matched requests.

Per accedere a questa schermata, accedere a OCLC Service Configuration, aprire il modulo WorldShare ILL dal menu di navigazione a sinistra, quindi selezionare Automated Request Manager.

The Automated Request Manager is divided into two tabs:

  1. In prestito (predefinito)
  2. Prestito

Le automazioni sono una combinazione di:

  • Matches: What the request should look like.
  • Azioni: operazioni che il sistema deve eseguire con la richiesta.
  • Eccezioni (solo prestito): quando non si desidera che queste azioni si verifichino.
  • Priorità: se una richiesta corrisponde a più automazioni, quale serie di azioni deve essere eseguita.

 Nota: i profili Direct Request configurati in precedenza verranno visualizzati in Gestione richieste automatizzata come automazioni.

Corrispondenza bibliografica

Bibliographic matching helps patrons get the item they asked for. When someone submits a new borrowing request through a supported path (listed below), Resource Sharing for Groups searches WorldCat using the citation on the request. It finds WorldCat records that count as good matches for that request. 

The system then picks one main, best matched, WorldCat record for the request. When several records qualify, it picks the one held by the most libraries worldwide. That main record does two jobs: 

  • It fills in bibliographic information on the request (title, OCLC number, and related data). 
  • If you use borrowing automations, it helps the system decide which automation applies. 

This matching runs for eligible new requests even if you do not use the Automated Request Manager. 

More than one WorldCat record can match

Sometimes WorldCat has more than one good record for the same item (for example, different editions of the same work or records for an e-serial vs. a print serial). The request still gets one main record applied, as described above. 

Some automations go further. If the matched automation builds a lender string or sends the request to lenders using a Custom Holdings Path, the Automated Request Manager also checks your preferred lenders against other good matching WorldCat records, not only the main record. That way, a lender is not skipped just because their holdings are on a different edition or different record in WorldCat. 

What borrowing staff usually see first on the request is bibliographic data from the main best matching record. Later, as the request moves through lenders in the lender string, that data may change to match the lender or edition held by each lender in the lender string. 

If no automation applies, or the automation only updates constant data or moves the request to review (it does not build a lender string or send to lenders), this main record is used to update the bibliographic fields on the request, and that is typically the end of matching. 

When bibliographic matching runs

Matching runs automatically when a request is submitted via: 

  • Resource Sharing for Groups request form 
  • OpenURL 
  • Data typed into a blank request form 
  • FirstSearch 

 Note: Matching does not run when staff create a request manually in the staff interface unless the request is sent to automation.

When there is no OCLC number on the request, the same rules use the format of the most widely held record from the search, not mainly the format on the form. 

Notes about matching

  • If the request has only an ISSN or ISBN, the title on the request must be close enough to the WorldCat title. 
  • The system uses ISSN, OCLC number, and ISBN when they appear on the request and looks in WorldCat for records with those identifiers that also pass title checking. 
  • When the request includes an OCLC number, format matching is based on the material format of that WorldCat record (not mainly the format on the request form). Only records whose format is the same or in the same format group as that record are kept—for example, book and e-text are in one group; DVD is not grouped with book. 

When there is no OCLC number on the request, the same rules use the format of the most widely held record from the search, not mainly the format on the form.  Some related formats are treated as equivalent during matching:  

  • Book, E-Text, Integrated Resource, Dissertation, Microform, and Thesis 
  • Serial, E-Serial, Newspaper, Serial - Bound, and Serial - Unbound. 

Print and electronic serial records can both be acceptable when they share an ISSN and pass title checking, because serial formats are in the same group. Other formats each have their own category (for example, DVD, VHS, and sound recording). A request for a DVD will not pull in book or VHS records for the same title. 

Limiting which WorldCat records can match 

Most of the time, bibliographic matching may include more than one acceptable WorldCat record when ISBN, ISSN, or OCLC number searches find equivalent editions or cataloging choices. That helps automation find lenders among your most preferred partners when any related record is acceptable. 

Other times you already know the exact WorldCat record you want to use to find lenders. You do not want matching to expand the list of acceptable records using other identifiers on the request. The same need comes up when a patron requires large print and a regular print copy is not acceptable. 

Edition preference and edition text on the request tell matching when to narrow results. Matching uses these values as originally submitted on the request, before it updates bibliographic fields. 

Setting edition preference on the request 

Edition preference and edition text must be on the request when it is submitted or when staff send it to automation. You can set them in the staff interface, on patron request forms, or both. 

  • Staff interface: When staff create or edit a borrowing request, use the Request details section.
    • Set Preferred edition to This edition when you need matching to use a specific WorldCat record and not broaden to other editions.
    • Use Edition for edition notes (for example, large print), together with the OCLC number and other bibliographic fields.
    • To apply a particular record, search Discover Items from the request (for example, using the magnifying glass next to the title or a standard number), open the record, and apply its bibliographic data to the request, or enter the OCLC number directly in Request details.
    • Confirm any edition-related fields and the OCLC number before you send the request to automation. 
  • Patron request forms: Patron interlibrary loan forms can optionally include the same information.
    • In Patron Request Workforms, your library can add the Edition field (patron section) and Edition (text) (bibliographic section).
      • Large-print detection matches phrases in edition text (for example, large print, large type), not yes/no answers.
      • Patrons only see fields your library adds to the form. If a field is not on the form, patrons cannot enter that information on that submission; staff can still set edition preference, edition text, and the OCLC number in the staff interface. 

This edition with an OCLC number 

Choose This edition when staff or the patron need that specific WorldCat record, not a different edition the system might otherwise find from ISBN or ISSN. 

When This edition is selected and the request includes an OCLC number, acceptable matches are limited to that OCLC number only. Bibliographic matching does not use ISBN or ISSN on the request to add other acceptable records. If that OCLC number cannot be matched, the request typically moves to Review for staff follow-up. 

Selecting This edition without an OCLC number on the request does not narrow matching by itself. 

Large print in edition text 

When edition text indicates large print (recognized English and non-English phrases, matched without regard to case), acceptable matches are limited to large-print print-book records in WorldCat. This works together with the usual identifier, title, and material format rules. 

This edition and large print can both apply. If This edition is selected with an OCLC number and edition text indicates large print, matching uses only that OCLC number and the record must also qualify as large print. If it does not, the request will move to Review. 

Other edition settings 

Any edition (or no preference selected) keeps the broader matching behavior described earlier, except when edition text triggers large print filtering. 

Most recent edition does not change which WorldCat records are acceptable during bibliographic matching. 

Request history includes an automation history with notes when these rules restricted matching or caused an ISBN or ISSN search to be skipped. Staff can review those notes when a request lands in Review. 

Impostazioni di persistenza e Gestione richieste automatizzata

We recommend that libraries do not use constant data persistence and toggle the Persistence Setting to Off in the OCLC Service Configuration > WorldShare ILL > Constant Data module.  Instead, apply constant data for both borrowing and lending via automation. 

Per richieste di prestito:

  • When the Persistence Setting is enabled in the OCLC Service Configuration > WorldShare ILL > Constant Data module, the DEFAULT constant data record overrides other Constant Data applications including through automation. If using automations to apply constant data on borrowing requests, turn off the Persistence Setting. See Constant Data.

Per richieste di prestito:

  • Constant data persistence will be blocked on lending requests where automation has taken an action to apply a constant data record.
  • When the Persistence Setting is enabled in the OCLC Service Configuration > WorldShare ILL > Constant Data module, and when an automation has taken an action to apply constant data on a request:
    • Persistence will be disabled on that lending request.
    • Verrà visualizzato un messaggio di avviso in arancione nella parte superiore dello schermo per avvisare gli utenti che la persistenza costante dei dati è attivata, ma l'automazione ha già eseguito tale attività, con una raccomandazione di disattivare la persistenza costante dei dati nella configurazione del servizio.
  • When the Persistence Setting is enabled in the OCLC Service Configuration > WorldShare ILL > Constant Data module, and an automation has not taken an action to apply constant data on a request, constant data persistence will operate as usual.

Prestito

Le automazioni consentono di determinare come vengono elaborate le richieste generate dagli utenti. OCLC consiglia di creare almeno un'automazione del prestito per i prestiti e una per le copie. Tenere presente quanto segue durante la configurazione delle automazioni:

  • Automations are applied based on the Automation Priority setting. A patron-generated request is compared against all automations. Of all the automations that match the request, the automation with the highest priority, or lowest assigned Automation Priority number, will be applied to the request.
    • Ogni automazione deve avere un valore numerico univoco per Priorità automazione.
    • Assegnare la priorità più alta (numero più basso) alle automazioni più specifiche.
  • Ogni automazione deve avere almeno una corrispondenza, un'azione o un'eccezione (non una per ciascuna).  
    • Se non si seleziona alcun criterio di corrispondenza, l'automazione verrà applicata a tutte le richieste.  
    • Se si selezionano corrispondenze ma non azioni o eccezioni, tutte le richieste che corrispondono a quell'automazione verranno indirizzate alla revisione.  

Standard Actions for Borrowing

At the top of the screen is a list of the standard actions the system automatically performs on new borrowing requests.  All libraries will see the four actions on the left of the screen:

  • Corrispondenza record bibliografico
    • Requests that are not matched to a WorldCat record will not go through automation and will appear in the Review queue.
  • Verifica del posseduto WorldCat
  • Verifica posseduti nella Knowledge base
  • Verifica gruppo di posseduto personalizzato

Ulteriori azioni sono disponibili in Tipasa:

  • US Copyright Management 
  • OPAC holdings check (currently for libraries using WMS, Ex Libris Alma, or Innovative’s Sierra)
  • Patron approval check
  • RapidILL holdings check
  • Notifiche
    • Vedere Notifiche per informazioni sulla configurazione.

Configurare le automazioni principali per il prestito

Per aggiungere un'automazione:

  1. Select the Borrowing tab.
  2. Fare clic su + Aggiungi nuovo.
  3. Immettere un Nome e assegnare una priorità.  Per ulteriori informazioni, vedere Campi di automazione principali per Campi in prestito.
  4. Selezionare i criteri di corrispondenza desiderati dal menu a discesa Corrispondenze .  Per ulteriori informazioni, vedere criteri di corrispondenza dell'automazione per il prestito.  
    • Se non si seleziona un criterio di corrispondenza, l'automazione verrà applicata a tutte le richieste.  
    • Fare clic sul pulsante Aggiungi un pulsante Corrispondenza Aggiungi una corrispondenza per configurare ulteriori criteri di corrispondenza.
  5. Select any desired actions from the Actions drop-down menu.  See Automation Actions for Borrowing for more information.
    • Click the Aggiungi un pulsante Azione Add an Action button to configure additional match criteria.
  6. Click the Pulsante Aggiungi un'eccezione Add an Exception option to select any Exceptions.  See Automation Exceptions for Borrowing for more information.
    • Se un'eccezione viene verificata su un'automazione corrispondente, verrà applicata solo l'eccezione e le altre azioni selezionate non verranno applicate, ad eccezione dell'azione Aggiungi tag richiesta.
  7. Fare clic su Salva.

Per modificare un'automazione:

  1. Dall'elenco Automazioni principali, selezionare il pulsante Modifica associato all'automazione desiderata.
  2. Modificare le informazioni, come appropriato.  Rimuovere corrispondenze, azioni ed eccezioni con il pulsante Rimuovi Rimuovi.
  3. Fare clic su Salva.

Per eliminare un'automazione:

  1. Dall'elenco Automazioni principali, selezionare il pulsante Elimina accanto all'automazione desiderata.
  2. Nella finestra di conferma, fare clic su Elimina.

Main Automation fields for Borrowing

Campo Descrizione
Nome*

Nome di questa automazione (limite di 20 caratteri, senza caratteri speciali) che indica l'ambito del gruppo di richieste a cui appartiene l'automazione. Il nome deve essere univoco.

Note: Names are not case sensitive, so, for example, TEST is the same as test.

Examples:
EARTICLTEST
MAXCOPY

 Nota: se è stata inclusa una descrizione nei profili Direct Request configurati in precedenza, la descrizione verrà visualizzata come testo di sola lettura sull'automazione.
Priority*

Impostare una priorità numerica per ogni automazione. 

  • Quando viene generata una richiesta avviata dall'utente, questa viene confrontata con tutte le automazioni configurate.  Quando le richieste corrispondono a più automazioni, alla richiesta verrà assegnata quella con la priorità più alta o con il numero più basso.  
    • Ogni automazione deve avere un valore numerico univoco per Priorità.  

Criteri di corrispondenza per l'automazione

Configurare i criteri di corrispondenza in base ai dettagli della richiesta.

Campo Descrizione
Età del materiale

Per i prestiti:

Used to restrict the borrowing of items that are either very new or very old based on their publication date.
Note: The number you type in Age of Material must be smaller than the number you type in but no older than.

Per le copie: 

Digitare un numero intero compreso tra 0 e 1000 che rappresenta l'età del materiale espressa in anni. 
Formati
  • One or more bibliographic formats that a request must specify if it is to match the automation.
  • Selezionare un formato dall'elenco fornito. 
Languages Una o più lingue che una richiesta deve specificare se vuole corrispondere all'automazione.
Necessario al più presto
  • Usato per definire un intervallo di date, se presente, entro il quale l'utente deve ricevere il materiale.
  • In una richiesta di prestito, la data richiesta dal lettore è specificata nel campo Necessario prima. Ad esempio, un valore di Need Before di 4 significa che l'utente deve ricevere il materiale entro quattro giorni dalla creazione della richiesta. Per corrispondere all'automazione, il valore Necessario prima di in una richiesta deve rientrare nell'intervallo specificato nell'automazione dai valori associati a Necessario prima e non dopo il.
  • For example, if the automation has a Need At Earliest value of 4 and a but no later than value of 7, an incoming request with a Need Before value of 5 will match the automation. However, if the patron specifies a Need Before value of 3 in the request, the request will not match the automation.
  • Digitare un numero intero compreso tra 0 e 1000. 
Patron Departments
  • Reparti utente o reparti, se presenti, a cui si applica l'automazione, lunghezza massima 65 caratteri alfanumerici.
  • Il dipartimento utenti non distingue tra maiuscole e minuscole, quindi CompSci è uguale a compsci. L'ortografia è importante, tuttavia, quindi CompSci non è la stessa cosa di CSCI.
  • Se l'automazione si applica a più di un dipartimento, digitare ogni dipartimento separato da virgole.

Examples: 
CompSci
Chimica
Biologia
Nota dell'utente

Indica se un utente ha inserito una nota sulla richiesta.  Corrispondenza su:

  • Selezionare la casella Qualsiasi parola per recuperare le richieste che hanno una nota dell'utente. 
  • Immettere parole chiave o frasi nella casella di testo per recuperare le richieste contenenti note per l'utente con le parole chiave o le frasi specificate. 
    • Quando vengono immessi più termini, questi sono collegati all'operatore booleano di OR.  
Stati utente
  • Stato o stati dell'utente a cui si applica l'automazione, fino a 65 caratteri alfanumerici.
  • Lo stato dell'utente non distingue tra maiuscole e minuscole, quindi Laureato è lo stesso di laureato. L'ortografia è importante, tuttavia, quindi Laurea non è la stessa cosa di Laureato.
  • Se l'automazione si applica a più di uno stato, digitare ogni stato separato da una virgola.

Examples: 
Grad
UnderGrad
Faculty
L'utente pagherà fino a
  • L'eventuale importo (in dollari USA) che l'utente pagherà per il materiale richiesto.
  • Se corrisponde al costo massimo dell'utente, valutare la possibilità di rendere il campo obbligatorio nei moduli di richiesta, poiché i valori Null non corrisponderanno mai a un'automazione con questo criterio.
  • For a request to match an automation, the amount specified in the request must be equal to or greater than the amount specified in the automation. For example, if the request specifies 7 ($7.00), and the automation specifies 5 ($5.00), the request matches the automation--- a patron willing to pay $7 is also willing to pay $5. On the other hand, if the automation specifies 10, then the automation does not match, because a patron willing to pay $7 is not willing to pay $10.
  • Digitare un numero. Non digitare il simbolo del dollaro ($). Il valore 0 significa che il lettore non è disposto a pagare nulla per il materiale richiesto. 

Examples:
6
6.00
6.10
Origini richiesta
  • Indicates if the source of a request is relevant to the automation, and if so, the source name or names.
  • Se si desidera applicare l'automazione a richieste provenienti da fonti particolari, digitare i nomi delle fonti nell'apposita casella, separati da virgole. I nomi delle fonti possono contenere fino a otto caratteri alfanumerici. I valori devono essere valori validi nelle richieste ILL.
  • I nomi delle fonti non distinguono tra maiuscole e minuscole, quindi FSILL è uguale a fsill. Tuttavia, l'ortografia è importante, quindi FSlink non è accettabile come valore FSILL valido.
  • Per ulteriori informazioni, vedere le fonti ILL.

Examples:
FSILL
FSlink
Tipo di richiesta
  • Loan - Only requests for loans will match the automation. 
  • Copia - Solo le richieste di copie non restituibili corrisponderanno all'automazione.

Azioni di automazione per il prestito

Una volta determinate le richieste che si desidera automatizzare, le automazioni possono essere configurate con azioni specifiche.

 Nota: alcune azioni si escludono a vicenda.  Le azioni non disponibili vengono automaticamente rimosse durante la creazione dell'automazione. 

Campo Descrizione
Aggiungi tag richiesta

Select the request tag(s) to automatically apply to requests matching this automation. Press enter after selecting a tag and ensure the tag turns blue before saving. For more information on request tags, see Tags.

Available additional Actions
  • Applica dati costanti
  • Crea stringa prestatore
  • Instradare richiesta alla revisione
  • Instradare la richiesta alla revisione per l'acquisto
  • Instradare la richiesta alle acquisizioni WMS
  • Invia richiesta ai prestatori
Applica dati costanti

Selezionare il record Dati costanti, se presente, che si desidera applicare alle richieste corrispondenti a questa automazione.  Una volta selezionata questa azione, verrà visualizzato un elenco a discesa di tutti i record di dati costanti correnti per il proprio istituto.  

  • Record dati costanti, se presente, che si applica al gruppo di richieste che si sta automatizzando. L'elenco contiene tutti i record di dati costanti correnti per la propria istituzione.
  • Selezionare un record Dati costanti dall'elenco fornito. Non selezionare dall'elenco se non è applicabile nessun record Dati costanti al gruppo di richieste che si sta automatizzando.
    Nota: se si desidera definire un record di dati costanti per questo gruppo, creare il record di dati costanti prima di creare l'automazione.
Available additional Actions
  • Aggiungi tag richiesta
  • Crea stringa prestatore
  • Instradare richiesta alla revisione
  • Invia richiesta ai prestatori
Crea stringa prestatore

Selezionare questa opzione se si desidera creare una stringa prestatore sulla richiesta senza inviare la richiesta automaticamente ai prestatori.  Una volta selezionata questa opzione, verrà chiesto di selezionare un percorso di posseduto personalizzato dall'elenco completo dei percorsi di posseduto personalizzato attualmente configurati per il proprio istituto.  Le stringhe delle biblioteche a cui fare richiesta verranno applicate e spostate in revisione.

Available additional Actions
  • Aggiungi tag richiesta
  • Applica dati costanti
  • Instradare richiesta alla revisione
  • Deflections: Libraries deflecting for a reason that would impact your request are not included in the lender string. This includes service type, format, borrower’s max cost, group affiliation, e-license terms, or material age. Automation history will show lenders that were excluded because of deflection so that you can adjust the request upon resubmit for a more favorable response.
  • Intervallo dicopertura della knowledge base OCLC : i posseduti vengono aggiunti dalla knowledge base WorldCat in cui il prestatore possiede l'anno o il volume richiesto.
  • Condizioni di licenza elettronica: i posseduti vengono aggiunti dalla knowledge base WorldCat in cui la biblioteca che effettua il prestito ha una licenza che consente la ILL.
  • Stampa periodici
    • Le biblioteche che effettuano il prestito verranno aggiunte alla stringa prestatore se:
      • Anno o volume di prenotazione richiesti in base alle informazioni nei campi 853 e 863 del record del posseduto locale (LHR).
      • Dispone di LHR per il titolo, ma il sistema non è in grado di determinare se il posseduto corrisponde all'elemento richiesto.
      • Non avere una deviazione a livello di titolo nel campo 008 LHR che indichi che non presteranno o copieranno l'elemento.
    • I prestatori vengono quindi ordinati per tempo di risposta.
  • Tempo di risposta
    • I prestatori sono ordinati per tempo di risposta all'interno di ciascun gruppo di posseduti personalizzato in un percorso di posseduti personalizzato. Le preferenze dell'utente per l'ordine della stringa prestatore vengono mantenute. L'ordine dei tempi di risposta è determinato dai calcoli seguenti per creare la stringa migliore per ogni richiesta senza sovraccaricare i prestatori che hanno tempi di risposta rapidi:   
      • The system calculates a daily average turnaround time for lenders based on historical data from the past year. This average turnaround time is recalculated daily.
      • Al momento dell'assegnazione delle richieste viene preso in considerazione il numero di richieste di prestito in sospeso o il numero di richieste di prestito in sospeso di ciascuna biblioteca. La profondità della coda corrente viene calcolata ogni ora.
    • Il tempo di risposta è definito come il tempo che intercorre tra l'assegnazione di una richiesta a un prestatore e il momento in cui l'elemento è disponibile per il prestatario.
      • Per i prestiti: ora da quando il prestatore è stato assegnato a quando il destinatario del prestito ha ricevuto l'elemento.
      • Per le copie: il momento da quando è stato assegnato il prestatore a quando il prestatore ha spedito l'elemento.

When a borrowing automation includes a local holdings exception (e.g., If Held By My Institution), the system generates a recommended lender string before sending the request to your Review File. This process enables you to review requests for items held locally while keeping the recommended lender string intact for future reference, in case the request is later submitted through interlibrary loan.
Instradare richiesta alla revisione

Automation will move matching requests to your Review queue.   If you do not select an action that routes a request elsewhere (to lenders, purchase, or Document Delivery), this action will apply by default.

Available additional Actions
  • Aggiungi tag richiesta
  • Applica dati costanti
  • Crea stringa prestatore
Instradare la richiesta alla revisione per l'acquisto

Le richieste verranno inviate a Richieste di acquisto > Revisione per la coda di acquisto .

Available additional Actions
  • Aggiungi tag richiesta
Instradare la richiesta alle acquisizioni WMS

Solo per biblioteche WMS.  L'automazione sposterà le richieste corrispondenti in WorldShare Acquisitions per prendere in considerazione l'acquisto.

Available additional Actions
  • Aggiungi tag richiesta
Invia richiesta ai prestatori
  • Selezionare questa opzione se si desidera instradare automaticamente la richiesta ai prestatori.
    • Once you select this option, you will be asked to select a Custom Holdings Paths from the full list of Custom Holdings Paths currently configured for your institution.  Matching requests will be routed to lenders in the Custom Holdings Path you select who hold the requested item.  
    • Verrà inoltre richiesto di selezionare il numero minimo di prestatori nel Percorso di posseduto personalizzato selezionato che detengono l'elemento richiesto.  È possibile selezionare da 1 a 5.  
      • This is not the overall number of libraries who have WorldCat holdings on the requested item. This is the minimum number of lenders in your designated Custom Holdings Path who should hold the item before the request is sent automatically to those lenders.

     Note:
    • An approved patron must be linked to the request in order for the automation to send the request to lenders. If no patron has been linked to the request, or the linked patron is not approved or blocked, the lender string will still be built and constant data applied, but the request will be sent to the Review queue.
    • If a local holdings exception is triggered, Automation does not automatically send the request to lenders. Instead, it builds the recommended lender string and routes the request to your Review File according to the configured exception.
  • If this acts on a loan request, you should also specify an action to Apply Constant Data and then select the constant data record of your choice. The constant data record you select should include shipping and billing addresses. If you do not specify a constant data record with this action, your request will be moved to review with a message in Automation History stating that shipToAddress1 and/or the billToAddress1 is missing.
  • Stampa periodici
    • Le biblioteche che effettuano il prestito saranno escluse dalla stringa prestatore se:
      • Non possedere l'anno o il volume richiesti in base alle informazioni nei campi 853 e 863 del record del posseduto locale (LHR)
      • Avere una deviazione a livello di titolo nel campo 008 LHR per indicare che non presteranno o copieranno l'elemento.
    • Once these lenders have been excluded, the remaining lenders are sorted by turnaround time.
  • Tempo di risposta
    • Il tempo di risposta viene calcolato da quando una richiesta viene assegnata a un prestatore al momento in cui l'elemento è disponibile per il prestatario.
      • Per i prestiti: ora da quando il prestatore è stato assegnato a quando il destinatario del prestito ha ricevuto l'elemento.
      • Per le copie: il momento da quando è stato assegnato il prestatore a quando il prestatore ha spedito l'elemento.
    • I prestatori sono ordinati per tempo di risposta all'interno di ciascun gruppo di posseduti personalizzato in un percorso di posseduti personalizzato. Le preferenze dell'utente per l'ordine della stringa prestatore vengono mantenute. L'ordine dei tempi di risposta è determinato dai calcoli seguenti per creare la stringa migliore per ogni richiesta senza sovraccaricare i prestatori che hanno tempi di risposta rapidi:   
      • The system calculates a daily average turnaround time for lenders based on historical data from the past year. This average turnaround time is recalculated daily.
      • Al momento dell'assegnazione delle richieste viene preso in considerazione il numero di richieste di prestito in sospeso o il numero di richieste di prestito in sospeso di ciascuna biblioteca. La profondità della coda corrente viene calcolata ogni ora.
Available additional Actions
  • Aggiungi tag richiesta
  • Applica dati costanti

Eccezioni di automazione per il prestito

Configurare le eccezioni nell'automazione che si applicano al posto delle azioni definite quando sono vere.

Campo Descrizione
In caso di richiesta duplicata, inoltrare alla revisione

Eventuali richieste duplicate verranno inviate al file di revisione.
Se detenuto dal gruppo di posseduto personalizzato, inoltrare alla revisione
  • If you want requests matching this automation to be routed to your Review File when one or more members of a particular group holds the requested item, select the name of the Custom Holdings group record that identifies the group. Select one group name from the list provided.
  • L'elenco include tutti i gruppi di posseduto personalizzati correnti per la propria istituzione. Se i posseduti del gruppo non sono rilevanti per l'insieme di richieste che si sta automatizzando, non selezionare un gruppo di posseduti personalizzato.

Examples:

  • Il nome del gruppo che rappresenta tutte le sedi delle biblioteche nel campus.
  • Nome del gruppo che rappresenta i consorzi per i quali si hanno procedure di prestito speciali.

 Note: If the automation also includes the Build Lender String or Send Request to Lenders action, Automation builds a recommended lender string before routing the request to your Review File. The request will remain in your Review File until you decide whether to fulfill the request locally or send it to lenders.
If Held By My Institution, Route to Document Delivery

When selected, all requests from your patrons for items held by your institution will be moved to your Document Delivery queue for separate processing.

 Note: 

  • Document Delivery must first be turned on in order for you to select this option. See Set up Document Delivery for more information.
  • When using this action alongside Build Lender String or Send Request to Lenders, Tipasa will create the lender string based on the selected Custom Holdings Path. However, because the request is routed to Document Delivery, the lender string will not be visible. If the fulfillment type is later changed back to an ILL Request, the previously generated lender string will be displayed.
If Held By My Institution, Route to Review Le richieste verranno inviate al file di revisione quando l'istituzione detiene l'elemento richiesto.
  • If the automation also includes the Build Lender String or Send Request to Lenders action, Automation builds a recommended lender string before routing the request to your Review File.
    • This request is not automatically sent to lenders.
    • Review this request and use the recommended lender string if you determine that borrowing through interlibrary loan is appropriate (e.g., the local copy is unavailable, at another branch, or not suitable for the patron's need).

Use borrowing automations with Tipasa

Le automazioni consentono di determinare come vengono elaborate le richieste generate dagli utenti. Una volta che la richiesta dell'utente è stata inviata, con un'automazione, è possibile selezionare se la richiesta, se corrisponde all'automazione, deve essere prodotta (inviata) ai prestatori o inoltrata alla coda della tua revisione.

Con Tipasa è possibile impostare le automazioni in modo che funzionino in combinazione con le seguenti funzionalità: Copyright, Fornitura di documenti e Mittenti verificati. È possibile impostare più automazioni affinché corrispondano alle funzionalità Tipasa, ma è necessario tenere presente quanto segue quando si creano le automazioni:

  • Automations are applied based on the Priority setting.  A patron-generated request is compared against all automations.  Of all the automations that match the request, the automation with the highest priority, or lowest assigned Priority number, will be applied to the request.  
    • Ogni automazione deve avere un valore numerico univoco per Priorità.  
  • OCLC consiglia di creare un'automazione per i prestiti e un'automazione per le copie.

Basic borrowing automations

Una serie consigliata di automazioni instradare la richiesta alla revisione se la richiesta è un duplicato o inoltrare la richiesta alla revisione o inoltrare alla consegna del documento se l'elemento è trattenuto. Se questa automazione non è configurata, il sistema applica dati costanti e sposta la richiesta in revisione.

In the read-only borrowing automation summary, automations configured with Send Request to Lenders and a local holdings exception display Build Lender String beneath the exception. This reflects how Automation processes requests when a local holdings exception is encountered.

Esempi

Schermata che mostra le automazioni di base per il prestito in Service Configuration

  1. PRESTITI: 

    se la richiesta non è un duplicato e non è posseduta dal proprio istituto, il sistema applica il record Dati costanti e crea una stringa prestatore basata sulle biblioteche posseduti nel Percorso posseduto personalizzato e instrada la richiesta alla revisione.
     
    1. In Corrispondenze, seleziona Tipo di richiesta > Prestito.   
    2. Fare clic sull'opzione Pulsante Aggiungi un'eccezione  Aggiungi un'eccezione e selezionare Se richiesta duplicata, inoltra alla revisione.   
    3. Fare clic sull'opzione Pulsante Aggiungi un'eccezione Aggiungi un'eccezione e selezionare Se posseduto dalla mia istituzione, Instradare alla consegna del documento.
    4. Under Actions, select Send Request to Lenders and select the Custom Holdings Path to use. 
      • An approved patron must be linked to the request in order for the automation to send the request to lenders. If no patron has been linked to the request, or the linked patron is not approved or blocked, the request will be sent to the Review queue.
    5. Fare clic sull'opzione Aggiungi un pulsante Azione Aggiungi un'azione e selezionare Applica dati costanti , quindi selezionare il record di dati costanti da utilizzare.
       
  2. COPIE:  

    Se la richiesta non è un duplicato e non è posseduta dal proprio istituto, il sistema applica il record Dati costanti e crea una stringa prestatore basata sulle biblioteche posseduti nel Percorso posseduti personalizzato e instrada la richiesta alla revisione.
     
    1. In Corrispondenze, selezionare Tipo di richiesta > Copia.   
    2. Click the Pulsante Aggiungi un'eccezione Add an Exception option and select If Duplicate Request, Route to Review.   
    3. Fare clic sull'opzione Pulsante Aggiungi un'eccezione Aggiungi un'eccezione e selezionare Se posseduto dalla mia istituzione, Instradare alla consegna del documento.
    4. Under Actions, select Send Request to Lenders and select the Custom Holdings Path to use. 
      • An approved patron must be linked to the request in order for the automation to send the request to lenders. If no patron has been linked to the request, or the linked patron is not approved or blocked, the request will be sent to the Review queue.
    5. Fare clic sull'opzione Aggiungi un pulsante Azione Aggiungi un'azione e selezionare Applica dati costanti , quindi selezionare il record di dati costanti da utilizzare.

Advanced borrowing automations

I seguenti sono esempi di come espandere le automazioni.  

Esempi

Schermata che mostra le automazioni avanzate di prestito in Service Configuration

  1. NOTA LETTORE

    Tutte le richieste che hanno una nota dell'utente non verranno inviate ai prestatori, consentendo al personale di leggere la nota dell'utente e soddisfare la richiesta di conseguenza.  
     
    1. In Corrispondenze, seleziona Nota lettore.  Selezionare la casella Qualsiasi parola per recuperare le richieste che hanno una nota dell'utente.
    2. In Azioni, selezionare Instradare richiesta alla revisione. 
       
  2. ACQUISTO

    Books and eBooks requested by faculty will be routed to review for purchase. 
     
    1. Under Matches, select Patron Status > Faculty.
    2. Seleziona Aggiungi un pulsante di corrispondenza Aggiungi una corrispondenza e seleziona Formati.  Selezionare Libro e E-Text dall'elenco disponibile.
    3. In Azioni, selezionare Instradare richiesta alla revisione per l'acquisto.
       
  3. AUDIOVISIVO

    Qualsiasi richiesta corrispondente ai formati specifici verrà inviata a un gruppo specifico di prestatori configurati come Gruppo di posseduto personalizzato noti per soddisfare le richieste audiovisive per un costo e un periodo di prestito ragionevoli.  
     
    1. In Corrispondenze, seleziona Formati e scegli LP registrazione sonora, DVD di materiale visivo, Cassetta di registrazione sonora, Registrazione sonora, VHS di materiale visivo, CD di registrazione sonora e Materiale visivo.  È possibile selezionare più formati dall'elenco disponibili.  
    2. In Azioni, selezionare Crea stringa prestatore e selezionare il percorso di posseduto personalizzato da utilizzare per inviare a prestatori noti per soddisfare questo tipo di richieste. 
    3. Select Aggiungi un pulsante Azione Add an Action and select Apply Constant Data and select the Constant Data record to use.

Prestito 

Using the Automated Request Manager, lenders can choose to apply designated constant data records to lending requests based on the identity of the borrowing library, the type of request, or the material format being requested. This ensures that lending charges, notes, policies, and addresses are accurately applied to lending requests, saving staff time and ensuring compliance with local policies and preferences.

  • Le automazioni vengono applicate in base all'impostazione della Priorità automazione . Una richiesta generata dall'utente viene confrontata con tutte le automazioni. Di tutte le automazioni che corrispondono alla richiesta, alla richiesta verrà applicata quella con la priorità più alta o con il numero di priorità di automazione assegnato più basso.
    • Ogni automazione deve avere un valore numerico univoco per Priorità automazione.
    • Assign the highest Priority (lowest number) to your most specific automations.
  • Se non si seleziona un criterio di corrispondenza, l'automazione verrà applicata a tutte le richieste.   

Azioni standard per il prestito

At the top of the screen is a list of the standard actions the system automatically performs on new lending requests.  All libraries will see the actions on the left of the screen:

  • Deviazioni
  • Supplier status check
  • Verifica posseduti nella Knowledge base
  • Verifica affiliazioni al gruppo
  • È ora di rispondere
  • Verifica disponibilità in tempo reale

Configurare le automazioni principali per il prestito

Per aggiungere un'automazione:

  1. Selezionare la scheda Prestito.
  2. Fare clic su + Aggiungi nuovo.
  3. La casella Abilita sarà selezionata per impostazione predefinita e l'automazione sarà immediatamente attiva al momento del salvataggio. L'automazione visualizzerà Sì nella colonna Abilitato .
  4. Enter a Name and assign a Priority.  See Main Automation fields for Lending fields for more information.
  5. Select any desired match criteria from the Matches drop-down menu.  See Automation Match criteria for Lending for more information.  
    • Fare clic sul pulsante Aggiungi un pulsante di corrispondenza Aggiungi una corrispondenza per configurare ulteriori criteri di corrispondenza.
  6. Select any desired actions from the Actions drop-down menu.  See Automation Actions for Lending for more information.
    • Le automazioni che specificano azioni ma nessun criterio di corrispondenza corrisponderanno a tutte le richieste.
    • Click the Aggiungi un pulsante Azione Add an Action button to configure additional match criteria. 
  7. Fare clic su Salva.

Per modificare un'automazione:

  1. Dall'elenco Automazioni principali, selezionare il pulsante Modifica associato all'automazione desiderata.
  2. Modificare le informazioni, come appropriato.  Rimuovere corrispondenze, azioni ed eccezioni con il pulsante Rimuovi Rimuovi.
  3. Fare clic su Salva.

Per eliminare un'automazione:

  1. Dall'elenco Automazioni principali, selezionare il pulsante Elimina accanto all'automazione desiderata.
  2. Nella finestra di conferma, fare clic su Elimina.

Campi principali di automazione per il prestito

Campo Descrizione
Abilita

Per impostazione predefinita, quando viene creata un'automazione, la casella Abilita verrà selezionata e l'automazione sarà immediatamente attiva al momento del salvataggio. L'automazione visualizzerà Sì nella colonna Abilitato .

Il personale può modificare le automazioni e deselezionare la casella Abilita in modo che l'automazione non sia più attiva e venga visualizzata come No nella colonna Abilitata . 
Nome*

Nome di questa automazione (limite di 40 caratteri) che indica l'ambito del gruppo di richieste a cui appartiene l'automazione. Il nome deve essere univoco.

I nomi non distinguono tra maiuscole e minuscole.

 
Priority*

Set a numeric priority to each automation. The priority must be a positive integer of 9 digits or less.

  • When requests match multiple automations, the automation with the highest priority, or lowest number, will be assigned to the request.  
    • Ogni automazione deve avere un valore numerico univoco per Priorità.  

Criteri di corrispondenza per l'automazione in prestito

Campo Descrizione
Gruppo prestatario

 
Formati
  • One or more bibliographic formats that a request must specify if it is to match the automation.
  • Selezionare un formato dall'elenco fornito. 
Tipo di richiesta

Specificare le richieste di copia o di prestito:

  • Prestito - Solo le richieste di prestiti corrisponderanno all'automazione. 
  • Copia - Solo le richieste di copie non restituibili corrisponderanno all'automazione.

Se non viene selezionato alcun tipo di richiesta, l'automazione verrà applicata sia alle richieste di copia che a quelle di prestito.

Azioni di automazione per il prestito

Campo Descrizione
Applica dati costanti Applicare un record Dati costanti prestatore designato come azione.

Use lending automations with WorldShare ILL

Fare riferimento a Automated Request Manager for Lending per casi d'uso ed esempi.

Utilizzare i report per valutare le automazioni 

Refer to Assess automations to learn how to access and use the Borrower Resource Sharing and Lender Resource Sharing Stats Reports to track your library's use of automation.